12 Punkte für einen Triumph: Wie ein Sportevent zu veranstalten ist

Die Planung eines Events kann durchaus stressig sein, doch nur wenige Events bieten so viel Action an wie ein Sportevent.

Wir haben einen Leitfaden für die Organisation eines Sportevents zusammengestellt, damit Du an diesem Tag den Überblick behältst.

Hier erfährst du alles über…

• Was sollte an diesem Tag mehrfach überprüft werden
• Wie Du dein Team vorbereiten kannst
• Was für die Teilnehmer und Sportler vorzubereiten ist
• Wie man das Event mit Bildern bewirbt
• Was tun, wenn alles vorbei ist

1. Überprüfe die Wettervorhersage

Wenn das Sportevent im Freien stattfindet, ist es besonders wichtig, zuvor die Wettervorhersage am Eventtag zu überprüfen.

Du hast es möglicherweise im Voraus überprüft, doch – wie wir alle wissen – kann sich das Wetter im Handumdrehen ändern.

Dies gilt insbesondere dann, wenn das Event in einer Region stattfindet, in der nahezu alle vier Jahreszeiten an einem einzigen Tag erlebt werden kann.

Tipp: Auf der Met Office Webseite kannst Du kinderleicht die Wettervorhersage überprüfen. Doch auch Querverweise zu anderen Quellen wie BBC Weather und Accuweather, können dabei verwendet werden.

2. Weise deinen Sportevent-Team gut ein

Es ist wichtig, dass Du deinen Event-Team informierst, bevor die Teilnehmer und Sportler eintreffen.

Dabei kannst Du einen Zeitplan des Events ausdrucken und an alle Teammitglieder und Freiwilligen verteilen, sodass jedermann gleich informiert ist – im wahrsten Sinne des Wortes.

Stelle dabei sicher, dass der Erste-Hilfe-Helfer über alles verfügt, was er bei einem Unfall oder einer Sportverletzung eines Spielers benötigt.

Ihre Freiwilligen sollten über alle Werkzeuge verfügen, die sie für ihre Arbeit benötigen. Dein Team sollte zudem auch wissen, wer der Ansprechpartner ist, sobald während des Events Probleme auftreten.

Der Sinn einer Teambesprechung ist es, darin sicherzustellen, dass der Umfang des Mikromanagements minimiert werden kann, sobald ein Event beginnt.

Tipp: Lese in unserem Leitfaden, wie die Leistung eines Event-Teams bewertet werden kann, damit Kenntnis darüber gewonnen wird, welche Details während des Briefings behandelt werden müssen.

3. Mache eine Gesundheits- und Sicherheitsrunde

Wenn Du ein Sportevent veranstaltest, dann ist es zuvor eine gute Idee, am Tag des Spiels einen Gesundheits- und Sicherheitscheck durchzuführen.

Als guter Eventplaner, hast Du bereits die gesamte Gesundheits- und Sicherheitsplanung im Voraus durchgeführt. Doch ist es stets eine gute Idee, diese erneut zu überprüfen, ob sich möglicherweise etwas verändert hat.

Tipp: Informiere dich in unserem Leitfaden zu den Themen Gesundheit und Sicherheit sowie über alles, was Du wissen musst.

4. Überprüfe die technische Ausrüstung

Wenn Du einen größeren Sportevent veranstaltest, benötigst Du möglicherweise Mikrofone, diverse Soundsysteme und sogar eine Bühne, um mit den Teilnehmern zu kommunizieren.

Stelle dabei sicher, dass alle technischen Geräte ordnungsgemäß funktionieren. Auf diese Weise gewinnst Du Kenntnis darüber, dass es keine technischen Probleme gibt, sobald Ankündigungen vorgenommen werden müssen.

Doch sollten auch Probleme mit dem Sound vermieden werden, wenn beispielsweise jemand in Bezug auf einer Sportverletzung alarmiert werden soll.

Tipp: Lese in dieser Anleitung wie ein stressfreier Soundcheck durchgeführt werden kann, um gut vorbereitet zu sein.

5. Bereite die Sportgeräte vor

Stellst Du selbst die Ausrüstung für die Sportler zur Verfügung? Stelle zuvor sicher, dass alles Nötige bereit und vorbereitet ist, sobald diese eintreffen. Sofern die Sportler ihre eigene Ausrüstung mitbringen, solltest Du ihnen auch einen Platz zur Verfügung stellen, in dem die Gerätschaften untergebracht werden können.

Tipp: Du kannst beispielsweise gute Angebote für Sportgeräte online finden oder gute gebrauchte Sportgeräte bei eBay entdecken

6. Besorge die Erfrischungen

Unabhängig davon, welche Art von Sportevent Du veranstaltest, ist es dennoch wichtig, dass die Sportler (sowie auch die Teilnehmer) stets mit Erfrischungen versorgt sind.

Sofern die Tickets für das Sportevent auch Erfrischungen enthalten, stelle dabei sicher, dass die Begrüßungsgetränke bereits bei der Ankunft der Gäste zur Verfügung stehen.

Reichlich Mineralwasser für die Sportler, sollte ebenfalls vorhanden sein. Die Sportler und Teilnehmer werden wahrscheinlich auch einige Snacks wie Obst- und Proteinriegel zu schätzen wissen.

Tipp: Verwende dafür diesen Leitfaden anlässlich sommerliche Getränke für Sportevents, um dich davon inspirieren zu lassen.

7. Richte Wettbewerbspreise aus

Sofern die Sportler um Wettbewerbspreise antreten, dann stelle zuvor sicher, dass die Trophäen poliert und ordentlich aufgereiht sind, damit jeder sie auch sehen kann.

Sofern besonders wertvolle Preise verliehen werden, dann sorge für die ausreichende Sicherheit.

Tipp: Sind die Gewinnerpreise noch nicht bestellt worden? Schaue Dir doch diesen Auszeichnungs- und Medaillenlieferanten an.

8. Registriere und informiere die Teilnehmer

Im Falle eines großen Sportevents ist es besonders wichtig, dass die Registrierungstabelle gut vorbereitet ist, damit alle teilnehmenden Personen im Auge behalten werden können. Dies macht es zudem auch einfacher, ein Nichterscheinen schnell nachgehen zu können.

Es ist zudem eine gute Idee, einige Eventprogramme zur Hand zu haben, mit denen die Teilnehmer eingewiesen werden können. Fügen beispielsweise eine Karte hinzu, sobald mehrere Spiele gleichzeitig aktiv sind.

Tipp: Auf einer Website wie Canva, kann ein Eventprogramm besonders schnell und einfach erstellt werden.

9. Nehme Fotos und Videos auf

Es ist unglaublich wichtig, die Videokameras vorzubereiten und einen engagierten Fotografen vor Ort zu haben, der das Sportevent professionell dokumentieren kann.

Denn die Sportfans lieben es, das besondere Event am Ende noch einmal zu erleben. Die Bilder und das Videomaterial sind auch für die Nachverfolgung des Events und für das Bewerben in den sozialen Medien von unschätzbarem Wert.

Tipp: Lese in unserem Leitfaden, wie ein qualifizierter Eventfotograf gefunden werden kann.

10. Fördere das Teilen in den sozialen Medien

Du bist möglicherweise nicht der Einzige, der daran interessiert ist, die Geschehnisse während des Sportevents mitzuteilen.

Daher solltest Du die Teilnehmer, Sportler und Freiwillige darin ermutigen, die Eventgeschehnisse direkt in den sozialen Medien zu teilen.

Erstelle speziell dafür einen Event-Hashtag für Social Media-Plattformen wie Instagram und Twitter. Auf diese Weise wird es für alle in den sozialen Medien besonders einfach sein, die Ereignisse direkt zu verfolgen.

Tipp: In diesem Handbuch erfährst Du, warum und wie ein Event-Hashtag erstellt werden kann.

11. Verleihe Siegerpreise aus

Sobald die Sportler eine spektakuläre Leistung gezeigt haben, ist es dafür an der Zeit, die Siegerpreise zu verleihen.

Die Preisverleihung ist dabei die Chance, als einen Eventplaner zu glänzen. Sofern Du mit öffentlichen Reden nicht vertraut bist, dann überlasse dies einem Mitglied deines Teams.

12. Packe zusammen und nehme Abschied

Sobald alles gesagt und getan ist, dann ist es an der Zeit, sich von allen Teilnehmern zu verabschieden. Bedanke dich bei den Sportlern für ihre hervorragende Leistung und packe die gesamte Ausrüstung ein.

Sofern das Event im Freien stattgefunden hatte, solltest Du sehr darauf achten, dass kein Müll zurückgeblieben ist. Dies ist nicht nur umweltschädlich, sondern kann auch mit Bußgeldern verbunden sein.

Bereits erschöpft?

Das musst du nicht sein.

Wische Dir die Stirn, sorge für Elektrolyte und bereiten dich auf die letzte Runde vor: das Follow-up.