17 Tipps für die Eventplanung, die du in deinem Leben brauchst

Man kann nie zu viele Eventplanungs-Tipps kennen. Ein Event zu planen und zu veranstalten ist nicht gerade ein Spaziergang, also brauchst du so viele Tools in deinem Arsenal wie nur möglich.

Wir haben eine Liste mit 17 wertvollen Tipps für die Eventplanung für dich zusammengestellt. Wir hoffen, dass sie dein Leben als Eventplaner zumindest ein bisschen einfacher machen.

Einige der Tipps in diesem Artikel zeigen dir, wie du …

• Einen Schlachtplan entwirfst
• Planungssoftware benutzt
• Daten sammelst und auswertest
• Deine Zeit und dein Geld verwaltest
• Einen Veranstaltungsort findest du vorbereitest
• Für das ideale Timing sorgst
• Einen Ticketing-Partner findest
• Apps synchronisierst
• Aufgaben automatisierst

Bereit? Los geht’s.

Tipp #1: Träume groß (und skaliere dann nach unten)

Umreiße, wie ein perfektes Event aussehen würde, wenn es keinerlei Einschränkungen gäbe. Beschreibe jeden Aspekt des Events.

Korrigiere dann mit einem roten Stift und notiere dir, womit du dich zufriedengeben würdest. Jetzt hast du einen Rahmenplan, mit dem du arbeiten kannst und du hast deine eigenen Erwartungen festgelegt.

Tipp #2: Nutze Software für Eventplanung

Es gibt eine Reihe an Programmen für Eventsoftware, die du nutzen kannst. Sie helfen dir, deine To-Do-Listen, dein Budget und deine Deadlines zu verwalten.

Lies unseren Guide über Die besten kostenlosen Online-Tools für Eventplanung, um mehr zu erfahren.

Tipp #3: Sammle Daten (und verwerte sie)

Daten sind großartig, denn sie ermöglichen dir, deinen Erfolg zu messen und Ergebnisse vorauszusagen. Wenn du keine Daten von vorangegangenen Events hast, solltest du jetzt damit beginnen, sie zu sammeln.

Sieh dir das Kaufverhalten und die Online-Präsenz deiner Gäste an. Alternative kannst du auch Umfragen erstellen und dir Fallstudien von Events ansehen, die deinem ähnlich sind.

Tipp #4: Teile dir deine Zeit effizient ein

Nachdem du wahrscheinlich selbstständig arbeitest, ist es wichtig, dass du deinen Tag strukturierst. Nutze eine Kalender-App, um deine Aufgaben und Pausen einzuplanen.

Du solltest dir auch einen Puffer einteilen, falls es zu unerwarteten Verzögerungen kommt.

Tipp #5: Erstelle ein realistisches Budget

Niemand kann Excel-Tabellen ausstehen, aber sie sind ein notwendiges Übel. Erstelle ein Budget, das deiner Vision entspricht (siehe Tipp #1).

Behalte es dann anhand einer Tabelle oder eines Programmes (siehe Tipp #2) im Auge, um sicherzustellen, sodass du dich auch daran hältst.

Tipp #6: Denke an zusätzliche Finanzierungsmöglichkeiten

Du kannst nie zu früh damit beginnen, über die Finanzierung deines Events nachzudenken. Schließlich hast du gerade erst dein Budget festgelegt.

Zum Glück gibt es Möglichkeiten, deine Finanzen etwas aufzubessern. Erstelle eine Liste an potenziellen Event-Sponsoren oder denke darüber nach, dein Event durch Crowdfunding finanzieren zu lassen.

Tipp #7: Recherchiere Veranstaltungsorte (und Einrichtungen)

Welchen Veranstaltungsort du wählst, sollte von dem Motto deines Events und deinem Budget abhängen. Es sollte aber auch über die Einrichtungen und Ausstattung verfügen, die du brauchst.

Denke dabei an den Standort, Sitzplätze, WiFi, Sicherheit, Catering, Belichtung, Sound und alles andere. Sorge dafür, dass der Veranstaltungsort, für den du dich entscheidest, alles hat, das du brauchst.

Tipp #8: Verfasse detaillierte Verträge

Du solltest zwischen dir, dem Veranstaltungsort, den Performern und allen anderen, die an deinem Event arbeiten, detaillierte Verträge abschließen. Hole dir Rechtsberatung ein, wenn notwendig.

Stelle sicher, dass alle Angebote, die du bekommst, all-inclusive sind. Du willst schlussendlich nach dem Event nicht von einer Rechnung unangenehm überrascht werden.

Lies das Kleingedruckte und sorge dafür, dass es keine Missverständnisse gibt.

Tipp #9: Besuche den Veranstaltungsort vor deinem Event

Die meisten Events haben Webseiten mit tollen Bildern und vielleicht sogar einer virtuellen 360-Grad-Tour. Aber du solltest es dir im Voraus und persönlich ansehen.

Versetze dich in die Lage deiner Gäste und denke darüber nach, was sie beeindrucken könnte. Es hilft dir, dein Event und die Erfahrung, die deine Gäste machen werden, zu visualisieren.

Tipp #10: Finde Selfie-Spots

Versuche, Selfie-Spots zu finden, wenn du dir den Veranstaltungsort ansiehst. Das hilft dir, deine Social-Media-Mentions zu erhöhen, was dir wiederum später beim Marketing helfen kann.

Du kannst auch eine Selfie-Wand kreieren, indem du in der Nähe des Eingangs eine Hintergrundwand aufstellst. Auf diese Weise können deine Gäste das Selfie gleich auf Instagram teilen.

Tipp #11: Erwarte das Unerwartete

Viele Dinge können bei der Planung eines Events schieflaufen. Wenn dein Event draußen stattfindet, musst du das Wetter im Auge behalten.

Wenn dein Event in großen Städten wie London stattfindet, musst du an Staus und U-Bahn-Streiks denken. Es könnte alles passieren. Sei darauf vorbereitet.

Tipp #12: Achte auf konkurrierende Events (und Feiertage)

Du solltest dafür sorgen, dass dein Event nicht mit einem anderen konkurriert, wenn du das Datum festlegst.

Genauso solltest du darauf achten, dass sich dein Event nicht mit Feiertagen überschneidet. Abhängig von deinem Zielpublikum solltest du dein Event auch nicht zu beliebten Urlaubszeiten einplanen.

Tipp #13: Finde einen verlässlichen Ticketing-Partner

Wähle eine Ticket-Seite oder -Plattform, die dir die Arbeit erleichtert. Stelle sicher, dass sie alle gängigen Zahlungsmethoden akzeptiert und mit anderen Plattformen integrierbar ist.

Ein bekannter Name wird deinem Event etwas Glaubwürdigkeit verleihen.

Tipp #14: Verbinde deine Social-Media-Accounts

Auch wenn Social Media eher in die Marketingphase deines Events gehört, ist jetzt die Zeit, deine Accounts vorzubereiten.

Nutze einen Aggregator wie Buffer oder Hootsuite um alle deine Accounts im Voraus miteinander zu verbinden.

Tipp #15: Automatisiere, automatisiere, automatisiere

Finde heraus, wie viele Aspekte deines Events du automatisieren kannst. Plane E-Mails und Social-Media-Beiträge ein.

Synchronisiere deine Ticketing-App mit deinem CRM-Programm oder deiner Eventmanagement-Software. Automatisiere alles.

Tipp #16: Erstelle eine Checkliste

Erstelle eine physische oder digitale Checkliste. Trello ist eine gute App für Checklisten. Stift und Papier funktionieren auch gut.

Sorge dafür, dass du die Liste mitnimmst, wo immer du auch hingehst. Sie hilft dir, einen Überblick über deinen Fortschritt zu behalten.

Tipp #17: Hör nie auf, dazu zu lernen

Es ist leicht, in Routinen gefangen zu werden, vor allem dann, wenn du seit einer Weile im Geschäft bist. Trends und technologische Fortschritte machen jedoch keine Pausen. Du solltest es auch nicht.

Lies E-Books (und echte Bücher), nimm an Kurzkursen teil und erstelle ein Google Alert für Neuigkeiten in der Branche.

Hast du etwas dazugelernt?

Das war’s erstmal mit unseren Tipps für die Eventplanung. Fürs Erste! Wir halten immer Ausschau nach neuen Tipps und Tricks, die dein Leben als Eventorganisator einfacher machen.

Wenn du einen Tipp kennst, den wir nicht behandelt haben, würden wir liebend gerne davon in den Kommentaren lesen. Denn du weißt: Sharing is Caring!