Organisierst du ein Event für die Nachbarschaft? Dann solltest du dir diese goldenen Regeln für die Planung eines Community-Events ansehen.
In diesem Guide erklären wir dir, …
- Was ein Community-Event ist
- Wie du ein öffentliches Treffen organisierst und du Freiwillige engagierst
- Wie wichtig eine Checkliste für die Planung ist
- Was du bei Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften beachten musst
- Was es mit der Betriebshaftschutzversicherung und der allgemeinen Haftschutzversicherung auf sich hat
- Wie du eine Gefährdungsabschätzungen durchführst
- Was es mit Lizenzen für Speisen und Getränke, Alkohol, Glücksspiel und Entertainment auf sich hat
- Wie du örtliche Medien kontaktierst
- Was du beim Datenschutz beachten musst
Es gibt viel zu lernen, also los geht’s!
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Was ist ein Community-Event?
Ein Community-Event wird von Einheimischen für Einheimische organisiert. Normalerweise wird das von Freiwilligen getan, die die örtliche Gemeinschaft näherbringen möchten.
Community-Events können sein:
- Straßenfeste
- Filmvorführungen
- Pubquizze
- Gemeinsames Gärtnern
- Tauschläden
- Thementage
- Live-Vorstellungen
- Kulinarische Festivals
- Bauernmärkte
Anders gesagt kann es alles sein; von einer Verlosung bis hin zu einem Fundraiser. Was dein Community-Event wird, ist nur von deiner Vorstellung limitiert.
1. Organisiere ein öffentliches Meeting
Normalerweise ist es ein Team aus Freiwilligen, das dein Community-Event organisiert, und nicht unbedingt professionelle Organisatoren. Das bedeutet, dass du Einheimische finden musst, die Interesse daran haben, das Event zu veranstalten.
Eine gute Weise, das zu tun, ist, zuerst ein öffentliches Meeting zu veranstalten. Du kannst es im Freien, in einem Gemeindezentrum oder einer Kirche abhalten.
Hier sind einige Arten, das Meeting öffentlich zu machen:
- Verteile Flyer in Postkästen
- Hänge Poster in Schaufenstern und örtlichen schwarzen Brettern
- Schreibe einer örtlichen Zeitung
- Kündige es im Radio an
- Erstelle ein Online-Event und lade deine Nachbarn ein
Sobald du ein Publikum versammelt hast, solltest du das Treffen allgemein und simpel halten. Die Idee ist es nicht, sofort alles zu planen.
Du solltest stattdessen eher versuchen, Aufregung und Begeisterung für das Event zu generieren. Bitte Ortsansässige, die an dem Meeting teilnehmen und sich an der Organisation beteiligen wollen, um Input.
2. Nutze eine Checkliste
Du solltest alle Ideen, die dir während des öffentlichen Meetings einfallen, aufschreiben. Nachdem du die Liste durchgegangen bist, wird es Zeit, auf die Details einzugehen.
Finde heraus, was für die Umsetzung deiner Ideen notwendig ist. Ordne dann alles der Priorität nach an und errechne, wie viel alles kosten wird.
Tipp: Du kannst unsere Checkliste für Eventplanung nutzen, die dir bei der Planung deines Community-Events hilft.
3. Mach dich über Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften schlau
Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften werden oft als die ultimativen Party-Killer bezeichnet. Aber sie stellen sicher, dass während dem Event niemand verletzt wird.
Du musst bedenken, wer an dem Event teilnimmt und wo es stattfindet. Eine gesunde Portion Hausverstand kann hier schon viel bewirken: Du brauchst nur ein bisschen Murphys Gesetz anzuwenden.
Hier sind einige Fragen, die du dir selbst stellen solltest, wenn es um Gesundheit und Sicherheit geht:
- Kommt bei dem Event potenziell gefährliches Equipment zum Einsatz?
- Könnte jemanden bei den Aktivitäten verletzt werden?
- Besteht die Chance, dass der Veranstaltungsort zu heiß oder zu kalt ist?
- Bestehen potenzielle Brandgefahren?
- Nehmen an dem Event gefährdete oder schutzbedürftige Personen teil?
- Brauchen deine freiwilligen Helfer Training?
- Was tust du im Falle eines Unfalls?
Tipp: Erfahre hier mehr Gesundheits- und Sicherheitsvorkehrungen.
4. Allgemeine Haftschutzversicherung und Betriebshaftschutzversicherung
Es ist wichtig, dass du für den Fall, dass etwas schiefgeht – selbst, wenn du dein Allerbestes gibst – versichert bist.
Die Versicherungspolicen, die wir hier uns ansehen, sind die allgemeine Haftschutzversicherung und die Betriebshaftschutzversicherung.
Bitte beachte, dass eine Haftschutzversicherung rechtlich nicht erforderlich ist. Aber wenn etwas passiert, kann eine Klage gegen dich eingereicht werden. Und das wird sehr schnell sehr teuer.
Allgemeine Haftschutzversicherung
Du brauchst eine allgemeine Haftschutzversicherung, wenn die Chance besteht, dass sich Personen verletzen können oder es zu Verlust, Diebstahl oder Beschädigung von Eigentum kommen kann. Was bei so ziemlich jedem größeren Event der Fall sein wird.
Betriebshaftschutzversicherung
Du brauchst außerdem eine separate Betriebshaftschutzversicherung, wenn deine Mitarbeiter bezahlt werden. Es ist aber keine gesetzliche Vorschrift, wenn jeder deiner Mitarbeiter freiwillig arbeitet.
5. Führe eine Gefährdungsabschätzung durch
Eine Gefährdungsabschätzung ist eine Liste an unterschiedlichen Dingen, die schiefgehen können. In der Regel handelt es sich dabei um Verletzungsgefahren für Menschen und das Risiko, dass Sachschäden entstehen.
Du solltest eine Gefährdungsabschätzung durchführen, um die Chancen, dass etwas Schlimmes passiert, zu vermindern. Genau wie bei den Gesundheits- und Sicherheitsvorkehrungen solltest du hier eine gesunde Portion Menschenverstand einsetzen.
Tipp: Sieh dir diese Vorlagen für Gefährdungsabschätzungen an, um dir ein besseres Bild davon zu machen, wie diese aussehen.
6. Beschaffe die richtigen Lizenzen
Du wirst vermutlich die eine oder andere Lizenz benötigen, um dein Community-Event durchführen zu können. Wenn dein Event Glücksspiel, Alkohol und Entertainment beinhaltet, brauchst du definitiv welche.
Aktivitäten, für die du eine Lizenz brauchst, sind unter anderem:
- Verlosungen und Gewinnspiele
- Bingo, Rennen und Casino-Abende
- Live-Musikveranstaltungen
- Filmvorführungen
- Das Ausschenken von Alkohol
- Das Servieren von Speisen und Getränken
- Events auf öffentlichem Gelände
- Straßensammlungen
- Straßenfest und Paraden
Und hier kannst du mehr über die unterschiedlichen Lizenzen erfahren:
- Gambling Commission für Informationen über Glücksspiellizenzen.
- PRS und PPL für Informationen zu urheberrechtlich geschützter Musik.
- BFI für Informationen zu lokalen Filmvorführungen.
- MPLC für Informationen über die Verwendung von urheberrechtlich geschützten Filmen.
- Food Standards Agency für Informationen über das Servieren von Speisen.
- Deine örtliche Gemeindeverwaltung informiert dich über Live-Unterhaltung, Straßensammlungen, Straßensperrungen, Alkoholausschank und die Organisation von Veranstaltungen auf öffentlichem Gelände.
Im Allgemeinen ist es eine gute Idee, diese Lizenzen so früh wie möglich zu beantragen. Am besten spätestens einen Monat vor der Veranstaltung.
7. Kontaktiere örtliche Medien
Du solltest dein Community-Event so gut es geht bewerben. Social Media ist hier dein Freund, aber es ist auch eine gute Idee, örtliche Medien zu kontaktieren.
Schreibe eine Presseaussendung für dein Event, bevor du die örtliche Zeitung kontaktierst.
Tipp: Sieh dir unseren detaillierten Guide an, der dir erklärt, wie du eine Presseaussendung für ein Event schreibst.
8. Datenschutz
Fotos und Videos eignen sich hervorragend für Marketing und Promotion. Du solltest aber extravorsichtig sein, wenn du ein Community-Event veranstaltest.
Alle persönlichen Daten (das beinhaltet Bilder), sind durch die DSGVO geschützt. Das bedeutet, dass du das Einverständnis der Person brauchst, um das Bild aufbewahren und verwenden zu dürfen.
Es ist eine gute Idee, den Gästen mitzuteilen, dass du beabsichtigst, Fotos zu machen und die Veranstaltung zu filmen. Wenn du vorhast, sie auf Social Media zu teilen, sage ihnen auch das.
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Bleibt jetzt nur noch das Event selbst
Du weißt jetzt alles, was du tun musst, damit dein Community-Event auf der richtigen Seite des Gesetzes bleibt.
Jetzt gibt es nur noch…alles andere zu tun.
Zum Glück haben wir auch hierzu etwas für dich. Lies mehr darüber, wie du ein Event vorbereitest, und sieh dir hier auf diesem Blog einige großartige Tipps für die Eventplanung an.
Viel Glück!
Nora meint
Ich organisiere das nächste kulinarisches Festival für meine Nachbarschaft und bin daher auf der Suche nach Tipps und neuen Ideen. Ich habe schon fast alles vorbereitet, Flyers gedruckt und Ausstattung gebucht, aber ich habe Angst, dass ich etwas vergessen habe! Eine Checkliste ist auf jeden Fall eine gute Idee! Ich werde damit alles im Griff haben! Danke für den Tipp!