8 Tipps, wie du als Anfänger ein Firmenevent organisierst

Du hast dich freiwillig gemeldet, ein Firmenevent für dein Unternehmen zu veranstalten. Das Problem ist, dass du der Jon Snow der Eventplanung bist: du weißt nichts.

Was jetzt?

Die Zeit läuft und reicht für einen Kurs für Eventplanung nicht aus. Deshalb bist du hier: für einen Crashkurs darin, wie du dein erstes Firmenevent durchziehst.

Lies weiter, um herauszufinden wie du:

• Das Ziel des Events definierst
• Alles in überschaubare Aufgaben herunterbrichst
• Ein realistisches Budget erstellst
• Das ideale Datum wählst
• Eine Timeline erstellst
• Ein Team zusammenstellst
• Einen Veranstaltungsort findest
• Du das Event bewirbst

Wenn du mit diesem Artikel fertig bist, bist du mehr wie Bran Stark als Jon Snow.

1. Beginne mit dem Ende

Wenn es sich nach Reverse Engineering anhört, dann nur, weil es das ist.

Wenn du mit dem Organisieren eines Events beginnst, ist es leicht, sich in den Details zu verlieren. Aber alle Projekte brauchen eine Vision und einen Makroplan, bevor du dich in die Details stürzt.

Denk darüber nach, welchen Nutzen deine Kollegen und Chefs aus dem Event ziehen wollen. Ist es Netzwerken? Bildung? Spaß? Alle drei?

Was genau organisierst du?

Ist es…

• Eine Konferenz oder ein Seminar?
• Eine Messe?
• Ein Betriebsausflug?
• Eine Weihnachtsfeier?
• Ein Team-Building-Event?
• Ein Produktlaunch?

Es ist auch wichtig, dass du deine Zielgruppe bedienst. Die Erwartungen deiner Gäste hängen von der Branche und der Gehaltsstufe ab. Beginne mit dem Ende und lass es den Schlachtplan bestimmen.

2. Mach eine Liste der Komponenten

Sobald du eine ungefähre Ahnung hast, wie dein Event werden soll, ist es Zeit, deinen Plan zu aufzuteilen. Finde heraus, welche Komponenten benötigt werden, damit dein Event zu einem Erfolg wird.

Abhängig vom Event brauchst du:

• Einen Veranstaltungsort
• Dekoration
• Essen und Trinken
• Unterhaltung
• Marketingmaterial
• Transportmöglichkeiten
• Unterkünfte
• Tickets

Vergiss nicht, dass es unwichtig ist, wie groß jedes Projekt zu Beginn scheint. Was zählt, ist, dass du es in kleinere und überschaubare Abschnitte teilen kannst.

Öffne Google Docs und Sheets und teile deinen Plan in einzelne Aufgaben ein. Priorisiere sie dann entsprechend.

3. Lege ein Budget fest

Möglicherweise bist du nicht in einer Position, in der du über das Budget für das Event entscheidest. Eventplaner haben selten unlimitierte Finanzmittel für ihre Arbeit.

Das ist okay. Du arbeitest eben, mit was du hast. Es ist sogar möglich, ein Event ohne Budget zu organisieren, wenn es sein muss.

Regel #1 in der Budgetierung : Sei realistisch und lege 10 % als Reserven zur Seite.

Sobald du weißt, wie viel dir zur Verfügung steht, ist es Zeit, ein paar Kostenangebote einzuholen. Vergleiche die Kosten unterschiedlicher Veranstaltungsorte, Caterer, Druckereien und alles, was du sonst noch für das Event brauchst.

Je früher du sie buchen kannst, desto eher wirst du einen guten Preis bekommen. Ansonsten musst du Preise so gut du kannst verhandeln.

4. Lege ein Datum fest

Wenn du in der Lage bist, das Datum festzulegen, ist jetzt ein guter Zeitpunkt, das zu tun. Wenn das Event saisonal ist, wie etwa eine Weihnachtsfeier, sind deine Möglichkeiten begrenzt. Das Datum, das du festlegst, sollte von diesen Faktoren beeinflusst sein:

• Wer soll am Event teilnehmen (und wie viel Vorlaufzeit benötigen sie)?
• Wie lange dauert es, bis alles bereit ist (siehe #5)?
• Wann wird das Produkt oder der Dienst gelauncht?
• Wann ist der Veranstaltungsort verfügbar (siehe #6)?

Das Datum sollte vorläufig sein. Sobald du dich daran machst, den richtigen Veranstaltungsort zu finden, wirst du es vermutlich abändern müssen.

5. Erstelle eine Timeline

Jeder Plan hat eine Timeline und auch du wirst von einer profitieren. Es muss nicht viel mehr als eine Reihe an Deadlines sein, die eingehalten werden müssen.

Regel #1 bei der Erstellung von Timelines :Plane unvorhergesehene Verzögerungen mit ein

Es ist schön, optimistisch zu sein. Aber wenn du ein Firmenevent organisierst, ist es besser, realistisch zu sein.

Hier sind ein paar unvorhergesehene Verzögerungen, die du einplanen solltest:

• Der Veranstaltungsort könnte doppelt gebucht sein
• Die Dekoration könnte nicht erhältlich sein
• Das Catering könnte sich verspäten
• Druckereien könnten den Namen deines Unternehmens falsch schreiben
• Es könnte Probleme beim Transport geben

Es ist unwahrscheinlich, dass all das passiert, aber wenn auch nur ein oder zwei Dinge davon stattfinden, könnten sie dir echt einen Strich durch die Rechnung machen.

Es ist eine gute Idee, ein bisschen Murphys Gesetz anzuwenden, wenn du deine Timeline erstellst.

6. Stelle dein Team zusammen

Du brauchst wahrscheinlich ein paar tatkräftige Hände, die bei dem Event mit anpacken. Auch wenn es ein kleineres Event ist, kann ein Team sehr hilfreich sein.

Wenn es dein Budget nicht zulässt, versuch es mit einer gesunden Portion Überzeugungsarbeit, um deine Kollegen mit an Bord zu holen. Vielleicht freuen sie sich ja darüber, ein Teil des Organisationsteams zu sein.

7. Finde einen Veranstaltungsort

Du brauchst einen Ort, an dem sich deine Gäste versammeln können, egal, was für ein Event du veranstaltest. Die Jagd nach einem Veranstaltungsort kann stressig sein und einen großen Teil deines Budgets verschlingen.

Wenn du unterschiedliche Veranstaltungsorte in Augenschein nimmst, solltest du dir dabei die folgenden Fragen stellen:

• Wie lange ist die Warteliste?
• Ist er groß genug?
• Hat er das nötige Equipment, das du brauchst, oder solltest du dein eigenes mitbringen?
• Gibt es dort adäquaten Mobilfunkempfang und WiFi?
• Wie hoch ist die Anzahlung?
• Was sind die Storno- und Rückerstattungsrichtlinien?

Wie schon zuvor gesagt ist es eine gute Idee, den Veranstaltungsort so früh wie möglich zu buchen, damit du den besten Preis bekommst.

8. Promote dein Event

Dieser Teil hängt ebenfalls davon ab, was für ein Event du organisierst. Manchmal reicht eine simple E-Mail an deine Kollegen. Manchmal muss es eine ganze Marketingkampagne sein.

Wenn du ein größeres Event organisierst, solltest du das folgende bedenken:

• Social-Media-Posts und -Werbung
• Flyer und Poster
• Blogposts
• Webseiten für Event-Listings
• Suchmaschinenoptimierung (SEO)
• Einladungen per E-Mail

Wichtig ist, dass du dafür sorgst, dass Leute an deinem Event teilnehmen. Vergiss nicht auf die drei Ws: was, wann und wo.

Zusammenfassend gesagt…

Atme tief durch.

Alles wird gut.

Solltest du jemals nervös werden, denk an diese uralte spirituelle Methode, mit der du deinen Geist beruhigen kannst:

Stell dir vor, du bist Donald Trump.

Niemand weiß mehr über Events als du.

Viel Glück!