Puh! Du hast dir den Allerwertesten abgerackert, um das Privatevent so gut wie nur möglich zu machen. Jetzt ist es Zeit, dass du dich zurücklehnst und…
Nö, eine Sache gibt es da noch. Eigentlich sind es sieben Dinge, die noch tun musst.
Lies weiter, um herauszufinden,…
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- Warum du dich bei jedem für ihre Kommen bedanken solltest
- Wie du erfährst, ob dein Event ein Erfolg war
- Welche Fragen du deinen Teilnehmern stellen solltest
- Wie du Meetings für die Nachbereitung arrangierst
- Wonach du in deinem Budget suchen solltest
- Wie du das meiste aus den Erinnerungen von deinem Event machst
- Wie du dich für das nächste private Event vorbereitest
Es ist der letzte Schritt der Reise. Setzen wir also einen Fuß vor den anderen.
1. Bedanke dich bei deinen Gästen fürs Kommen
Du solltest dich immer bei deinen Gästen für ihr Kommen bedanken. Private Events sind eher kleiner als öffentliche, was es einem vereinfacht, sich bei allen persönlich zu bedanken.
Schreibe deinen Gästen individuelle Nachrichten und kommentiere bestimmte Episoden des Events. Vielleicht hattest du ja eine gute Unterhaltung mit jemanden oder du hast Pläne für ein Treffen gemacht.
Wenn bei deinem Event VIP-Gäste wie Influencer dabei waren, ist es gut, wenn du dich bei ihnen persönlich bedankst. Vielleicht haben sie ja Interesse, an deinem nächsten Event teilzunehmen und es zu promoten.
Hat jemand dein Event gesponsert? Dann solltest du ihnen deine Dankbarkeit zeigen und ein paar Statistiken zu dem Event mit ihnen teilen.
Wenn dir ein Team bei der Organisation des Events geholfen hat, dann sorge dafür, dass es weiß, was für einen Unterschied ihre Arbeit gemacht hat.
Zu guter Letzt solltest du dich bei dem Veranstaltungsort bedanken, an dem dein Event stattgefunden hat. Wenn sie für Privatsphäre für dein Event gesorgt haben, hinterlasse ihnen positives Feedback.
2. Überprüfe, ob du deine Ziele für das Event erreicht hast
Wenn dein Privatevent eine Geburtstagsfeier, eine Hochzeit oder ein Firmenjubiläum war, dann war das Ziel vermutlich, dass jeder Spaß hatte.
Wenn dein aber Event eher geschäftlich war, dann solltest du überprüfen, ob du mit dem Event erreicht hast, was du erreichen wolltest.
War es beispielsweise das Schmieden bestimmter neuer Connections in deiner Branche? Hast du die Fusion deines Unternehmens mit einem anderen besprochen?
Manche dieser Ziele sind nicht vom Event allein abhängig, aber du kannst evaluieren, ob dir dein Privatevent mit dem Erreichen dieser Ziele geholfen hat oder nicht.
Waren sie vom Veranstaltungsort, Essen oder Service beeindruckt? War es ein guter Ort für ein Meeting? Oder gibt es etwas, das du nächstes Mal besser machen könntest?
Tipp: Lies hier mehr darüber, wie du nach einem Networking-Event richtig nachbereitest.
3. Sammle Feedback darüber, wie du dich geschlagen hast
Feedback ist wesentlich, wenn es darum geht, noch besser zu machen, was du tust. Selbst wenn deine private Veranstaltung eine informelle war, kann es nicht schaden, die Meinungen deiner Gäste zu sammeln.
Wenn du ein Familientreffen organisiert hast, frage jeden, was sie davon gehalten haben. Vielleicht haben sie ja ein paar nützliche Vorschläge oder wollen dir beim nächsten Treffen helfen.
Wenn dein Privatevent rein geschäftlich war, solltest du Teilnehmer dennoch um Feedback bitten. Dadurch wirkst du professioneller und dankbarer für ihre Meinung.
Bei größeren privaten Events kann ein quantitatives Umfragetool erforderlich werden. Sieh dir Seiten wie Google Forms oder Survey Planet an, um benutzerdefinierte Feedback-Fragebögen zu erstellen.
Tipp: Sieh dir unseren Guide zur Evaluierung von Events an.
4. Stärke deine Beziehungen
Hoffentlich hattest du Spaß an deinem Event und hast Kontakte geknüpft oder gepflegt. Vielleicht hast du ein paar neue Freunde gefunden und würdest sie nach dem Event gerne wiedersehen.
LinkedIn ist ein großartiger Ort für Geschäftsleute, um nach einem Networking-Event miteinander in Verbindung zu treten. Füge sie zu deinen Kontakten hinzu und schreibe ihnen eine Nachricht.
Facebook ist die beste Plattform, um Familienmitglieder zu kontaktieren, von denen du schon lange nichts mehr gehört hast. Schreibe ihnen eine Nachricht und besprich künftige Hochzeiten, Geburtstage oder Familientreffen.
Twitter und Instagram sind gute Plattformen, um mit Influencern, Redner oder prominenten Gästen in Kontakt zu bleiben, die vielleicht ebenfalls auf deinem Privatevent zu sehen waren.
Social Media ist gut, aber persönliche Treffen sind besser. Versuche, deine Beziehungen zu stärken, indem du informelle Treffen arrangierst.
5. Rote Zahlen, schwarze Zahlen
Nach dem Event solltest du dein Bankkonto überprüfen, um zu sehen, ob Panik angebracht ist oder nicht. Hast du das Budget überschritten? Oder hast du noch ein paar Pfennige für das nächste Event übrig?
Wenn du eine Ticketing-Software genutzt hast, kannst du dir ganz einfach anschauen, wie viele Tickets du verkauft hast (oder wie viele Menschen auf deine Einladung reagiert haben, wenn das Event kostenlos war).
Sobald du das Feedback all deiner Gäste vor dir hast, ist es auch einfacher zu beurteilen, ob es sich gelohnt hat, all das Geld für den Veranstaltungsort, das Essen, die Getränke und die Unterhaltung auszugeben.
Könntest du mehr aus deinem Budget für dein nächstes privates Event holen? Vielleicht wäre es besser, Getränke bezahlen zu lassen als eine kostenlose Bar anzubieten. Oder vielleicht solltest du ein paar Unternehmen ansprechen und versuchen, Sponsoring zu sichern?
Wenn du Sponsoring für dein Event bekommen hast, solltest du die Ergebnisse mit ihnen teilen. Sie sind möglicherweise daran interessiert, weitere Events zu sponsern, wenn dieses ein Erfolg war.
6. Bereite Menschen auf das nächste Privatevent vor
Mal angenommen, dass das Event ein Erfolg war, solltest du jeden darauf vorbereiten, dass es ein weiteres Mal stattfinden wird…und besser wird als zuvor.
Eine der Möglichkeiten, wie du Menschen dazu bringen kannst, an deinem nächsten Event teilzunehmen, ist, ihnen Rabatte fürs nächste Mal zu bieten.
Eine andere ist, sie zu einem Influencer zu machen. Private Events sind von Haus aus exklusiv. Wenn du einen deiner früheren Gäste einen Freund mitnehmen lässt, verleiht ihnen das VIP-Status.
Beide Ansätze eigenen sich gut dafür, deine Gäste zu deinen Event Advocates zu machen. Sie sind besonders nützlich für private Events, da hier deine Promotion etwas eingeschränkter ist.
7. Kreiere Social-Media-Content mit Highlights
Wenn du mit deinen Gästen tolle Erinnerungen gemacht hast, dann hast du sie hoffentlich mit einigen Bildern und Videos verewigt.
Abhängig von deiner Herangehensweise, wie du dein privates Event promotest, kannst du diese auf deinen Social-Media-Kanälen teilen. Du kannst sie auch individuell an Gäste weiterleiten.
Wenn du viel Videomaterial und viele Bilder hast, sorge dafür, dass du dir alle ansiehst, bevor du alles auf einmal hochlädst oder verschickst.
Erstelle ein Highlight-Video deines Events mit nur den besten oder denkwürdigsten Momenten des Tages. Auf diese Weise rückst du das Privatevent ins beste Licht.
Unterm Strich
Ein privates Event zu organisieren ist oft eine belehrende Erfahrung, selbst für erprobte Eventplaner.
Hoffentlich bist du nach deinem Event etwas weiser.
Wenn du das Ticketing deines nächsten Events vereinfachen willst, ziehe ein Ticketing-System in Erwägung. Du kannst dein Event privat und kostenlos machen, wenn du nicht vorhast, Tickets zu verkaufen.
Danke fürs Lesen und viel Glück bei deinem nächsten Event!