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Crowd Management 101: Wie Menschenmengen an Events handzuhaben sind

Wie man mit Menschenmengen an Events umgeht, hängt weitgehend von der Menge ab. Bestimmte Massen sind ausgereift. Andere feiern gerne besonders. So sehr, dass sie Dinge dabei zerbrechen.

Es kann durchaus schwierig sein, sich auf das Unbekannte vorzubereiten. Mit den richtigen Crowd-Management-Strategien kann jedoch das Risiko, dass ein Events zu einer schlechten Erfahrung wird, erheblich reduziert werden.

In diesem Ratgeber geht es um Folgendes …

  • Welche Events einen Crowd Management benötigen
  • Weshalb es so wichtig ist
  • Tipps zum Umgang mit Menschenmengen an Events
  • Leitfäden, Apps und Firmen, die weiterhelfen können

Zeit, einen soliden Plan für das Crowd-Management von Events aufzustellen, um auf alles vorbereitet zu sein.

Doch welche Events müssen sich mit dem Crowd Management auseinandersetzen?

Das Crowd Management wird in der Regel erst relevant, wenn ein Event über eine große Menge an Menschen anzieht. Sofern ein kleines Treffen mit der Familie und Freunden geplant ist, dann ist das Handhaben einer Menschenmenge kein Problem.

Sobald jedoch mit der Organisation eines Großevents zu beginnen ist, wird Folgendes relevanter:

Warum ist das Crowd Management wichtig?

Menschen verhalten sich anders, wenn sie Teil einer großen Menge gesichtsloser Menschen sind. Starke Emotionen wie Freude, Wut und Aufregung können sich schnell ausbreiten und sogar gefährlich werden.

Mangelndes Crowd Management kann zur Zerstörung von Eigentum, zu Personenschäden und allgemeinem Hooligan-Verhalten führen. Lese diese umfassende Liste von Massenkatastrophen, um darin zu erfahren, wie schlimm die Dinge werden können.

Tipps für ein effektives Crowd Management an Events

Menschenmengen können durchaus gefährlich werden, wenn sie nicht ordnungsgemäß gehandhabt werden. Lasse uns daher einige Crowd-Management-Strategien untersuchen, mit denen sich eine Katastrophe an einem Event vermeiden lässt.

1. Kenne dein Zielpublikum

Fußballspiele und Heavy-Metal-Festivals haben etwas mehr zu bieten als akademische Konferenzen und Messen. Erfahre, wer genau die Teilnehmer sind und wie sie sich in Massen verhalten.

Umgang mit Menschenmengen an Events: Es ist unwahrscheinlich, dass diese Events zu ein Hooligan-Verhalten führen. Oder doch nicht?
Es ist unwahrscheinlich, dass diese Events zu ein Hooligan-Verhalten führen. Oder?

2. Plane stets im Voraus

Der Umgang mit Menschenmengen auf Events sollte Teil einer Evententwurfsprozess sein. Sobald ein Eventsort ausgewählt ist, kann darüber nachgedacht werden, wie sich die Menschen bewegen werden.

3. Informiere die betroffenen Parteien

Sobald eine Vorstellung davon besteht, kann mit allen Kontakt aufgenommen werden, die direkt vom Event betroffen sind und zudem wissen müssen, welche Art von Publikum sie genau erwartet.

Stelle daher sicher, dass Folgende kontaktiert werden:

  • Rettungsdienste
  • Event-Auftragnehmer
  • Kommunalbehörden
  • Benachbarte Unternehmen
  • Eventort-Management

Sie können zudem dabei helfen, die praktischen Aspekte des Crowd-Managements zu erarbeiten, da sie wahrscheinlich Erfahrung mit ähnlichen Events in der Vergangenheit hatten.

4. Führe eine Risikobewertung durch

Risikobewertungen für Gesundheit und Sicherheit an einem Event sind ein wesentlicher Bestandteil des Entwurfs einer Crowd-Management-Strategie. Identifiziere potenzielle Gefahren und stelle fest, wie die Menschen von ihnen fernzuhalten sind.

5. Verfüge über einen Notfallplan

Die Dinge können schief gehen, egal wie sorgfältig ein Event entworfen ist. Deshalb sollte stets ein Notfallplan bestehen, wenn es einmal schief geht.

Umgang mit Menschenmengen an Events: Alles kann passieren. Dies war das Ergebnis des oben abgebildeten Events.
Alles kann passieren. Dies war das Ergebnis des oben abgebildeten Events.

Es sollte ein Plan für einige dieser Worst-Case-Szenarien bestehen:

  • Das Wetter ändert sich plötzlich
  • Entflammbare Gegenstände entzünden sich
  • Zwischen den Teilnehmern bricht ein Kampf aus
  • Jemand wird beim Stehlen erwischt
  • Jeder gerät in Panik und die Leute treten sich gegenseitig mit Füßen

Finde heraus, wie diese Situationen am besten zu bewältigen ist, damit die Kontrolle dabei nicht zu verlieren ist.

Tipp: Lese unseren Leitfaden zur Erstellung eines Event-Notfallplans, der ebenfalls bei der Erstellung eines eigenen Plans unterstützen kann.

6. Verwende dabei viel an Beschilderung

Viele Fragen am Event-Tag beantworten zu müssen kann vermieden werden, sofern die richtigen Event-Beschilderungen verwendet werden. Stelle sicher, dass die Teilnehmer sich am Gelände zurecht finden und zudem wissen, wohin sie nicht gehen sollen.

Verfüge über große Hinweise, die leicht aus der Ferne gelesen werden können für Folgendes:

  • Registrierungswarteschlangen
  • Toiletten
  • Raucherbereiche
  • Aufenthaltsräume nur für Mitarbeiter
  • Gefahrenquellen

7. Die verschiedenen Bereiche abgrenzen

Verwende Barrikaden, Kegel, Seile oder Pfosten, um aktiv zu zeigen, wo sich Personen für Tickets und Registrierung anstellen sollten. Stelle klar, wo sich das Hauptevent befindet, und begrenze zudem jene Bereiche, in denen Aufenthaltsräume für das Personal vorgesehen sind.

8. Beschränke den Zugang zu Alkohol

Alkohol ist ein guter Eisbrecher, kann aber auch viele andere Dinge zerbrechen, wenn er von einer aufgeregten Menge in großen Mengen konsumiert wird. Abhängig von der Zielgruppe, sollte möglicherweise bestimmte Grenzwerte festgelegt werden.

9. Das Screening der Besucher

Sofern die Meinung besteht, dass einige Teilnehmer versuchen werden, ein Event mit etwas Illegalem zu besuchen, dann sollte in Betracht gezogen werden, dass das Sicherheitsteam zuvor alle Besucher überprüft, sobald sie dann ankommen.

Tipp: In diesem detaillierten Leitfaden zur Eventsicherheit finden sich Tipps zum Screening von Teilnehmern und vieles mehr.

10. Optimiere das Einchecken, um die Anzahl der Warteschlangen zu reduzieren

Ein sicherer Weg, um Leute ungeduldig zu machen, ist es sie warten zu lassen. Lange Warteschlangen können ansonsten zivilisierte Event-Teilnehmer in ihre Gegensätze verwandeln.

Hier sind einige Möglichkeiten, um den Eincheckvorgang zu optimieren:

  • Verfüge über mehrere Check-in-Punkte
  • Verwende eine Ticketing-App wie beispielsweise Billetto
  • Weise ein kundenorientiertes Personal für den Umgang bei der Registrierung zu
  • Verwende zudem Drehkreuze, Barcodescanner oder RFID-Chips

Tipp: Unser Leitfaden zum Einchecken von Gästen an Events hilft dabei, die zusätzliche Belastung durch zu lange Warteschlangen zu verringern.

11. Verfüge über die richtige Anzahl von Mitarbeitern

Nicht alles kann allein umgesetzt werden, stelle also sicher, dass die richtige Anzahl an Mitarbeitern eingestellt sind, die auch der zu erwartenden Menge entspricht.

Es sollte zudem Platzanweiser geben, die die Leute herumführen können. Das gesamte Team sollte das Layout des Eventortes kennen. Auch sollte eine bequeme Art der Kommunikation miteinander bestehen, z.B. Walkie-Talkies oder ein Gruppenchat auf jedem Telefon.

Platziere die Mitarbeiter strategisch in der Nähe des Eventortes und achte darauf, dass die wichtigsten Punkte des Interesses abgedeckt sind:

  • Eingänge
  • Check-in-Bereiche
  • Ticketkauffenster
  • Sitzbereiche
  • Gastservicebereich
  • Präsentationsräume

12. Die Sicherheit einstellen

Für Großevents ist in der Regel eine Sicherheitsfirma eines Drittanbieters erforderlich, die für den Umgang mit großen Menschenmengen, lautem Verhalten und gefährlichen Situationen geschult ist.

Das Handhaben von Menschenmengen an Events: Für ein Event, wird ein gut ausgebildetes Sicherheitsteam benötigt. Das oder John Wick.
Für ein Event, wird ein gut ausgebildetes Sicherheitsteam benötigt. Das oder John Wick.

Das Sicherheitspersonal, das einzustellen ist, sollte sich mit Folgendem befassen:

  • Überprüfung der Teilnehmer auf Schmuggelware
  • Körperliche Konfrontationen auflösen
  • Kontaktaufnahme mit dem Rettungsdienst

13. Bitte darum, sämtliches verdächtiges Verhalten zu melden

Doch das Sicherheitspersonal kann nicht überall sein, daher müssen also mehr aufmerksame Augäpfel rekrutiert werden. Bitte daher das eigene Team- und die Event-Teilnehmer darum, im Thema Sicherheit etwas Seltsames oder Verdächtiges zu melden.

14. Verfüge über eine Möglichkeit, alle zu warnen

Es ist besonders leicht, dass eine Stimme von einer dröhnenden Menge übertönt werden kann. Daher werden andere Kommunikationsformen benötigt, um die Menge auf wichtige Informationen aufmerksam zu machen. Erwäge daher die Verwendung eines PA-Systems, um die Nachricht zu verstärken oder alarmiere die Teilnehmer nach Möglichkeit über eine besondere Event-App.

15. Überprüfe erneut die Strategie

Sobald ein Event beendet ist, überprüfe erneut die Crowd-Management-Strategie. Spreche mit dem Team und der Sicherheitsfirma und erkundige dich, was gut funktioniert hat und was verbessert werden könnte.

Unternehmen und Tools, die dich bei der Handhabung von Menschenmengen unterstützen können

Es gibt viele Ressourcen und geschulte Fachkräfte, die dich beim Crowd-Management und bei der Sicherheit unterstützen können.

Hier sind einige der beliebtesten Sicherheitsdienstleister:

Nützliche Leitfäden findest Du auch auf den Websites der Branchenverbände:

Schließlich gibt es eine Reihe von Softwareanwendungen für die Massenkontrolle:

Kinder, denkt also daran: Sicherheit geht vor!

Große Events können viel Spaß machen, besonders wenn sie laute Musik und viel Alkohol beinhalten. Dennoch ist es stets eine gute Idee, ein Team aus Erwachsenen zu haben, die dafür sorgen, dass jeder in Sicherheit bleibt.

Mit diesen Crowd-Management-Strategien kann hoffentlich sichergestellt werden, dass jeder beim nächsten Event ein gutes Erlebnis genießt.

Verfügst Du über Erfahrungen und Meinungen aus erster Hand zum Umgang mit Menschenmassen an Events? Hinterlasse uns unten in den Kommentaren deine Gedanken darüber!

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9 Möglichkeiten, das Augmented und Virtual Reality für Events zu nutzen

Erinnerst du dich, wie Keanu Reeves mit all den Waffen innerhalb der Matrix in diesen weißen Raum gebracht wurde? Das ist jetzt real: Denn Event-Teilnehmer können nun mit Augmented Reality und Virtual Reality für Events direkt dorthin transportiert werden.

Von Pokemon GO, „Dog-Face“ Instagram-Filtern und IKEA-Möbelplanung, befindet sich die AR- und VR-Technik überall um uns herum.

Aber was hat das mit Events zu tun?

In diesem Artikel erfährst du:

  • Den Unterschied zwischen AR und VR
  • Warum sie in Betracht gezogen werden sollten
  • Die neuesten Trends in der AR und VR
  • Spezifische Ideen für den Einsatz bei Events
  • Wo die AR- und VR-Technologie in den Händen gehalten werden können

Was ist der Unterschied zwischen AR und VR?

Die beiden Begriffe werden häufig (und fälschlicherweise) synonym verwendet. Während beide Technologien auf virtuellen Bildern und Animationen basieren, gibt es dennoch einige wesentliche Unterschiede zwischen den beiden.

1. Augmented Reality (AR)

Die AR fügt eine oder mehrere visuelle Ebenen zu dem hinzu, was bereits in der realen Welt vorzufinden ist. Denke beispielsweise an Snapchat-Filter und Pokemon GO. Es erfordert auch weniger Equipment als das VR.

2. Virtual Reality (VR)

Die VR ist nicht auf die eigene Welt angewiesen. Stattdessen werden Teilnehmer an einen völlig neuen und virtuellen Ort gebracht. Hierfür sind spezielle Geräte wie ein Headset, Handschuhe, Stöcke und Riechgeräte erforderlich.

Die Vorteile der Verwendung von AR und VR Reality auf Events

Es kann nahezu übertrieben wirken, das Eventbudget für teure Technologie zu verwenden. Doch womöglich lässt sich diese Meinung ändern, sobald bekannt ist, wie großartig (und erschwinglich) die Anwendung tatsächlich ist.

1. Füge dem Event zusätzliche Ebenen hinzu

Das AR kann nämlich ein Event visuelle Ebenen verleihen, die das sensorische Erlebnis der Besucher optimieren können. Stelle dir doch mal vor, wie lange über das Event noch gesprochen wird.

Augmented Reality und Virtual Reality für Events: Das AR kann buchstäblich neue visuelle Ebenen verleihen.
Das AR kann buchstäblich neue visuelle Ebenen verleihen.

2. Hebe dich von der Konkurrenz ab

Sofern Du in einem sehr wettbewerbsintensiven Umfeld arbeitest (wie es die meisten von uns tun), kannst du dich einen Wettbewerbsvorteil verschaffen, indem du einer der wenigen Veranstalter bist, die auf AR und VR an ihren Events setzen.

3. Sei direkt an der Spitze der neuen Technologie

Es gibt viele Skeptiker in der Eventbranche. Denn nicht alle Veranstalter werden die Gelegenheit nutzen, das AR und VR für sich zu nutzen. Sei daher ein Vorreiter und zeige, dass Du auf dem Laufenden bist.

4. Breche dabei nicht die Rahmen

Sofern das nächste Event groß zu veranstalten ist, dann kann sich eine AR-App sogar lohnen. Dies kann bereits für etwa nur 5.000€ erstellt werden und spart zudem eine Menge Geld bei der Beschilderung von Events.

Die AR- und VR-Trends im Jahr 2019

Beide Technologien gibt es schon seit einiger Zeit, dennoch sieht es so aus, als ob AR die VR im Jahr 2020 übertreffen wird.

Wichtige Fakten und Zahlen zu AR und VR

Hier einige Fakten und Zahlen zu AR und VR:

  • Die meisten AR-Benutzer sind zwischen 16 und 34 Jahre alt
  • Der AR-Markt hat derzeit einen Wert von 3,5 Milliarden US-Dollar
  • AR wird bis 2020 mehr Geld als VR verdienen
  • Bis 2020 wird es eine Milliarde AR-Nutzer geben
  • Die Mehrheit der Verbraucher hält AR für vorteilhaft
  • Die Mehrheit der Vermarkter wird Geld für AR und VR ausgeben

Zukünftige Trends in AR und VR

Und hier sind einige der Trends zum AR und VR, die zu erwarten sind:

  • Bildung: Schüler und Mitarbeiter können virtuelle Trainingssimulationen durchlaufen.
  • Einkaufen: Kunden sehen sich Produkte in ihren Häusern an, bevor sie gekauft werden.
  • Unterhaltung: Filme und Spiele werden mit der virtuellen Realität miteinander verschmelzen.
  • Zusammenarbeit: Virtuelle Arbeitsbereiche werden die Zusammenarbeit revolutionieren.
  • Fahrten: Die mit AR ausgestattete Fahrzeuge können visuelle Verkehrsinformationen anzeigen.

Ideen für den Einsatz von AR und VR an Events

Wie kann sich Augmented Reality und Virtual Reality für Live-Events nutzen? Nun, Du wärst überrascht, wie viele Optionen verfügbar sind…

1. Virtuelle Teilnahme

Es ist nicht immer möglich oder wert, für einen Event um die Welt zu reisen. Aber die virtuelle Realität wird es den Menschen bald ermöglichen, bestimmte Events zu besuchen, ohne dabei physisch anwesend zu sein… und dennoch nichts verpasst zu haben. In der Tat werden Virtual-Reality-Meetings für Geschäftskonferenzen bereits zu einer realen Sache.

Tipp: Lese, wie die virtuelle Teilnahme die Events im Jahr 2019 und darüber hinaus verändern werden.

2. Virtuelle Schauplätze

Vermutlich hast Du einmal einen Panoramablick auf ein oder zwei Hotels auf deren Website ausgecheckt. Dies ist in etwa ein grundlegendes Beispiel für virtuelle Schauplätze. Stelle dir doch vor, wie einfach es wäre, ein Event so zu entwerfen.

Augmented Reality und Virtual Reality für Events: Werden reale Eventorte überhaupt noch gebraucht?
Werden reale Eventorte überhaupt noch gebraucht?

Tipp: Schaue dir einige der Unternehmen an, die sich bereits auf virtuelle Eventorte spezialisiert haben.

3. Virtuelle Touren

Virtuelle Standorte dienen nicht nur dem Entwurf. Sie sind auch eine großartige Möglichkeit, um Touren zu veranlassen. Mit dem richtigen Equipment, lassen sich die Touren sogar mit zusätzlichen sensorischen Reizen wie beispielsweise Geruch und Berührung aufwerten.

Tipp: Sehe, wie die Nationalgalerie und Budweiser bereits virtuelle Touren anbieten.

4. Augmented Erfahrungen

AR-Geräte, Headsets, Brillen und Kontaktlinsen können einen Eventraum buchstäblich einer zusätzlichen Ebene verleihen. Koppel es mit einer Eventsoftware an, um darauf virtuelle Beschilderungen über das hinaus zu erhalten, was die Teilnehmer sonst sehen würden.

Tipp: Sehe hier, wie ein Smartphone virtuell Schichten hinzufügen kann, was bereits zu sehen ist.

5. Live-Ergebnisse

Events, die auf Spender und Sponsoren angewiesen sind, können ihre Sponsoren darin aufmuntern, ein VR-Headset zu spenden, um darauf dann die Ergebnisse ihrer eigenen Unterstützung zu sehen. Bringe sie an einen entfernten Ort, an dem sie es dann aus erster Hand erleben können.

Tipp: Lese diesen Artikel, um verstehen zu können, welchen Einfluss VR-Erfahrungen auf den Sponsoren haben können.

6. Virtuelle Namensschilder und Visitenkarten

Das Networking ist zwar wichtig, dennoch ist es schwierig, sich die Namen zu merken. Die AR kann dieses Problem mit virtuellen Namensschildern und extrem coolen Visitenkarten lösen, das dann mit einem Smartphone zu sehen ist.

Tipp: Sehe dir die AR-Visitenkarten von SnapCard an und spare damit bares Geld.

7. Produkteigenschaften

Es gibt nur so viele Produktmerkmale, die einem Kunden auf einer Messe oder einer Geschäftskonferenz gezeigt werden können. Mit AR können jedoch alle und noch einige weitere Produktmerkmale angezeigt werden.

Tipp: Sehe dir diese lange Liste von Einzelhandelsunternehmen an, die bereits AR verwendet haben, um somit deren Produkteigenschaften anzeigen zu können.

8. Gamifizierung

Jeder liebt ein gutes Spiel (besonders wenn es einen ordentlichen Preis hat). Sowohl AR als auch VR öffnen die Türen für die Gamifizierung eines Events auf der nächsten Ebene. Lasse die Teilnehmer in einem virtuellen Raum gegeneinander antreten.

Augmented Reality und Virtual Reality für Events: Lasse die Teilnehmer in einem virtuellen Raum gegeneinander antreten.
Lasse die Teilnehmer in einem virtuellen Raum gegeneinander antreten.

Tipp: Erfahre, wie sich das Engagement der Zuschauer mit AR Gamifizierung steigern lässt.

9. Fotokabinen

Fotokabinen sind bei vielen Events ein Grundnahrungsmittel, aber die AR-Technologie macht es noch besser. Die Teilnehmer können problemlos den Hintergrund ändern und ihren Fotos weiteren Bildern als auch Animationen hinzufügen.

Tipp: Unternehmen wie INDE und Printaparty bieten ihre eigenen Aufnahmen von AR-Fotokabinen für Events an.

So veranstaltet sich das AR und VR auf Events

Solltest Du mit einem der beiden Konzepte zufrieden sein, dann solltest du dir diese Unternehmen ansehen, die dich beim Entwurf des nächsten Events unterstützen können.

Schaue dir diese AR und VR-Vermieter an:

Bereit für die Zukunft?

Augmented Reality und Virtual Reality für Events sind eine großartige Möglichkeit, um die Dinge aufzupeppen. Obwohl sie derzeit für kleinere Events etwas teuer sind, werden sie in den kommenden Jahren wahrscheinlich billiger.

Verfügst Du über Erfahrungen aus erster Hand mit AR oder VR? Hinterlasse uns doch einen Kommentar im Abschnitt unten und teile uns dort deine Meinung mit.

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12 ausgezeichnete Möglichkeiten, das Social Media an Events zu nutzen

Der Tag des Events rückt näher, doch die Arbeit als Veranstalter ist noch lange nicht getan. Zusätzlich zum Veranstalten und das Ermöglichen, solltest Du die vielen Möglichkeiten kennen, um das Social Media an ein Event zu nutzen.

Sozial Medias können für alle Arten von Events von Nutzen sein, doch vor allem ausgesprochen wichtig für Großevents wie Musikfestivals, Geschäftskonferenzen, Ausstellungen und Messen.

Je mehr Personen an einem Event teilnehmen, desto einfacher ist es für alle, sich unverbunden zu fühlen. Social Media ist eine Art, alle miteinander zu verbinden und eine Community zu erschaffen.

In diesem Artikel werden 12 aufregende Möglichkeiten für die Verwendung von Social Media an Events beschrieben, damit sich die Reichweite erweitern lässt und die Online-Konversation fortgeführt werden können, an der sogar jeder teilnehmen kann.

1. Verwende Event-Hashtags

Mit einem Event-Hashtag bleiben die Leute in den sozialen Medien über das Event auf dem Laufenden. Zudem können eigene Inhalte für denselben Stream wie etwa Marketinginhalte freigegeben werden.

Die Social-Media-Plattformen, auf denen Hashtags am relevantesten sind:

  • Instagram
  • Twitter
  • LinkedIn

Es muss das Beste getan werden, um aktiv für ein Event-Hashtag vor, während und nach dem Event zu promoten.

Möglichkeiten zur Verwendung von Social Media an Events: Erstelle ein Event-Hashtag.
Erstelle ein Event-Hashtag

Stelle sicher, dass der Event-Hashtag an den folgenden Stellen eingefügt wird:

  • Eventwebseiten
  • Social-Media-Konten
  • Das Marketingmaterial
  • Event-Tickets
  • Beschilderung des Veranstaltungsortes

Tipp: Lese in diesem Leitfaden, wie ein Event-Hashtag erstellt wird, um auch das richtige auszuwählen.

2. Richte Social Media-Gruppen ein

Zusätzlich zu den Hashtags, sollten aktiv Social Media-Gruppen verwendet werden, um darin die Konversationen rund um den Event und an einem Ort aufrecht zu halten. Ermutige die Gruppenmitglieder darin, das Event-Hashtag zu verwenden.

Hier einige Beispiele für Social Media-Gruppen, die für ein Event eingerichtet werden können:

Ähnlich wie beim Event-Hashtag bieten Social-Media-Gruppen den Teilnehmern die Möglichkeit an, die Höhepunkte des Events zu diskutieren und wertvolle Einblicke in die Erfahrungen sowie Erwartungen zu erhalten.

3. Erstelle eine Selfie-Wall

Alle größeren Events verfügen über eine „Selfie-Wall“: Dies ist normalerweise eine Wand mit dem Event-Titel, dem Logo und dem Hashtag. Teilnehmer können beliebig davor Selfies von sich aufnehmen und diese in den Social-Media-Profilen teilen.

Einige Alternativen zur klassischen Selfie-Wall sind:

Stelle sicher, dass alle Selfie-Gelegenheiten, die zu erstellen sind, auch gut promotet sind. Dazu können beispielsweise Schilder angebracht werden, die in die Eventrichtung weisen.

4. Stelle eine Fotokabine auf

Eine gute Alternative zur Selfie-Wall (oder einem ähnlichen Selfie-Spot) ist eine spezielle Fotokabine. Die Teilnehmer können damit Bilder von sich und ihren Freunden aufnehmen.

Fotokabinen bieten eine Menge Schnickschnack, einschließlich der Option, Filter und Hashtags anzuwenden, genau wie in den sozialen Medien. Es lassen sich beispielsweise auch Zauberspiegel und Tisch Selfie-Stände finden.

5. Das Social Sharing vereinfachen

Die beste Methode für den Verkauf von Tickets für ein Event besteht darin, die Schritte für eine Person so wenig wie möglich zu gestalten, die gerade ein Event entdeckt und dazu ein Ticket kaufen möchte. Gleiches gilt für das Social Media Sharing.

Verwende die folgenden Tools, um das Teilen eines Events so einfach wie möglich zu gestalten:

6. Das Social Sharing fördern

Die Anzahl der Social Shares können erhöht werden, die während eines Events zu erhalten sind. Gebe den Teilnehmern einen Anreiz, Bilder und Filmmaterial zusammen mit den Event-Hashtag zu teilen.

Möglichkeiten zur Nutzung von Social Media bei Events: Fördere das Teilen von Inhalten in den sozialen Netzwerken.
Das Social Sharing fördern

Der beste Weg, um dies zu tun besteht darin, einen Wettbewerb auszurichten. Beispielsweise kann hierzu eine Auszeichnung oder ein Geschenkgutschein für das beste Selfie oder das lustigste Video des Events auserkoren werden.

Tipp: In diesem Leitfaden erfährst Du, wie ein Wettbewerb sich einrichten lässt, um das Teilen von den sozialen Inhalten an einem Event zu fördern.

7. Redner- oder Interpreteninhalte freigeben

An vielen Events werden Redner oder Interpreten eingesetzt. Dies ist eine großartige Gelegenheit, um Anhänger auf den Social-Media-Plattformen zu nutzen.

Dafür können die besten Zitaten des Sprechers getwittert werden (oder Bilderinnerungen erstellt werden). Ebenso können Bilder und Filmmaterial der Darsteller freigegeben werden. Erinnere dich einfach an den Hashtag.

Tipp: Verwende Online-Tools wie Canva oder Pablo, um schnell und einfach Markenbilder zu erstellen.

8. Veröffentliche die Inhalte hinter den Kulissen

Zeige den Leuten, wie die Wurst hergestellt wird. Es wird nicht unbedingt glamourös sein, aber es wird die Arbeit eine persönliche und menschliche Note verleihen. Und rate mal: Die Leute lieben das.

Hier sind einige Ideen:

  • Nehme die Teilnehmer hinter der Bühne, bevor ein Sprecher oder Performer in die Startlöcher geht
  • Zeige ihnen, wie das Essen in der Küche zubereitet wird
  • Mache eine Zeitrafferaufnahme, in der das Team den Eventort dekoriert

Wir sind alle neugierige Wesen, nutzen also die Social-Media-Kanäle, um den Teilnehmern einen Blick hinter die Kulissen zu ermöglichen.

9. Verwende Social-Media-Umfragen

Umfragen in sozialen Medien sind auch eine großartige Möglichkeit, um mit den Teilnehmern während eines Events zu interagieren. Twitter-Umfragen eignen sich besonders gut für eine Echtzeit-Umfrage.

Hier sind einige Beispiele, um das Gespräch auf Twitter zu beginnen:

  • Welcher Sprecher/Entertainer hat dir am besten gefallen?
  • Was war bisher der Höhepunkt des Events?
  • Was ist dein Lieblingsteil am Eventort?

Es ist wichtig, dass ein Mitglied des Teams dazu auserkoren ist, auf alle Kommentare der Teilnehmer zu beantworten und die Diskussion darin zu erleichtern.

10. Live-Stream (Teile davon) des Events

Sofern während des Events Zugang zu großartigem WLAN besteht, dann sollte unbedingt ein Live-Streaming in Betracht gezogen werden. Dies können Reden, Performances oder Reaktionen des Publikums sein.

Beachte, dass viele Social-Media-Plattformen wie Facebook und Instagram Live-Streams auf jeweils etwa 60 bis 120 Minuten beschränken. Stelle sicher, dass die wichtigsten Momente erfasst sind.

Live-Streams ermöglichen es den Teilnehmern (und denen, die es nicht geschafft haben), Kommentare abzugeben und Fragen zu stellen. Stelle sicher, dass jemand aus dem Team bereit dazu ist, allen zu antworten.

Tipp: In unserem ultimativen Leitfadenhaben wir ausführlich über das Live-Streaming-Event berichtet.

11. Aktiviere dein Team

Das Event-Team sollte während des Events ein wesentlicher Bestandteil der Social Media-Kampagne sein. Denn das Team besteht aus Mitarbeitern, Freiwilligen, Sponsoren und allen anderen Personen, die am Event beteiligt sind.

Daher sollten es Teammitglieder sein, die sich an folgenden Themen widmen:

  • Das Verwalten des Live-Streams
  • Das Antworten auf die Kommentare in den sozialen Medien
  • Die Hilfe bei der Benutzung der Fotokabine
  • Die Aufnahmen hinter den Kulissen
  • Das Ermutigen, dass die Leute auch die Selfie-Wall benutzen

Vergewissere dich, dass alle Teilnehmer über die in diesem Artikel genannten Punkte informiert sind, und beteilige dich aktiv an das Promoten des Events und an der Reaktion auf die Engagements der Teilnehmer.

12. Das richtige Werkzeug

Schließlich ist es wichtig, dass über alle richtigen Werkzeuge verfügt wird. Teste daher die WLAN-Verbindung des Eventorts vor dem Event. Denn es wird höchstwahrscheinlich während der Feierlichkeiten bis an seine Grenzen gehen.

Doch auch in ein Social Media-Überwachungstool sollte investiert werden, damit alle Gespräche verfolgt werden können, die auf den verschiedenen Social Media-Plattformen stattfinden. Einige gute Tools hierfür sind:

Let’s get social

Boom. Das war alles, was über den Einsatz von Social Media an Events zu wissen gibt. Mit jeder dieser Ideen, kann so kreativ umgegangen werden, wie Du möchtest – stelle nur einfach sicher, dass du sie auch verwendest!

Haben wir etwas verpasst, was Du möglicherweise an ein Event gesehen hast? Teile es uns doch im Kommentarbereich unten mit, und wir werden es der Liste hinzufügen!

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Das Einchecken der Gäste bei Events: 7 intelligente Möglichkeiten zur Verwaltung beim Einchecken der Gäste

Es gibt gute Gründe dafür, das Einchecken bei einem Event zu verbessern. Denn das Einchecken ist der erste Kontaktpunkt zum Publikum. Als ein Eventbeschaffer hast Du die Chance dazu, einen guten ersten Eindruck bei deinen Gästen zu hinterlassen.

Ein reibungsloser Ablauf beim Einchecken hält die Aufregung hoch und die Warteschlangenlänge niedrig. Es gibt auch den Ton an für das, was nun in Kürze kommen wird.

Umgekehrt kann ein negativer Eindruck den Ruf völlig schaden, bevor das Event überhaupt begonnen hat. Zu lange Wartezeiten kann die von die angestrebte Atmosphäre dämpfen.

Als ein Eventbeschaffer sind daher viele Dinge zu beachten, um eine reibungslose Verwaltung der Warteschlangen zu gewährleisten.

Wichtige Überlegungen beim Einchecken von Gästen beim Event

Bevor wir uns mit dem Einchecken der Gäste befassen, müssen zunächst einige Vorbereitungen getroffen werden, um näher einen Blick darauf werfen zu können.

1. Richte Eingangsbereiche ein

Denn es sollte mehr als ein Check-in-Schalter für die Gäste verfügbar sein, insbesondere dann, wenn wir von Tausenden von Teilnehmern sprechen.

Das erfordert ein Eventort geradezu mit mehreren Türen oder Durchgängen. Je eher das Publikum den Eingangsbereich erreicht, desto glücklicher wird es dabei.

Tipp: Lese hier in unserem Leitfaden nach, wie Du den idealen Eventort findest, damit du diesen rechtzeitig überprüfen kannst.

2. Verfügst Du über mehrere Eincheckbereiche

Mehrere Eincheckbereiche verhindern nämlich, dass die Gäste sich an einem einzigen Punkt überfüllen. Eine lange Warteschlange lässt dabei den Eventveranstalter inkompetent aussehen. Das Ziel sollte doch sein, die Warteschlangen so schnell wie möglich zu minimieren.

3. Wähle dafür die richtigen Leute für den Job aus

Als ein Eventveranstalter besteht einer der Aufgaben darin, die richtigen Personen für die Verwaltung der Event-Gästeliste einzustellen. Jemand mit guten Fähigkeiten, sollte sich um den persönlichen Kontakt kümmern. Ein Teammitglied, das außergewöhnlich akribisch darin ist, sich um den Papierkram zu kümmern. Und so weiter.

4. Hast Du genügend Arbeitskräfte

Denn an jedem Eingang sollte mindestens eine Person die Gäste einchecken. Wenn es um die Versorgung großer Menschenmengen geht, dann ist es auch wichtig, im Notfall mehr als eine Person für den Job einzustellen.

5. Führe dazu einen Sicherungsplan durch, sofern Du mit einer Software arbeitest

Apps und Software neigen zudem zum Absturz, wenn es am wenigsten erwartet wird – oder gar wollen. Und was dann? Habe daher stets einen Back-up-Plan bereit, sei es ein persönlicher Hotspot, sobald das WLAN ausfällt oder ein Blatt Papier, um darauf die eingecheckten Gäste zählen zu können.

Das Einchecken bei Events: Vermeide zu lange Schlangen.
Vermeide zu lange Warteschlangen.

6. Wähle unbedingt die richtige Ressource aus

Stelle sicher, dass die schnellste Methode zum Registrieren von Teilnehmern verwendet wird, um daraufhin Verzögerungen zu vermeiden. Papierbögen sind zwar alte Schule, aber erledigen die Arbeit problemlos. Möglicherweise möchtest Du stattdessen Namen aus einer digitalen App-Liste ankreuzen.

Tipp: Sehe in unserer Ticket-App nach, ob diese Lösung für dein Event geeignet ist.

7. Sortiere die Werbegeschenke

Wirst du deinen Gästen ein Armband, Getränkekarten, Geschenktüten oder andere Materialien schenken, wenn sie hereinkommen? Wenn dies der Fall ist, sortiere diese im Voraus, um dabei den Personenfluss aufrechtzuerhalten und darauffolgend eine Warteschlange zu vermeiden.

8. Die Beschilderung einfach halten

Hassen wir nicht alle die Warteschlangenspringer? Denn sie können in Sekundenschnelle die Stimmung aller ruinieren. Das möchtest Du als Eventveranstalter nicht. Stelle dafür eine einfache und unkomplizierte Beschilderung auf, um zu verhindern, dass jemand über die Linie geht.

Tipp: Lese unseren Leitfaden zur Event-Beschilderung, um darin zu verstehen, was funktioniert und was eher nicht.

Das Event Eincheck-Verfahren

Das Einchecken von Events umfasst viele Aufgaben, von der Begrüßung der Gäste bis zum Einchecken vor den Toren und der Übergabe des Eventprogramms.

Es kann einfach erscheinen: Frage die Gäste nach ihrem Namen, suche in der Liste oder in System nach und gebe ihnen das Programm für das Event.

So einfach es auch erscheint, dennoch gibt es unvorhergesehene Umstände, die für den ansonsten einfachen Eincheck-Vorgang zum Problem werden können.

1. Die Event-Crasher

Stelle dir jemand ohne eine Einladung oder ein Ticket vor, der vergeblich versucht, Zutritt zum Event zu erhalten. Die Suche nach dessen Namen auf der Liste wird nicht nur eine Sackgasse werden, sondern sie wird auch den reibungslosen Fluss anhalten und die Zeit aller verschwenden.

Tipp: Darauf kannst Du dich vorbereiten, indem du hier mehr darüber liest, wie Event-Crasher fernzuhalten sind.

2. Die Materialien verteilen

Sofern Du vorhast am Eingang Abzeichen, Armbänder oder Karten auszuhändigen, müssen diese zunächst aussortiert werden. Richte bei der Abgabe von personalisierten Materialien einen separaten Tisch ein, um die Gäste weiter voran zu bringen.

Tipp: In diesem Artikel erfährst Du, wie die Eventunterlagen organisiert werden können.

3. Unerwartete (und dennoch willkommene) Gäste

Hat ein hochkarätiger Gast ein „Plus-Gast“ mitgebracht? Hat sich ein Gast dafür entschuldigt, dass er die Anmeldefrist verpasst hat? Möchte er oder sie sich jetzt registrieren?

All dies kann das reibungslose Event-Einchecken für andere Gäste behindern. Bespreche daher vor dem Event mit dem Eventveranstalter darüber, wie solche Anfragen zu bearbeiten sind. Auf diese Weise ersparst Du viel Zeit.

Ideen für das Einchecken an Events

Es gibt viele Möglichkeiten, um die Gäste bei Events einzuchecken. Von den traditionellen Stift-Papier-Methoden bis hin zu den fortgeschritteneren Methoden für technisch versierte Veranstaltungsplaner.

1. Manuelle Eincheckvorgänge

Manuelle Eincheckvorgänge werden heutzutage zwar nicht so sehr geschätzt, sind jedoch für kleine Menschenmengen sehr bequem und kostengünstig. Sie beinhalten die Verwendung eines einfachen Stiftes und einer gedruckten Gästeliste.

2. Die RFID Methode

RFID-Armbänder haben in letzter Zeit sehr an Popularität gewonnen. Dafür benötigst Du ein NFC-fähiges Tablet oder ein Smartphone zum Scannen. Diese verwenden die Informationen eines Teilnehmers und erlauben ihm, die eingeschränkte Bereiche zu betreten. RFID-Armbänder helfen den Veranstaltern auch dabei, den Fußgängerverkehr im Auge zu behalten.

Das Einchecken der Gäste beim Event: Erwäge den Einsatz der RFID-Technologie.
Erwäge die Verwendung der RFID-Technologie.

3. Eincheck-Automaten

Selbstregistrierungskioske ermöglichen das individuelle Einchecken ohne die Hilfe eines Eventmitarbeiters. Registranten können dabei ihren QR-Code verwenden, um sich selbst einzuchecken und darauffolgend Warteschlangen zu vermeiden.

4. Tablets

Eine technisch versierte Zielgruppe wird Tablets besonders schätzen, die auf einem Podest oder einem Tisch montiert sind. Diese ermöglichen die Selbstregistrierung über eine benutzerfreundliche Oberfläche. Sie sind auch leicht zu bewegen und nehmen sehr wenig Platz ein.

5. Drehkreuze

Drehkreuze sind ideal, wenn die meisten deiner Events am selben Ort stattfinden. Sie werden mit einem eingebauten Barcode-Leser geliefert, der dabei ein einfaches Scannen ermöglicht. Dafür benötigst Du kein Personal. Da sie keiner manuellen Überprüfung bedürfen, eignen sie sich hervorragend für VIP-Events sowie Wohltätigkeitsbälle und Galas.

6. Event-Apps

Event-Apps machen den Anmeldevorgang zum Kinderspiel. Einige haben sogar eine Selbst-Check-In-Option eingebaut, um den Vorgang weiter zu vereinfachen. Sie reduzieren den Bedarf an Logistik sowie Warteschlangen und Registrierungsschaltern. Solche Anwendungen eignen sich ideal für den Umgang mit großen Menschenmengen, da die Gäste ihre Tickets direkt auf ihren Handys scannen können.

Tipp: Sehe dir unsere Liste der besten Event-Apps an, damit Du Bescheid weiß, welche Du für dein Event auswählen kannst.

7. Barcodelesegeräte

Barcode-Ticket-Scanner sind Lesegeräte, die QR-Codes und Barcodes scannen können. Denn sie sind Mehrzweckgeräte zum Scannen von Tickets und können beim gleichzeitigen Scannen vieler Barcodes helfen.

Mache dich für das Einchecken bereit

Das Einchecken kann zwar stressig sein, muss es aber nicht. Wir hoffen, dass Du nun mit diesen Tipps sowie Richtlinien das Event-Einchecken besser verwalten kannst.

Teile uns in den Kommentaren unten mit, wie Du mit den Eincheck-Punkten umgehst und was für dich am besten funktioniert.

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Ideen für die Tischordnung und gut genug zum daran Schlemmen

Möglicherweise möchtest Du dich dafür hinsetzen.

Bei einigen Events bekommen die Teilnehmer einen Sitzplatz zugewiesen. Manchmal sitzen sie sogar an Tischen.

Wir spüren geradezu, dass Du nicht allzu beeindruckt bist. Wenn dies nicht erwähnenswert zu sein scheint, dann liegt es daran, dass der Entwurf von Event-Tischordnungen viel einfacher aussieht, als sie tatsächlich sind.

Jedes Mal, wenn Platz an einem arrangierten Tisch genommen wird, dann ist dies ein Bruchteil eines detaillierten Entwurfes, hinter dem viel Aufwand steckt. Doch wie ist eine gute Tischordnung zu entwerfen?

Wir haben dafür lange überlegt und es ist nun an der Zeit, alle Karten auf den Tisch zu legen. Lassen uns daher einige der fantastischen Ideen zur Tischordnung durcharbeiten.

Warum ein Layout für eine Tischordnung verwenden?

Die Tischordnung den Teilnehmern überlassen? Klingt einfach. Es scheint natürlicher, oder? Mehr flüssig.

Doch tatsächlich scheinen die Leute eine Tischordnung zu bevorzugen. Theoretisch werden freie oder offene Sitzplätze auch gut funktionieren. In Wirklichkeit ist es jedoch kein verlässlicher Plan. Und je größer ein Event, desto hektischer wird dabei die freie Sitzplatzordnung.

Hier sind einige der Konsequenzen, die bei einem offenen Event entstehen können:

  • Die Dekorationen werden durch Mäntel und andere Artikel geradezu überladen. Die Gäste legen oft ihre Mäntel auf den Stühlen ab, um freie Plätze für Freunde und Familie zu reservieren.
  • Denn schließlich könnte sich ein ungebetener Gast sich den freien Sitz mit geringerer Gefahr wegschnappen, ohne dabei erwischt zu werden.
  • Zudem finden Paare keine angrenzenden Sitzplätze.
  • Spät anreisende Gäste, können zunächst lange herumlaufen, bevor sie sich dann endlich niederlassen können.
  • Die Gäste können sich geradezu über die besten Plätze streiten.

Es liegt im Interesse des Eventveranstalters, die Ideen für die Tischordnung durchzugehen und sich dabei etwas auszudenken.

Tipp: Wenn diese Maßnahme jedoch fehlgeschlagen ist und sich die Gäste anfangen zu streiten, dann probiere einige dieser Konfliktmanagementtechniken aus.

So können Ideen für Tischordnungen aussehen, wenn sich zwei lange Tische über den Raum hinweg erstrecken.
Wenn die Gäste dann damit anfangen, sich auf den Tischen zu setzen, dann ist es an der Zeit, die Feierlichkeiten für den Abend zu beenden.

Doch welche Events können von einer Sitzplatz- oder einer Tischordnung profitieren?

Für gesellschaftliche Events ist fast immer eine Art Sitzplatz- oder eine Tischordnung erforderlich. Feierlichkeiten, ein gemeinsames Essen und Geselligkeiten, werden meist durch gute Sitzgelegenheiten ergänzt. Hier findest Du einige ideale Events für eine Sitzplatz- oder einer Tischordnung.

Sitzungen und Konferenzen

Chef an der Spitze, hochrangige Mitglieder zu ihrer Rechten und Linken Seite. Stelle daher sicher, dass die Konferenzleiter alle anderen Teilnehmer am Tisch auch sehen können.

Hochzeiten und der Empfang

Schon mal was von einer stehenden Hochzeit gehört? Wir auch nicht. Konzentriere dich bei diesem Event allein auf das Brautpaar und nicht auf denjenigen, dessen Sitzplatz von irgendwem geklaut wurde. Ein Empfang ist auch eine großartige Gelegenheit dazu, die perfekte Tischordnung für den maximalen sozialen Spaß zusammenzustellen.

Tipp: Wir lieben dieses mobile, auf Hochzeiten ausgerichtete Entwurfstool für eheliche Sitzbegeisterte, die viel unterwegs sind.

Seminare und Produktvorstellungen

Einige minimale Sitzordnungen können älteren Menschen und den unterschiedlich behinderten Menschen darin helfen, sich auf deren Sitzen auszuruhen zu können, wo sie dann nicht in schwierigen oder unangenehmen Situationen gebracht werden.

Geburtstage (insbesondere Kindergeburtstage)

Eine Tischordnung wird für größere Gruppen besonders wichtig sein. Zum Beispiel, wenn zwei Dutzend 8-jährige unbedingt Pizza und Kuchen essen wollen. Behalte die Party bloß unter der Kontrolle von Erwachsenen!

Die Tischtaktik

Jetzt, da Du ein wenig mehr über das Thema Bescheid weiß, ist es weiter an der Zeit, das „Wie“ zu behandeln. Wir werden hier nun mit einigen grundlegenden Ideen für Sitzplatz– und Tischordnungen beginnen.

Das Grundverständnis

Einige wichtige Punkte zum Abhaken deiner Liste:

  • Was ist der Zweck des Events? Wie wirkt es sich auf die Sitzordnung aus?
  • Die Anwesenheitsschätzung: Wie viele Personen werden voraussichtlich erscheinen?
  • Ist das ein gesellschaftliches Event?
  • Verursacht der Eventort etwa Beschränkungen in der Sitzplatzordnung?
  • Beeinträchtigt die Sitzplatzordnung eventuelle Aktivitäten?

Tipp: Bereits die Grundform des Entwurfes ist ein Faktor, über das Du nachdenken solltest

Persönliche Überlegungen

Die Demografie spielt auch oft eine Schlüsselrolle bei der Erstellung von einer Tischordnung. Wenn Du ein Gefühl dafür bekommst, wie deine Gäste aussehen werden, dann bedenke Folgendes:

Familienangelegenheiten

Familien und Freunde können zusammen oder getrennt untergebracht, je nachdem, wie die Gästebetreuung gestaltet ist. Dabei kann auch eine Mischung gewählt werden, indem die Leute neben einer einzigen Person gesetzt werden, die sie bereits kennen.

Auf diese Weise genießen die Gäste einen vertrauten Komfort, während sie sich dabei verflechten und neue Leute kennenlernen.

Die Zwillinge

Setze ähnliche Personencharaktere nebeneinander. Das bedeutet, Gäste mit ähnlichen Interessen, einen Sinn für Humor und so weiter. Sie werden es wahrscheinlich leichter damit haben, miteinander sozial zu bleiben.

Baby an Bord

Eltern und ihre kleinen Kinder können am besten in der Nähe der Türen platziert werden, das heißt… wenn Du es dir vorstellen kannst, wie es mit Kindern ist. Die Toiletten sollten dabei zugänglich sein. Wenn die Kinder etwas älter sind, dann haben sie vielleicht den größten Spaß an einem separaten Kindertisch.

Die goldenen Oldies

Ältere Menschen benötigen möglicherweise einen einfachen Zugang zu den Toiletten. Denke bitte daran, wenn die Sitzplatzordnung geplant wird. Stelle sicher, dass ältere Menschen nicht angerempelt werden mögen oder gar ihre Sitzplätze verlieren: Platziere sie daher nicht an Tischen, die später während des Events entfernt werden müssen.

Ein älterer Mann und eine Frau, die an einem Tisch sitzen
Denn ältere Menschen haben möglicherweise besondere Bedürfnisse. Achte also darauf, wo sie untergebracht werden.

Ein Hörverlust oder ein Sehverlust können es zudem schwierig machen, die Handlung zu sehen. Versuche daher, ältere Menschen näher an die Hauptaktivitäten des Events heranzuführen.

Die Tischtechnik

Du hattest doch nicht vor, dies mit Bleistift und Papier auszuführen, oder?

Doch nicht, wenn Du Sitzplatz- und Tischordnungtools wie ein digitaler Profi verwenden kannst! Möglicherweise findest Du sogar eine fertige Tischordnung-Vorlage, die du verwenden kannst. Schaue die diese drei Software-Tools für einen perfekten Entwurf an.

1. PerfectTablePlan

Dies ist ein umfassendes Tool, das Du über ein Abonnement auf mehreren Desktops und Laptops verwenden kannst. Neben einer umfassenden Sitzplatz- und Tischordnung, kannst Du dich auch mit den Speisen für die Gäste und besonderen Unterkünften befassen. PerfectTablePlan funktioniert in einer Reihe von unterschiedlichen Eventgrößen.

2. Edraw

Für die visuell orientierten Entwürfe, bietet Edraw eine hilfreiche Auswahl an Symbolen. Diese können über eine illustrierte Vogelperspektive des Raumes angeordnet werden. Künstlerische Veranstalter können dann ihre idealen Setups zeichnen. Das macht Spaß!

3. Toptableplanner

Der mobil zugängliche Tischordnungsentwurf deiner Träume. Diese Plattform wird ausschließlich online genutzt. Die Erreichbarkeit über das Telefon bedeutet, dass Du während eines geschäftigen Tages trotzdem alle Arten von Ergänzungen vornehmen kannst, unabhängig davon, wo du dich gerade befindest.

Die Jugend heutzutage…

Wenn es ein längeres Event ist, dann brauchen Kinder möglicherweise ein wenig Unterhaltung. Beispielsweise Goodie-Bags oder andere Partyartikel, können dieses Problem ein wenig lösen. Vermeide Dinge wie Flüssigkeiten und Spielzeug, das Schmutz generiert. Kleine Zeichen-Sets sind eine perfekte Option, um sie ordentlich zu beschäftigen.

Wo sind wir?

Die Gäste sollten kein Ratespiel spielen müssen, bevor sie ihre Plätze oder die Tische ausfindig machen können. In der Nähe des Eingangs zum Sitzbereich sollte daher eine Tabelle mit dem Lageplan angezeigt werden.

Gute Ideen für die Tischordnung wie diese mit Tischetiketten.
Es ist keine Party ohne Tischetiketten.

Du kannst (und solltest) auch Karten oder Plakate auf die Tische legen, um dort anzuzeigen, welcher Tisch für wem gedacht ist.

Tipp: Verleihe den Tischetiketten mit einigen tollen Stildesigns und tollen Geschmack.

Das künstlerische Zeug

Es muss sich nicht nur um alphabetisch sortierte Sitzmöbel und Beschriftungen für numerische Tabellen handeln. Probiere einige dieser kreativen Ideen für die Sitzplatz- und Tischordnung aus.

Was steckt also hinter einem Namen?

Finde ein lustiges Thema für deine Tische! Dies liegt ganz in deiner kreativen Hand, auch wenn die Gäste gerne Bescheid wissen.

Beispielsweise kannst Du die Tische nach Star Trek-Charakteren oder berühmten Tanzbewegungen benennen. Du könntest sogar einen kleinen Freundschaftswettbewerb veranstalten. („Welcher Tisch ist nach dem größten Mob-Boss aller Zeiten benannt?“)

Alles geschmückt

Verschönere die Tische mit Partygeschenken, Glitzer, dekorativen Plakaten, Bücher für den Kaffeetische oder allem anderen, was zum Event beiträgt. Dies kann den Gästen auch bei unerwarteten Ausfallzeiten ein wenig Abhilfe verschaffen.

Lege die Tischdekorationen bereits vor dem Event aus, um sicherzustellen, dass alles auch passt. Weniger ist mehr: Du möchtest die Tische schließlich nicht überladen!

Tipp: Lerne die sagenumwobene Kunst der Tischdekoration und gebe deinen Gästen etwas zum Erinnern.

Nehme bitte doch Platz

Es war noch nie so nachdenklich, aufgefordert zu werden, sich hinzusetzen. Was sind deine geheimen Sitzplatz- und Tischordnung-Techniken? Schreibe uns dies unten in den Kommentaren.

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12 Punkte für einen Triumph: Wie ein Sportevent zu veranstalten ist

Die Planung eines Events kann durchaus stressig sein, doch nur wenige Events bieten so viel Action an wie ein Sportevent.

Wir haben einen Leitfaden für die Organisation eines Sportevents zusammengestellt, damit Du an diesem Tag den Überblick behältst.

Hier erfährst du alles über…

  • Was sollte an diesem Tag mehrfach überprüft werden
  • Wie Du dein Team vorbereiten kannst
  • Was für die Teilnehmer und Sportler vorzubereiten ist
  • Wie man das Event mit Bildern bewirbt
  • Was tun, wenn alles vorbei ist

1. Überprüfe die Wettervorhersage

Wenn das Sportevent im Freien stattfindet, ist es besonders wichtig, zuvor die Wettervorhersage am Eventtag zu überprüfen.

Du hast es möglicherweise im Voraus überprüft, doch – wie wir alle wissen – kann sich das Wetter im Handumdrehen ändern.

Dies gilt insbesondere dann, wenn das Event in einer Region stattfindet, in der nahezu alle vier Jahreszeiten an einem einzigen Tag erlebt werden kann.

Tipp: Auf der Met Office Webseite kannst Du kinderleicht die Wettervorhersage überprüfen. Doch auch Querverweise zu anderen Quellen wie BBC Weather und Accuweather, können dabei verwendet werden.

2. Weise deinen Sportevent-Team gut ein

Es ist wichtig, dass Du deinen Event-Team informierst, bevor die Teilnehmer und Sportler eintreffen.

Dabei kannst Du einen Zeitplan des Events ausdrucken und an alle Teammitglieder und Freiwilligen verteilen, sodass jedermann gleich informiert ist – im wahrsten Sinne des Wortes.

Stelle dabei sicher, dass der Erste-Hilfe-Helfer über alles verfügt, was er bei einem Unfall oder einer Sportverletzung eines Spielers benötigt.

Ihre Freiwilligen sollten über alle Werkzeuge verfügen, die sie für ihre Arbeit benötigen. Dein Team sollte zudem auch wissen, wer der Ansprechpartner ist, sobald während des Events Probleme auftreten.

Der Sinn einer Teambesprechung ist es, darin sicherzustellen, dass der Umfang des Mikromanagements minimiert werden kann, sobald ein Event beginnt.

Tipp: Lese in unserem Leitfaden, wie die Leistung eines Event-Teams bewertet werden kann, damit Kenntnis darüber gewonnen wird, welche Details während des Briefings behandelt werden müssen.

3. Mache eine Gesundheits- und Sicherheitsrunde

Wenn Du ein Sportevent veranstaltest, dann ist es zuvor eine gute Idee, am Tag des Spiels einen Gesundheits- und Sicherheitscheck durchzuführen.

Als guter Eventplaner, hast Du bereits die gesamte Gesundheits- und Sicherheitsplanung im Voraus durchgeführt. Doch ist es stets eine gute Idee, diese erneut zu überprüfen, ob sich möglicherweise etwas verändert hat.

Die Durchführung eines Sportevents: Führe einen Gesundheits- und Sicherheitscheck durch.
Führe eine Gesundheits- und Sicherheitsüberprüfung durch.

Tipp: Informiere dich in unserem Leitfaden zu den Themen Gesundheit und Sicherheit sowie über alles, was Du wissen musst.

4. Überprüfe die technische Ausrüstung

Wenn Du einen größeren Sportevent veranstaltest, benötigst Du möglicherweise Mikrofone, diverse Soundsysteme und sogar eine Bühne, um mit den Teilnehmern zu kommunizieren.

Stelle dabei sicher, dass alle technischen Geräte ordnungsgemäß funktionieren. Auf diese Weise gewinnst Du Kenntnis darüber, dass es keine technischen Probleme gibt, sobald Ankündigungen vorgenommen werden müssen.

Doch sollten auch Probleme mit dem Sound vermieden werden, wenn beispielsweise jemand in Bezug auf einer Sportverletzung alarmiert werden soll.

Tipp: Lese in dieser Anleitung wie ein stressfreier Soundcheck durchgeführt werden kann, um gut vorbereitet zu sein.

5. Bereite die Sportgeräte vor

Stellst Du selbst die Ausrüstung für die Sportler zur Verfügung? Stelle zuvor sicher, dass alles Nötige bereit und vorbereitet ist, sobald diese eintreffen. Sofern die Sportler ihre eigene Ausrüstung mitbringen, solltest Du ihnen auch einen Platz zur Verfügung stellen, in dem die Gerätschaften untergebracht werden können.

Tipp: Du kannst beispielsweise gute Angebote für Sportgeräte online finden oder gute gebrauchte Sportgeräte bei eBay entdecken

6. Besorge die Erfrischungen

Unabhängig davon, welche Art von Sportevent Du veranstaltest, ist es dennoch wichtig, dass die Sportler (sowie auch die Teilnehmer) stets mit Erfrischungen versorgt sind.

Sofern die Tickets für das Sportevent auch Erfrischungen enthalten, stelle dabei sicher, dass die Begrüßungsgetränke bereits bei der Ankunft der Gäste zur Verfügung stehen.

Reichlich Mineralwasser für die Sportler, sollte ebenfalls vorhanden sein. Die Sportler und Teilnehmer werden wahrscheinlich auch einige Snacks wie Obst- und Proteinriegel zu schätzen wissen.

Tipp: Verwende dafür diesen Leitfaden anlässlich sommerliche Getränke für Sportevents, um dich davon inspirieren zu lassen.

7. Richte Wettbewerbspreise aus

Sofern die Sportler um Wettbewerbspreise antreten, dann stelle zuvor sicher, dass die Trophäen poliert und ordentlich aufgereiht sind, damit jeder sie auch sehen kann.

So veranstaltest Du einen Sportevent: Richte zu Gewinntrophäen aus.
Richte Wettbewerbsgewinne aus.

Sofern besonders wertvolle Preise verliehen werden, dann sorge für die ausreichende Sicherheit.

Tipp: Sind die Gewinnerpreise noch nicht bestellt worden? Schaue Dir doch diesen Auszeichnungs- und Medaillenlieferanten an.

8. Registriere und informiere die Teilnehmer

Im Falle eines großen Sportevents ist es besonders wichtig, dass die Registrierungstabelle gut vorbereitet ist, damit alle teilnehmenden Personen im Auge behalten werden können. Dies macht es zudem auch einfacher, ein Nichterscheinen schnell nachgehen zu können.

Es ist zudem eine gute Idee, einige Eventprogramme zur Hand zu haben, mit denen die Teilnehmer eingewiesen werden können. Fügen beispielsweise eine Karte hinzu, sobald mehrere Spiele gleichzeitig aktiv sind.

Tipp: Auf einer Website wie Canva, kann ein Eventprogramm besonders schnell und einfach erstellt werden.

9. Nehme Fotos und Videos auf

Es ist unglaublich wichtig, die Videokameras vorzubereiten und einen engagierten Fotografen vor Ort zu haben, der das Sportevent professionell dokumentieren kann.

Denn die Sportfans lieben es, das besondere Event am Ende noch einmal zu erleben. Die Bilder und das Videomaterial sind auch für die Nachverfolgung des Events und für das Bewerben in den sozialen Medien von unschätzbarem Wert.

Tipp: Lese in unserem Leitfaden, wie ein qualifizierter Eventfotograf gefunden werden kann.

10. Fördere das Teilen in den sozialen Medien

Du bist möglicherweise nicht der Einzige, der daran interessiert ist, die Geschehnisse während des Sportevents mitzuteilen.

Daher solltest Du die Teilnehmer, Sportler und Freiwillige darin ermutigen, die Eventgeschehnisse direkt in den sozialen Medien zu teilen.

Erstelle speziell dafür einen Event-Hashtag für Social Media-Plattformen wie Instagram und Twitter. Auf diese Weise wird es für alle in den sozialen Medien besonders einfach sein, die Ereignisse direkt zu verfolgen.

Tipp: In diesem Handbuch erfährst Du, warum und wie ein Event-Hashtag erstellt werden kann.

11. Verleihe Siegerpreise aus

Sobald die Sportler eine spektakuläre Leistung gezeigt haben, ist es dafür an der Zeit, die Siegerpreise zu verleihen.

Die Preisverleihung ist dabei die Chance, als einen Eventplaner zu glänzen. Sofern Du mit öffentlichen Reden nicht vertraut bist, dann überlasse dies einem Mitglied deines Teams.

12. Packe zusammen und nehme Abschied

Sobald alles gesagt und getan ist, dann ist es an der Zeit, sich von allen Teilnehmern zu verabschieden. Bedanke dich bei den Sportlern für ihre hervorragende Leistung und packe die gesamte Ausrüstung ein.

Sofern das Event im Freien stattgefunden hatte, solltest Du sehr darauf achten, dass kein Müll zurückgeblieben ist. Dies ist nicht nur umweltschädlich, sondern kann auch mit Bußgeldern verbunden sein.

Bereits erschöpft?

Das musst du nicht sein.

Wische Dir die Stirn, sorge für Elektrolyte und bereiten dich auf die letzte Runde vor: das Follow-up.