Dein Event-Notfallplan: Zuerst die Sicherheit, dann die Party

Die Bedeutung eines Notfallplans für Events sollte nie unterschätzt werden. Du kennst doch die alte Geschichte von der Ameise und der Heuschrecke. Was passiert, wenn eine Katastrophe eintritt und du nicht bereit bist? Nun, eine Katastrophe passiert.

Es ist zu Beginn mehr Arbeit, aber vertrau uns: Du wirst dir mit einem guten Notfallplan den Rücken decken wollen. Eventorganisatoren stehen an vorderster Front, wenn etwas schiefläuft. Du solltest das Kommando nicht in die Hand nehmen, ohne zu wissen, was zu tun ist.

Wenn du unseren folgenden Guide befolgst, kannst du jetzt mit der Erstellung deines eigenen Plans beginnen. Verwende diese Tipps als Beispiel und lose Basis für deinen Notfallplan für Events und arbeite dich von dort weiter.

Mit der richtigen Vorbereitung kann ein totaler Event-Killer zu einem überschaubaren Rückschlag werden.

Mach dich bereit. Sei die Ameise.

Wie du planst

Schritt eins zu einem guten Event-Notfallplan? Bedrohungen erkennen. Finde heraus, wo du anfällig für Bedrohungen bist, und baue deine Abwehr auf.

Erste Hilfe

Gesundheit und Sicherheit gehören zu den wichtigsten Anliegen von Eventorganisatoren. Lass dich nicht ohne einen Plan für medizinische Notfälle erwischen. Sorge dafür, dass einige Mitglieder deines Teams über Training in Erste-Hilfe verfügen.

Wenn dein Budget es zulässt, kannst du sogar ein Unternehmen mit Erfahrung in der Notfallmedizin anheuern. Es schadet auch nicht, AEDs (automatische externe Defibrillatoren) zur Verfügung zu haben. Vergewissere dich, dass deine Crew weiß, wie sie verwendet werden, sollte es erforderlich werden.

Tipp: Du bist Eventorganisator, kein Arzt! Trotzdem solltest du und dein Team die Grundlagen der Ersten Hilfe nur für den Fall kennen.

Katastrophen

Sei bereit für eine Reihe großer Notfälle. Was würden deine Teilnehmer beispielsweise tun, wenn es brennt? Könntest du ihnen Anweisungen geben, sobald Gefahr besteht? Hier sind einige Fragen, die du dir während der Vorbereitung stellen solltest:

• Sind die Treppenhäuser belüftet?
• Gibt es Notfallpläne? Sie sind über am Veranstaltungsort verteilt? Ist deinem Team das Layout der Veranstaltungsorte bekannt?
• Spricht einer deiner Mitarbeiter mehrere Sprachen? (Kommunikation ist in Notfällen der Schlüssel.)
• Hast du einen Plan für Terrorattacken? Was passiert bei einer Bombendrohung?
• Gibt es eine Notstromquelle bei extremen Schlechtwetter?
• Hat dein Veranstaltungsort automatisierte Brandschutztüren?
• Wie lange würde es dauern, bis die Behörden reagieren? (Feuerwehr, Polizei usw.)
• Wie hältst du die Hauptzufahrten und Einfahrten frei?

Tipp: Erstelle einen guten Notfallplan, indem du zuerst herausfindest, ob ein Veranstaltungsort für dein nächstes Event sicher ist.

Technische Aspekte

Moderne Veranstaltungen nutzen viel Technik. Was würdest du tun, wenn dein Ticketlesesystem abstürzt? Oder was ist, wenn das Soundsystem nicht funktioniert und niemand deinen Gastredner hören kann?

AV-Techniker, die solche Probleme beheben, sind wichtige Mitglieder deines Veranstaltungsteams. Es liegt in ihrer Verantwortung, die Technik vor und während der Veranstaltung zu überprüfen.

Wenn du über wichtige Dateien wie Videos oder andere Medien verfügst, verwende Festplatten und USB-Sticks. Cloud-Speicher sind webabhängig und du weißt nie, wann Verbindungsprobleme auftreten können.

Bei einem Geräteausfall solltest du auch Backups bereithaben.

Absagen

Der Comedian, den du für dein Event verpflichtet hast? Tja, er hat in letzter Sekunde abgesagt Stelle sicher, dass du einen Backup-Performer hast.

Ein solches Backup auf Reserve zu haben kann dir Extrakosten bescheren, aber es ist besser, als Rückerstattungen auszahlen zu müssen, wenn dein Haupt-Performer abspringt.

Das gilt auch für den Fall, dass einige deiner Mitarbeiter es nicht zum Event schaffen. Dann solltest du auf jeden Fall Ersatzmitarbeiter haben, die du in diesem Fall anrufen kannst.

Tipp:Geh mit der gefürchtete Absage mit diesen Vorschlägen richtig um.

Teilnahme

Wenn ein großer Teil deiner Teilnehmer nicht kommt, kann dies ein absoluter Event-Killer sein. Zulieferer machen keine Gewinne und du hast nicht genügend Filmmaterial, das du online teilen kannst.

Noch schlimmer ist, dass deine Teilnehmer sich möglicherweise fühlen, als hätten sie einen Fehler gemacht, zu deinem Event zu kommen Sie könnten davon ausgehen, dass die spärliche Anwesenheit eine geringe Qualität deines Events bedeutet.

Das kann vor Ort jedoch nicht behoben werden. E-Mail-Erinnerungen können jedoch dazu beitragen, die Anzahl an Teilnehmern, die nicht erscheinen, zu begrenzen. Darüber hinaus entsteht durch das Verlangen von Ticketgebühren ein Gefühl der Investition: deine Teilnehmer werden eher erscheinen, wenn sie dafür bezahlt haben.

Und natürlich solltest du dir vor dem Event genügend Zeit für den Ticketverkauf und das Marketing geben.

Tipp:Vermeide niedrige Besucherzahlen mit diesen Tipps für den Verkauf von Tickets.

Speisen und Getränke

Das Essen muss frisch sein. Das heißt, Event-Snacks können nicht im Vorhinein vorbereitet werden. Es kann auch passieren, dass das Essen verdorben, ruiniert oder einfach ungenießbar ist. Wenn dein Caterer es nicht zu deinem Event schafft, wirst du froh sein, ein Backup zu haben.

Es kann auch eine gute Idee sein, zwei separate Caterer zu beauftragen. Wenn du das zusätzliche Essen nicht benötigst, bekommen deine Mitarbeiter ein kostenloses Mittagessen.

Tipp:Einige Caterer wie StandByChef bieten Last-Minute-Catering-Services an, die bis 48 Stunden vor dem Event Speisen und Getränke anbieten.

Sicherheit

Ja, Gatecrasher sind ein Problem. Ganz zu schweigen von Rüpel-Teilnehmern und Schlägereien vor Ort, die mehr als nur die gelegentliche Unstimmigkeit sind.

Den Eingang richtig zu managen ist eine einfache Möglichkeit, sich auf Sicherheitsbedrohungen vorzubereiten. Selbst ein kleines Team von uniformierten Security-Mitarbeitern kann Teilnehmer von Beginn an davon abhalten, Probleme zu verursachen. Sicherheit ist ein wichtiger Aspekt eines jeden Event-Notfallplans. Geize also nicht bei der Sicherheit, für den Fall, dass du sie brauchst.

Tipp:Event-Security-Unternehmensind in der Regel der effektivste Weg, um alle Teilnehmer zu schützen.

Die Befehlskette

Selbst ein Team mit einem Event-Notfallplan ist möglicherweise nicht für einen Notfall gerüstet. Es sollte absolut gar keine Verwirrungen oder Streitigkeiten geben, wenn ein Notfall eintritt.

Eine Befehlskette stellt klar, wer das Sagen hat. Jeder in deinem Team sollte über Bescheid wissen, wer welche Entscheidungen trifft. Sie sollten wissen, welche Vorteile und Gründe das Übertragen von Verantwortung hat.

Für jedes Teammitglied sollten individuelle Verantwortlichkeiten festgelegt werden. Schnelle und entschlossene Maßnahmen retten den Tag.

Eine Vorlage für einen Basis-Notfallplan

Der tatsächliche Plan sollte in einem einfachen Dokument beschrieben werden. Auf diese Weise kannst du ihn mit deinem Veranstaltungsteam und anderen Mitarbeitern teilen. Verwende die folgenden Punkte als kurze Vorlage für den Notfallplan.

Das Szenario

Liste die Bedrohung auf. Du kannst auch beschreiben, warum es eine Bedrohung ist, und die Folgen dieser Bedrohung, wenn auf sie nicht reagiert wird.

Beispiel:„Ein Feuer kann sich schnell ausbreiten. Es gefährdet das Leben aller Menschen in der Nähe und zerstört teures Eigentum.“

Bereitschaftsplan

Angriff ist die beste Verteidigung. Liste auf, wie du grundlegende Sicherheitsvorkehrungen treffen wirst. Abhängig von der Bedrohung kann das Notfallübungen, Equipmentüberprüfungen oder auch nur Teampläne für das Management von Krankenständen umfassen.

Beispiel:„Mach dich mit dem Lageplan des Gebäudes vertraut. Jeder Mitarbeiter sollte wissen, wo sich die Ausgänge und Alarme befinden. Nach dem heutigen Treffen des Notfallplans werden wir eine Feuerübung durchführen. “

Reaktionsprotokoll

Erläutere das Wesentliche der Bekämpfung einer Bedrohung. Was ist der Kern des Problems und was ist deine Philosophie, wenn es darum geht, es zu beheben?

Beispiel:„Unsere Priorität ist die Sicherheit. Das erste, was zu tun ist, wenn du ein Feuer entdeckst? Alarm schlagen. Dann sofort das Gebäude verlassen, in Bodennähe bleiben und Rauch vermeiden. Jeder muss so schnell wie möglich das Gebäude verlassen. Ruf die Notrufnummer erst dann an, wenn du einen sicheren Bereich außerhalb des Gebäudes erreicht haben. “

Tipp:Erstelle einen Plan mit einer Zeitleiste, die die Mitarbeiter im Notfall befolgen können.

Wie war der Plan nochmal?

Vorsicht ist besser als Nachsicht. Lass uns doch einen Kommentar unten da, wenn du schon einmal Erfahrung mit Notfällen gemacht hast!