Der Guide zur Evaluierung von Events: 10 Schritte zur Messung deines Erfolges

Warum brauchst du einen Guide, der dir erklärt, wie du Events auswertest?

Es ist essenziell, dass du den Erfolg deines Events misst, wenn du planst, künftig mehr Events zu organisieren.

Eine gründliche Evaluierung deines Events hilft dir, folgendes zu verstehen:

• Was funktioniert hat und was nicht
• Ob du die Erwartungen deiner Gäste erfüllt hast
• Wie gut dein Marketing war
• Ob dein Budget und deine Timeline realistisch waren
• Worauf du nächstes Mal besser achten musst

In anderen Worten: Du wirst deine Fähigkeiten als Eventplaner verbessern, wenn du deine eigenen Leistungen kritisch betrachtest. Es verleiht dir mehr Selbstvertrauen und hilft dir, die Kunst der Eventplanung zu perfektionieren.

Schritt 1: Orientiere dich an SMART(en) Zielen

SMART(e) Ziele sind eine beliebte Methode, um Erfolg zu messen. Deine Ziele sollten specific (spezifisch), measurable (messbar), assignable (zuweisbar), realistic (realistisch) und time-related (zeitbezogen) sein. SMART eben.

Specific – spezifisch

Je spezifischer du bist, desto genauer kannst du dein Event evaluieren. Es ist auch einfacher, deinem Team ein spezifisches Ziel zu vermitteln.

Measurable – messbar

Es ist nützlich, wenn du Erfolge quantifizierst und sie mit einer Zahl versiehst. Diese Zahl kann Ticketverkäufe, gesammelte Spenden oder Social-Media-Interaktionen sein.

Assignable – zuweisbar

Jedes Ziel sollte einer Person oder einem Team zugewiesen werden. Auf diese Weise weißt du, wer schlussendlich für das Erreichen dieses Ziels verantwortlich ist.

Realistic – realistisch

Dass deine Ziele realistisch sind, ist vermutlich am wichtigsten. Wenn du keine realistischen Ziele setzen kannst, wirst du wahrscheinlich auch mit deinem Event scheitern.

Time-related – zeitbezogen

Zu guter Letzt solltest du einen Zeitrahmen definieren, in dem du deine Ziele erreichen willst. Das können Monate, Wochen oder Tag sein, abhängig von der Größe deines Events.

Schritt 2: Vergleiche dein Event mit denen der Konkurrenz

Jetzt, da du deine SMART(en) Ziele etabliert hast, kannst du damit beginnen, dir Events der Konkurrenz anzusehen. Ihre Resultate geben dir Hinweise darauf, wie erfolgreich du verglichen mit ihnen warst.

Es ist dabei wichtig, dass du dir dabei Events ansiehst, die deinem so ähnlich wie möglich sind. Vergleiche Äpfel nicht mit Birnen. Wenn dein Event ein kleines, lokales Musikfestival ist, vergleiche es nicht mit Glastonbury.

Schritt 3: Stelle während des Events Beobachtungen an

Eine deiner Hauptaufgaben während des Events selbst ist es, zuzuhören und zuzusehen. Stelle Beobachtungen an und finde heraus, wie die Dinge laufen. Amüsieren sich die Gäste? Hat dein Team Schwierigkeiten?

Nutze dein Handy oder ein Notizbuch, um dir diese Beobachtungen zu notieren. So kannst du dich besser daran erinnern, was passiert ist.

Wenn eine schlechte Sache passiert ist, vergisst du vielleicht auf alle guten Sachen, die passiert sind…oder umgekehrt.

Schritt 4: Bitte Gäste um Feedback

Scheue nicht davor zurück, deine Gäste zu fragen, was sie vom Event halten. Du kannst sie direkt fragen und dir ihr Feedback notieren.

Eine spaßigere Art und Weise, Feedback zu bekommen, ist, es Teil deines Events zu machen. Du könntest beispielsweise deinen Gästen Goodie Bags anbieten, wenn sie im Gegenzug Feedback auf deiner Event-App oder -Website hinterlassen.

Du kannst es auch interaktiv gestalten, indem du zwei Mülleimer beim Ausgang aufstellst. Bitte deine Gäste, ihren Müll in einen Abfallbehälter zu werfen, wenn ihnen dein Event gefallen hat, und den anderen zu benutzen, wenn es ihnen nicht gefallen hat.

Schritt 5: Versende Feedbackumfragen nach dem Event

Es ist wichtig, dass du so viel Feedback bekommst, wie nur möglich. Deshalb empfehlen wir dir, nicht nur am Tag des Events Feedback einzuholen, sondern auch danach.

Es gibt eine Reihe an Online-Tools (wie etwa Survey Monkey), die du dafür nutzen kannst. Mit ihnen kannst du schnell und unkompliziert Feedback-Fragebögen erstellen.

Alternativ kannst du deinen eigenen Feedback-Fragebogen erstellen und ihn an deine Gäste schicken. Bedanke dich bei ihnen für ihre Teilnahme und erkläre ihnen, warum dir ihr Feedback so wichtig ist.

Bitte sie dann, jeden Teil des Events auf einer Skala von 1 bis 5 oder 1 bis 10 zu bewerten:

• Das Event gesamt
• Veranstaltungsort und Einrichtungen
• Essen und Trinken
• Sprecher und Entertainer
• Wie sehr sie das Event weiterempfehlen würden

Du solltest den Gästen auch Platz bieten, um zusätzliche Kommentare hinterlassen zu können.

Tipp: Sieh dir für Beispielfragen für Event-Feedback diesen Guide an.

Schritt 6: Sammle Presseausschnitte und Medienberichterstattungen

Wenn du angemessene Medienarbeit geleistet hast, kannst du einige Erwähnungen in der Presse erwarten.

Eine gute Möglichkeit, Medienerwähnungen im Auge zu behalten, ist die Einrichtung eines Google Alerts mit dem Namen deines Events.

Du solltest auch Erwähnungen auf sozialen Medien im Auge behalten, da es von ihnen vermutlich mehr geben wird.

Schritt 7: Sieh dir das Engagement auf Social Media an

Jedes soziale Netzwerk bietet dir Tools zur Datenanalyse, die dir Erkenntnisse zu deinen Posts und Followern geben.

Anhand dieser Tools kannst du Folgendes auswerten:

• Likes
• Kommentare
• Shares
• Mentions
• Follower

Du bist vermutlich auf mehreren sozialen Plattformen unterwegs. Zum Glück gibt es Tools zur Beobachtung von Social Media wie Hootsuite, die alle Daten sammeln.

Natürlich erzählen dir die Zahlen nur einen Teil der Geschichte.

Vielleicht bist du daran interessiert, was genau die Menschen über dein Event sagen. Für diesen Zweck gibt es Tools wie Spezify.

Schritt 8: Addiere die Teilnehmerzahlen

Auf Social Media erwähnt zu werden ist nett, aber echte Zahlen zu deinem Event sind besser. Du solltest ein Ticketing-System haben, mit dem zu Teilnehmerzahlen dokumentieren kannst.

Ein gutes Ticketing-System sagt dir:

• Wie deine Gäste von deinem Event erfahren haben
• Welche Bezahlmethode deine Gäste bevorzugen
• Wie und wann sie eingecheckt haben

Es sollte dir auch sagen können, wie viele Menschen sich registriert haben, aber nicht erschienen sind. So kannst du eventuell auch mehr über diejenigen herausfinden, die nicht erschienen sind.

Schritt 9: Sieh dir dein Eventbudget an

Es geht immer ums Geld. Zumindest in den meisten Fällen.

Du hast vor deinem Event schon ein Budget festgelegt. Jetzt ist es Zeit, zu sehen, wie gut du dich an dein Budget gehalten hast (und ob du einen Gewinn gemacht hast).

Rechne alle Ausgaben zusammen: die Miete für den Veranstaltungsort, die Kosten des Equipments, das Catering und so weiter. Rechne dir dann aus, wie viel Geld du durch den Verkauf von Tickets eingenommen hast.

Ziehe dann die Ausgaben ab…und voilà!

Du solltest dabei etwaige Sonderdeals, die du mit Anbietern und Zulieferern abgeschlossen hast, bedenken. Wenn du keine abgeschlossen hast, finde heraus, ob du für das nächste Event einen Deal eingehen mit ihnen kannst.

Schritt 10: Halte eine Nachbesprechung mit deinem Event-Team ab

Die Meinungen deiner Gäste und Sponsoren sind nicht die einzigen, denen du dich widmen solltest. Vergiss nicht, auch deinem Team zuzuhören.

Es ist immer eine gute Idee, eine Nachbesprechung abzuhalten, nachdem sich der Staub etwas gelegt hat. Frag jeden, was für sie gut geklappt hat, und was für sie beim nächsten Mal besser laufen könnte.

Du solltest dir auch Meinungen von den Rednern oder Entertainern einholen, die bei deinem Event aufgetreten sind. Vielleicht springen ja dabei ein paar gute Zitate heraus, die du auf Social Media posten kannst.

Zur Zusammenfassung

Jetzt weißt du, warum du einen Guide brauchst, der dir erklärt, wie du Events richtig evaluierst. Es gibt jede Menge zu bedenken.

Hier ist noch einmal zusammenfassend gesagt, was du tun musst:

• Orientiere dich an SMART(en) Zielen
• Vergleiche dein Event mit denen relevanter Konkurrenten
• Führe während dem Event Beobachtungen durch
• Bitte deine Gäste am Tag des Events um Feedback
• Führe danach weitere Feedback-Umfragen durch
• Halte nach Erwähnungen in den Medien Ausschau
• Analysiere Social-Media-Daten
• Errechne wie viele Menschen teilgenommen haben
• Rechne die Zahlen deines Event-Budgets zusammen
• Hol dir Feedback von deinem Team

Halte all diese Punkte ein und schon hast du eine detaillierte Analyse über den Erfolg deines Events.

Viel Glück bei der Evaluierung deines Events!