Der ultimative Leitfaden für ein erfolgreiches Wohltätigkeitsevent

Wenn Du ein Event veranstaltest, um Spenden für einen guten Zweck zu sammeln, dann hast Du wohl möglich den Jackpot geknackt. Denn wir haben alles, was es nur über das Thema zu wissen gibt, in diesem ultimativen Leitfaden für ein erfolgreiches Wohltätigkeitsevent zusammengefasst.

Dieser Guide enthält:

• Wie die Entwurfsphase optimal genutzt werden kann
• Möglichkeiten, wie ein Wohltätigkeitsevent gar kostenlos promotet werden kann
• Was am Tag des Events als Veranstalter zu tun ist
• Wie Gäste während des Follow-ups zu aktiven Spendern werden

1. Das Entwerfen eines Wohltätigkeitsevents

Ein Wohltätigkeitsevent, gehört zu eines von den Events, das am schwierigsten zu entwerfen ist. Es muss nicht nur alles berücksichtigt werden, das bereits in anderen Eventarten zu finden ist, sondern auch hinzukommend, einen guten Zweck zu unterstützen.

Hier findest Du eine kurze Zusammenfassung aller Aspekte, die in der Planungsphase berücksichtigt werden müssen:

Das Motto

Stelle dabei sicher, dass das Event-Thema mit dem gemeinnützigen Zweck übereinstimmt, für das Geld gesammelt wird.

Die Ziele

Lege ein messbares Ziel fest, wie viel Geld gesammelt oder wie viele Spender anzumelden sind.

Das Budget

Erstelle ein Budget, das die Unterhaltung, den Eventort, das Catering, das Personal, das Marketing und die Sicherheit des Events berücksichtigt.

Die Freiwilligen

Rekrutiere Freiwillige, die beim veranstalten des Events helfen können und zudem sicherstellen, dass es am Tag des Events reibungslos verläuft.

Die Sponsoren

Wende dich an potenzielle Sponsoren, um die Kosten des Events im Austausch für die Markenbekanntheit decken zu können.

Die Spenden

Finde einen Weg, um Spenden wie Ticket- und Warenverkäufe entgegenzunehmen.

Die Vendoren

Recherchiere nach Event-Vendoren wie beispielsweise einen Catering, den Fotografen, einem Equipmentverleih sowie einen Medienplaner.

Das Rekrutieren von Freiwilligen kann oft dabei der erste Schritt sein. Auf diese Weise können viele andere Aufgaben weiter delegiert werden, die auf der Aufgabenliste zu finden sind.

Was jetzt zu tun ist

Wir haben einen ausführlichen Artikel zusammengestellt, in dem detailliert beschrieben wird, wie die oben genannten Punkte zu behandeln sind. Desweiteren haben wir eine Liste von Fundraising-Ideen, von denen Du dich inspirieren lassen kannst. Lese doch einfach beide, um sicherzustellen, dass alle nötigen Grundlagen abgedeckt sind.

Lese weiter: So entwirfst Du ein Wohltätigkeitsevent: 10 wichtige Schritte sowie 61 einzigartige Ideen für ein Wohltätigkeitsevent.

2. Das Promoten des Wohltätigkeitsevents

Ein Wohltätigkeitsevent muss zunächst wie jede andere Art von Event promotet werden. Doch wenn es darum geht, einen guten Zweck zu unterstützen, muss Vorsicht gewaltet werden, wohin denn das Geld fließt.

Hier sind einige Punkte, die beim Promoten einer Spendenaktion berücksichtigt werden sollte:

Das Budget

Achte darauf, wie viel Geld in das Promoten investiert wird und auf welche Kanäle dies geschieht.

Die Marke

Sei ruhig dabei wählerisch, wo Du promotest und achte zudem darauf, dass das Marketing mit der Marke und dessen Stimme übereinstimmt.

Die Straßenteams

Bitte deine Event-Freiwilligen darum, auch als ein Straßenteam zu agieren, um dir online als auch offline zu helfen.

Die Botschaft

Füge die Kernbotschaft des Wohltätigkeitsevents in sämtliches Promoting-Material ein, um darin den guten Zweck hervorzuheben.

Das Social Media

Nutze Social Media für eine kostenlose Werbung und um den Bekanntheitsgrad deines Events zu maximieren.

Die Influencer

Finde heraus, ob Du Social-Media-Influencer finden kannst, die Sympathien für deine Sache haben und dir beim Promoten des Events helfen.

Das Ticketing

Finde einen Ticketing-Partner, der dir einen Rabatt für Wohltätigkeitsevents gewährt.

Radio und Zeitungen

Erkundige dich beim lokalen Radio und die Zeitungen, ob sie deinen Event kostenlos oder mit einer Ermäßigung hervorheben.

Wohltätigkeitsevents haben gegenüber anderen Events den Vorteil, dass viele Menschen und Institutionen gerne dabei unterstützen. Habe davor keine Angst, um Gefälligkeiten und Rabatte zu bitten!

Was jetzt zu tun ist

Wir wissen, dass es schwierig sein kann, mit einem minimalen Budget zu promoten. Deshalb haben wir einen umfassenden Leitfaden für dich hier zusammengestellt. Klicke auf den folgenden Link, um zu erfahren, wie Du für eine Spendenaktion promoten kannst.

Lese hier weiter: 20 Möglichkeiten zur Förderung eines Wohltätigkeitsevents.

3. Die Veranstaltung eines Wohltätigkeitsevents

Als Veranstalter ist es eine Aufgabe, dafür zu sorgen, dass alle eine gute Zeit haben: sowohl die Gäste als auch die Freiwilligen. Doch solltest Du dich aber auch am Tag des Events im Promo-Modus befinden.

Hier sind einige der To-do’s für die Aufgabenliste als Veranstalter eines Wohltätigkeitsevents:

Die Besprechung

Informiere die Freiwilligen darüber, wie die Gäste begrüßt und registriert werden. Desweiteren, wie der Tag vorzubereiten ist und was im Notfall zu tun ist.

Der Ort des Events

Bereite den Eventort so vor, dass die Sitzordnungen erstellt werden, die Marken eingerichtet sind und den Gästen ein Wegweiser zur Verfügung steht.

Die Logistik

Bereite die Logistik so vor, indem überprüft wird, ob sich in letzter Minute Änderungen an Verkehr und Wetter ergeben hat, die zu Verzögerungen führen könnten.

Das technische Equipment

Stelle die Bühne sowie das technische Equipment wie beispielsweise Mikrofone, Soundsysteme, Bühnenbeleuchtung, Projektoren und Computer auf.

Die Begrüßung

Begrüße die Gäste bei der Ankunft, biete ihnen ein paar Häppchen an und halte möglicherweise eine kurze Begrüßungsrede.

Das Social Media

Bitte die Freiwilligen darum, dir dabei zu helfen, Fotos und Videos vom Event aufzunehmen, und ermutige die Gäste darin, ihre Bilder in den sozialen Medien zu teilen.

Das Aufräumen

Sobald die Feierlichkeiten vorbei sind, ist es an der Zeit, alles aufzuräumen und sich von den Gästen zu verabschieden.

Die Gelegenheit sollte auch dazu genutzt werden, den Freiwilligen zu fragen, wie sie sich während dem Event verstanden haben. Auf diese Weise erhältst Du einige wertvolle Einblicke, während ihr Gedächtnis noch frisch ist.

Was jetzt zu tun ist

Wir haben eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für das Veranstalten eines Wohltätigkeitsevents zusammengestellt, damit Du darin die besten Ergebnisse erzielen kannst. Über den folgenden Link gelangst Du direkt dorthin.

Lese weiter: Wie ein Wohltätigkeitsevent zu veranstalten ist (in 9 Schritten).

4. Das Follow-up nach dem Wohltätigkeitsevent

Nun, da das Event vorbei ist, hast Du hoffentlich das Spendenziel erreicht. Du solltest dich jedoch mit den Gästen in Verbindung setzen, um ermitteln zu können, ob sich darunter weitere Spendern finden lassen.

In der Follow-up-Phase des Wohltätigkeitsevents solltest Du Folgendes beachten:

Die Kennzahlen

Betrachte doch einmal, wie viele Mittel gesammelt wurden und analysiere zusätzliche Engagement-Kennzahlen mithilfe der sozialen Medien.

Das Budget

Sobald sich errechnen lässt, wie viel gespendet wurde, ist es dann an der Zeit, die Bücher zu schließen und den endgültigen übrig gebliebenen Betrag zu berechnen.

Der Content

Spender, Sponsoren und Freiwillige werden die Höhepunkte der Spendenaktion zu schätzen wissen. Stelle eine gute Aufnahme zusammen, mit dem Inhalt, der zur Verfügung stand.

Ein Dankeschön

Ein großes Dankeschön an alle ist äußerst angebracht. Eine persönliche Note trägt wesentlich dazu bei, dass sich die Freiwilligen, Sponsoren und Spender besonders geehrt fühlen.

Die Ergebnisse teilen

Neben der Dankbarkeit interessieren sich Personen, die an der Spendenaktion beteiligt waren, auch für die Ergebnisse.

Das Feedback

Sobald die Dankesnachrichten gesendet und die Ergebnisse geteilt sind, kannst Du auch ein Feedback einholen.

Die Team-Besprechung

Schließlich ist es hilfreich, das Team deiner Freiwilligen zu informieren, um darauf festzustellen zu können, ob das Ziel erreicht wurde und mögliche zukünftige Verbesserungen zu ermitteln.

Was jetzt zu tun ist

Sofern Du sicherstellen möchtest, dass die Gäste zu Spendern für wohltätige Zwecke werden, dann solltest Du unbedingt den nachstehenden Leitfaden lesen.

Lese hier weiter: 8 Ideen für die Spenderkultivierung im Wohltätigkeitsevent Follow-up.

Und fertig

Ein Wohltätigkeitsevent kann aufgrund der Budgetbeschränkung und – oft – wegen des Markenschutzes schwer umsetzbar sein. Doch nun bist Du viel besser darin ausgerüstet, um diese Herausforderungen meistern zu können.

Die wichtigsten Punkte

Hier sind die wichtigsten Punkte, die aus diesem Leitfaden entnommen werden sollten:

• Stelle sicher, dass alles rund um die Event-Veranstaltung auch mit dem gemeinnützigen Zweck in Einklang steht.
• Rekrutiere frühzeitig Freiwillige, die dich bei allen anstehenden Aufgaben unterstützen können.
• Nutze dabei so viele kostenlose Marketingkanäle (wie Social Media) wie nur möglich.
• Setze dich mit den Gästen in Verbindung, um herauszufinden, ob mehr von ihnen zu aktiven Spendern gemacht werden können.

Und das sagt es ungefähr aus! Hast Du etwas, das Du gern diesem Leitfaden hinzufügen möchtest? Schreibe bitte deine Vorschläge in den folgenden Kommentaren.