Willkommen zum ultimativen Leitfaden für eine erfolgreiche Show!
Shows gibt es in vielen Formen und Größen. Es kann sich um eine Kabarettshow, eine Comedy-Nacht, ein Slam-Poetry-Event oder eine Jazz-Performance handeln.
Bei allen ist gemeinsam, dass sie talentierte Interpreten, spektakuläre Eventorte und ein Publikum einbeziehen, das geradezu nach qualitativ hochwertiger Unterhaltung hungert.
Was du in diesem Guide erfährst
- Welche Aspekte beim Entwerfen einer Show priorisiert werden sollten.
- Die zahlreichen Möglichkeiten, wie Du dafür promoten kannst, um aktiv Tickets zu verkaufen.
- Wo die Aufmerksamkeit am Tag der Show sein muss.
- Was beim Follow-up nach einer Show zu tun ist.
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1. Eine Show zu entwerfen
In der Entwurfsphase einer Show müssen die Interpreten zunächst recherchiert werden, um mit ihnen verhandeln und schließlich buchen zu können. Doch ist dies nicht das Einzige, worüber Du dich Sorgen machen muss!
Werfen wir einen Blick auf einige Möglichkeiten, um eine Show richtig zu entwerfen:
Direkt vs. Agentur
Die Entscheidung darüber, ob ein Interpret direkt oder über eine Agentur gebucht werden soll.
Regeln und Verträge
Bespreche bereits im Vorfelde über das Warm-up, die Aufführungsdauer, Sprachbeschränkungen, die Bezahlung und die Versicherung mit der zu buchenden Aktion.
Der Ort des Events
Finde einen Eventort, der durchaus die Anzahl der Gäste aufnehmen kann, die zu erwarten sind.
Das Budget
Berechne die Kosten des Eventortes, des Interpreten und das Promoten, um darauf ein Eventbudget zu erstellen.
Das technische Equipment
Durchplane sämtliches Equipment, die für das Event erforderlich sind, z. B. die Bühnen-Inszenierung, Sound und Beleuchtung
Da es eine Menge zu entwerfen gibt, kann es sehr nützlich sein, ein Event-Team zu haben. Du kannst beispielsweise die Buchung von Künstlern an ein Teammitglied sowie die Buchung von Eventorten an ein anderes Teammitglied delegieren.
Was jetzt zu tun ist
In unserem ausführlichen Leitfaden zum Entwerfen einer Show erfährst Du, wie die Interpreten zu buchen sind und wie das Team zu rekrutieren ist.
Lese weiter: So entwirfst Du eine Show in 9 einfachen Schritten.
2. Das Promoten der Show
Im Promoten der Show verbreitest Du nämlich direkt das Wort und verkaufst aktiv Tickets. Glücklicherweise gibt es viele Möglichkeiten, um dies zu tun.
Folgendes muss daher in der Promoting-Strategie für Shows einbezogen werden:
Wissen, wer dein Zielpublikum ist
Definiere das Publikum und konzentriere dich auf die Kanäle, auf denen es auch erreichbar ist.
Die Überwachung und Anpassung
Behalte die Ergebnisse der Promotion im Auge und passe den Ansatz gegebenenfalls an.
Das kostenlose Promoting
Social Media-Plattformen wie Facebook und YouTube sind großartige Möglichkeiten, um eine Show kostenlos zu promoten.
Die bezahlte Anzeige
Bezahlte Online-Anzeigen auf denselben Social Media-Plattformen können zudem dabei helfen, die genaue Zielgruppe zu erreichen.
Die Mailingliste
Verwende deine Mailingliste, um die Show aktiv zu promoten (oder erstelle bald eine Liste, falls Du noch keine hast).
Die Pressemitteilung
Schreibe eine Pressemitteilung und wende dich an eine PR-Agentur, um von dort das Wort zu verbreiten.
Die Poster und Flyer
Entwerfe und drucke einige Plakate und Flyer, um sie an Orten mit viel Verkehr zu platzieren.
Die Straßenteams
Rekrutiere ein Straßenteam (virtuell oder physisch), um die Show online und offline zu promoten.
Printpublikationen
Schalte Anzeigen in relevanten Zeitschriften und lokalen Zeitungen.
Denn nicht alle Methoden sind auch für eine Show geeignet. Fokussiere daher die Promotion-Maßnahmen stets auf die Medien, mit denen Du deine Zielgruppe am besten erreichen kannst.
Was jetzt zu tun ist
Wir haben alle oben genannten Werbemethoden in unserem ausführlichen Leitfaden zum Promoten einer Show behandelt. Klick auf den folgenden Link, um weiterzulesen.
Lese hier weiter: So promotest Du eine Show: Die Grundlagen.
3. Das Veranstalten einer Show
Eine Show zu veranstalten kann ein sehr stressiges Unterfangen sein. Wenn Du jedoch im Voraus entwirfst, kann sich der Stress, der mit der Rolle eines Show-Veranstalters einhergeht, weitestgehend beseitigt werden.
Hier ist eine Checkliste von den Dingen, die zu erledigen sind, damit die Show wie geplant verläuft:
Die technische Probe
Überprüfe das gesamte technische Equipment: Bereite die Bühne vor, überprüfe den Sound, überprüfe die Beleuchtung und führe eine technische Probe durch.
Der Aufenthaltsraum
Weise den Interpreten einen Aufenthaltsraum zu, in dem sie sich entspannen und ihr Equipment auspacken können.
Einen Show-Zeitplan
Drucke einen Show-Zeitplan für das Eventteam und einen Verhaltenskodex für das Publikum aus.
Die Fotografie
Lasse einen Fotografen oder Videofilmer vor Ort die Höhepunkte der Show dokumentieren.
Das Social Media
Ermutige andere, das Event in sozialen Medien zu teilen, indem Du Links zu deinen Konten und deinen Event-Hashtag einrichtest.
Die Ablenkungen
Beseitige alle Ablenkungen wie Hintergrundgeräusche und Blinklichter, sobald die Interpreten auf der Bühne stehen.
Das Feedback
Bitte bereits vor Ort um ein Feedback, damit Du ein Gefühl dafür bekommst, wie das Team und das Publikum die Show erlebt haben.
Je mehr dieser Dinge bereits im Voraus erledigt werden, desto besser. Dein Hauptaugenmerk als Veranstalter sollte auf die Bedürfnisse der Interpreten und des Publikums gerichtet sein.
Was jetzt zu tun ist
Wir haben nun unseren speziellen Artikel darüber, wie eine Show zu veranstalten ist, ein wenig tiefer behandelt. Klicke auf den folgenden Link, um mehr darüber zu erfahren, was Du am Tag des Events tun solltest.
Lese weiter: Wie eine Show zu veranstalten ist (Was an diesem Tag zu tun ist).
4. Das Follow-up nach der Show
Der letzte Schritt auf dem Weg zu einer erfolgreichen Show ist das anschließende Follow-up. Es ist deine Chance, ein besseres Verständnis dafür zu bekommen, wie die Show von den Gästen und dem Team wahrgenommen wurde.
Lese die folgenden wichtigen Aufgaben, die Du während des Follow-ups für deine Show berücksichtigen solltest:
Allen ein Dankeschön senden
Bedanke dich bei allen, die zur Show gekommen sind, einschließlich die Gäste, die Sprecher, die Animateure, das Eventpersonal, die Verkäufer, Sponsoren und Spender.
Ein Feedback-Fragebogen
Erhalte wertvollen Feedback, indem Du eine Umfrage verschickst, in der Du dich erkundigst, was die Showteilnehmer mochten und was nicht. Zudem auch, was für zukünftige Shows verbessert werden kann.
Die Daten analysieren
Analysiere sämtliche verfügbaren Daten, wie beispielsweise den Ticketverkauf, das Engagement in den sozialen Medien, das Feedback der Teilnehmer, die Erwähnungen in den Medien und natürlich deinen Gewinn.
Das Budget
Bereinige das Showbudget, indem Du berechnest, wie viel Du tatsächlich mit Ticketverkäufen, Essen, Getränken und anderen Artikel verdient hast. Zudem, wie viel Du den Interpreten, dem Eventort-Management, dem Technikteam, dem Eventteam und den einzelnen Anbietern bezahlt hast.
Die Nachbesprechung
Halte ein Meeting zur Nachbesprechung mit deinem Event-Team ab. Lese dabei das zuvor erhaltene und allgemeine Feedback vor sowie bitte dein Team um zusätzliche Informationen.
Das Highlighten
Verwende das Rohmaterial wie Aufnahmen und die Bilder aus der Show, um daraus eine Highlight-Aufnahme zu erstellen, welches Du als ein Promoting in den sozialen Medien verwenden kannst.
Wie Du siehst, geht es hauptsächlich darum, wertvolle Daten zu sammeln und zu analysieren. Das Budget- und der Ticketverkauf wird zwar einen Teil der Geschichte erzählen, doch die mündlichen und schriftlichen Feedbacks geben dir dabei ein vollständiges Bild.
Was jetzt zu tun ist
In unserem Artikel über das Follow-up nach einer Show wird jeder dieser Schritte ausführlicher beschrieben. Schaue dir unten den Link an, um besser verstehen zu können, wie Du die Schritte in deinen eigenen Prozess implementieren kannst.
Lese hier weiter: Das Follow-up nach einer Show: 6 Dinge, die Du tun solltest.
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Und fertig
Nun siehst Du es aus der Vogelperspektive, was alles für eine erfolgreiche Show erforderlich ist. Wir haben die wichtigsten Punkte behandelt und dir wertvolle Werkzeuge für die weitere Recherche gegeben.
Die wichtigsten Punkte
Hier sind die wichtigsten Erkenntnisse aus diesem ultimativen Leitfaden zum Veranstalten einer Show:
- Informiere dich über die Interpreten, den Eventort und das Marketing, um eine ungefähre Vorstellung des Budgets zu erhalten.
- Gehe bei der Vorbereitung des technischen Equipments sehr sorgfältig vor, um weitere Probleme zu vermeiden.
- Konzentriere dich am Tag der Show auf die Interpreten und das Publikum.
- Stelle sicher, dass Du anschließend so viele Daten und Feedbacks sammeln kannst, um zukünftige Shows zu verbessern.
Fühlst Du dich bereit dazu, deine eigene Show zu planen und zu veranstalten? Hinterlasse uns unten in den Kommentaren deine Gedanken darüber!
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