Die Beherrschung der Rolle zur Beschaffung eines Events: 10 wichtige Fähigkeiten zur Beschaffung eines Events

Du möchtest also eigene Events veranstalten? Dann brauchst Du alle Fähigkeiten, um die Rolle als Beschaffer eines Events zu erfüllen. Zum Glück haben wir hier alles, was Du dabei wissen solltest.

Hier sind einige der Fähigkeiten als Beschaffer eines Events, die wir in diesem Leitfaden behandeln werden…

• Das Beschaffen und die Budgetierung
• Das technische Wissen
• Die Führung und die Kommunikation
• Der Vertrieb und der Kundendienst

Bist Du bereit dazu, einige Kontrollkästchen zu aktivieren und die Aufgabenliste zu erweitern?

1. Die Organisation und das Zeitmanagement

Ganz oben auf unserer Liste der Fähigkeiten als Beschaffer eines Events steht die Fähigkeit darin, gut zu beschaffen und zu entwerfen. Ohne diese Fähigkeit wird ein Event leicht zum Zirkus werden… und nicht auf die absichtliche Art.

Es ist nicht einfach, ein Event zu beschaffen. Denn je größer ein Event ist, desto mehr Menschen sind dabei involviert und desto mehr Dinge können schief gehen, sofern keine Entwürfe und Backup-Pläne erstellt wurden.

Beschaffende Fähigkeiten sind von entscheidender Bedeutung, weil sie…

• Die Termine einhalten
• Die Logistik entwerfen
• Das Budget verwalten
• Die Personalpläne beschaffen
• Die Marketingkampagnen überprüfen

Als nächsten Schritt: Erfährst Du, wie die Beschaffungs- und Zeitmanagementfähigkeiten verbessert werden können, um eine solide Grundlage als einen Beschaffer von Events zu bilden.

2. Die Liebe zum Detail

Der Teufel steckt im Detail, daher ist es wichtig, genau darauf zu achten, um unnötige Fehler durch einen jungen oder älteren Priester zu richten.

Verfügte der Wein über die richtige Temperatur? Hatte das AV-Gerät einwandfrei funktioniert? Haben die Kellner gelächelt? Gab es genug Personal, um die Registrierung rechtzeitig abzuwickeln?

Möglicherweise wurde zwar alles entworfen und beschaffen, doch sind es meist die kleinen Dinge, die zum Gesamterlebnis eines Events beitragen.

Nächster Schritt: Hier lernst Du, wie du die Liebe zum Detail entwickelst, um die Chancen für ein perfektes Event zu erhöhen.

3. Die Budgetierung

Ja, das gefürchtete B-Wort hat es auch auf diese Liste geschafft. Wie bei jedem anderen Unternehmen, für das Ressourcen erforderlich sind, muss Du über Budgetkenntnisse verfügen, um erfolgreich ein Event zu beschaffen.

Die Rolle eines Eventbeschaffers setzt voraus, genau zu wissen, welche Ausgaben derzeit vorliegen und wo potenzielle Einnahmequellen zu finden sind, um die Bücher ausgleichen zu können.

Nächster Schritt: Lese unseren Leitfaden zum Verwalten eines Eventbudgets, damit die Bücher in Ordnung sind.

4. Die Kommunikation

Die Fähigkeit, klar und effektiv mit Menschen zu kommunizieren, ist auch eine der wichtigsten Fähigkeiten eines Beschaffers.

In der Rolle eines Beschaffers hast Du mit einer Vielzahl von Menschen zu tun:

• Die Eventteilnehmer
• Das Catering und andere Anbieter
• Eventort Manager und Mitarbeiter
• Die Redner und Entertainer
• Freiwillige und Wohltätigkeitsorganisationen
• PR Agenturen
• Influencer und Prominente
• Gesundheits- und Sicherheitsinspektoren
• Rechnungslegung und Buchführung
• Versicherungsgesellschaften
• Zeitungen und Radiosender
• Private Spender
• Unternehmenssponsoren
• Leute auf Social Media

Es muss auf die Erwartungen und Sorgen aller Menschen eingegangen werden. Gleichzeitig sollten auch eigene Vision und Erwartungen kommuniziert werden, um darin sicherzustellen, dass alle auf derselben Seite sind.

Hier sind einige Aspekte der Beschaffungsrolle, die gute Kommunikationsfähigkeiten erfordern:

• Das Verfassen von Eventvorschlägen und Verträgen
• Das Erstellen von Marketingmaterialien zum Verkauf von Tickets
• Das Briefing und die Nachbesprechung des Event-Teams
• Die Vernetzung mit anderen Unternehmen
• Die Verhandlungen mit Eventorten und Anbietern
• Dankbarkeit zeigen und das Feedback einholen
• Das Veranstalten von Events und deren Ankündigungen

Nächster Schritt: Möglicherweise findest Du in dieser Liste die verschiedenen Möglichkeiten, um die Kommunikationsfähigkeiten zu verbessern.

5. Die Führung

Ein Teil der Rolle eines Beschaffers besteht darin, einige der Aufgaben an andere Personen zu delegieren. Egal ob Eventmitarbeiter, Freiwillige, Familienmitglieder oder Drittanbieter, irgendwann muss Du auch andere einbeziehen.

Gute Führungskräfte können…

• Die individuellen Stärken jedes Teammitglieds nutzen
• Aufgaben delegieren und klare Anweisungen geben
• Die Erleichterung der Kommunikation zwischen den Teammitgliedern herstellen
• Menschen inspirieren und motivieren, um ihr Bestes zu geben
• Verschaffen ein Gefühl von Vertrauen und Transparenz

Mit anderen Worten, Du muss die Menschen um ein gemeinsames Ziel vereinen und damit sicherstellen, dass alle miteinander auskommen sowie ihr Bestes geben.

Nächster Schritt: Schaue dir diesen ausführlichen Artikel an, der die Eigenschaften einer guten Führungsrolle beschreibt.

6. Die Vernetzung

Beim Evententwurf geht es darum, die Menschen miteinander zusammenzubringen. In gewissem Sinne geht es darum, sich ein Netzwerk zu verschaffen. Doch gibt es auch eine Menge Networking, das hinter den Kulissen stattfindet.

Egal, ob Anfänger oder ein erfahrener Veteran, es sollte ständig eine professionelle Beziehung zu allen oben genannten Personen aufgebaut und gepflegt werden (siehe # 3).

Die Rolle eines Eventbeschaffers kann auch erfordern, dass Du an Social-Networking-Events teilnehmen oder Online-Gruppen beitreten musst, in denen die Beziehungen zu pflegen sind.

Nächster Schritt: Informiere dich darüber, wie sich die Netzwerkfähigkeiten verbessern können und schließe dich Organisationen wie beispielsweise der Association of Event Organisers an.

7. Der Verkauf und die Verhandlung

Sofern Du ein professioneller Beschaffer eines Events bist, dann bist du wahrlich im Eventgeschäft. Das bedeutet, dass Du auch die Hüte eines Vermarkters, Unterhändlers und Verkäufers trägst.

Du musst nämlich das Eventkonzept an potenziellen Teilnehmern, Spendern, Sponsoren, Influencern und Freiwilligen verkaufen. Das erfordert Verkaufs- und Marketingfähigkeiten.

Gleichzeitig muss Du einen guten Preis für den Eventort, das Catering, dem Zubehör, die Unterhaltung und alles andere aushandeln, um dein Event zum Erfolg zu führen.

Nächster Schritt: Lese unseren Leitfaden, wie mit Anbietern und Eventorten zu verhandeln ist, um darin die Fähigkeiten zu verbessern.

8. Die Kundenbetreuung

Obwohl Du es mit vielen Menschen zu tun hast, von Firmensponsoren bis hin zu den Social-Media-Influencern, sind keine so wichtig wie die Personen, die direkt an dem Event teilnehmen.

Die Eventteilnehmer sind nämlich deine Kunden, und die Kunden haben immer Recht – auch wenn sie falsch und unvernünftig sind sowie sich die Haare ausreißen möchten.

Nächster Schritt: Hier findest Du eine gute Liste mit wertvollen Tipps zum Umgang mit schwierigen Kunden, damit Du auch stets die Nase vorn hast.

9. Die technischen Kenntnisse

Die Beschaffer eines Events benötigen ein gutes technisches Verständnis. Maschinen und Automatisierung haben das Entwerfen und Ausführen von Events erheblich vereinfacht, dennoch muss Du wissen, wie sie zu bedienen sind.

Hier sind einige der Apps und Geräte, die Du verstehen solltest:

• Event-Management-Software
• Social Media
• Ticketing-Apps
• E-Mail-Marketing-Software
• Microsoft Office und Google G-Suite
• Projektmanagementtools
• AV-Ausrüstung (Kameras, Mikrofone, Beleuchtung und Projektoren)

Nächster Schritt: Sehe dir unsere Liste der kostenlosen Tools zum Evententwurf an, um deine Arbeit besser beschaffen zu können.

10. Ein breites Wissen über das Event

Es scheint ein nahe liegender Punkt zu sein, denn Du solltest allgemeine Kenntnisse darüber haben, was wirklich erforderlich ist, um ein Event zu verwirklichen.

Dafür muss Du nun kein DJ-Experte sein, doch solltest Du dennoch wissen, was der DJ tun muss, um seine Arbeit zu erledigen.

Dies gilt auch für alle anderen, die am Event beteiligt sind. Vergewissere dich darüber, dass Du dir über die Grundlagen der Arbeit im Klaren bist, damit die Aufgaben delegiert und erledigt werden können.

Im Folgenden findest Du einige weitere Eventinformationen zu, die möglicherweise zu gebrauchen sind:

• Wie ein Grundriss zu erstellen ist
• Wie lange das Abendessen dauern kann
• Welche AV-Ausrüstung benötigt wird
• Wie die Kapazität des Eventortes zu schätzen ist
• Wie nach Eventanbietern zu recherchieren ist

Nächster Schritt: Dies alles kannst Du lernen, indem du in unserem Blog stöberst oder an einem Kurs zum Evententwurf teilnimmst..

Fühlst du dich nun ausgerüstet genug?

Wenn Du all diese 10 Fähigkeiten als Eventbeschaffer beherrschst, dann bist du auf dem besten Weg zu einer erfolgreichen Karriere in der Eventbranche.

Haben wir etwas vergessen? Fühle dich frei dazu, deine Vorschläge in den Kommentaren unten hinzuzufügen und diesen mit den Mitveranstaltern zu teilen.