Die besten gratis Online-Eventplanungstools

„Work smart, not hard“, heißt das Sprichwort. Arbeite schlau, nicht hart. Das ist leichter gesagt als getan. Deshalb sehen wir uns heute ein paar Online-Eventplanungstools an.

Als Eventplaner sind die wenigen Stunden Schlaf, die du pro Nacht bekommst, vermutlich mit Albträumen über To-Do-Listen und Deadlines gefüllt.

Keine Sorge, du bist nicht allein.

Zum Glück haben ein paar schlaue Köpfchen eine Reihe Online-Tools zusammengestellt, die dein Leben einfacher machen.

„Das ist ja schön und gut, aber das sprengt mein Budget“, sagst du.

Können wir gut verstehen. Die gute Nachricht: Wir haben eine Liste an Eventplanungstools zusammengestellt, die gratis sind.

Du hast schon richtig gelesen: gratis!

Lies weiter, um zu erfahren, wie du deine Planungsprozesse optimieren kannst mit:

• Projektmanagementtools
• Apps, mit denen du deine Ideen festhalten kannst
• Social-Media-Managementtools
• Tools, die dir bei Design und Outsourcing helfen

Wir versprechen dir, dass du mindestens eines dieser Tools probieren willst. Du wirst begeistert sein!

Projektmanagementtools

Es gibt unendlich viel, das zum Erfolg eines Event beiträgt. Ein gutes Projektmanagementtool hilft dir, den Überblick zu behalten.

1. Trello

Trello ist eine kostenlose App, die dir und deinem Team bei der Zusammenarbeit hilft. Es ist eine sehr visuelle App, die für jedes Projekt ein eigenes Board erstellt.

Das Board kann dann mit „Cards“ bestückt werden, die jeweils eine Aufgabe symbolisieren. Du kannst dabei Bilder, Videos und Audioclips einfügen.

Checklisten und Erinnerungsfunktionen helfen dir dabei, den Fortschritt deiner Arbeit und Deadlines im Auge zu behalten.

2. Slack

Slack ist ein großartiges Werkzeug für den beschäftigten Eventplaner mit einer überfüllten Inbox. Die App ermöglicht es dir, Gruppenchats zu erstellen, in denen du Dateien mit deinem Team teilen kannst.

Auf diese Weise sind alle Dateien und Diskussionen zu deinem Event an einem Ort gesammelt. Supereinfach.

3. Google Drive

Google Drive ist eine super Alternative, wenn du kein neues Programm erlernen willst. Es ist mehr als nur ein Cloud-Speicher. Es bietet eine Reihe anderer Funktionen.

Mit Google Hangouts kannst du kinderleicht mit deinem Team chatten. Mit Google Docs und Sheets erstellst du blitzschnell Dokumente und Tabellen.

Kein Grund, Geld für eine Microsoft Office-Lizenz auszugeben.

Inspiration und Notizen

Das Internet ist riesig, also ist es einfach zu vergessen, wo du ein gutes Konzept oder eine gute Idee gefunden hast. Vergiss Post-It-Zettel und nutze eines dieser gratis Tools, damit du nie wieder eine Idee vergisst.

1. Google Alerts

Google Alerts ist ein großartiges Tool, um das Web nach Neuigkeiten zu einem bestimmten Thema zu durchkämmen. Tippe einfach ein, worin du interessiert bist. Google schickt dir dann per Email regelmäßige Updates.

Dabei kannst du dir aussuchen, wann du sie erhalten möchtest. Und es gibt kein Limit. Du kannst so viele Benachrichtigungen aktivieren, wie du möchtest.

2. Feedly

Ähnlich wie Google Alerts hilft die Feedly bei der Erstellung eines persönlichen Newsfeeds für verschiedene Themengebiete. Es sieht etwas besser aus, hat aber die gleichen Funktionen.

Du kannst beispielsweise einen Newsfeed erstellen, in dem es nur um Konferenzen oder Tipps für die Eventplanung geht (vergiss nicht, unseren Blog zu abonnieren!).

3. Evernote

Evernote ist ein tolles Tool, wenn du deine Idee von verschiedenen Orten im Netz bekommst. Du hast online was Interessantes gesehen? Kopiere es in Evernote.

Du willst eine Idee aufzeichnen, die dir gerade spontan eingefallen ist? Mach eine Sprachaufzeichnung und lade sie auf Evernote hoch. Du hast ein cooles Bild gefunden, das du später als Inspiration verwenden möchtest? Du weißt, wohin damit.

Social Media

Es ist essentiell, Social Media zu verwenden, wenn du ein Event planst. Es kann jedoch sehr schnell sehr zeitaufwendig werden, ein Auge auf die unterschiedlichen Plattformen zu behalten. Diese Tools helfen dir, dabei Zeit zu sparen.

1. Buffer

Buffer ist ein Social-Media-Planungstool, das dir ermöglicht, Posts im Voraus zu planen. Es kann mit bis zu drei verschiedenen Accounts verbunden werden und bis zu 10 Posts gleichzeitig planen.

Es gibt auch ein kostenpflichtiges Abo, mit dem du mehr Profile verwenden und mehr Posts planen kannst. Du kannst dabei alles kinderleicht von deinem Handy aus steuern, wenn du mal unterwegs bist.

2. IFTTT

If This Then That (IFTTT) – zu Deutsch: Wenn dies, dann das – ist eine Kollektion verschiedener kostenloser Tools, mit denen du Social-Media-Aufgaben automatisieren kannst. Applets sind kleine Codes, die von anderen Nutzern generiert werden.

Sie ermöglichen dir beispielsweise, deinen Social-Media-Content auf mehreren Plattformen gleichzeitig zu posten. So kannst du Instagram-Posts automatisch auch auf Twitter und Facebook teilen.

Events

Als Eventplaner, wirst du auch ein Tool brauchen, das dir hilft, dein Event aufzulisten. Auch das kann viel Zeit kosten. Hier sind also einige Tools, mit deren Hilfe du diesen Prozess optimieren und vereinfachen kannst.

1. Billetto

Unsere Plattform ermöglicht es dir, dein Event zu listen, es beim richtigen Publikum zu bewerben und Tickets zu verkaufen. Ein Event aufzusetzen dauert nur fünf Minuten. Und dann hast du alles an einem Ort.

Aber der Spaß geht noch weiter. Du kannst dein Event auch direkt auf sozialen Medien promoten, um Zeit zu sparen.

2. Evvnt

Wir sind natürlich nicht die einzige Plattform, auf der du dein Event auflisten kannst. Es gibt auch andere. Viele von ihnen machen es einem einfach, loszulegen.

Aber auch wenn es nur fünf Minuten dauert, auf jeder Seite ein Event aufzusetzen – die Minuten summieren sich. Auf Evvnt musst du die Infos zu deinem Event nur einmal eingeben. Die Plattform listet dann dein Event auf hunderten von Eventseiten.

3. Eventopedia

Wenn du schon einmal unzählige Stunden damit verbracht hast, Zulieferern für dein Event hinterherzujagen, dann wirst du Eventopedia lieben. Die Plattform versammelt Eventzulieferer und -dienstleister auf ihrer Seite. Nutzer können diese dann bewerten und Rezensionen hinterlassen. Die Plattform wurde schon als TripAdvisor für Eventplaner bezeichnet.

Sonstige

Auch wenn wir die wichtigsten Tools besprochen haben, gibt es noch ein paar weitere, die dich vielleicht könnten.

1. Canva

Canva ist die Plattform schlechthin für Grafikdesign und Formatierung. Wenn du nicht gerade der Photoshop-Profi bist, wird dir Canva gefallen. Dort gibt es coole Vorlagen für Social-Media-Banner und -Posts. Du kannst die Plattform auch für Flyer und andere Marketingmaterialien verwenden.

2. Upwork

Brauchst du jemanden, der bei deinem Event mit anpackt? Wahrscheinlich tust du das. Events sind eine Menge Arbeit. Das beinhaltet Werbetexten, Grafikdesign, Buchhaltung und mehr. Warum also nicht an einen Freelancer auslagern? Die Freelancerbranche boomt und du kannst viele talentierte Profis online finden.

3. Headspace

Headspace ist die beliebteste App für angeleitete Meditation. Warum ist die sie auf unserer Liste? Weil Eventplanung der fünftstressigste Job der Welt ist. Du brauchst innere Ruhe und Headspace hilft dir, sie zu finden. Also, atme tief ein…

Hast du was Nützliches gefunden?

Das hoffen wir.

Wenn du nicht gerade vorhast, dir ein weiteres Paar Arme wachsen zu lassen, solltest du diese Tools nutzen. Sie helfen dir, Zeit und Energie zu sparen.

Kennst du bessere? Lass es und doch in dne Kommentaren wissen. Denn du weißt: Sharing is Caring!