Die Verhandlungsführung mit Eventorten und Anbietern: 16 Tipps, die auch wirklich funktionieren

Du hast den größten Teil des Entwurfs für das bevorstehende Event durchgeführt und festgestellt, dass es im Grunde sehr einfach ist, viel Geld auszugeben.

Also, was machst Du nur?

Du solltest die Preise verhandeln. Die nächste Frage lautet dabei, wie ist dies zu machen. Nun, lieber Leser, dafür sind wir schließlich hier.

Lese hier weiter und erfahre 16 nützliche Tipps zum Verhandeln mit Eventorten und Anbietern, damit das Eventbudget optimal genutzt werden kann.

1. Bestimme das Budget

Der erste Schritt besteht darin, das Eventbudget zu bestimmen, damit ermittelt werden kann, mit wie viel zu rechnen ist. Ein Teil davon ist, einige vorläufige Nachforschungen anzustellen, damit kalkuliert werden kann, wie viel für den Eventort und deren Anbieter reserviert werden muss.

2. Zeige dabei nicht deine Karten hervor

Obwohl Du genau darüber Kenntnis verfügst, wie viel Geld ausgegeben werden kann, bedeutet dies noch lange nicht, dass die Eventorte oder die Anbietern, mit denen Du derzeit verhandelst, darüber in Kenntnis gesetzt werden sollten.

Ein besserer Ansatz ist stattdessen, ihnen mitzuteilen, dass Du immer noch das Budget ermittelst. Darauf werden sie dir die Standardtarife nennen, worauf Du von dort aus weiter verhandeln kannst.

3. Betrachte unbedingt auch neue Unternehmen

Neue Eventorte und Anbieter werden mehr Geschäftshunger verspüren als die etablierten. Das heißt, sie sind auch eher bereit dazu, den Preis mit dir zu verhandeln.

Alternativ kannst Du dir auch Unternehmen mit mittleren oder schlechteren Online-Bewertungen ansehen. Sie werden gleichermaßen hungrig nach neuen Kunden sein, die ihnen dabei helfen können, ihren Ruf wiederherzustellen.

Beachte dabei, dass sowohl neue als auch schlecht bewertete Unternehmen das zusätzliche Risiko haben, keinen erstklassigen Service zu erhalten.

Tipp: Frage einen Eventort-Experten nach neuen Orten, die für dein Event von Interesse sein könnte.

4. Schaue dir mehrere Möglichkeiten an

Du solltest dich niemals mit dem ersten und besten Eventort oder Anbieter zufrieden geben, auf den du gerade gestoßen bist. Denn es gibt eine breite Palette von Unternehmen zur Auswahl – und damit eine breite Palette von Kosten.

Sobald mehrere Angebote gesammelt wurden, kannst Du damit beginnen, die Geschäfte gegeneinander auszuspielen. Es ist eine großartige Verhandlungstaktik, weil sie nicht gegen ihre Konkurrenz verlieren möchten.

5. Vorsicht vor Verkaufstaktiken

Es ist großartig, Spielstätten und Anbieter gegeneinander auszuspielen, doch können sie auch dieses Spiel spielen. Sei auf Verkäufer vorbereitet, die versuchen werden, dir den gleichen Trick aufzuzwingen.

Möglicherweise wirst Du darauf hingewiesen, dass andere Parteien daran interessiert sind, den Raum zu buchen oder den Verkäufer zum gleichen Termin zu beauftragen. Daher müssen sie ihre Preise nicht für dich senken.

6. Sei realistisch in Bezug auf die Teilnahme

Ein Teil deiner Hebelwirkung bei den Verhandlungen ist die Anzahl der Personen, die am Eventort teilnehmen könnten. Solltest Du die Eventteilnahme überschätzen, dann geht deine Hebelwirkung aus dem Fenster hinaus.

Ein realistischer Teilnehmerbestand versetzt dich dagegen in eine viel stärkere Position, um darauf die Gebühren für die Eventorte und deren Anbieter aushandeln zu können. Sofern Du die Anzahl der Gäste garantieren kannst, kann sich der Preis für dich senken.

Tipp: Sehe dir diese wertvollen Tipps an, um die Teilnahme an einem Event vorhersagen zu können.

7. Das Timing ist der Schlüssel

Die beste Zeit für eine Preisverhandlung, befindet sich in der Nebensaison und an den Wochentagen. Eventorte und Anbieter haben keinen Grund, dir in Zeiten hoher Nachfragen einen Rabatt zu gewähren.

Ein weiterer guter Zeitpunkt für Verhandlungen ist zum Ende eines Monats oder eines Quartals. Sie sind schließlich Unternehmen und haben daher monatliche sowie vierteljährliche Ziele zu erreichen, welche sie preislich flexibler macht.

Alternativ kannst Du den Eventort und die Anbieter darüber informieren, dass Du hinsichtlich der Daten flexibel bist. Auf diese Weise kannst Du eine Zeit auswählen, in der sie weniger beschäftigt sind und dadurch einen reduzierten Preis für ihre Dienste erhalten.

8. Sei bitte konkret

Ein Anfängerfehler, den Du nicht machen solltest, ist es zu ungenau darüber zu sein, was genau du möchtest. Sei daher während den Verhandlungen stets konkret genug.

Frage dabei nicht nach „einem Rabatt“. Frage auch nicht nach 10% Rabatt. Bitte auch nicht um ein besseres Paket. Bitte stattdessen darum, dass bestimmte Elemente zu dem angegebenen Paket hinzugefügt oder daraus entfernt werden soll.

9. Nutze gleichzeitig stattfindenden Events

Es ist nicht ungewöhnlich, dass Eventorte mehrere Events am selben Tag oder innerhalb eines relativ kurzen Zeitraums veranstalten. Informiere dich darüber, welche anderen Events an dem von dir in Betracht gezogenen Ort stattfinden.

Sofern Du dich beispielsweise für dasselbe Menü wie das andere Event am gleichen Ort entscheidest, kannst du möglicherweise den Preis herunterhandeln, weil das Catering somit weniger Arbeit hat.

10. Bringe das eigene Personal mit

Viele Eventorte haben eine Liste bevorzugter Anbieter, die bei der Buchung deines Standorts beauftragt werden können. Diese Anbieter haben oft eine Vereinbarung mit dem Eventort, und daher werden Preise auch höher sein.

Erkundige dich beim Eventort, ob eigenes Personal mitgebracht oder ein Drittanbieter beauftragt werden kann. Wenn sie sich nicht rühren, hole dir dann Angebote von externen Anbietern ein, um den Preis für den bevorzugten Anbieter des Eventortes besser zu ermitteln.

11. Frage unbedingt nach Extras

Es ist nicht immer möglich, über den Preis eines Eventortes oder einer Dienstleistung zu feilschen. Manchmal ist es stattdessen besser nach Extras zu fragen, die dem zu buchenden Servicepaket hinzugefügt werden können.

Viele Unternehmen haben einen Grundpreis, mit dem sie ihre Ausgaben decken und Gewinne erzielen können. Sie werden oft in der Lage sein, zusätzliche Dienstleistungen ohne zusätzliche Kosten für sich selbst in Anspruch zu nehmen.

12. Bespreche auch die Stornierungsklausel

Es lohnt sich durchaus, die Stornierungsklausel eines Vertrages mit dem Eventort oder dem Anbieter zu besprechen. Denn dabei könntest Du die Anzahlung verlieren, wenn ein Event aus irgendeinem Grund abgesagt werden muss.

Daher solltest Du eine Stornierungsklausel mit einer Staffelung verlangen. Das bedeutet, je früher Du die Buchung stornierst, desto mehr kannst du von der Anzahlung behalten.

Tipp: Weitere Informationen zu den Stornierungsklauseln, findest Du in dieser Anleitung.

13. Angebote wiederholen das Geschäft

Sofern Du mehrere Events veranstaltest oder ein Folgeevent entwirfst, vergesse dabei nicht, diese in den Verhandlungen hervorzuheben. Die Aussicht auf Wiederholungsgeschäfte ist ein großartiges Instrument, um den Preis für das erste Event zu verhandeln.

14. Biete etwas in Form von Sachleistungen an

Geld ist nicht alles und das gilt auch für Verhandlungen. Überlege, ob Du dem Eventort oder den Anbietern noch etwas anderes anbieten kannst, um denen das Geschäft mit dir zu versüßen.

Möglicherweise verfügst Du über eine große Anzahl von Social Media-Möglichkeiten, welche Du verwenden kannst, um sie aktiv darin zu promoten. Oder vielleicht nehmen an deinem Event prominente Influencer teil, was auf ihrer Erfolgsbilanz gut aussehen wird.

15. Sei auch bereit dazu, abzuschlagen

Hab keine Angst davor abzuschlagen. Denn nicht alle Eventorte und Anbieter sind gleichermaßen flexibel oder verhandlungsbereit. Einige von ihnen können ausgesprochen unvernünftig sein.

Es zu Kenntniss nehmen, wenn alle Verhandlungstaktiken ausprobiert und weitere Optionen ausgeschöpft sind. Verschwende keine zusätzliche Zeit darin, indem Du ein totes Pferd auspeitscht. Es gibt nämlich viele Eventorte und Anbieter zur Auswahl.

16. Ein Follow-up nach dem Event

Normalerweise hast Du womöglich eine Anzahlung im Voraus geleistet und die endgültige Rechnung nach dem Event beglichen. Es ist wichtig, dass die endgültigen Ergebnisse auch mit den vereinbarten Ergebnissen abglichen werden.

Frage doch nach einem Rabatt auf den Endpreis, wenn Du nicht zufrieden warst. Denn kein Unternehmen möchte die negativen Bewertungen, die mit einer schlechten Erfahrung einhergehen und wird sich stattdessen darüber freuen, Sie zu besänftigen, um negative Bewertungen zu vermeiden.

Setze diese Tipps gut für dich ein

Es ist nicht immer einfach, den Preis für Eventorte und deren Dienstleistungen zu verhandeln. Aber mit ein bisschen Mühe ist es definitiv möglich, ein besseres Angebot zu bekommen.

Teile uns doch mit, ob diese Tipps zum Verhandeln mit Eventorten und Anbietern für dich hilfreich waren. Und zögere dabei nicht, mit eigenen Tipps in den Kommentaren unten beizutragen.