Die Teller sind sauber geleckt und deine Gäste haben dein Event zufrieden verlassen. Was jetzt noch getan werden muss, ist zu entscheiden, ob diese Instagram-Fotos Filter brauchen oder nicht.
Sehen wir uns an, was du nach einem Food-und-Drink-Event tun solltest.
Dieser Schritt-für-Schritt-Guide zeigt dir, wie du…
- Das Event evaluierst
- Dich bei allen bedankst
- Um Feedback bittest
- Einen Anreiz bietest, zurückzukommen
- Dein Marketing überprüfst
- Ticketverkäufe zählst
- Dein Budget abschließt
- Dich auf das nächste Event vorbereitest
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1. Evaluiere das Event
Jetzt, da sich der Staub gelegt hat, ist es an der Zeit, sich anzusehen, wie gut das Event verlaufen ist. Beginne mit dem Gesamtbild und beurteile, ob irgendwelche Aspekte verbessert werden können.
Fragen, die du dir dabei stellen solltest:
- Ist alles verlaufen wie geplant?
- Wie gut hat das Catering-Unternehmen seine Arbeit erledigt?
- Hat der Veranstaltungsort deinen Erwartungen entsprochen?
- Würdest du in Betracht ziehen, mit den gleichen Partnern erneut zusammenzuarbeiten?
Sobald du die Antworten auf diese Fragen hast, hast du eine bessere Vorstellung davon, wie du das nächste Event verbessern kannst.
Tipp: Unser Guide zur Evaluierung von Events beschreibt, wie du deinen Erfolg misst.
2. Verschicke Dankesschreiben
Es ist immer gut, sich bei seinen Gästen für ihr Kommen zu bedanken. Ohne sie wärst du alleine in einem Raum voller köstlichem Essen gesessen.
(Was sich gar nicht mal so schlecht anhört.)
Verschicke einen Brief oder ein E-Mail, in dem du deinen Gästen dafür dankst, dass sie gekommen sind und für eine tolle Atmosphäre gesorgt haben. Füge ein leckeres Bild hinzu, das sie an das großartige Essen die tollen Getränke erinnert.
Du solltest auch den Leuten danken, die dir bei dem Event geholfen haben. Dazu gehört auch das Personal des Veranstaltungsortes und – was vielleicht am wichtigsten ist – das Cateringunternehmen, das die Speisen geliefert hat.
Wenn ein Teil deines Events von einem Lebensmittel- und Getränkeunternehmen gesponsert wurde, bedanke dich für die Unterstützung.
3. Bitte um Feedback
Die „Danke“-E-Mail ist nicht nur eine ausgezeichnete Möglichkeit, etwas Wertschätzung zu zeigen, sondern auch eine großartige Möglichkeit, Feedback zu sammeln. Nicht nur von den Gästen selbst, sondern auch von der Location und dem Catering.
Du könntest den Gästen folgende Fragen stellen:
- Wie haben Sie die Speisekarte gefunden?
- Wurde das Essen schnell serviert?
- Was war der beste Teil der Mahlzeit?
- Würden Sie an künftigen Events wie diesem teilnehmen?
- Welche Speisen würden Sie am nächsten Event gerne sehen?
Du kannst solche offenen Fragen stellen oder du kannst das Feedback quantifizieren, indem du Multiple-Choice-Fragen stellst. Letzteres ist eher für größere Gastro-Events geeignet.
Das Feedback, das du von der Location und dem Cateringunternehmen erhalten wirst, ist wahrscheinlich spezifischer. Offene Fragen sind hier besser, um sicherzustellen, dass du alle relevanten Details bekommst.
Scheue nicht davor zurück, dem Cateringunternehmen Feedback zu geben. Es ist wichtig, gut zu kommunizieren, wenn du vorhast, mit ihnen in der Zukunft wieder zu arbeiten.
Tipp: Lies unseren Guide über kostenlose Umfrage-Tools für Events, um Feedback von deinen Gästen zu bekommen.
4. Biete einen Anreiz, wiederzukommen
Du hast den Gästen für ihr Kommen gedankt, was sehr nett von dir ist. Dann hast du sie gebeten, dir Feedback zu geben, wobei du sie um ihre Zeit gebeten hast.
Strukturiere dein E-Mail wie ein Sandwich.
Anstatt es mit einer Bitte zu beenden, solltest du einen Anreiz für sie bieten, zu interagieren. Es gibt keinen besseren Weg, dies zu tun, als einen Rabatt auf das nächste Event anzubieten.
Dadurch geben sie dir nicht nur gern Feedback. Es wird auch die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass sie am nächsten Event teilnehmen.
Tipp: In diesem Guide erfährst du, wie du deine Gäste zu Event-Advocates machst, indem du ihnen die richtigen Anreize bietest.
5. Sieh dir die Marketingdaten an
Sobald du Feedback von jenen Gästen erhalten hast, die anwesend waren, solltest du dir ansehen, wie gut du dein Gastro-Event promotet hast.
Dein Ticketing-System bietet dir einige Einblicke, erzählt dir aber nicht alles. Du solltest auch Antwortmails und Social-Media-Daten analysieren.
Eine Mailing-Plattform wie MailChimp sagt dir, wie viele Menschen…
- Dein E-Mail geöffnet haben
- Den Link angeklickt haben
- Dir geantwortet haben
- Sich von deiner Mailingliste abgemeldet haben
Auf ähnliche Weise geben dir Social-Media-Plattformen wie Instagram (das Zuhause der Foodies) Einblicke in Likes, Shares, Kommentare und so weiter.
Zu guter Letzt zeigt dir Google Alert, wie oft der Name deines Events von Medien erwähnt wurde.
Addiere alles zusammen und du hast ein ziemlich gutes Bild davon, wie gut du dein Event promotet hast. Jetzt stellt sich die Frage, ob diese Bemühungen in verkaufte Tickets umgesetzt wurden.
Tipp: In unserem Guide „Wie du dein Food-Event promotest„ solltest du alle Tools finden, die du brauchst.
6. Bilanziere den Ticketverkauf
War dein Event gut besucht? Oder blieben ein paar Tickets übrig? Wenn du eine Ticketing-Plattform für den Verkauf von Tickets genutzt hast, sind diese Nummern nur wenige Mausklicks entfernt.
Wenn deine Tickets nicht ausverkauft waren, dann solltest du ein paar Ideen sammeln, wie du das nächste Mal ausverkaufst. Vielleicht könntest du ein Ticket-Giveaway auf Social Media veranstalten, um mehr Aufregung zu erzeugen.
7. Räum dein Budget auf
Es ist Zeit, sich um die Zahlen zu kümmern. Wie viel Geld hast du mit Tickets verdient? Wie viel hast du für Speisen, Getränke, den Veranstaltungsort und dir Promotion ausgeben?
Wenn du rote Zahlen geschrieben hast, heißt das nicht unbedingt, dass du Geld für zu viele Dinge ausgegeben hast. Es könnte sich dabei nur ums Geldausgeben für verschiedene Dinge handeln.
Könntest du beispielsweise…
- Ein billigeres Catering-Unternehmen finden?
- Andere Zutaten verwenden (wenn du die Speisen selbst zubereitet hast)?
- Einen besseren Deal mit dem Veranstaltungsort verhandeln?
- Geld für Instagram-Anzeigen statt Printanzeigen ausgeben?
Eine weitere Überlegung, die du anstellen solltest, bevor du die Kosten senkst, ist, ob du mit zukünftigen Veranstaltungen zusätzliche Einnahmen erzielen kannst.
Könntest du beispielsweise…
- Sponsoring von einem Lebensmittellieferanten sichern?
- Merchandise verkaufen?
- Optionale Extras anbieten, für die Gäste bezahlen müssen?
Tipp: Lies unseren Guide und erfahre, wie du dein Eventbudget wie ein Profi strukturierst.
8. Plane das nächste Gastro-Event
Nachdem alle Berechnungen und Feedback-Anfragen aus dem Weg geräumt sind, ist es an der Zeit, nach vorne zu blicken. Wie wird dein nächstes Food-und-Drink-Event?
Wenn du dich aufs Essen konzentrierst, sollte das nächste Event-Thema Japan sein? Oder wenn es ein Drinks-Event ist, könntest du ja Whiskey statt Wein probieren?
Hoffentlich hast du viele Fotos von Speisen und Getränken von dem Event gemacht, das gerade stattgefunden hat. Sie werden jetzt sehr praktisch für deine Online-Promotion sein.
Verwende die Bilder und Videos, um Social-Media-Posts zu erstellen, nicht nur für die Gäste, die anwesend waren, sondern auch für zukünftige Gäste.
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Auf zur nächsten Gaumenfreude
Du bist nur so gut wie dein letztes Event, also ist es jetzt an der Zeit, wieder an das Reißbrett zurückzukehren.
Du solltest jetzt ein paar weitere Tools in deinem Toolkit haben, um das nächste noch köstlicher und Instagram-würdiger zu machen als das letzte.
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