Follow-ups nach Wohltätigkeitsveranstaltungen: 8 Ideen für die Spenderkultivierung

Du hast Spenden für eine Wohltätigkeitsorganisation gesammelt und ein tolles Event auf die Beine gestellt. Hoffentlich hatten deine Gäste Spaß und wissen jetzt mehr über deine gute Sache.

Die Feierlichkeiten mögen zwar vorbei sein, aber dein Job ist es nicht.

Wenn du nach deiner Wohltätigkeitsveranstaltung die richtige Nachbereitung durchführst, ist es im Wesentlichen wie eine Bonusrunde Spendensammeln für dich. Es ist Zeit, deine Eventteilnehmer in Spender zu verwandeln.

Folgendes erfährst du in diesem Guide:

• Wie du deine Resultate analysierst
• Wie du das Budget nachbereitest
• Wie du Content aus dem Event-Video- und Bildmaterial erstellst
• Wie du dich bei allen bedankst und deine Ergebnisse teilst
• Wie du Feedback sammelst und eine Nachbesprechung mit deinem Team abhältst

Am Ende wirst du in der Lage sein, deine Gäste in Spender zu verwandeln.

1. Bereite dich auf das Follow-up vor

Das Follow-up nach dem Event sollte ein Teil deiner Eventplanung sein. Du kannst im Vorhinein schon ein Dankesschreiben verfassen und dann es dann nach dem Event versenden.

Tipp: Nutze eine Follow-up-E-Mail-Vorlage, um zu erfahren, wie deine Aussendung etwa aussehen sollte.

2. Sieh dir die Zahlen an

Bevor du deine Follow-up-E-Mails verschickst, solltest du dir die Zahlen genau ansehen. Hast du die Ziele erreicht, die du für das Event gesetzt hast?

Egal, ob es dein Ziel war, Bewusstsein zu schaffen oder Spenden zu sammeln — du solltest die Daten, die du gesammelt hast, analysieren.

Du kannst deinen Erfolg messen an…

• Der Anzahl der verkauften Tickets
• Der Anzahl der Teilnehmer (wenn es ein kostenloses Event war)
• Wie oft dein Event auf Social Media und in der Presse erwähnt wurde
• Wie viele Spender zu gewonnen hast
• Wie viel Geld du insgesamt gesammelt hast

Jeder möchte wissen, wie viel sie zu einem guten Zweck beigetragen haben. Gib ihnen Zahlen und Fakten, damit sie ein Gefühl dafür bekommen, was für einen Unterschied sie gemacht haben.

Das wird sie anspornen, dich weiterhin zu unterstützen.

Tipp: Nutze diese Erfolgsparameter für Wohltätigkeitsveranstaltungen, um deine Performance im Auge zu behalten.

3. Bereite dein Budget nach

Sobald die Party vorbei ist, ist es Zeit, die Buchhaltung unter die Lupe zu nehmen. Wohltätigkeitsorganisationen stehen unter strenger Beobachtungen, wenn es um das Budget geht, da das Geld ja für einen guten Zweck gedacht ist.

Wenn es dir gelungen ist, dich an das Budget zu halten, sollte diese Aufgabe jedoch ziemlich unkompliziert sein.

Einige der Zahlen, die du zusammenrechnen musst, sind:

• Die Anzahl der verkauften Tickets
• Speisen und Getränke, die du verkauft hast
• Merchandise- und Swag-Verkäufe
• Sponsoring
• Spenden, die getätigt wurden

Und dann ziehst du sämtliche Ausgaben ab, wie etwa:

• Mietkosten für den Veranstaltungsort
• Catering-Kosten
• Gagen für Redner und Entertainer
• Marketingkosten

Vergleiche die finalen Zahlen, um herauszufinden, ob du dein ursprüngliches Budget-Ziel erreicht hast oder nicht. Das kann bei der Budgetierung künftiger Wohltätigkeitsveranstaltungen hilfreich werden.

Darüber hinaus ist es eine gute Gelegenheit, potenziellen Spendern zu zeigen, dass du das Geld auf verantwortungsbewusste Art und Weise verwaltest.

Tipp: Nutze diesen Guide, um die Einnahmen und Ausgaben deiner Wohltätigkeitsveranstaltung zu berechnen.

4. Kreiere Content

Du hast für die Wohltätigkeitsveranstaltung, die du gerade organisiert hast, einen Fotografen engagiert…oder? Du solltest jetzt jede Menge Fotos und Videos auf deiner Festplatte haben.

Wenn du das Event gestreamt hast, sollte das Video auf deinen Social-Media-Profilen online sein. Du kannst aber noch kreativer werden.

Eines der besten Dinge, die du tun kannst, ist, das Material in ein Highlights-Video zu verwandeln. Du kannst Videomaterial mit einfachen Fotos und Fremdmaterial, das für die Wohltätigkeitsorganisation, die du unterstützt, relevant ist, kombinieren.

Du solltest auch Zitate von den Vortragenden auf Social Media hochladen, die an deinem Event aufgetreten sind. Das animiert sie dazu, deine Posts mit ihren Followern zu teilen, was mehr Reichweite für dich bedeutet.

Visueller Content ist besonders gut dafür geeignet, neue Spender für deinen Zweck zu gewinnen. Nicht jeder wird von Zahlen und Fakten umgehauen — manche bevorzugen greifbarere Resultate.

Tipp: Wenn du nicht weißt, die man Videos bearbeitet, suche online nach einem freiwilligen Videoeditor.

5. Bedanke dich bei allen für ihren Beitrag

Du solltest dich auf jeden Fall bei allen Beteiligten bedanken, mit deren Hilfe dein Event erfolgreich geworden ist. Das verleiht einen persönlichen Touch und erhöht die Chancen, dass Teilnehmer zu Spendern werden.

Sorge dafür, dass ein großes „Danke“ geht an:

• Die Eventteilnehmer
• Die Redner und Entertainer
• Den Veranstaltungsort und die Zulieferer
• Die Sponsoren und Spender
• Das Eventteam

Du musst dabei nicht hunderte handgeschriebene Briefe versenden. Aber es ist gut, wenn du dich bei wichtigen Personen wie deinen Sponsoren persönlich bedankst.

Tipp: Sieh dir diese Danksagungen für Spenden- und Wohltätigkeitsaktionen an, um etwas Inspiration für deine E-Mails zu finden.

6. Teile deine Resultate (und erzähle eine Geschichte)

Jeder wird daran interessiert sein, was dein Wohltätigkeitsevent erreicht hat. Deine Follow-up-E-Mail sollte so viel relevante Information enthalten wie nur möglich.

Bombardiere Leute dabei nicht mit komplizierten Statistiken und Zahlen — biete jedoch einen Überblick. Zeige ihnen, was für einen Unterschied ihre Unterstützung gemacht hat.

Hier sind einige Resultate, die du nach dem Event teilen kannst:

• Wie viel Geld gesammelt und wie viel Bewusstsein geschaffen wurde
• Presseauszüge und Erwähnungen in den Medien
• Social-Media-Engagement und Shares

Am wichtigsten ist, dass du hervorhebst, was all diese Resultate für die Sache, die du unterstützt, bedeuten. Was ist mit den zusätzlichen Finanzmitteln und der erhöhten Aufmerksamkeit möglich?

Erzähle eine Geschichte, die mit der Wohltätigkeitsorganisation zu tun hat, und wie die ganze Unterstützung dafür dabei geholfen hat. Nutze sie, um zu zeigen, was die zusätzlichen Spenden von den Spendern zukünftig ermöglichen werden.

Tipp: Lies mehr darüber, wie du den Erfolg einer Spendenaktion messen kannst, und inkludiere ein paar zusätzliche Ergebnisse.

7. Sammle Feedback von allen

Einer der wichtigsten Teile des Event-Follow-up ist Feedback. Jeder, der beteiligt war, wird dir wertvolle Einblicke liefern, die du für künftige Events nutzen kannst.

Um Feedback zu fragen hilft nicht nur dir. Gäste und Sponsoren fühlen sich dadurch als wesentlicher Bestandteil des Events geschätzt.

Du kannst Feedback-Fragebögen verschicken und Teilnehmer bitten, dein Event auf einer Skala von eins bis fünf zu bewerten. Du solltest aber auch ein Kommentarfeld einfügen, in dem sie dir detaillierteres Feedback geben können.

Wenn du genaueres Feedback möchtest, frage deine Teilnehmer…

• Was ihnen an deinem Event besonders gefallen hat
• Wie du dein nächstes Event verbessern könntest
• Ob sie an ähnlichen Events interessiert wären
• Ob sie es in Betracht ziehen würden, für die Wohltätigkeitsorganisation zu spenden

Tipp: Nutze eine Plattform wie SurveyMonkey, um deinen eigenen Feedback-Fragebogen zu erstellen.

8. Halte eine Nachbesprechung mit deinem Team ab

Der letzte Teil deines Event-Follow-up ist eine Nachbesprechung mit deinem Team. Du solltest jetzt schon ungefähr wissen, was gut funktioniert hat und was nicht.

Wenn nicht, ist jetzt der Zeitpunkt, an dem du fragst,…

• Ob ihr das Ziel erreicht habt
• Was gut geklappt hat
• Was gar nicht geklappt hat
• Wie ihr euch verbessern könnt

Jetzt ist es Zeit für eine tiefergehende Besprechung mit deinem Team. Nutze das Feedback! Versuche, bei deinem nächsten Event das Positive hervorzuheben und das Negative zu reduzieren.

Nutze die Gelegenheit, die Resultate des Events, das gerade stattfand, noch einmal hervorzuheben und zu besprechen. Versuche, damit für Aufregung unter deinem Team für das nächste Charity-Event zu generieren. Motiviere sie und sporn sie an!

Tipp: Lies diesen Guide und erfahre mehr, wie du eine ordentliche Nachbesprechung mit deinem Eventteam abhältst.

Zusammengefasst gesagt

Du hast jetzt richtig und erfolgreich nach deiner Wohltätigkeitsveranstaltung nachbereitet. Hoffentlich sind die Resultate davon glückliche Spender, Sponsoren und Teammitglieder.

Am wichtigsten ist aber, dass du einen wesentlichen Beitrag zu einer guten Sache geleistet hast. Und das Feedback, das du bekommen hast, sollte dir bei der Planung des nächsten Events helfen.

Apropos nächstes Event: Schmiede das Eisen, solange es heiß ist. Du hast Eventteilnehmern dabei geholfen, den ersten Schritt zu tätigen, Spender zu werden.

Beim nächsten Schritt liegt’s an dir!