So erstellst Du ein Eventprogramm (+ kostenlose Vorlagen)

Trotz der technologischen Fortschritte bei der Zeit- und Datumsbestimmung, tauchen Leute meist zu spät auf und verpassen dadurch bestimmte Dinge.

Sie verfahren sich auch gerne, obwohl ein GPS im Auto und Google Maps auf dem Handy vorhanden sind. Sind diese Leute denn schlichtweg hoffnungslos?

Wir wissen es nicht. Wir wissen jedoch, dass es Hilfe für diejenigen gibt, die zur richtigen Zeit am richtigen Ort sein möchten.

Lese weiter, um Folgendes zu entdecken…

• Was daher im Eventprogramm aufgenommen werden sollten
• Vorschläge für ein Eventprogramm
• Wie ist bei der Gestaltung eines Eventprogramms vorzugehen
• Beispiele für druckbare Eventprogrammvorlagen
• Beispiele für Eventprogrammvorlagen

Schauen wir uns nun ohne weiteres an, wie ein Eventprogramm erstellt wird.

Was ist ein Eventprogramm?

Ein Eventprogramm ist ganz einfach eine Übersicht darüber, was am Tag des Events passieren wird. Wenn Du ein kleines Treffen veranstaltest, dann brauchst du möglicherweise kein ausführliches Programm.

Doch für Großveranstaltungen wie beispielsweise Musikfestivals, Geschäftskonferenzen, Theateraufführungen und sogar Hochzeiten ist es eine praktische Bereicherung, wenn Du diesen deinen Event-Teilnehmern aushändigen kannst.

Warum es eine gute Idee ist, ein Eventprogramm zu haben

Ein Eventprogramm wurde traditionell auf ein Blatt Papier gedruckt oder in ein Booklet aufgenommen. Doch heutzutage wird es für viele Events eine App geben, die dann das Eventprogramm bereithält.

Es gibt jedoch noch einige Verwendungen für ein gedrucktes Programm. Denn Telefonakkus neigen nämlich dazu, nach einiger Zeit leer zu werden – und wie finden die Event-Teilnehmer dann die Ladestation?

Darüber hinaus werden nicht alle Teilnehmer eine App zu schätzen wissen. Ältere Teilnehmer bevorzugen sogar möglicherweise eher eine Papierversion. App-Benachrichtigungen neigen zudem auch dazu, von der jeweiligen Aufgabe abzulenken.

Schließlich gibt es reichlich Gelegenheiten, mit einem Eventprogramm zusätzliche Einnahmen zu erzielen. Viele Konferenzen bieten Sponsoren die Möglichkeit an, im Eventkalender aktiv zu werben.

Was daher im Eventprogramm aufgenommen werden sollte

Was in ein Eventprogramm aufgenommen wird, hängt maßgeblich davon ab, wie viel Platz zu Verfügung steht. Ein schlichtes Programm mit wichtigen Informationen reicht völlig aus, um den Trick darin zu bewerkstelligen.

Daher sollte Folgendes unbedingt in ein Eventprogramm aufgenommen werden:

• Name, Ort und Datum des Events.
• Der Zeitplan, was an dem Tag passieren wird.
• Eine Karte des Eventortes mit seinen verschiedenen Standorten.
• Die Event Marke, Slogan und die Social Media Links.

Wenn dein Eventprogramm in einer Broschüre gedruckt ist, hast Du mehr Freiraum zu Verfügung. In diesem Fall kannst Du einige praktische Extras hinzufügen.

Hier sind einige optionale Elemente, die in ein umfassenderes Eventprogramm aufgenommen werden sollte:

• Zusätzliche Bilder und die Marke
• Event-Sponsorenwerbung
• Kurzbeschreibungen der Veranstalter
• Ein FAQ-Bereich, um auf häufig gestellte Fragen zu antworten
• Sprecher oder Entertainer BIOS
• Liste der Medienpartner
• Kontaktinformationen für Notfälle

Mit anderen Worten, Du solltest alles einbeziehen, von dem du glaubst, dass es für deine Teilnehmer nützlich ist, dies zu wissen. Je mehr Informationen in das Programm hineinfließt, desto mehr Zeit steht zu Verfügung, um sich auf andere Dinge zu konzentrieren.

Tipps zur Strukturierung eines Eventprogramms

Bevor wir uns mit der Ästhetik eines Eventprogramms befassen, gehen wir einige allgemeine Richtlinien für die Strukturierung durch. Mit diesen sieben Tipps holst Du das Beste aus der Agenda heraus.

1. Bleibe deiner Marke treu

Überlege dir die Marke deines Unternehmens, bevor du mit der Gestaltung eines Eventprogramms beginnst. Die Marke verfügt möglicherweise über einen bestimmten Stil, ein bestimmtes Farbschema, eine bestimmte Schriftart oder andere Dinge, die einzigartig sind.

2. Betrachte dabei auch Partnermarken

Die eigene Marke ist nicht die einzige, die Du in Betracht ziehen solltest. Die Gestaltung eines Eventprogramms sollte sich auch an den Marken der Sponsoren, Partner, Referenten und Wohltätigkeitsorganisationen orientieren.

3. Verwende Bilder mit hoher Auflösung

Nichts schreit laienhafter als pixelige Bilder im gesamten Event. Stelle daher sicher, dass du Kenntnis darüber hast, welche Abmessungen für die Bilder benötigt werden, damit sie im Programm auch gut aussehen.

4. Halte es kurz

Auch wenn Du dich für eine Broschüre entschieden hast, bedenke jedoch, dass ein Eventprogramm kein Roman ist. Halte daher sämtliche Informationen präzise und auf den Punkt gebracht, damit die Agenda als Kurzreferenz verwendet werden kann.

5. Verweise auf die Event-Website

Wenn auf bestimmte Punkte eingegangen werden müssen, dann kann stets auf die Eventwebsite verwiesen werden. Dazu gehören Informationen zum Eventort, zu den Rednern, Sponsoren und zu den Wohltätigkeitsorganisationen, die dich unterstützen.

6. Verwende visuelle Hierarchien

Die Gestaltung eines Eventprogramms sollte sich auf die wichtigsten Elemente konzentrieren. Verwende dazu Felder, Kreise, kräftige Farben und einen fetten Text, um eine visuelle Hierarchie zu erstellen, die es hervorheben wird.

7. Führe Qualitätsprüfungen durch

Was auch immer Du gerade tust, sende das Eventprogramm nicht zum Drucken, bevor einige Qualitätsprüfungen durchgeführt wurden. Korrekturlese die Kopie, überprüfe die Bildqualität sowie die Formatierung.

Tools, die bei der Gestaltung eines Eventprogramms unterstützen können

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie ein Eventprogramm gestaltet werden kann. Du kannst einen professionellen Designer beauftragen, sie selbst entwerfen oder einige vorhandene Eventprogrammvorlagen optimieren.

1. Stelle einen Designer ein

Ein Designer wird wahrscheinlich die besten Ergebnisse erzielen, aber auch die teurere Option sein. Sofern Du noch keinen Inhouse-Designer hast, kannst du auch freiberufliche Websites verwenden, um dort einen zu finden.

Hier sind einige der beliebtesten freiberuflichen Websites:

• – Upwork
• – Freelancer
• – Guru
• – PeoplePerHour

Tipp: Lese diesen Leitfaden, um darin zu erfahren, wie Du einen freiberuflichen Designer einstellen kannst und diesen auf dessen Qualität prüfst.

2. Gestalte selbst

Sofern Du mit Adobe Photoshop, Illustrator oder InDesign vertraut bist, dann kannst du bares Geld sparen, indem du selbst dein Eventprogramm entwirst. Es ist auch möglich, stattdessen Microsoft Word zur Not zu verwenden.

Das folgende Video zeigt dir, wie Du mit InDesign ein Eventprogramm erstellen kannst:

3. Verwende eine Vorlage

Die billigste und am wenigsten zeitaufwendige Option ist die Verwendung einer Eventprogrammvorlage. Es gibt viele kostenlose Online-Angebote, die Du an deinem Event und deiner Marke anpassen kannst.

Hier sind einige Websites, die kostenlose Eventprogrammvorlagen anbieten, die Du dann herunterladen, bearbeiten und ausdrucken kannst:

• – Canva
• – Template
• – Adobe Spark
• – Microsoft Office
• – Sample Templates
• – Pinterest

Fazit

Es ist zwar keine Wissenschaft an sich, ein Eventprogramm zu strukturieren oder zu gestalten, doch kann es ein unglaublich wertvoller Aktivposten für dein Event sein.

Stelle sicher, dass deine Teilnehmer nichts verpassen, indem Du ihnen eine Agenda anbieten kannst, wenn sie zu den Feierlichkeiten erscheinen.

Verfügst Du über Tools zum Entwerfen eines Eventprogramms, das wir verpasst haben? Teile dies uns doch unten in den Kommentaren mit!