So evaluierst du dein Eventteam: Ein 11-Schritte-Guide zu Team Perfomance-Metriken

Du brauchst das eine oder andere Paar Hände, das dir beim Organisieren eines erfolgreichen Events hilft. Es sei denn, du bist ein Oktopus. Ein gutes Eventteam ist für dich als Eventplaner von unschätzbarem Wert.

Aber woher weißt du, wie gut dein Team ist? Indem du einen Weg findest, seine Leistung zu bewerten, damit du auch weiß, was funktioniert und was nicht.

Lies weiter, um zu erfahren, wie du Erfolgskriterien für dein Event definierst und die Leistung deines Teams daran messen kannst.

1. Definiere die Kriterien für den Erfolg des Eventteams

Bevor du dein Team oder deine Veranstaltung insgesamt bewerten kannst, musst du die Erfolgskriterien definieren. Ansonsten hast du nichts, an dem du deine Leistung messen kannst.

Erfolgskriterien könnten sein:

• Verkaufte Tickets
• Gesammelte Geldmittel
• Social-Media-Interaktionen
• Feedback zum Event per Umfragen
• Team-Bewertungsformulare

Unabhängig davon, für welche Kriterien du dich entscheidest, stell sicher, dass du sie auch verwendest, um eine klare Grundlinie zu erstellen. Auf diese Weise wissen sowohl du als auch dein Team, was erwartet wird.

Tipp: Lies in unserem Guide, wie du Events bewertest, um deine Kriterien zu ermitteln.

2. Verwende KPIs für dein Eventteam

Wenn du eine Großveranstaltung mit einem entsprechend großen Personal organisierst, solltest du KPIs (Key Performance Indicators) in Betracht ziehen, um deine Teammitglieder zu bewerten.

Team-KPIs können dir helfen…

• Herauszufinden, wer am meisten (und am wenigsten) arbeitet
• Zu verstehen, welche Aufgaben die Mitglieder als herausfordernd empfinden
• Für Transparenz im Veranstaltungsteam zu sorgen
• Die Gesamtproduktivität aller Mitglieder zu steigern

Einige Manager betrachten Teammitglieder-Metriken als Zeitverschwendung, andere schwören auf sie. Das hängt von deiner Herangehensweise an die Verwaltung deines Eventteams ab.

Hier sind einige der Metriken, anhand derer du dein Eventteam bewerten kannst:

• Anwesenheit(Mitglieder, die spät kommen; Mitglieder, die früh gehen; Krankmeldungen)
• Hilfsbereitschaft(welche Mitglieder werden von anderen als am hilfreichsten angesehen)
• Effizienz(wie schnell sind sie bei ihren Aufgaben)
• Initiative(wie oft übernehmen Mitglieder die Verantwortung und bringen Ideen ein)
• Qualität(wie gut führen Mitglieder ihre Aufgaben aus)

Denke bei der Bewertung der Leistung jedes Teammitglieds daran, nach positiven oder negativen Ausreißern Ausschau zu halten.

Positive Ausreißer zeigen an, dass das Teammitglied etwas Außergewöhnliches tut, von dem auch der Rest des Teams profitieren könnte.

Negative Ausreißer zeigen hingegen an, dass ein einzelnes Teammitglied Probleme hat. Im besten Fall verringert dies die Produktivität des Mitglieds. Im schlimmsten Fall wird dadurch das gesamte Team weniger effizient.

Tipp: Nutze diese Ressource, um die KPIs deines Eventteams zu ermitteln.

3. Notiere dir Beobachtungen während des Events

Du solltest beobachten, was während des Events passiert. Zweifellos wird es ein anstrengender Tag sein, daher kann es hilfreich sein, aufzuschreiben, was du siehst.

Sobald sich der Staub gelegt hat, kannst du deine Notizen überprüfen. Sie sind eine hervorragende qualitative Ergänzung zu den Zahlen, mit denen du den Erfolg des Events messen kannst.

4. Bitten Gäste am Tag des Events um Feedback

Du kannst deine Bewertungsdaten auch mit Feedback ergänzen. Es kann nicht schaden, Gäste zu fragen, ob sie sich von deinem Team betreut fühlen.

Du solltest Gäste dazu auffordern, dein Event online zu rezensieren und bemerkenswerte Teammitglieder beim Namen zu nennen, wenn sie positiv auffallen.

5. Bitte Gäste auch nach dem Event um Feedback

Eine Umfrage nach einem Event ist ein hervorragendes Instrument, um zukünftige Veranstaltungen zu verbessern. Du kannst sie nutzen, um herauszufinden, wie Gäste über den Veranstaltungsort, die Unterhaltung, das Essen und dein Team gefunden haben.

In deiner Post-Event-Umfrage kannst du offene Fragen und Multiple-Choice-Fragen zur Leistung deines Teams nach dem Event stellen.

Tipp:Lies unseren Guide über kostenlose Tools für Event-Umfragen, mit denen du Feedback sammeln kannst.

6. Miss Online-Daten

Wenn dich dein Team bei E-Mail-Kampagnen und bei der Werbung auf Social Media unterstützt, kannst du anhand des Erfolgs dieser Initiativen die Leistung deines Teams messen.

Wenn ein Teammitglied beispielsweise die Aufgabe hat, auf Follower in sozialen Medien zu antworten, kannst du die Anzahl der Antworten, die es an potenzielle Gäste geschrieben hat, zusammenzählen.

Tipp:Lies hier nach, welche Daten du brauchst, um den Erfolg deiner Online-Werbung zu messen.

7. Halte eine Nachbesprechung ab

Es empfiehlt sich, nach dem Event ein Nachbesprechungstreffen mit dem Eventteam abzuhalten. Dadurch bekommst du die Möglichkeit, die Ziele, die du für das Event gesetzt hast, erneut zu besprechen und zu überprüfen, ob du sie erreicht hast.

Darüber hinaus kannst du alle kritischen Herausforderungen als Gruppe besprechen. Nutze die Nachbesprechung, um mögliche Lösungen für die Schwierigkeiten zu finden, die es vor und während des Events gegeben hat.

Tipp:Hier erfährst du, wie du mit deinem Eventteam eine Nachbesprechung nach dem Event abhältst.

8. Sprich mit jedem Mitglied persönlich

Es ist nicht für jeden angenehm, vor einer ganzen Gruppe zu sprechen, insbesondere wenn es um persönliche Probleme oder Kritik an anderen Teammitgliedern geht.

Wenn du ein kleineres Event organisierst, solltest du in Betracht ziehen, mit jedem Teammitglied einzeln zu sprechen. Das gibt dir mehr Einblick darin, wie sie das Event wahrgenommen haben.

Tipp:Nutze diese Beispielfragen, um dich für deine Leistungsüberprüfung inspirieren zu lassen.

9. Beurteilen dein eigenes Engagement

Als Veranstalter und Teammanager ist es entscheidend, dass du auch deine eigene Leistung bewertest. Du bist der Kapitän des Schiffes. Ohne dich wird es sinken.

Es gibt viele Möglichkeiten, als Manager zu scheitern, selbst wenn du nur die besten Absichten hattest.

Eine davon ist, sich in den Details zu verlieren, und dabei das große Ganze aus den Augen zu verlieren. Gleichzeitig könntest du auch so von deinen Teammitgliedern sein, dass du für sie nicht mehr erreichbar bist.

Nimm dir die Zeit, um über dein eigenes Engagement im Team nachzudenken. Und scheue nicht davor zurück, dein Team um Feedback zu deiner Performance als Manager zu bitten.

Tipp: Hier erfährst du, wie du dich selbst als Leader bewertest.

10. Berücksichtige externe Faktoren

Wenn du dein Eventteam bewertest, solltest du auch die Dinge einkalkulieren, die außerhalb der Kontrolle deines Teams liegen.

Du kannst messen, wie gut dein Team das Event online promotet hat, aber du kannst nicht messen, welchen Einfluss konkurrierende Events haben werden, die zur gleichen Zeit stattfinden.

Auf ähnliche Weise kannst du messen, wie gut dein Team deine Gäste bei einem Outdoor-Event bedienen; plötzliche Wetteränderungen, die ihren Job beeinflussen, kannst du aber nicht vorhersagen.

11. Analysiere alles

Sobald du dir die Zahlen angesehen, eine Nachbesprechung mit deinem Team abgehalten und Feedback von den Teilnehmern eingesammelt hast, ist es Zeit, alles zu analysieren.

Inzwischen solltest du die folgenden Methoden zur Evaluierung der Leistung deines Teams haben:

• Erfolgskriterien für das Event
• KPIs deines Eventteams
• Persönliche Beobachtungen während des Events
• Feedback der Teilnehmer vor Ort
• Umfrageergebnisse nach dem Event
• Online-Daten
• Vorschläge aus der Teambesprechung
• Input aus Interviews mit einzelnen Teammitgliedern
• Feedback zu deiner Rolle als Eventmanager
• Externe Faktoren, auf die du keinen Einfluss hast

Es liegt an dir, ob du bei der Bewertung der Leistung deines Teams qualitative oder quantitative Daten verwendest. Wenn du Zweifel hast, verwende eine Mischung aus beiden, um ein detaillierteres Ergebnis zu bekommen.

Plane das nächste Event

Nachdem du die Leistung deines Eventteams bewertet hast, ist es Zeit, das nächste Event zu planen. Hoffentlich bekommst du viele wertvolle neue Erkenntnisse, damit dein nächstes Event noch besser wird.

Viel Glück und zöger nicht, Vorschläge in den Kommentaren mit uns zu teilen!