Wenn du dir vorstellst, ein Wellness-Event zu veranstalten, woran denkst du?
Vielleicht an eine Gruppe meditierender Mönche mit gekreuzten Beinen im Zen-Zustand. Oder begeisterte Gäste die ganz begeistert an ihren veganen und kalorienarmen Burgern schlemmen.
Was auch immer dir in den Sinn kommt, wir können dir versichern, dass sich ein Wellness-Event nicht von selbst veranstaltet!
Selbst echte Wellness-Event-Gurus können nicht auf Reinkarnation warten. Ein gutes Event erfordert gute Planungund Promotion. Ganz zu schweigen von einem tollen Gastgeber, der im Mittelpunkt steht.
Wir geben dir ein paar Tipps zur Veranstaltung eines Wellnes-Events, einschließlich:
- Digitale Tools
- Team-Organisation
- Veranstaltungsortvorbereitung
- Gäste-Erlebnisse
- Logistische Planung
- Wie du alles einpackst
Billetto ist eine Ticketverkaufsplattform, die dir dabei hilft, deine Events zu planen, zu bewerben und zu veranstalten. Erstelle eine Seite für dein Event und verkaufe deine ersten Tickets in unter 5 Minuten!
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Digitale Tools, gemacht für die Branche
Digitale Tools machen dir das Leben einfacher. Besonders Tools, die für Wellness-Events gemacht sind. Ticketing-Websites – wie Billetto – können hier eine großartige Ressource sein.
Am Tag des Wellness-Events kannst du eine Ticketing-Website nutzen, um sich auf die Vorbereitungen und den Check-in deiner Gäste vorzubereiten. Dazu gehört:
- Gästelisten ausdrucken und dein Team informieren
- Tickets am Eingang mit Kassen-Software verkaufen (iPads eignen sich super dafür)
- Tickets scannen mit deinem Smartphone oder Tablet (Billetto hat eine App dafür)
- Bei Bedarf Kontakt zu den Gästen mit Updates aufnehmen
Tipp: Hier findest du ein großartiges Tool für die Terminplanung bei Wellness-Events.
Sei der Kapitän deines Wellness-Teams
Partnerschaften mit Gesundheitsorganisationen sind bei Wellness-Events weit verbreitet. In der Regel fühlen sich auch Event-Freiwilligevon solchen Dingen angezogen. Das bedeutet, dass nur sehr wenige Wellness-Events ohne großen Teamaufwand stattfinden.
Kurz vor Beginn deines Wellness-Events ist es wichtig, den Plan ein letztes Mal durchzugehen. Dies ist eine hervorragende Gelegenheit, das Veranstaltungsprogramm vorzustellen, auf das sich alle Organisatoren beziehen und das sie diskutieren können.
Dieses Meeting kann eine Zusammenfassung verschiedener Aufgaben und andere Informationen enthalten:
- Das Begrüßen der Gäste
- Das Kontrollieren des Zeitplans
- Planen für den Notfall
- Event-Berichterstattung auf Social Media
Sich fokussieren
Das Team sollte immer allen mit Informationen zu deinem Wellness-Event zur Verfügung stehen.
Wenn der Fokus deines Wellness-Events beispielsweise auf gesunder Ernährung liegt, sollte das Team Fragen zu Proteinen, Kohlenhydraten und Kalorien beantworten können. Oder wenn Meditation das Thema ist, sollten einige Mitarbeiter vorbereitet sein, Gästen behutsam grundlegende meditative Techniken beizubringen.
Tipp:Für maximale Vorbereitung solltest du ein cooles Veranstaltungsprogramm entwerfen.
Den Veranstaltungsort vorbereiten
Wellness-Events können viel Arbeit erfordern. Wenn dein Veranstaltungsort nicht bereit ist, bist du es auch nicht! Stell sicher, dass du weißt, wann der Veranstaltungsort für deine Vorbereitungen verfügbar ist. Du solltest so schnell wie möglich loslegen.
Was vorbereitet werden muss
Je nach Art deines Wellness-Events musst du möglicherweise bestimmtes Equipment herrichten:
- Stationen für Vorsorgeuntersuchungen
- Fitnessgeräte
- Sport- und Spielzubehör
- Erste-Hilfe-Stationen
- Utensilien für Kochkurse oder Buffettische
- Gegebenenfalls Wellness-Merchandise und -Verkaufsstände. (Stressbälle, irgendwer)
Deine Partnerorganisationen haben möglicherweise angefordert, dass Promotion für sie aufgebaut werden soll. Halte diese Beziehungen aufrecht, indem du deine Vereinbarungen einhältst und dazu beiträgst, sie bekanntzumachen.
Sei nicht schüchtern
Beginne das Event mit guter Stimmung. Das ist immer wichtig, vor allem aber, wenn du ein Wellness-Event durchführst.
Es kommt alles auf – du hast es erraten – Wellness an! Gönne deinen Gästen ein herzliches Willkommen. Das kann so einfach sein wie ein freundliches „Hallo“ bei der Ankunft der Gäste. Du musst es nicht mit einer seltsamen Zen-Stimme sagen.
Tipp:Hier findest du einige super Ideen, mit denen du Gäste willkommen heißen kannst.
Was ist mit Gästen, die früh dran sind?
Vermeide Wartezeiten außerhalb der Veranstaltung. Dies kann vermieden werden, indem Einlass etwas früher gewährt wird, damit sich Gäste sofort amüsieren können.
Stelle jedoch sicher, dass es Dinge gibt, mit denen sie sich beschäftigen können! Gesundheitsvorsorgekabinen sind eine einfache Möglichkeit, früh ankommende Gäste zu beschäftigen. Buffets mit gesundem Essen können auch gute Stimmung bringen und dazu beitragen, dass sich Gäste von Anfang an wie zu Hause zu fühlen.
Tipp:Früh oder spät, Gäste sollten sich beim Check-in immer willkommen fühlen.
Logistik und Bescheid wissen
Du willst doch nicht, dass dir auch nur das kleinste Detail entgeht, oder?
Sprich dich am Tag des Events immer mit Sprechern, Verkäufern und anderem Personal ab. Denke an diese eine Szene aus Star Wars Episode IV: „Red 10, standing by. Rote 7, standing by… “
Hier sind einige Dinge, die du überprüfen solltest, bevor alles beginnt:
- Ist das Essen frisch? Und servierbereit?
- Funktioniert die Ausrüstung? (Teste sie, wenn nötig, selbst)
- Gibt es irgendetwas in der Nähe des Veranstaltungsortes, das mit der Wellness-Atmosphäre in Konflikt geraten könnte? (Schmutzige Badezimmer, Müll, den jemand hinterlassen hat, und so weiter)
- Hast du ein Backup-Plan für schlechtes Wetter? (Viele Wellness-Events finden im Freien statt.)
Bitte lächeln!
Denke bei der Veranstaltung eines Wellness-Events auch an die Zukunft. Bilder und Videos von deinem Event können verwendet werden, um für zukünftige Veranstaltungen zu werben.
Bei fitnessorientierten Events bieten sich Vorher-Nachher-Aufnahmen hervorragend an. Viele Gesundheits- und Fitnessgruppen wenden diese Strategie an und steigern so die Motivation. Sie nehmen zwei Bilder auf mit einem Jahr dazwischen und vergleichen die Resultate.
Diese Bilder kannst du dann auf deiner Webseite und deinen Social-Media-Profilen veröffentlichen: „Meine Fitness-Reise begann mit dem Healthy Guy Fest 2019…“
Andere Bilder, die du knipsen kannst
Stell sicher, dass du auch Bilder von Dingen machst wie:
- Leckeres, gesundes Essen
- Körperliche Aktivitäten
- Kinder, die über Wellness lernen
- Lächelndes Personal und Gäste
Die Idee ist, hier so viel Freude wie möglich einzufangen. Immerhin geht es um Wellness. Stell also sicher, dass deine Mitarbeiter die besten Momente einfangen!
Tipp:Hier erfährst du mehr über die Kunst der Vorher-Nachher-Fotos. Gib diese Tipps an Gäste weiter, sodass sie es auch probieren können.
Es geht ums Publikum
Während du dich auf dein Wellness-Event vorbereitest, können die Dinge kompliziert werden. Aber es kann hilfreich sein, über eine Sache zu meditieren:
Bei diesem Event geht es um die Gäste.
Lass dich von deinem Planungswahn nicht von einem großartigen Event abhalten. Alle guten Gesundheits- und Wellness-Event wollen einen Service leisten.
Service für die Eventbesucher, deren Leben durch ihren Besuch verbessert werden soll. Auch, wenn es nur ein bisschen ist.
Tipp:Sag deinen Gästen nicht nur, dass sie wichtig sind, sondern zeigen es ihnen auch.
Baue etwas wirklich Tolles
Wenn das dein erstes Wellness-Event ist, kann es ziemlich stressig werden. Konzentriere dich auf die Grundlagen, betreue deine Gäste und versuche, sie so glücklich wie möglich zu machen. Wenn du mal den Dreh raus hast, wirst du beim nächsten Event schon mehr Erfahrung haben.
Mit der Zeit kann dein jährliches Wellness-Event langsam zu einer wundervollen Sache werden.
Tipp: Behalte dir einige dieserIdeen für großartige Gesundheitsmessen im Hinterkopf, während du langsam, aber sicher, dein perfektes Gesundheits- und Wellness-Event zusammenstellst.
Pack alles ein!
Du wusstest, dass das kommt, stimmts? Aufräumen, alles aufräumen. Genau wie das alte Lied: „Everybody, do your share…“
Singen musst du aber nicht.
Sobald dein Event zu Ende ist, gibt es noch jede Menge abzubauen und aufzuräumen. Das Letzte, was du brauchst, ist der Ruf als Faulpelz. Bei Wellness-Events dreht sich alles um innere und äußere Sauberkeit. Das gilt auch für die Umwelt!
Stell sicher, dass du effiziente Entsorgungsmethoden vorbereitet hast. Du solltest dich auch um Kompost und Recycling kümmern. Man weiß nie, woher Publicity kommen wird. Ein Wellness-Event, das dafür bekannt ist, recycelbare Güter in den Müll zu werfen, wird kein gutes öffentliches Image haben.
Gesunde Körper, gesunde Umwelt.
Tipp:Event-Reinigungsdienstekönnen dir die Arbeit erheblich erleichtern.
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Eine Vielzahl von Dingen, über die man nachdenken muss
Halte unseren Guide immer griffbereit, wenn du ein Wellness-Event veranstaltest, und du bist in bester Verfassung.
Lass doch unten einen Kommentar hier mit deinen eigenen Vorschlägen und Erfahrungen … oder was du sonst noch über Wellness-Events zu sagen hast!
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