Wenn Du unseren Leitfaden zur Suche nach einem Austragungsort gelesen hast, dann fragst Du dich wahrscheinlich, mit wie viel Geld gerechnet werden soll.
Die Mietpreise für einen Austragungsort kann je nach Art des Events sehr variieren. Um zu verstehen, wie die Preise der Austragungsorte sind, schauen wir uns zunächst einmal an, welche es denn davon gibt.
Die 12 häufigsten Arten der Austragungsorte
Ein Austragungsort kann jeder Ort sein, an dem ein Event stattfindet. (Es muss nicht einmal Wände oder eine Decke haben.) Es gibt jedoch bestimmte Arten von Austragungsorte, die sich ideal für einen Event eignen.
Lese weiter, um herauszufinden, welches für deinen nächste Event am besten geeignet ist.
1. Bars, Pubs und Clubs
Wenn Du eine Party oder eine Liveshow ausführen möchtest, gibt es nur wenige Orte, die besser dafür geeignet sind als eine Bar oder ein Club. Das will heißen, dass Du auch ein gutes Geschäft daraus schlagen kannst, wenn die Örtlichkeit tagsüber gemietet wird.
Am besten geeignet für: Partys, Live-Musik, Comedy-Abende und Degustations-Events.
2. Restaurants
Es kann beispielsweise einen privaten Speisesaal oder, sofern dein Event groß genug ist, das gesamte Restaurant gebucht werden.
Am besten geeignet für: Dinnerpartys, Geburtstage, Hochzeitsempfänge, Geschäftstreffen und Verkostungs-Events.
3. Hotels
Viele Hotels sind mit Restaurants, Bars, Ballsälen, Konferenzräumen und anderen Eventräumen ausgestattet, was sie zur idealen Wahl für viele verschiedene Arten von Events machen.
Am besten geeignet für: Partys, Dinnerpartys, Degustations-Events, Geschäftstreffen, Konferenzen, Präsentationen, Networking und Hochzeitsempfänge.
4. Konferenzzentren
Obwohl viele Konferenzen in Hotels abgehalten werden, sind zweckmäßige Konferenzzentren ebenfalls eine beliebte Wahl. Sie verfügen alle über AV-Geräte, welche Du benötigst und bieten zudem oft auch das Catering an.
Am besten geeignet für: Konferenzen (duh), Geschäftstreffen, Präsentationen und Networking-Events.
5. Geschäftszentren
Es gibt ein gewisses Maß an Überschneidungen zwischen Geschäfts- und Konferenzzentren. In der Regel konzentrieren sich Business Center eher auf alltägliche Aktivitäten wie Besprechungen und Zusammenarbeit.
Am besten geeignet für: Geschäftstreffen, Networking-Events und Präsentationen.
6. Gemeindezentren
Lokale Regierungen und Organisationen (wie Kirchen) haben Platz für private Anmietungen. Die Austragungsorte mögen nicht immer beeindruckend sein, aber es ist möglich, dass Du damit ein wirklich gutes Geschäft machen kannst.
Am besten geeignet für:Meetings und Community-Events.
7. Sportvereine
Örtliche Sportvereine wie Golf, Fußball und Rugby verfügen möglicherweise über zusätzlichen Platz, den sie für private Austragungen vermieten möchten, um darin zusätzliche Einnahmen für ihre Mitglieder zu erzielen.
Am besten geeignet für: Sportevents.
8. Kunstgalerien
Kunstgalerien sind größtenteils leere Räume, sodass Platz für die Kunstinstallationen vorhanden ist. Dies lässt auch Platz für Events aller Art übrig, und Du kannst dabei möglicherweise einen angemessenen Preis aushandeln.
Am besten geeignet für: Workshops, Künstlertreffen und Networking-Events.
9. Akademische Einrichtungen
Wie Sportvereine sind auch akademische Einrichtungen bestrebt darin, zusätzliches Geld zu verdienen. Du wirst feststellen können, dass viele Schulen und Universitäten gerne einen Teil ihrer Räumlichkeiten für private Veranstaltungen vermieten.
Am besten geeignet für: Schreibworkshops, Networking-Events und Präsentationen.
10. Herrenhäuser
Wenn Du auf der Suche nach einem schicken Event-Ort bist, der jedoch nicht für alle zugänglich ist, dann suche doch nach stattlichen Häusern, in denen Du deinen nächsten Event abhalten kannst. Sie sehen toll aus… sind aber auch mit einem besonderen Preisschild versehen.
Am besten geeignet für: Hochzeitsempfänge, Dinnerpartys und Firmenretreats.
11. Stadien und Arenen
Wenn Du gerade ein gigantisches Konzert mit Tausenden von Teilnehmern ausarbeitest, dann sind Stadien und Arenendie beste Wahl. Du wirst jedoch auch feststellen können, dass sie kleinere Räume für kleinere Events anbieten.
Am besten geeignet für: Sportevents, Konzerte, Comedy-Shows, Theaterproduktionen und Präsentationen.
12. Parks und Felder
Die freie Natur kann für viele verschiedene Arten von Events genutzt werden – und auch hier gibt viel Platz, um sie auszurichten. Wende dich an deine Gemeindeverwaltung, um zu erfahren, welche Parks oder Felder dafür genutzt werden können.
Am besten geeignet für: Märkte, Messen, Festivals, Konzerte, Comedy-Shows und Theaterproduktionen.
Die Preisgestaltung für den Austragungsort
Sobald Du dich für einen Austragungsort entschieden hast, ist es nun an der Zeit, sich die verschiedenen Preisstrukturen anzusehen. Nicht alle Austragungsorte erheben eine Pauschale für die Anmietung ihrer Räumlichkeiten.
Nachfolgend findest Du einige der gebräuchlichsten Preisstrukturen.
1. Leihgebühr
Eine Leihgebühr ist eine Pauschale, welche zu zahlen ist, je nachdem und wie lange ein Austragungsort benötigt wird. Normalerweise kannst Du den Austragungsort für ein paar Stunden, einen halben Tag oder einen ganzen Tag mieten.
Dabei kann mit etwa 11€ pro Stunde für den günstigen Ort gerechnet werden… bis hin zu Tausenden von Euro pro Tag an den prestigeträchtigsten Ende der Skala.
Die Leihgebühren können dabei trocken sein (siehe Nr. 2 unten) oder Catering und technische Ausrüstung beinhalten. Es hängt alles von deinem Geschäft mit dem Austragungsort ab.
2. Trockenmiete
Die Trockenmiete entspricht der Miete (siehe Nr. 1 oben), mit der Ausnahme, dass ausdrücklich darauf hingewiesen wurde, dass nichts anderes als der Platz inbegriffen ist. In vielen Fällen bedeutet dies, dass nicht einmal Dekoration vorhanden ist.
Es ist eine gute Lösung, wenn Du das Essen, die Getränke, die Dekoration und die technische Ausrüstung selbst hervorbringen möchtest. Du solltest jedoch nachrechnen, ob Du auf diese Weise tatsächlich Geld sparen kannst.
3. Pauschalangebot pro Person
Das Paket pro Person ist eine Preisstruktur, die genau das tut, was es verspricht: Du zahlst für jede Person einen bestimmten Betrag, die teilnehmen wird.
Das bedeutet, dass der Preis in der Regel Speisen und Getränke beinhaltet, welche die Gäste konsumieren. Die Preise für Pakete pro Person liegen normalerweise im Bereich von € 30-100 pro Gast.
4. Tagespauschale
Hotels und Konferenzzentren, die sich auf geschäftliche Events konzentrieren, bieten bestimmte Tagestarife für Teilnehmer an. Diese sind so ziemlich in der gleichen Preisspanne wie ein Pauschalangebot pro Person (siehe Nr. 3 oben).
Die Preise für Tagesteilnehmer unterscheiden sich in dem Sinne, dass sie häufig AV-Geräte sowie eventuell benötigte Extras wie Stifte und Notizblöcke enthalten.
5. Mindestausgaben
Viele Hotels, Restaurants, Bars und Clubs bieten ein Mindestangebot an. Das heißt, es wird nichts im Voraus gezahlt, um den Raum mieten zu können. Es muss lediglich dafür gesorgt werden, dass die Gäste einen bestimmten Betrag ausgeben.
Sofern die Gäste erwarten, dass sie ihre eigenen Getränke und Speisen kaufen, ist dies möglicherweise eine gute Lösung für dich. Stelle einfach sicher, dass die Menüpunkte nicht lächerlich überteuert sind.
Der Nachteil dieser Preisstruktur ist, dass Du selbst die Differenz dann abdecken musst, wenn die Mindestausgaben nicht eingehalten wurde. Die Mindestausgaben können zwischen 200€ an einem Wochentag und Tausenden Euros an den Wochenenden variieren.
6. Mindestanzahl der Gäste
Einige Austragungsorte bieten eine Mindestanzahl von Gästen als Variation der Preisstruktur für eine Mindestausgabe an. Dies ist möglicherweise ein noch besseres Angebot als die Option für Mindestausgaben.
Hier musst Du nur eine bestimmte Anzahl von Teilnehmern sichern. Der Austragungsort berechnet, dass jeder Gast genug ausgeben wird, um seine Betriebskosten zu decken und daraus einen Gewinn zu erzielen.
Wie bei der Option für Mindestausgaben, muss Du jedoch möglicherweise eine Strafe zahlen, wenn Du nicht die Mindestanzahl an Gästen am Austragungsort erfüllst.
Tipp: Lese diesen ausführlichen Leitfaden zur Preisgestaltung für Austragungsorte, um ein besseres Verständnis dafür zu erhalten, wie viel in deinen Eventbudget vorgesehen ist.
Lass nun die Jagd nach dem Austragungsort beginnen…
Nachdem Du nun weiß, welche Austragungsorte für deinen Event verfügbar sind und welche Preisstrukturen sie zudem bieten, kannst Du nun viel besser ein gutes Geschäft darin finden und auch aushandeln.
Solltest Du Erfahrungen aus erster Hand mit der Ausarbeitung von Austragungsorten haben, die wir in diesem Artikel nicht berücksichtigt haben, dann hinterlasse uns gerne eine Nachricht unten in den Kommentaren zurück!