Als Eventorganisator ist es deine Aufgabe, für einen reibungslosen Check-In-Prozess zu sorgen. Die Gästeregistrierung ist eines der wichtigsten Elemente, das unbedingt richtig gemacht werden sollte. Oft ist sie die erste Interaktion zwischen dir und deinen Gästen. Dein Ziel sollte daher sein, den gesamten Prozess reibungslos, tadellos und zeiteffizient zu gestalten.
Hier kommen Check-In-Apps für Events ins Spiel.
Apps für Smartphones bieten einen effiziente und schnelle Möglichkeit, Gäste bei Events zu registrieren. Sie reduzieren die Anzahl an Personal, das gebraucht wird, und bieten Gästen die Alternative, sich online anzumelden, um lange Warteschlangen zu vermeiden.
Es kann also gesagt werden, dass Check-In-Apps für Events das traditionelle Event-Check-In verändern…und zwar zum Besseren.
Lies weiter und du lernst alles über:
- Die Vorteile von Check-In-Apps für Events
- Wonach du in einer Check-In-App suchen solltest
- Die Check-In-Apps, die wir empfehlen
Bereit, deinen Gästeregistrierungsprozess zu optimieren? Los geht’s.
Die Vorteile von Check-In-Apps für Events
Check-In-Apps für Events sind eine Komplettlösung für den Prozess der Gästeregistrierung deines Events. Von der Erstellung einer Selbstregistrierungsseite über den Verkauf von Tickets bis hin zur Promotion, der Beantwortung von FAQs und dem Einchecken vor Ort bieten sie praktisch alles.
1. Erste Eindrücke
Mit Smartphone-Apps können Eventorganisatoren einen guten ersten Eindruck machen. Das Sprichwort lautet ja: Du bekommst keine zweite Chance, einen ersten Eindruck zu machen. Durch Check-In-Apps machen deine Gäste von Beginn an eine positive Erfahrung.
2. Weniger Papier
Check-In-Apps reduzieren darüber hinaus die Notwendigkeit von Listen auf Papier. Mal angenommen, dein Unternehmen plant jedes Jahr 10 großangelegte Events. Du kannst dir vorstellen, wie viel Papier gebraucht wird, um Listen mit den Namen aller Gäste auszudrucken. Eine App bringt die Druckkosten auf nahezu Null. Außerdem vermeidest du es, Gästelisten zu verlieren.
3. Änderungen in letzter Minute
Mit Event-Check-In-Apps bist du auch bestens für spontane Änderungen gewappnet, wie etwa unerwartete oder unangekündigte Gäste. Schließlich willst du die Warteschlange nicht aufhalten und neue Gäste in letzter Minute registrieren. Fortgeschrittene Apps ermöglichen es Gästen auch, Änderungen in der Unterkunft, der Verpflegung und anderen Aktivitäten zu beantragen.
4. Erhöhte Produktivität
Laut einer Studie von Frost & Sullivan steigern Event-Check-In-Apps die Produktivität um 27 %. Sie reduzieren auch den Bedarf an zusätzlichem Personal, was auch dein Eventbudget reduziert.
5. Einblicke ins Teilnehmerverhalten
Apps für den Check-In stellen dir auch Einblicke in das Verhalten deiner Teilnehmer bereit. Sobald du weißt, wer sich für dein Event registriert hat, kannst du Aufzeichnungen davon machen und sie für die Promo deines nächsten Events nutzen. Event-Apps mit erweiterter Funktionalität können dir sogar wertvolles Feedback zu dem Redner, dem Veranstaltungsort, der Qualität des Essens und anderen Aspekte des Events geben.
Wonach du in einer Check-In-App suchen solltest
Bei der Auswahl einer Check-In-App ist es wichtig herauszufinden, ob sie deinen Gästen ein 5-Sterne-Erlebnis bieten wird oder nicht.
Der falsche Ticketscanner kann den Check-In noch stressiger machen, was deine Gäste nicht besonders glücklich stimmen wird. Du willst nicht, dass deine Gäste den Beginn deines Events verpassen, nur weil der Ticketscanner nicht funktioniert.
Sehen wir uns einige Eigenschaften einer guten Check-In-App für Events an.
QR-Codes
Eine gute Check-in-App scannt den QR-Code direkt von einem Android- oder iOS-Gerät und bietet benutzerdefinierbare QR-Codes für den Event-Check-in.
Synchronisierung
Deine Check-In-App sollte über Echtzeit-Synchronisation von Informationen verfügen, damit doppelte Ticket-Einträge auf ein Minimum reduziert werden. High-Speed-Tracking ist hilfreich, wenn es mehrere Eingänge zum Event gibt.
Flexibilität
Das Markenzeichen einer guten App ist Vielseitigkeit und Flexibilität. Überprüfe, ob sie verschiedene Tickettypen wie z.B. Parkscheine für Events im Freien scannen kann. Sie sollte darüber hinaus auch in der Lage sein, Bezahlvorgänge per Kreditkarte verarbeiten zu können, damit Tickets vor Ort verkauft werden können.
Kosteneffizienz
Es sollte selbstverständlich sein, dass die App erschwinglich und einfach zu bedienen sein muss. Du willst dich am Tag des Events nicht mit technischen Problemen herumschlagen müssen.
Fragen, die du dir stellen solltest
Hier sind einige allgemeine Fragen, die du dir selbst stellen solltest, wenn du die Eignung einer bestimmten Event-Check-In-App beurteilst:
- Wie viele Tickets kann sie pro Sekunde scannen?
- Wie viel kostet sie?
- Benötige ich zusätzliches Equipment?
- Was ist dein Backup, wenn das WiFi ausfällt?
- Wie gut synchronisiert sie Daten?
- Wird sie mit Software geliefert, die Ticket-Duplikate verhindert?
- Wie viele Arten an Tickets kann sie scannen?
- Kannst du eigene QR-Codes erstellen?
Welche Check-In-App solltest du für dein Event wählen?
Die Eine-Million-Pfund-Frage ist: Für welche Event-Check-In-App soll ich mich entscheiden? Es gibt viele exzellente Optionen, die einen schnellen Registrierungsprozess gewährleisten. Sehen wir uns die besten fünf an, die es heutzutage auf dem Markt gibt.
1. Cvent OnArrival
OnArrival von Cvent verspricht die Eliminierung von Stress dank reibungsloser Check-Ins. Die App ermöglicht es Veranstaltern, Gästedaten über die Cvent Event-Managementplattform zu synchronisieren.
Sie verfügt auch über einen Self-Service-Kiosk-Modus, der es Teilnehmern ermöglicht, sich zu registrieren, zu bezahlen, einzuchecken und individuelle Badges zu erstellen. Die App benötigt eine Bluetooth-Verbindung, um zu funktionieren und verwendet scannbare Barcodes. Sie ist einfach einzurichten und verbindet dein Telefon mit einem iPad und einem kompatiblen Drucker.
2. Billetto
Billetto (das sind wir!) bietet eine weitere simple und kostenlose Check-In-App für Android und iOS. Eventorganisatoren können damit im Handumdrehen ihre Smartphones und Tablets in mobile Ticketscanner verwandeln.
Sie ergänzt die Ticketingseite von Billetto, auf der Organisatoren eine Eventseite zum Verkauf von Tickets einrichten können. Die Tickets werden dann an Teilnehmer gemailt. Es liegt dann an ihnen, sie entweder auszudrucken oder sie beim Einlass auf ihrem Handy vorzuzeigen.
3. ScanAttendee von Eventdex
ScanAttendee ist eine Event-App für mobile Endgeräte. Sie verfügt über ein robustes Interface für Online- und Vor-Ort-Registrierungen, eine Lead-Retrieval-App, eine Event-App, Teilnehmer-Check-Ins und B2B-Kontaktvermittlungslösungen.
Die App ermöglicht es Veranstaltern auch, Badges auszudrucken und neue Teilnehmernamen problemlos in die Gästeliste aufzunehmen.
4. Boomset
Diese Check-In-App bietet viele Funktionen wie Echtzeit-Reporting, Networking, Lead-Retrieval und reibungsloses Einchecken. Die erweiterten Funktionen von Boomset ermöglichen es Gästen, sich selbst zu registrieren und sogar ihren Eventzeitplan zu ändern.
Die App ist eine großartige kostenlose Event-Check-In-Software, die es auch Organisatoren ermöglicht, in Sekundenschnelle weitere Namen in die Liste aufzunehmen. Das bemerkenswerteste Feature ist der Selfie-Modus. Gäste können beim Einchecken ein Selfie machen und es gleich auf ihre Badges drucken.
5. Social Tables
Social Tables verfügt über eine kostenlose App zum Tracking von Eventteilnehmern, die von Dow Jones, Forbes und Blizzard Entertainment verwendet wird, wenn sie große Events veranstalten. Es handelt sich um eine Cloud-basierte App mit einfacher Eventregistrierung.
Die kostenlose Check-In-App ermöglicht es Teams, auf einer einzigen Plattform zusammenzuarbeiten, egal, wo sie sind. Sie ermöglicht den Zugriff auf Teilnehmerinformationen und bewahrt sie sicher in der Cloud.
Was ist die ideale Check-In-App für dich?
Check-In-Apps für Events sind der neueste, „hippe“ Trend in der Eventbranche. Wenn du keine benutzt, hinkst du nur hinterher.
Der Tag wird kommen, an dem die Frage nicht mehr lauten wird, ob du eine Event-Check-In-App nutzt oder nicht. Die Frage wird lauten, welche du benutzt und warum.
Teile uns in den Kommentaren mit, welche Check-In-App dein Favorit ist!