Die Redewendung „über Nacht berühmt werden“ hast du sicher schon mal gehört. Insbesondere im Zusammenhang mit Musik. Nicht nur Musiker werden berühmt, sondern auch Veranstalter. Die richtigen organisatorischen Schritte zu unternehmen, wird dir helfen, ein tolles Musikevent zu organisieren. Der richtige Plan ist ebenfalls von großer Bedeutung.
Inzwischen hast du dein Musikevent erfolgreich geplant und vermarktet. Zeit, sich anzusehen, was am eigentlichen Tag des Events zu tun ist.
Es ist unmöglich, genau zu simulieren, was am Tag passieren wird, aber es gibt Pläne für alle Eventualitäten. Diese sehen wir uns in unseren Tipps für die Veranstaltung deines Musikevents an.
1. Die Location vorbereiten
Der für die Veranstaltung zugewiesene Platz ist deine Domäne. Er beinhaltet die Bühne und den Bereich für die Zuschauer. Ob du den Keller eines Pubs nutzt oder einen Ort mit Platz für tausende Zuseher, überlege dir, wie die Location hergerichtet werden muss (und welche Arbeit dafür erforderlich ist).
Die Bühne
Die Location braucht Bühnentechnik. Wenn die Techniker an einem Veranstaltungsort ihre eigene Art und Weise haben, die Dinge zu erledigen, musst du dich wahrscheinlich nicht darum kümmern. Wenn nicht, liegt es an dir und deinen Mitarbeitern, die Bühne herzurichten und für die Musiker bereitzuhalten.
Tipp:Wenn du Überlegungen zum Bühnenaufbau aus der Perspektive des Publikums anstellen möchtest, lies hier, wie du deine Bühne aufbaust.
Die Beleuchtung
Wenn du deine eigene Beleuchtung benötigst, überlege dir, ob du ein DIY-Setup benutzt oder eine Firma beauftragen möchtest.
Der Sound
Beim Einstellen des Soundes musst du berücksichtigen, wie der Gig klingen wird. Das ist das Wichtigste. Es gibt einen Grund, warum man den Sound immer im Voraus überprüft: So wird sichergestellt, dass alles so läuft (und klingt), wie es sollte.
Tipp:Um zu prüfen, ob du den Sound an deinem Veranstaltungsort effektiv getestet hast, lies unseren Guide über Soundchecks.
Der Zuschauerbereich
Du solltest vor dem Tag eines Konzerts erarbeitet haben, ob du deine Zuschauer stehen oder sitzen werden. Das wird wahrscheinlich vom Veranstaltungsort entschieden. Die Art des Konzerts wird ebenfalls eine Rolle spielen. Ein Metal-Gig wird wahrscheinlich nicht so beliebt sein, wenn es nur Sitzplätze gibt. Metal-Fans sind gerne im „Pit“.
Wenn du ein Orchesterensemble gebucht hast, werden deine Gäste mit Sitzplätzen rechnen.
Stell am Tag des Events sicher, dass der Zuschauerraum rechtzeitig vor dem Eintreffen der Teilnehmer verfügbar ist. Stell sicher, dass Vorkehrungen wie etwa Barrieren bereits erledigt wurden.
Wenn du Glück hast, ist das technische Personal vor Ort für die Vorbereitung des Zuschauerbereiches verantwortlich. Das bedeutet, dass du dir weniger Sorgen machen musst.
2. Viele Hände erleichtern die Arbeit
Tu’s nicht allein. Auch wenn du ein Event in einem kleineren Maßstab durchführst, sollten du Menschen bitten, dir zu helfen. Freunde werden wahrscheinlich gerne mitkommen. Warne sie, dass sie mit anpacken müssen, wenn etwas schiefgeht.
Stell aus dem gleichen Grund sicher, dass die Veranstaltung ordnungsgemäß besetzt ist, einschließlich:
- Einem Tontechniker für das Mischpult
- Technisches Personal zum Tragen und Aufstellen der Ausrüstung
- Sicherheitspersonal
- Personal, das sich um die Tickets kümmert
Prüfe, welche Hilfe dir der Veranstaltungsort bietet und welche dieser Jobs in deiner Verantwortung liegen. Personalmangel führt oft zu Stress und Fehlern. Sogar Ärzte machen mehr Fehler, wenn sie gestresst sind. Überlass nichts dem Zufall.
3. Habe ein Programm und einen detaillierten Zeitplan bereit
Soziale Skills sind der Schlüssel bei der Organisation eines Events. Musikveranstaltungen bedeuten, dass mit kreativen Menschen umgegangen werden muss. Es gibt viele Zusammenhänge zwischen Kreativität und Desorganisation. Vielleicht musst du Künstler ein wenig „bemuttern“ und für sie auf die Uhr schauen.
Sorge für einen Zeitbuffer
Aus diesem Grund brauchst du für alles einen Zeitpuffer. Komm früh und bitte Musiker, dasselbe zu tun. Erledige deinen Soundcheck rechtzeitig und versuche, den Dingen einen Schritt voraus zu sein. Jeder hat seine eigene Art Dinge zu tun, aber Soundchecks sollten einige Stunden vor Beginn der Show stattfinden. Auch wenn du erwartest, dass die Show um 17:30 Uhr beginnt, bitte die Band, bis 17:00 Uhr anwesend zu sein.
Es ist auch wichtig, Zeitbeschränkungen beim Veranstaltungsort zu erfragen. Wann kannst du deine Ladetätigkeiten durchführen? Bis wann muss die Veranstaltung beendet sein? Stell diese im Voraus fest.
4. Nimm ein Toolkit und ein Krisenkit mit
Kurzfristig etwas besorgen zu müssen, kann am Veranstaltungstag eine große Unannehmlichkeit sein. Nimm ein Toolkit mit (also nimm buchstäblich Werkzeuge mit, falls du sie für Reparaturen benötigst). Fülle es mit Gegenständen, die du in einer Krise brauchen könntest.
Was sollte im Kit enthalten sein?
Zu den Dingen, die in ein Krisenkit gehören, zählen Klebeband, Ladegeräte, Geld, Scheren, Notizblöcke, ein Erste-Hilfe-Set und vieles mehr.
Spezifische Musikgegenstände für ein Krisenkit sind:
- Ersatzsaiten für alle Instrumente
- Ersatzkabel, einschließlich XLR-Kabel und 1/4-Zoll-Klinkenkabel
- Ein Stimmgerät
- Ohrstöpsel zum Schutz des Gehörs, wenn Änderungen in der Nähe eines Lautsprechers vorgenommen werden müssen
- Drumsticks
- Ersatzbatterien für Monitorsysteme, Tuner und andere Geräte, die diese benötigen
- Verlängerungskabel für den Fall, dass du zusätzliche Steckdosen brauchst
- Isolierband
- Ein Multi-Tool oder ein Schweizer Taschenmesser
- Klein- und Bargeld
- Marker, Stifte und Papier
- Handtücher oder Papiertücher
Es gibt Szenarien, in denen all diese Dinge bei deiner Musikveranstaltung nützlich sein können. Du kannst alles in einer Box unterbringen. Auch wenn es Dinge gibt, die du kurzfristig besorgen kannst, geh davon aus, dass du keine Zeit haben wirst, Einkäufe zu tätigen.
Tipp:In dieser Liste an häufig vergessenen Details der Eventplanung findest du eine Liste mit Dingen, die du möglicherweise benötigst.
Runner
Wenn du etwas vergessen hast, vergiss nicht, wie praktisch es ist, Helfer zu haben. Selbst ein Helfer ohne musikalische Erfahrung kann schnell eine Schere besorgen, wenn du eine brauchst.
Tipp:Dieser Guide behandelt so ziemlich alles, was du auf der Bühne brauchen könntest, und hilft dir bei der Entscheidung, was in deinem Krisenkit enthalten sein muss.
5. Überlege, was andere brauchen
Wenn du dein Musikevent veranstaltest, bist du … der Gastgeber!
Das bedeutet, dass sich Leute an dich wenden, wenn sie etwas brauchen. Es bedeutet nicht, dass du dich um sie kümmern musst wie um Kinder, aber es ist von entscheidender Bedeutung, Dinge bereitzustellen, die jeder braucht.
Stell beispielsweise sicher, dass genügend Wasser hinter sowie Snacks, Ersatzladegeräte, Ersatzsteckdosen, Tee und Kaffee und andere Dinge vorhanden sind. WiFi bietet Bands Unterhaltung.
Rider
Oft wird Performern geboten, einen eigenen Rider zu haben. In dem werden die Dinge aufgelistet, die sie in ihrem Green Room haben möchten oder von denen sie erwarten, dass sie sich dort befinden.
Für große Bands und Künstler kann es durchaus vorkommen, dass ein Rider in ihrem Vertrag festgehalten ist, den sie für ihren Gig unterzeichnen. Es gibt viele berühmte Geschichten über Bands, deren Anforderungen fast schon absurd sind. (Sieh dir einige Beispiel-Rider von echten Tourneen an.)
Das kann teuer werden. Es besteht die Möglichkeit, dass ein Künstler sein Glück versucht und nach einer Kiste Craft Ale oder einer Flasche teurem Whisky fragt. Ein Rider sorgt auch dafür, dass alle diätetischen Anforderungen erfüllt werden. Es ist auch ratsam, einen technischen Rider zu haben. Damit wissen Techniker, was die Künstler benötigen.
Tipp: Weitere Informationen zu Ridern findest du in diesem Guide.
6. Erwarte das Unerwartete
Es hört sich vielleicht nicht wirklich nach einem „Tipp“ an, aber dieser Rat ist von wesentlicher Bedeutung. Die Chancen, dass alles genau nach Plan läuft, sind gering, aber das ist in Ordnung, wenn du auf Änderungen richtig reagierst.
Fixiere dich nicht auf eine Idee, wie dein Event genau abzulaufen hat. Rückschläge sind fast unvermeidlich. Zum Beispiel…
Niemand erscheint
Bands oder Performer tauchen möglicherweise nicht auf. Einige Musiker haben den Ruf, unzuverlässig zu sein. Bei einer Show mit ein paar Bands ist das keine so große Sache. Wenn jemand kurzfristig absagt, versuche, in letzter Minute einen Solokünstler zu arrangieren, oder biete anderen Bands längere Sets.
Meinungsverschiedenheiten und Konflikte
Ego-Angriffe, Meinungsverschiedenheiten und Konflikte. Viele kreative Menschen halten sich kein Blatt vor den Mund und sind sogar etwas rebellisch. Mit Menschen umgehen zu können ist ein Muss.
Equipmentprobleme
Das Equipment kann am Veranstaltungstag kaputtgehen. Ohne Vorbereitung bist du nur ein defektes Mikrofon entfernt von einer Katastrophe. Halte Ersatzteile für wichtiges Equipment bereit (siehe Nr. 4) und schlage vor, Equipment zwischen Künstlern zu teilen, wenn etwas schiefgeht.
Krankheit
Du kannst Krankheiten oder Verletzungen nicht ausschließen. Ein Erste-Hilfe-Kasten könnte durchaus benötigt werden, wenn eine Band das Publikum gerne zum Tanzen und Headbangen animiert.
Lange Warteschlangen
Wenn die Sicherheit langsam ist und dadurch eine große Warteschlange entsteht, versuche, eine Support-Band rauszuschicken, um deine Gäste während dem Warten zu unterhalten.
Schlechtes Wetter
Bei schlechtem Wetter solltest du die Böden so gut wie möglich trocknen halten. Sorge dafür, dass du über die richtigen Sicherheitszeichen verfügst, um sicherzustellen, dass du bei Unfällen nicht haftbar gemacht werden kannst.
Tipp:Hier findest du einen hervorragenden Guide, wie du mit Dingen, die schiefgehen, umgehst.
7. Sorge für klare Kommunikation
Die Kommunikation sollte in der Planungsphase des Events klar sein, aber an dem Tag, an dem du und deine Kollegen herumlaufen, können die Dinge schnell außer Kontrolle geraten. Lege ein Gruppenkommunikationsmittel fest. So stellst du sicher, dass du Nachrichten nicht an mehrere Personen weiterleiten musst.
Gruppenchats
WhatsApp ist dafür ein gutes Tool. Teams und Mitarbeiter werden mit einem Gruppenchat produktiver. WhatsApp ist plattformübergreifend und kann daher auf jedem Smartphone verwendet werden. Außerdem siehst du, ob andere Benutzer deine Nachrichten bereits gesehen haben.
Bombardiere Leute nicht mit zu vielen Informationen in einem Gruppenchat. Verwende ihn für das Wesentliche. Änderungen im Programm und dem Zeitplan, wichtige Gesundheits- und Sicherheitsinformationen sowie technische Details. Diese sollten an alle gesendet werden, damit niemand im Dunkeln bleibt.
Unter vier Augen
Als Organisator wirst du viel unter vier Augen kommunizieren. Dazu gehört, Bands zu informieren, dass sie zu einem bestimmten Zeitpunkt fertig sein müssen, oder sicherzustellen, dass ein Techniker ein fehlerhaftes Gerät überprüft. Halte diese Art der Kommunikation von Gruppenchats fern.
8. Sei flexibel, sei ruhig
Ja, wissen wir. Leichter gesagt als getan. Es kann schwierig sein, ruhig zu bleiben, und Eventplanung kann eine sehr schwierige Aufgabe sein, wenn du es nicht bist.
Zu den Schlüsselkompetenzen für den Umgang damit gehört das kreative Lösen von Problemen. Flexibilität kann schwierig zu erlernen sein, besonders dann, wenn du ein Kontrollfreak bist.
Aber vergiss nicht: Flexibilität bedeutet nicht, keinen Plan zu haben. Es bedeutet, darauf vorbereitet zu sein, dass er sich jederzeit ändern kann.
Tipp:Hier findest du einige sehr nützliche Tipps zum Umgang mit Stress und wie du während deines Events ruhig bleibst.
Nutze den Tag
Wir wollen nicht wie ein Motivationssprecher klingen, aber ist es wichtig, den Tag mit dem Gefühl zu beginnen, alles unter Kontrolle halten zu können.
Wenn es schon im Vorfeld Probleme gibt, dann tu alles, um sie zu beheben.
Wenn der große Tag kommt, wirst du dann dafür sorgen, dass dein Event ein voller Erfolg wird!