Die richtige Event-Registrierungssoftware kann das Leben eines Eventplaners um einiges vereinfachen. Triff die falsche Wahl oder versuch es ohne Software und du wirst es möglicherweise bereuen.
Aber keine Angst: Es gibt simple Lösungen. Du musst kein IT-Profi sein, um von ihnen profitieren zu können.
Wir haben einen Guide zusammengestellt, der dir hilft, die beste Registrierungssoftware für dein Event zu finden. Abhängig von der Größe deines Events oder deines Unternehmens sind manche Funktionen wichtiger als andere. Dieser Guide zeigt dir, wie du die richtige Entscheidung triffst.
Was ist Event-Registrierungssoftware?
Nicht jeder automatisiert Eventmanagement. Viele Unternehmen und Personen organisieren Event auf altmodische Art und Weise.
Event-Registrierungssoftware managt Teilnehmer, Einladungen, den Ticketverkauf und andere Aspekte. Man muss viel im Auge behalten. Die richtige Plattform kann viel davon automatisieren.
Natürlich ist jedes Event anders. Deshalb gibt es verschiedene Varianten von Eventmanagementsoftware, die unterschiedliche Anforderungen erfüllen. Wenn du eine Konferenz veranstaltest, brauchst du andere Tools als jemand, der ein Konzert organisiert.
Welche Funktionen brauchst du?
Event-Registrierungssoftware gibt es in vielen verschiedenen Ausführungen. Zuerst musst du definieren, welche Funktionen du brauchst Wie helfen dir diese Funktionen? Welche sind für das Event, das du planst, am wichtigsten?
Teilnehmermanagement und Ticketverkauf
Im Mittelpunkt eines jeden Events stehen die Teilnehmer. Zu- und Absagen, Tickets und Verfügbarkeit in einem Excel-Sheet zu managen kann ein wahrer Albtraum sein. Event-Registrierungssoftware kann dieses Problem ausmerzen.
Registrierungssoftware stellt dir normalerweise eine Landing-Page zur Verfügung, auf der Teilnehmer zu- oder absagen können. Du kannst sie auf deiner Webseite, deinen sozialen Medien und in deinen Marketingmails verlinken. Wenn du dein Teilnehmermanagement automatisierst, wird deine Arbeit um einiges einfacher. Du kannst sogar automatisch Erinnerungen an deine Gäste per Email versenden lassen.
Deine Software sollte auch in der Lage sein, dir beim Managen der Tickets zu helfen. Bei manchen Events gibt es nur eine Art von Tickets. Aber das kommt selten vor.
Dein Ticket-Mix hängt von der Kapazität des Veranstaltungsortes, den unterschiedlichen Arten von Tickets (wie etwa Erwachsenen- und Jugendtickets) und etwaigen Rabatten ab. Das kann schnell komplex werden. Aber Tickets für dein Event zu verkaufen muss nicht kompliziert sein. Nicht mit den richtigen Tools. Mit Seiten wie Billetto kannst du innerhalb fünf Minuten loslegen.
Leichte Bedienbarkeit
Du hast zweifelsohne schon Software benutzt, die komplizierter zu bedienen ist als ein Flugzeug. Eventsoftware sollte dir keinen Pilotenschein abverlangen. Es gibt Software, die unheimlich einfach zu bedienen ist.
Software wie Eventbrite bietet dir jede Menge Funktionalität in einem simplen Interface, das dir jeden Schritt des Prozesses anzeigt.
Integration
Heutzutage sind wir besser vernetzt als je zuvor. Eine GlobalWebIndex-Studie sagt, dass der Durchschnittsmensch sieben Social-Media-Accounts hat. Alles zu „isolieren“ ist daher nicht die beste Idee.
Du willst dein Event teilen, wo du kannst, vor allem, wenn es öffentlich zugänglich ist. Event-Registrierungssoftware kann Email-Dienste, soziale Medien und mehr miteinander verbinden. Bizzabo beispielsweise ist in mehr als 750 Plattformen integrierbar.
Benutzt du deine Registrierungssoftware für Zahlungen? Verwende Software, die mehrere Bezahlplattformen unterstützt. Auf diese Weise verlierst du keine Besucher, nur weil sie an der Bezahlung scheitern.
Email, Marketing und Branding
Das Branding für dein Event sollte professionell und gut durchdacht sein. Mit der richtigen Software ist das Versenden von Erinnerungsmails und Angeboten kinderleicht. EventZilla hilft dir sogar dabei, eine Webseite für dein Event zu erstellen, die für mobile Endgeräte optimiert ist.
Je mehr Kontrolle du über das Branding hast, desto besser. Leute beschäftigen sich eher mit Marketingmails und einer Event-Webseite, die professionell aussehen. So wie es Pinpointhier erklärt: „Es ist wichtig, dass Produktbilder professionell aussehen, sonst verlieren die Leute das Interesse.“
Bis Leute bei deinem Event auftauchen ist dein „Produkt“ dein Logo, deine Einladung und deine Webseite.
Überlege dir, ob du dein eigenes Branding anwenden möchtest oder ob du Vorlagen verwendest. Wie viel Flexibilität bieten dir Email-Kampagnen? In diesem Fall ist die Optik wichtig.
Andere Marketingtools und Event-Registrierungssoftware bieten dir einbettbare Widgets, QR-Code-Generatoren, Gutscheincodes und mehr.
Preisgestaltung
Jede Software hat ihre eigene Preisgestaltung. Whova.com hat einen umfassenden Preisvergleich zusammengestellt, der dir zeigt, was wie viel kostet.
Manche verlangen eine Pauschale für ihre Dienste, andere eine monatliche Gebühr. Manche berechnen eine fixe Gebühr pro verkauftes Ticket, andere einen Prozentanteil. Es gibt sogar Kombinationen aus diesen Preisgestaltungen.
Wenn du ein großes Event veranstaltest, macht eine Pauschale etwa viel Sinn, sonst summieren sich deine Gebühren schnell.
Daten und Datenanalyse
Eines der wertvollsten Tools, die dir deine Software bieten kann, sind Daten über das Verhalten deiner Kunden und deren Analyse. Sieh dir an, welche Statistiken dir zur Verfügung gestellt werden.
Du kannst Statistiken wie Website-Conversion, Gesamtumsatz, Teilnehmerzahlen und Check-ins einsehen und auswerten. Manche Programme zeigen dir sogar negative Aspekte wie Rückerstattungen, die du tätigen musstest. An solche Daten kommt man kaum ohne der richtigen Software. Auf sie zugreifen zu können, kann deine Events erfolgreicher machen.
Unterm Strich
In manchen Branchen ist es klar, welcher Anbieter besser ist als ein anderer. Wenn es um Event-Registrierungssoftware geht, geht es vor allem darum, dass du die Funktionen bekommst, die du brauchst. Und das zu einem angemessenen Preis.
Nur du weißt, was du brauchst. Zu überlegen, was dir welche Funktion bringen kann, hilft dir dabei, die richtige Wahl zu treffen. Du kannst dir Arbeit ersparen und mehr Zeit in künftige Events investieren.