Die Arbeit eines Eventplaners ist nie erledigt. Sobald du ein Thema ausgewählt hast, einen Eventort gefunden hast, ein Budget festgelegt und einen Marketingplan erstellt hast, dann ist auch die Technologie dabei noch zu verwalten. Hier kann es praktisch sein, mit einem Event-Technologe zusammenzuarbeiten.
Wir haben uns diesen aufstrebenden Beruf näher angesehen, um dir bei der Entscheidung helfen zu können, ob du tatsächlich einen brauchst. In diesem Fall haben wir einige Hinweise, wo genau sie zu finden sind.
Lese hier weiter, um folgendes zu entdecken…
- Was genau ein Event-Technologe ist
- Die Vorteile bei der gemeinsamen Arbeit
- Welche Events einen brauchen (und welche eher nicht)
- Was zu beachten ist, bevor du einen einstellst
- Wo nach Kandidaten gesucht wird
Was genau ist ein Event-Technologe?
Wenn du stets die neuesten Trends in der Eventbranche im Auge behältst, dann weiß du genau, dass Veranstaltern eine breite Palette neuer Technologien zur Verfügung steht.
Doch es gibt ein großes Problem: Nur ein Fünftel der Eventplaner weiß wirklich, wie sie zu nutzen sind.
Hier kommt der Event-Technologe ins Spiel.
Die Rolle selbst steckt noch in den Kinderschuhen und existiert erst seit einem Jahrzehnt. Das macht es schwierig, die genauen Funktionen und Verantwortlichkeiten klar zu definieren.
Die ersten Event-Technologen mussten sich mit Eventapps und Netzwerken befassen. In diesen Tagen hat sich ihre Zuständigkeit um Datenanalysen und Erfahrungsevents (Think Augmented und Virtual Reality) erweitert.
Dies ist im Kontext aufkommender Event-Technologien wie künstlicher Intelligenz, hybriden Events, Gamification und Automatisierung äußerst sinnvoll.
Zusammenfassend kann die Rolle eines Event-Technologen folgendes beinhalten:
- Das Sammeln, Analysieren und Melden von Daten und Feedback
- Entwickele eine umfassende Tech-Strategie
- Quelle relevante Equipment-Lieferanten
- Verwalte alle Event-Techniken
- Website und Online-Registrierung verwalten
- Technische Unterstützung vor Ort bei Events
- Bleibe über digitale Trends auf dem Laufenden
Warum solltest du einen Event-Technologen beauftragen?
Auch wenn du dich als technisch versierter Eventplaner betrachtest, kannst du von der Einstellung eines Event-Technologen profitieren. Schauen wir uns einige der Vorteile an.
1. Fachwissen
Sofern du im Management sind, dann ist der Event-Technologe deine IT-Abteilung. Sie sind besonders auf Technologiebereiche spezialisiert, für die du wahrscheinlich weder die Zeit noch die Neigung zur näheren Forschung verfügst.
2. Bessere Dateneinsichten
Ein Event-Technologe kann beispielsweise erklären, wie relevante Daten gesammelt und analysiert werden können, um darauf effektiv zu reagieren. Die kann die ROI eines Events steigern.
3. Geringere Arbeitsbelastung
Mit nur 24 Stunden am Tag – möglicherweise 25, bei entsprechender Ausdehnung – brauchst du jede Hilfe, die du bekommen kannst. Ein Event-Technologe kann sämtliche technischen Aspekte eines Events und des Teams verwalten.
4. Lieferantenrecherche
Sofern du nicht genau damit vertraut bist, nach welcher Technologie du genau suchst, kann es schwierig sein, einen geeigneten Anbieter zu finden, der diese liefern kann. Ein Event-Technologe weiß genau, was du brauchst und kann die relevanten Lieferanten recherchieren.
Welche Arten von Events, können denn von einem Event-Technologen profitieren?
Nicht für alle Events ist auch ein Event-Technologen erforderlich. Sie werden nur relevant, wenn es viel technisches Equipment oder Teilnehmer gibt.
Kleinere Events wie ein privates Abendessen, lokale Gemeinschaftsevents, Hochzeiten, Yoga-Kurse und von Studenten geleitete Universitätsevents, benötigen normalerweise nicht viele Apps und Equipment, um in sich erfolgreich zu sein. Sie verfügen zudem über keine große Gruppe aus Teilnehmern, über die sie den Überblick behalten und Daten sammeln können.
Sobald jedoch eine bestimmte Größe erreicht ist, sieht das Bild jedoch anders aus.
Bei großen Geschäftskonferenzen, Musikfestivals und Theateraufführungen, muss in der Regel eine große Anzahl von Teilnehmern und eine große Menge an technischen Equipments auf- und abgebaut werden. Dann ist ein Event-Technologe genau das Richtige für dich.
Woran du also denken solltest, bevor du einen Event-Technologen beauftragst
Wenn du der Meinung bist, dass ein Event-Technologe zu der Art deines Events passt, dann ist es an der Zeit, die Tastfühler herauszustrecken, um einen geeigneten Kandidaten für genau diese Rolle zu finden. Hier sind einige Tipps dazu.
1. Intern vs. Outsourcing
Als Erstes sollte überlegt werden, ob du intern einen eigenen Event-Techniker einstellst oder eher einen freiberuflichen Auftragnehmer einstellen möchtest. Das Outsourcing ist sofern eine gute Option, wenn du nur den Kandidaten für ein einmaliges Event oder einen kleinen Teil eines wiederkehrenden Event benötigst.
- Ein interner Event-Technologe, kennt die Ziele und die Kultur deines Eventunternehmens genau. Dies erleichtert es ihnen, auf eine bestimmte Vision hinzuarbeiten. Denn sie können dich insofern besser beraten, welche Software, Anbieter und Teammitglieder zu verwenden sind, als dies ein Außenseiter etwa tun könnte. Noch wichtiger ist, dass die von dir gesammelten und analysierten Daten in weitaus sichereren Händen sind, als bei einem auswärtigen Auftragnehmer.
- Doch das Outsourcen an einem Event-Technologen, erfordert weniger Investitionen von deiner Seite her, da du nun nicht mehr für einen Vollzeitmitarbeiter bezahlen musst. Agenturen, welche sich auf die Event-Technik spezialisiert haben, bringen möglicherweise auch mehr Wissen auf den Tisch, als eine einzelne Person es tun könnte. Schließlich bestehen bei etablierten Agenturen in der Regel Verbindungen zu relevanten Equipment-Herstellern und Softwareanbietern.
2. Technologiestrategie
Es ist stets eine gute Idee, eine Strategie für die Event-Technik zu entwickeln, bevor du nach einen Kandidaten suchst. Erstelle doch eine Liste der Apps und dem Equipment, welche du deiner Meinung nach benötigst, sowie auch Daten, die es zu sammeln gilt. Auf diese Weise weiß du bereits, nach welchen Fähigkeiten und Erfahrungen der Kandidat verfügen muss.
3. Persönlichkeitsmerkmale
Wie bei der Technologiestrategie ist es eine gute Idee, vorweg genau zu skizzieren, welche Art von Person du in deinem Team haben möchtest. Benötigst du jemanden, der sehr analytisch und detailorientiert ist? Oder brauchst du jemanden, der die technische Seite mit der Führung eines Personenteams in Einklang bringt?
4. Irrelevante Aufgaben
Es ist wichtig zu erkennen, dass nicht alle technischen Probleme in die Zuständigkeit eines Event-Technologen fallen. Es ist eine Verschwendung von Zeit und Geld, wenn du sie lediglich nur darum bittest, einen Computer zu formatieren oder eine App zu installieren. Delegiere diese Aufgaben stattdessen an einem lokalen IT-Experten.
5. Referenzen und Ergebnisse
Wenn du bestimmte Kandidaten interviewst, dann stelle sicher, dass du frühere Arbeitgeber um Referenzen bittest. Dadurch erhältst du eine gute Vorstellung davon, wie sie arbeiten möchten. Du solltest auch einen Überblick über die erzielten Ergebnisse anfordern, z.B. eine Fallstudie, in der das Problem und die Lösung beschrieben wurde.
Wo findest du einen Event-Technologen?
Da die Rolle noch recht neu ist, entstehen möglicherweise gewisse Schwierigkeiten darin, Websites zu finden, auf denen diese Art von Job auch angeboten werden. Doch wenn du niemanden kennst, der dich mit einem potenziellen Kandidaten in Verbindung bringen kann, dann gibt es immer noch Orte, an denen du suchen kannst.
Dein erster Halt sollte darin bestehen, eine Anzeige auf Event orientierten Websites zu schalten:
Andernfalls kannst du die Stelle auf allgemeineren Stellenbörsen bewerben:
Keine technischen Schwierigkeiten mehr
Daran führt kein Weg vorbei: Die Zukunft ist da. Sofern du also Großevents veranstaltest und dich selbst nicht als ein technisch versierter Eventplaner betrachtest, benötigst du möglicherweise einen Event-Technologen. Sofern du die richtige Person für die Rolle gefunden hast, wirst du darüber froh sein, in diese Person investiert zu haben.
Kennst du über Ressourcen für ein Event-Technologen? Arbeitest du schon mit einem zusammen? Wir würden es gerne hier wissen, also schreibe uns dazu einen Kommentar im folgenden Abschnitt.