Jedes Meeting kann davon profitieren, einen Plan für das zu besprechende Thema zu haben. Für größere Geschäftskonferenzen ist jedoch eine solide Konferenzagenda unabdingbar.
In diesem Artikel erfährst du:
- Wie ein typisches Konferenzprogramm aussieht
- Tipps zum Entwerfen einer Tagesordnung für eine Konferenz
- Konferenzagenda-Vorlagen und andere Tools
Was ist die typische Struktur einer Konferenzagenda?
Es gibt keine festen Regeln für die Strukturierung einer Konferenzagenda. Es gibt jedoch Ähnlichkeiten in den meisten Programmen, auf die zu stoßen sind.
So sehen viele Tagesordnungen einer Konferenz für einen ganz typischen Tag aus:
- 08:00–09:00: Die Registrierung wird geöffnet
- 09:00–10:00: Leitgedanke Hauptredner 1
- 10:00–11:00: Erfrischungspause
- 11:00–12:00: Breakout-Sitzung 1
- 12:00–13:00: Mittagspause
- 14:00–15:00: Leitgedanke Hauptredner 2
- 15:00–16:00: Breakout-Sitzung 2
- 16:00–17:00: Breakout-Sitzung 3
- 17:00–18:00: Netzwerksitzung
- 18:00–20:00: Freizeit
- 20:00–00:00: Party
Tipps für die Zusammenstellung einer Konferenzagenda
Das Erstellen einer Konferenzagenda ist nicht immer einfach. Es sind Erwartungen zu erfüllen, Redner einzustellen und die Zugänglichkeit des Eventortes zu berücksichtigen.
1. Entscheide dich für ein Konferenzthema
Der erste Schritt zur Erstellung einer interessanten Konferenzagenda besteht darin, ein übergreifendes Thema für das Event festzulegen. Gibt es ein aktuelles Thema in der Branche?
Tipp: Lasse dich in unserem Leitfaden inspirieren, wie das richtige Thema für ein Event auszuwählen ist.
2. Führe noch vor dem Event Umfragen durch
Die Agenda sollte den Teilnehmern etwas Wertvolles bieten. Es muss also herausgefunden werden, woran sie interessiert sind. Sende dazu eine Umfrage vor dem Event, um sie danach zu fragen.
Hier sind einige Fragen, die den Teilnehmern vor dem Event gestellt werden können:
- Was wird von der Konferenz gehofft zu lernen?
- Welcher Redner möchte gehört sein?
- Welche Art von Sitzung (Breakout, Networking usw.) hat Priorität?
Du bereitest dich auf eine erfolgreiche Konferenz vor, indem du die Erwartungen der Teilnehmer auf diese Weise messen und erfüllen wirst.
Tipp: Mithilfe unseres Leitfadens für Tools zur Eventumfrage lassen sich die erforderlichen Erkenntnisse sammeln.
3. Rekrutiere einen Redner
Sobald ein allgemeines Thema festgelegt wurde und bekannt ist, welche Redner die Teilnehmer gerne hören möchten, dann kann damit begonnen werden, relevante Vordenker in die engere Wahl einzubeziehen und sie darauf dann anzusprechen.
Optimistische Leitgedanken-Redner sorgen dafür, dass die Teilnehmer auf den kommenden Tag gespannt sind. Eine Vielzahl von Diskussionsteilnehmern für die Breakout-Sitzungen wird alle Aspekte eines bestimmten Themas abdecken.
Es kann besonders schwierig sein, gefragte Redner an Bord zu bekommen. Daher ist es wichtig, eine überzeugende Darstellung zu generieren, das ihr Interesse an deiner Konferenz weckt.
Schließlich ist es auch eine gute Idee, sich vor der Konferenz genügend Zeit zu lassen, um die Referenten zu rekrutieren. Die besten haben in der Regel viel zu tun.
Tipp: Websites wie Speakers Corner bieten eine Datenbank mit beliebten Vorrednern.
4. Erstelle interaktive Sitzungen
Die Teilnehmer erwarten Vorträge von sachkundigen Referenten, von denen sie auch lernen können. Sie möchten aber auch an interaktiven Sitzungen während der gesamten Konferenz teilnehmen.
Hier sind einige der verschiedenen Sitzungen, die auf die Tagesordnung gesetzt werden können:
- Erleichterte Fragen und Antworten
- Unterhaltung
- Produktdemos
- Networking-Sitzungen
- Umfragen
- Quizfragen
- Rundtischgespräche
Bei interaktiven Konferenzsitzungen fühlen sich die Teilnehmer eher als aktive Teilnehmer an einem Event, als ein passiver Zuschauer zu sein. Stelle sicher, dass sie Teil der Geschichte sind.
5. Organisiere Sitzungen nach Titeln
Bei großen Konferenzen, können oft Hunderte verschiedener Sitzungen stattfinden, an denen die Teilnehmer teilnehmen dürfen. Die Optionen sind stets toll, aber es kann auch schwierig sein, alles zu beschaffen.
An einen Konferenztrack sind eine Reihe relevanter Sitzungen unter einem Unterthema angehängt. Die Beschaffung der Sitzungen mit Titeln, erleichtert den Teilnehmern das Navigieren in der Agenda.
Wenn wir uns vorstellen, dass eine Marketingkonferenz beschafft werden soll, könnte etwa Titel A folgendermaßen aussehen:
- 1. Sitzung: „So werden Facebook-Anzeigen gemeistert“
- 2. Sitzung: „Influencer Marketing 101“
- 3. Sitzung: „Die Bedeutung von LinkedIn im Jahr 2019“
In der Zwischenzeit könnte Titel B folgendermaßen aussehen:
- 1. Sitzung: „So werden Mailinglisten erweitert“
- 2. Sitzung: „Die neuesten Entwicklungen in der SEO“
- 3. Sitzung: „Tools zur Steigerung der Website-Konservationen“
Die Teilnehmer können weiterhin wählen, von einem Titel zum anderen zu springen. Die Zusammenfassung ähnlicher Themen unter einem Dach sorgt jedoch für eine kohärentere Konferenzagenda.
Tipp: Lese mehr darüber, wie großartige Breakout-Sitzungen entworfen werden, die einen Mehrwert für die Agenda bieten.
6. Kommuniziere die Agenda an Konferenztalente
Es ist wichtig, dass alle Beteiligten auf dem Laufenden gehalten werden, wenn es um die Agenda geht. Redner und Diskussionsteilnehmer möchten über Änderungen und Fristen informiert werden.
Folgendes sollte daher getan werden, um weitestgehend sicherzustellen, dass jeder weiß, was ihn genau erwartet:
- Bespreche die Verpflichtungen und Entschädigungen
- Kommuniziere Termine und Leistungen
- Frage rechtzeitig nach allen Präsentationsmaterialien
- Bestätige spezielle technische Anforderungen
- Organisiere Bio- und Headshot-Einreichungen
- Überprüfe und bestätige die Präsentationsüberblicke
Tipp: Lese mehr darüber, wie die Redner eingewiesen werden können, und verwende dafür dieses Beispiel als eine Inspiration.
7. Füge die Agenda in deine Event-App ein
Papieragenden sind sowas von gestern. Möglicherweise hast Du bereits eine Event-App für die nächste Konferenz im Sinn. Vergewissere dich, dass die Tagesordnung auch den Teilnehmern zusagt.
Geschäftsleute werden während der Konferenz andere Dinge im Berufsleben erleben. Stelle also sicher, dass die Agenda auch mit deren persönlichen Kalender-Apps synchronisiert werden kann.
Eine In-App-Konferenz-Agenda ist auch eine gute Gelegenheit, um nützliches Feedback zu sammeln. Aktiviere Likes, Kommentare und Reviews für jeden Titel oder jede Sitzung, damit Du Informationen darüber erhältst, was funktioniert und was nicht.
Tipp: Sehe dir diese Top-Event-Apps an, die für eine Konferenz verwendet werden können.
Tools und Vorlagen für die Konferenzagenda, die zu verwenden sind
Es ist nicht notwendig, das Rad neu zu erfinden, wenn eine Konferenzagenda aufgestellt wird. Denn es gibt viele großartige Vorlagen, die kostenlos online zur Verfügung stehen.
Hier sind einige Konferenzagenda-Vorlagen, die als ein Ausgangspunkt verwendet werden können:
Es gibt auch eine Auswahl an Apps, mit denen Konferenzagendas erstellt werden können:
Bereit es durchzusetzen?
Nun verfügst Du über alle Werkzeuge, die benötigt werden, um eine solide Konferenzagenda zusammenzustellen. Damit sollte dein Event so reibungslos wie möglich verlaufen.
Hast Du möglicherweise ein Konferenzprogramm gefunden, das Du für besonders gut hältst? Schreibe uns einen Link in den Kommentaren. Denn du weißt: Teilen ist wichtig!