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5 Gründe, warum Events scheitern (und was du dagegen tun kannst)

Event sollen Spaß machen.

Wie stellst du sicher, dass sich jeder amüsiert und das Geld in deine Kasse fließt? Oder dass die richtigen Menschen auftauchen?

Hier sind fünf Fehler, die du in der Planung deines Events vermeiden solltest, damit du Erfolg hast.

1. Du kennst dein Publikum nicht

Sein Publikum nicht zu kennen ist, wie blind ins Blaue drauf loszuschießen.

Wir zeigen dir ein Szenario, das zu einem gescheiterten Event führen kann. Du hast ein großartiges Geschäftsevent organisiert, mit dem du deine neue Projektmanagement-Plattform lancieren willst.

Am Tag des Events ist die Konferenzhalle voller Wirtschaftsstudenten und Juniorchefs. Es sind nur eine Handvoll Marketingmanager anwesende: jene, die die Entscheidungen treffen. Du wirst nicht viel verkaufen. Du bist in Schwierigkeiten.

Was ist schiefgelaufen?

Du hast ein Event veranstaltet ohne klares Zielpublikum und du hast es an die falschen Menschen vermarktet. Du solltest immer mit einer klar definierten Zielgruppe beginnen, damit du mit deinem Event auch erfolgreich sein kannst.

Das falsche Publikum bringt ein Event zum Scheitern
Schlechtes Publikum-Targetting sorgen dafür, dass sich Menschen verloren fühlen

Wie identifizierst du dein Zielpublikum?

Hier sind ein paar schnelle Tipps:

Erstelle eine Customer Persona
Das Erstellen einer lebendigen und detaillierten Customer Persona ist im Marketing weitgehend geläufig. Eine Persona ist eine semi-fiktionale Repräsentation einer Person, die du gerne auf deinem Event hättest. Beginne, indem du folgendes identifizierst:

  • Alter
    Sind sie von der Generation X, Millenials oder älter?
  • Geschlecht
    Werden deine Teilnehmer eher Frauen oder Männer sein?
  • Einkommensniveau oder Jobbeschreibung
    Das wird unter anderem das Niveau an Exklusivität bestimmen, auf das du abzielen solltest.

Andere essenzielle Variablen sind Standort, Hobbys und Interessen.

Tipp: Um mehr darüber zu erfahren, wie du Customer Personas erstellst, sieh dir diesen Guide an.

Stelle Nachforschungen an

Finde mehr über das Verhalten deiner Persona durch Nachforschungen heraus. Das kannst du machen, indem du:

  1. Umfragen durchführst
    Versende Umfragen anhand webbasierter Dienste wie SurveyMonkey oder anhand Fragebögen auf Papier.
  2. Interviews durchführst
    Finde einen hochfrequentierten Standort, an dem sich deine Persona wahrscheinlich aufhält. Handelsmessen sind ein gutes Beispiel. Stelle ihnen ein paar Fragen zu ihren Erwartungen bezüglich Events wie deinem.
  3. Mit Fokusgruppen interagierst
    Finde eine kleine Gruppe an Leuten, die deiner Persona entsprechen. Interagiere mit ihnen in Gruppendiskussionen und Frage-und-Antwort-Sessions.
  4. Daten aus der Vergangenheit analysierst
    Tools wie gov.uk können helfen, wichtige demografische Daten zu identifizieren oder vergangene Events zu überprüfen.

Tipp: Für mehr Informationen sieh dir diesen Guide an: Die 6 besten Arten, das Zielpublikum für ein Event zu identifizieren.

2. Du weißt nicht, warum sie an Events teilnehmen

Du hast jetzt Erkenntnisse über deine Zielgruppe. Die nächste Frage ist: „Welchen Wert hat dein Event für ihr Leben?“ Weißt du, warum sie an deinem Event überhaupt teilnehmen wollen?

Für einen Eventplaner ist das die ultimative Frage. Wir leben in einem Zeitalter, in dem die Menschen nach personalisierten Erlebnissen verlangen. Sie sind auch sehr selektiv, was die Events angeht, auf denen sie ihre Zeit verbringen wollen.

Die Studie „Decision to Attend“, die 8.992 Personen befragt hat, deutet darauf hin:

  • 92 % nehmen an Events teil, um etwas zu lernen.
  • 78 % suchen nach der richtigen Event-Location.
  • 76 % suchen nach Networking-Gelegenheiten.

 

Statistiken zur Eventteilnahme

Wäge diese Informationen mit deinen Zielpersonen ab, um dein Leistungsversprechen zu formulieren. Ist ihr größtes Bedürfnis zu lernen, reisen, networken oder investieren? Finde einen Weg, ihre Erwartungen zu erfüllen.

Tipp: Brauchst du Hilfe bei der Erstellung eines fantastischen Leistungsversprechens? Sieh dir diesen Guide an.

3. Dein Social-Media-Marketing ist schlecht durchdacht

Social-Media-Plattformen sind die idealen Tools für die Event-Promotion für Eventplaner. Millenials sind die Altersgruppe, die am ehesten an einem Event teilnimmt. Sagenhafte 67 % der Millenials sind sehr eventoptimistisch (knapp gefolgt von 66 % der Gen Xer).

Die einfachste Art, die beiden Gruppen anzusprechen ist via Social Media und Online-Interaktionen. SproutSocial sagt, dass 75 % aller Menschen eher ein Ticket für ein Event kaufen, wenn sie es auf Social Media gesehen haben.

Unterschätze die Bedeutung des Eventmarketings nicht.

Typisches Beispiel: Ein Marketer von Google for Entrepreneurs am Campus London hat eine Veranstaltung zum Thema Hacking und Cybersicherheit organisiert. Du denkst dir: Großartiger Content, eine großartige Marke und Unterstützung von einem Riesenunternehmen sind genug, um die Menschen massenhaft anzulocken.

Nicht wirklich.

Das Event hatte gerade mal 18 Teilnehmer, die sich fantastische Präsentationen in einem Meer aus leeren Stühlen ansahen. Es wurde nicht viel getan, um das Event zu promoten, und Social-Media-Marketing hätte einen großen Unterschied gemacht.

Sei aber vorsichtig. Schlecht durchdachte Social-Media-Promotion kann schnell das Ende deines Events sein.

Erinnerst du dich an das Debakel namens „Spread the Cheer“ von Starbucks?

Eine automatisierte #spreadthecheer-Kampagne, die live auf einen großen Bildschirm streamt hört sich cool an. Den Feed unbemannt zu lassen war definitiv eine schlechte Idee.

Was ist mit der schauerlichen „Coolest Monkey in the Jungle“-Social-Media-Anzeige von H&M?

Tipps für Eventmarketing auf Social Media

Sei nicht zu aufdringlich
Deinem Publikum dein Event zu sehr aufzudrängen und dabei nicht mit ihnen interagieren wird sie nur vertreiben. Teile und interagiere stattdessen.

Verstehe, wie Social Media funktioniert
Hashtags können beispielsweise leicht missbraucht werden. Tools wie Everwall können dir Moderationsrechte geben. Spamme dein Zielpublikum nicht zu. Sorge dafür, dass du immer immergrünen, interaktiven und relevanten Content postest. Buffer kann dir mit der zeitlichen Einteilung helfen.

Tipp: Sorge dafür, dass dein Eventmarketing astrein ist mit diesen 11 erwiesenen Tipps für eine solide Marketingstrategie.

4. Es mangelt an Originalität

Original und kreative Ideen sind selten. Sie sind aber der Schlüssel zum Erfolg. Die Konkurrenz in der Eventbranche ist intensiv. Ein originelles Event kann auch das Event sein, das nicht ganz so neue Ideen auf neue Weise präsentiert.

Die Einzigartigkeit deines Events sollte nicht an die Idee selbst gebunden sein. Es zählen jedoch Planung und Darbietung.

Events scheitern aufgrund eines Mangels an Originalität.
Recycle nicht dieselben Ideen und erwarte nicht, dass es Menschen nicht auffällt.

Ein originelles Event sollte deine Teilnehmer beeindrucken und begeistern. World’s Biggest Coffee Morning — -eine erfolgreiche Krebs-Spendeninitiative von Macmillan Cancer Support — verlieh einer gewöhnlichen Wohltätigkeitsaktion einen positiven Twist. Sie sammeln Spenden, indem sie Menschen bitten und es ihnen ermöglichen, ihren morgendlichen Kaffee mit Freunden, Kollegen und ihrer Familie zu genießen.

Am anderen Ende des Spektrums steht das gefährdete Ferienlager-Musikfestival wie etwa Safe as Milk oder das Down to the Woods Festival. Sie wurden abgesagt, da zu wenige Tickets gekauft wurden. Ihre repetitiven Line-ups scheinen die Massen nicht länger zu begeistern.

Wenn du etwas origineller sein willst,…

…sind hier ein paar Tipps, mit deren Hilfe du dein Event wirklich einzigartig machen kannst:

Lass dir ein originelles Motto einfallen
Wie wäre es, wenn du dem Ambiente des Events den gewissen Pep gibst? Lass deiner Kreativität freien Lauf und lass dich inspirieren. Sieh dir gleichgesinnte Foren und Blogs an wie etwa den Event Manager Blog.

Tipp: Wenn du Hilfe bei der Suche nach einem idealen Event-Motto brauchst, sieh dir an: Wie du ein Eventthema wählst (und was du dabei beinhalten solltest).

Nutze Technologie, um Teilnehmer während des Events zu animieren
Nutze Virtual und Augmented Reality, um Teilnehmer während des Events zu beschäftigen. Lade sie zu Umfragen auf ihren Smartphones während den Sessions ein. Zeige ihre Resultate in Echtzeit auf großen Bildschirmen und nutze Punktetabellen, um mehr Interesse zu generieren.

Tipp: Für Inspiration, wie du VR-Technologie für Events nutzen kannst, sieh dir diesen Artikel an.

5. Du ignorierst Murphys Gesetz

Das Fyre Festival ist ein ausgezeichnetes Beispiel für ein Event, das trotz Riesenbudget scheiterte, was nicht zuletzt daran lag, dass es an guter Eventplanung mangelte.

Heißt das, dass selbst gut geplante Events genau nach Plan verlaufen? Nein.

Aber gute Planer verstehen Murphys Gesetz. Der eine oder andere haarige Moment kommt in der Welt der Eventplanung oft vor. Alle Räder am Laufen zu halten ist Teil des Jobs.

Führe immer eine Risikoeinschätzung durch und lege Notfallpläne schriftlich fest.

Potenzielle Last-Minute-Probleme und wie du sie behebst

Einige der häufigsten Event-Desaster sind…

1. Schlechtes Wetter
Erstelle ein Programm für Schlechtwetter, das allen Teilnehmern mitgeteilt wird. Wenn es sich um eine Eventualität im Innenbereich handelt, lass es sie wissen. Teile vorab Details zu Stornierungen, Rückerstattungen und Umbuchungen mit. Du kannst immer eine Online-Ticketingplattform nutzen. Dies kann dir helfen, das Gesicht zu wahren und Rückerstattungen zu bearbeiten, die durch kurzfristige Störungen verursacht werden.

2. Das Publikum ist zu groß
Behalte Registrierungen genau im Auge. Limitiere die Ticketanzahl und erstelle eine Warteliste. Oder überlege dir, einen größeren Veranstaltungsort zu nutzen.

3. Niemand erscheint
Dieses Szenario ist weit verbreitet bei schlecht vermarkteten und frei zugänglichen Veranstaltungen. Nutze Beobachtungsplattformen für die Beobachtung von Ticketverkäufen in Echtzeit,um die Zahlen im Auge zu behalten.

Tipp: Sieh dir unsere Liste der besten kostenlosen Online-Tools für die Eventplanungan, um über alles den Überblick zu behalten.

Bring die Events zum Rocken

Es ist fast schmerzhaft, zu sehen, wie ein vielversprechendes Event aufgrund dieser Fehler scheitert.

Hoffentlich weißt du jetzt, wonach du Ausschau halten musst, um diese größten Event-Fails zu vermeiden.

Und jetzt geh und organisiere ein unvergessliches Event!

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8 Lektionen, die du vom Fyre Festival lernen kannst

Stell dir vor, du kaufst dir Tickets für das aufregendste Musikfestival aller Zeiten.

Das Wetter dort ist herrlich tropisch und warm. Die Bands sind erste Sahne. Es werden lauter Promis herumlaufen. Du wirst in einer Luxusvilla übernachten und wie ein Gourmet speisen. Und es wird unzählige Instagram-würdige Momente geben.

Jetzt stell dir das Gegenteil vor.

Du bist auf einer Insel gestrandet, schläfst auf einer nassen Matratze, isst fahles Brot, hast keinen Empfang und die einzige „Musik“, die du hörst, ist das wütende Gröhlen der sehr enttäuschten Festivalgäste.

Oh, und es gibt Haie.

Leuten, die Tickets fürs Fyre Festival kauften, wurde das erste Szenario versprochen. Irgendwie fanden sie sich aber im zweiten wieder.

Vor Kurzem brachten Netflix und Hulu ihre eigenen Dokus heraus, die schildern, wie es dazu kam.

Hier sind einige sehr wertvolle Lektionen, die du als Festival-Organisator davon lernen kannst.

Was war das Fyre Festival?

Das Fyre Festival wurde als „Luxus-Musikfestival“ beworben, das von April bis May 2017 auf den Bahamas stattfinden sollte.

Das Event wurde von Rapper Ja Rule mitorganisiert und von Models wie Kendall Jenner und Bella Hadid promotet.

Was kann schon schiefgehen? Alles.

Der Hauptorganisator, Billy McFarland, schaffte es, jeden einzelnen Aspekt des Festivals zu verbocken.

Die Liste beinhaltet Recherche, Planung, Vorbereitung, Budgetierung, Kommunikation, Marketing, Catering, Unterkünfte, Security, Kontakt zu den Künstlern und rechtliche Aspekte.

Es war ein wahres Desaster und hat McFarland acht Gerichtsverfahren und sechs Jahre Gefängnis eingebracht.

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Was können Festival-Organisatoren davon lernen?

Das Gute ist, dass Festival-Organisatoren einiges von den Fehlern, die McFarland und seine Firma gemacht haben, lernen können.

Wir sehen sie uns genau an.

Lektion #1: Lüge nicht

Auch wenn es ein Klische ist: Ehrlichkeit währt am längsten. Wirklich.

Die erste Insel, die McFarland fürs Festival sichern konnte, gehörte niemand geringerem als Pablo Escobar. Das Fyre Festival konnte dort abgehalten werden, aber nur unter der strengen Bedingung, dass die Verbindung zu Escobar mit keinem einzigem Wort erwähnt werden würde.

McFarland brach die Vereinbarung jedoch und nutzte die Escobar-Verbindung als Promotion-Werkzeug. McFarland konnte eine zweite Location sichern. Er fuhr dennoch damit fort, über die Verbindung zu Escobar zu lügen.

Die Organisatoren behaupteten zudem, mit den bahamaischen Streiftkräften zusammenzusarbeiten, um für Sicherheit auf dem Event zu sorgen. Die bahamaischen Streifkräfte jedoch – du hast es erraten – hatten keinen Dunst, was das Fyre Festival überhaupt war.

Lektion: Lüge nicht, wenn du in der Branche deine Glaubhaftigkeit bewahren willst.

Lektion #2: Mach dich über die rechtliche Lage schlau und brich keine Gesetze

Eine Sache, die die Fyre Festival-Organisatoren richtig machten, war das Marketing in sozialen Medien mittels Influencern.

Sie sicherten sich den Support von prominenten Influencern wie Kendall Jenner, Bella Hadid und über 400 anderen Medien-Promis.

Was sie jedoch nicht preisgaben, war die Tatsache, dass diese Influencer für ihre Unterstützung bezahlt wurden.

Das gefiel der Federal Trade Commission, der US-amerikanischen Bundeshandelsbehörde, nicht besonders gut.

Lektion: Recherchiere, was Marketing-Gesetze zu sagen haben. Und brich sie nicht.


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Lektion #3: Erstelle ein realistisches Budget und verschwende kein Geld

Scheinbar recherchierte McFarland überhaupt nicht, was die Organisation eines Festivals kosten kann.

Investoren sagten ihm, das Event würde zwischen 5 und 12 Millionen US-Dollar kosten.

Er glaubte ihnen nicht.

McFarland war knapp dran, Geld von Comcast Ventures zu bekommen. Die lehnten eine Zusammenarbeit dann jedoch ab, als McFarland nicht beweisen konnte, dass seine Firma wie behauptet 90 Millionen US-Dollar wert war.

Die 4 Millionen Dollar, die er sichern konnte, vergeudete er an luxuriösen Büros in Tribeca, Manhattan.

McFarland gelang es dann, finanzielle Unterstützung von Ezra Birnbaum zu ergattern…die musste aber innerhalb von 16 Tagen zurückgezahlt werden – im Grunde also ein Kurzzeitkredit.

Lektion: Finde heraus, wie hoch die Kosten sind und gestalte dein Budget entsprechend.

Lektion #4: Hör auf Leute, die mehr Erfahrung haben als du

Einen Monat vor dem Festival heuerte McFarland den erfahrenen Eventproduzenten Yaroh Lavi an.

Als erfahrener Eventmanager sagte Lavi McFarland, er sollte das Festival von April auf November verschieben, um ein Desaster zu vermeiden.

McFarland verwarf Lavis Idee jedoch, da das Wetter im April besser sein würde.

Lavi schlug dann vor, dass aufgrund der knappen Zeit Zelte besser als Luxusvillas wären.

McFarland hatte dann die Idee, dass das Festival bargeld- und kreditkartenlos sein sollte. Stattdessen wollte er, dass Festivalgäste im Voraus ein „Fyre Band“ mit bis zu 1.500 US-Dollar aufladen.

Das Problem? Das Band benötigte eine WLAN-Verbindung, um zu funktionieren…und auf dem Festivalgelände gab es keine WLAN-Verbindung.

Lektion: Hör auf die Leute, die mehr Erfahrung haben als du und nimm dir ihren Rat zu Herzen.

Lektion #5: Sorge für gute Kommunikation und manage Erwartungshaltungen

An dieser Stelle in der Geschichte hatte das Fyre Festival bereits seine Unterkünfte, seine Cateringfirma, seine medizinische Versorgung, seine Kommunikation und mehrere Künstler verloren.

Lavi, die Stimme der Vernunft, riet McFarland, diese Veränderungen den Festivalgästen zu kommunizieren.

McFarland sagte, er würde ihnen Emails schicken…und tat das dann gar nicht.

Mitte März waren Mitarbeiter McFarlands der Meinung, dass es eine gute Idee wäre, das Festival zu verschieben.

Die Antwort? „Lass es uns einfach tun und wir werden zu Legenden, Mann.“

Lektion: Kommunizieren jegliche Änderungen und versprich nicht, was du nicht halten kannst.

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Lektion #6: Stell sicher, dass deine Ausstattung und deine Mitarbeiter bereit sind

Das Chaos begann am ersten Tag des Fyre Festivals.

Die Katastrophenschutz-Zelte und Matratzen (oder: „Unterkünfte“) waren völlig durchnässt, da es in der Nacht zuvor stark geregnet hatte.

Die Organisatoren schmissen spontan eine Strandparty, während sie verzweifelt nach einer Lösung suchten.

Sie fanden keine Lösung.

Stattdessen mussten die Festivalgäste Schlange stehen, um ein Zelt zu bekommen. Nach ein paar Stunden verloren die Gäste ihre Geduld und beanspruchten einfach das erstbeste Zelt für sich.

Diejenigen, die ein Zelt ergatterten, hatten Glück. Andere hatten gar keine Unterkunft.

Zudem war das Essen mies, es gab keinen Empfang oder WLAN, keine Klos, kein fließendes Wasser, Haie im Meer und kein medizinisches Personal.

Aber das war noch nicht alles.

Die ansässige Regierung hatte Flugzeugen das Landen untersagt. Alle saßen fest.

Lektion: Stell sicher, dass deine Ausstattung und deine Mitarbeiter bereit sind.

Lektion #7: Steh zu deinen Fehlern

“… das ist NICHT MEINE SCHULD“ – Ja Rule

Schlussendlich stieg jeder in einen Flieger nach Hause, nachdem die Regierung das Landeverbot aufhob.

Was sie jedoch nicht bekamen, war eine ehrliche Entschuldigung von den Festival-Organisatoren. Weder Ja Rule noch McFarland gestanden ihre Fehler ein.

Auch der Großteil der Influencer, die involviert waren, entschuldigten sich (außer Hadid und einige andere).

Das Tourismusministerium der Bahamas jedoch entschuldigte sich im Namen des Landes.

Lektion: Steh zu deinen Fehlern. Immer.

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Lektion #8: Finde alles über die Personen heraus, mit denen zu arbeitest

Jeder, der mit dem Fyre Festival zu tun hatte, hätte glimpflich davonkommen können, wenn sie etwas Forschung betrieben hätten.

Es war nicht das erste Mal, dass McFarland etwas so vermasselt hat wie das Fyre Festival.

Fünf Minuten auf Google hätten McFarlands Betrügereien offenbart.

Lektion: Finde alles heraus über die Leute, mit denen du arbeitest – und halte nach Warnsignalen Ausschau.

Unterm Strich

Man muss sich ganz schön anstrengen, um ein Desaster wie das Fyre Festival zu verursachen.

Jedoch können wir wertvolle Schlüsse aus den Abenteuern des Billy McFarland ziehen. Hier sind sie noch einmal zusammengefasst:

  1. Mach dich über die rechtliche Lage schlau und finde heraus, wie hoch die Kosten tatsächlich sind.
  2. Gestalte ein vernünftiges Budget.
  3. Lüge niemanden an.
  4. Hör auf Experten (vor allem dann, wenn du sie angeheuert hast).
  5. Kommuniziere jegliche Änderungen in der Planung.
  6. Finde heraus, mit wem du wirklich zusammenarbeitest.
  7. Steh zu deinen Fehlern (denn von ihnen kannst du nicht davonlaufen).

Viel Glück mit deinem Festival! Und halte es von Haien fern.