Wenn Du es bevorzugst, die Dinge auf die harte Tour zu unternehmen, dann versuche doch einmal ein ganzes Event selbst zu veranstalten. Wir leben gerne nach dem alten Sprichwort: „Viele Hände machen leichte Arbeit.“
In Wahrheit wird es eine große Herausforderung sein, ein ganzes Event zu veranstalten, egal wie groß die Crew ist (wenn es ein gutes Event sein soll). Tatsächlich kannst Du mit ein wenig Hilfe durch Freunden die Arbeitslast ein wenig erleichtern. Oder eher die Arbeit deines Personals.
Hier gilt das Fazit: Häufig ist die Einstellung von Eventpersonal unabdingbar.
Wir möchten dir eigentlich sagen, dass es keinen falschen Weg gibt, ein Event richtig zu besetzen, aber…
Du bist dennoch besser dran, wenn du überlegend und mit einem Hauch von Vorsicht vorgehst. Verwende daher diesen Leitfaden, wenn Du dein Eventpersonal einstellen möchtest, und du wirst auf dem Weg zu einer lebhaften Versammlung sein.
1. Was sind die Hauptrollen des Eventpersonals?
Die Besetzung von allgemeinen Event-Positionen, ist nicht immer so einfach. Die beabsichtigte Rolle eines Personals beeinflusst so ziemlich alles über den Einstellungsprozess. Bevor wir also über die Vorgehensweise bei der Einstellung von Eventpersonal sprechen, sind hier einige der Rollen aufgeführt, die möglicherweise zu besetzen sind.
1. Feldjobs
Dies sind die grundlegenden Positionen für das Eventpersonal. Diese Tätigkeiten können dabei folgende Aufgaben beinhalten:
- Das Scannen oder verkaufen der Tickets an der Tür
- Den Teilnehmern grundlegende Eventinformationen zur Verfügung zu stellen
- Die Kinderbetreuung
- Den Vendoren helfen
- Sich um das Aufstellen / Abbauen kümmern
- Nach dem Event aufzuräumen
2. Die Sicherheit
An dieser Stelle, musst Du dich nicht um eine private Sicherheitsfirma kümmern. Doch eine kleine Hilfe, um lediglich den Überblick zu behalten, kann jedoch viel bewirken.
3. Die Vendoren
Vendoren sind häufig Gruppen von Drittanbietern, die zu einem Event hinzugebeten werden. Jedoch kannst Du auch deine eigenen Lieferanten für bestimmte Verkaufsstände oder ähnliche Attraktionen beauftragen.
4. Das Marketing
Man begegnet nicht einfach die Welt des Marketings! Möglicherweise möchtest Du dafür einen Fachmann einstellen, der die Kampagne des Events verwaltet.
5. Die Logistik & die Planung
Was passiert eigentlich am Tag des Events, Stunde für Stunde? Was ist mit dem Grundriss? Was passiert, wenn ein Gastredner in letzter Sekunde ausfällt? Je größer ein Event, desto mehr Planungspersonal sollte eingestellt werden.
Tipp: Es tut nicht weh, unter den potenziellen Mitarbeitern nach Erste-Hilfe-Fähigkeiten zu suchen. Alternativ bieten einige Gruppen ein geschultes medizinisches Personal speziell für ein Event an.
6. Das Essen & die Unterhaltung
Unabhängig davon, ob es sich um ein Food-Event oder ein anderes Event mit Essen handelt, müssen einige der folgenden Rollen ausgeführt werden. Warum den Teilnehmern nicht ein wenig Unterhaltung bieten, während sie am Essen sind?
- Einen Koch: Sofern Du nicht gerade die vollständige Verpflegungsroute selbst erledigst, wird sich das Essen nicht von selbst zubereiten!
- Das Bedienungspersonal: Je nach Event kann es angebracht sein, ein Bedienungspersonal mit einzubeziehen. Vor allem, wenn das Abrufen oder Erhalten des Essens die Erfahrung der Gäste stören könnte.
- Die Begrüßung & die Sitzplatzordnung: Es kann vom Veranstalter eine besonders nette Geste sein, die Gäste mit einer zusätzlichen Begrüßung willkommen zu heißen oder eine festgelegte Sitzordnung zur Verfügung zu stellen.
- Ein Ansager: Für strukturierte Events, Debatten oder gar leistungsorientierte Events verleiht ein guter Ansager oder Moderator ein Event die professionelle Note. Andernfalls werden Gastredner und Performer sich unbeholfen ins Rampenlicht rücken.
2. Wo finde ich ein Eventpersonal?
Wenn es damals für Großvater gut genug war, eine Anzeige in der Lokalzeitung zu schalten, dann ist es auch gut genug für dich!
Das war nur ein Witz. Du kannst gerne die lokale Zeitung verwenden, sofern Du wirklich möchtest, doch wenn du ein Eventpersonal einstellst, dann ist es wahrscheinlich auch in deinem Interesse, einige spezielle Online-Methoden auszuprobieren.
Es gibt zwei grundlegende Pfade, die wir hierzu empfehlen können:
1. Die DIY-Methode
Online-Suchportale ermöglichen es dir, sozusagen weiter in die Tiefe zu gehen. Auf diese Weise kannst Du manuell über eine digitale Plattform suchen.
Im Endeffekt schaltest Du dort eine „Hilfeanzeige“ auf einer Website ein. Diese Website vereinfacht den Prozess, indem sie Benutzer anziehen, die genau nach dieser Art Arbeit suchen, die Du vergeben möchtest. Hier sind einige solcher Seiten, um dir den Einstieg zu erleichtern:
Sofern Du den gesamten Einstellungsprozess selbst durchführen möchtest, dann ist dies der richtige Weg.
Tipp: Dieser Artikel enthält eine längere Liste von Websites, auf denen Du nach Eventpersonal suchen kannst.
2. Das Outsourcing
Du führst derzeit ein Event durch. Du hast zudem soviel auf dem Schirm, dass bereits nur der Gedanke an eine traditionelles DIY dich nervös macht.
Das Outsourcing an Eventagenturen ist dabei völlig normal. Auf diese Weise überlässt Du den Interviewprozess zertifizierten Fachleuten.
Hier ist eine kurze Liste der Personalfirmen:
Gruppen, die sich auf den Eventbereich spezialisiert haben, können dein Eventpersonal mit bewährten Interviewstrategien unterstützen, weil sie letztendlich darauf abzielen, die besten Mitarbeiter für einen Job auszuwählen.
Tipp: Es gibt bestimmte Agenturen für Eventpersonal, die eine Liste erfahrener Mitarbeiter führen. Dabei beschreibst Du deine Bedürfnisse und sie haben genau die richtigen Kandidaten dafür.
3. Wie rekrutiere ich ein Eventpersonal?
Wenn Du die Einstellung selbst vorzunehmen möchtest, unterscheidet sich dies nicht allzu sehr von der allgemeinen Einstellungspraxis. Im Falle eines Events sind die Positionen jedoch wahrscheinlich vorübergehend. Ein Eventpersonal kann darüber hinaus bestimmte Fähigkeiten wie das Betreiben eines Verkaufsstandes oder das Ausführen der Event-Sicherheit erfordern.
Im Folgenden findest Du eine kurze Beschreibung der Vorgehensweise bei der Einstellung von eines Eventpersonals.
1. Sei beschreibend
Wahrscheinlich muss Du eine Stellenbeschreibung für das Eventpersonal verfassen, unabhängig davon, wie du die Einstellungen vornehmen möchtest. Das hat eine eigene Kunst und ist ziemlich wichtig.
Tipp: Hier findest Du eine Vorlage mit einer Stellenbeschreibung für das Eventpersonal, die dir eine Vorstellung darüber geben kann, wie diese aussehen könnte.
2. Das Interviewing
Zeit, die Spreu vom Weizen zu trennen!
Interviews sind ein differenzierter Prozess, selbst für den einfachsten Job. Auf die Fragen kommt es an. Hier sind einige hilfreiche Interviewfragen an das Eventpersonal:
- Kannst Du dein Eventerlebnis beschreiben?
- Was hat dich an dieser Stelle als Eventmitarbeiter gereizt?
- Was sind deine Stärken und wie setzt Du dich im Bereich Eventmanagement ein?
- Wie triffst Du zeitkritische Entscheidungen?
- Wie gehst Du mit Überraschungen bei Events um?
- Beschreibe eine Zeit, in der Du aufgefordert worden bist, etwas zu tun, für das du nicht geschult warst. Wie bist Du damit umgegangen?
- In welchen Bereichen der Eventplanung benötigst Du weitere Verbesserungen oder Schulungen?
- Was macht für dich als Teilnehmer eines Events zum Vergnügen?
- Was reizt dich besonders an der Arbeit mit Veranstaltern?
- Hält dich irgendetwas davon ab, Überstunden zu nehmen, an den Wochenenden, an den Abenden oder gar in letzter Minute zu arbeiten?
Tipp: Hast Du einen Kandidaten gefunden, der auf dich zutrifft? Event-Positionen sind einzigartig, aber beachte dennoch diese universellen Grundlagen, wenn Du das Stellenangebot erweitern möchtest.
Bereite die Mitarbeiter vor
Die richtigen Arbeiter können das Event wirklich schaffen oder verhindern. Dies ist ein Teil des Eventaufbaus, der immer die volle Aufmerksamkeit benötigt.
Erfahrene Beschaffer, wie sieht dein persönlicher Personalprozess für ein Event aus? Teile dazu deine Methoden unten mit!