Es ist geradezu einfach, eine Stellenbeschreibung zu fertigen und diese dann auf ein Jobportal zu platzieren. Doch welche Fragen sind eigentlich einem Eventveranstalter bei einem Vorstellungsgespräch zu stellen?
In diesem Artikel behandeln wir…
- Die Vorteile bei der Einstellung eines Eventveranstalters
- Wo gute Kandidaten zu finden sind
- Welche Fragen dabei zu stellen sind
- Wie ihre Antworten zu bewerten sind
Warum ein Eventveranstalter zu beauftragen ist
Es kann viele Gründe geben, warum ein Eventveranstalter zu beauftragen ist. Ein guter Eventveranstalter ist zwar nicht billig, kann jedoch häufig vor kostspieligen Fehlern bewahren.
1. Das Zeitmanagement
In Bezug auf das Veranstalten eines Events gibt es viele Dinge zu tun, und Zeit ist dabei das höchste Gut. Ein erfahrener Eventveranstalter kann dabei helfen, den Prozess zu optimieren und sogar Zeit zu sparen.
2. Die Budgetverwaltung
Zeit ist wertvoll, Geld auch. Ein guter Eventveranstalter kann dabei helfen, das Eventbudget zu verwalten und in deinem Namen mit Eventorten sowie Anbietern zu verhandeln, sodass dabei ein gutes Angebot raus kommt.
3. Stressmanagement
Ein Eventveranstalter wird häufig als einer der stressigsten Jobs dieser Welt bezeichnet. Da noch viele andere Dinge überlegt werden müssen, warum nicht lieber den zusätzlichen Stress an einen Fachmann auslagern?
Wo nach Eventveranstalter zu suchen ist
Nachdem die Vorteile der Einstellung eines Eventveranstalters verstanden sind, schauen wir uns doch einige der Bereiche an, an denen qualifizierte Kandidaten für das Veranstalten eines Events zu finden sind.
1. Genehmigter Index
Der genehmigter Index ist ein Eventverwaltungsverzeichnis, in dem zum Zeitpunkt dieses Artikels fast 200 Eventveranstalter auf dieser Seite gelistet sind. Die Ergebnisse können auch nach Standort gefiltert werden.
2. Event.org.uk
Obwohl Event.org.uk so aussieht, als wäre es von einem Teenager in den 90er Jahren entworfen worden, gibt es doch viele aktive Event-Management-Unternehmen, die dort in alphabetischer Reihenfolge aufgelistet sind.
3. Bizzabo
Der Anbieter von der Event-Management-Software Bizzabo verfügt über ein umfassendes Verzeichnis von Unternehmen, die sich mit der Produktion, Planung und Vermarktung von Events befassen.
4. Event Services Directory
Das Event Services Verzeichnis macht seinem Namen alle Ehre. Hier finden sich nicht nur Eventveranstalter, sondern auch Equipment-Verleih, Cateringfirmen und Unterhaltungsdienstleistungen.
5. CrunchBase
Obwohl CrunchBase nicht wirklich ein Event-Management-Verzeichnis ist, gibt es eine Liste von über 650 Eventveranstalter aus ganz Europa. Als Bonus zeigt es zudem auch die verschiedenen Geschäftszahlen an.
6. AEO
Die Vereinigung der Veranstalter verfügt über eine Liste der Eventveranstalter, deren Mitglieder in der Vereinigung sind. Derzeit stehen mehr als 80 Personen im Verzeichnis der Vereinigung zur Auswahl.
Hier sind die Fragen, die einem Eventveranstalter zu stellen sind
Nun ahnst Du vermutlich, warum du möglicherweise einen Eventveranstalter beauftragen solltest und wo sie zu finden sind. So weit, so gut. Lasse uns in die vierzehn Fragen eintauchen, die einem Eventveranstalter während des Interviews zu fragen sind.
1. Worauf spezialisierst du dich?
Die meisten Eventveranstalter haben sich auf eine bestimmte Art von Event spezialisiert, wie etwa von Hochzeiten bis hin zu Geschäftskonferenzen. Stelle sicher, dass ihr Fachgebiet auf dein Event abgestimmt ist.
2. Welche Dienstleistungen wird angeboten?
Eine Eventveranstaltung besteht aus vielen beweglichen Teilen. Stellen daher sicher, dass dein Eventveranstaltung über alle deine Anforderungen erfüllt. Beispiele sind etwa die Beschaffung von Referenten und die Organisation des Caterings.
3. Was ist in der Gebühr enthalten?
Stelle hier fest, was Du für dein Geld bekommst und was du zusätzlich an Kosten hast. Vereinbare eine Pauschal-, Stunden- oder Provisionsgebühr und lege zusätzliche Gebühren wie Reisekosten und Support-Mitarbeiter bereits fest.
4. Wer wird am Event arbeiten?
Finde heraus, wer dein Hauptansprechpartner ist und wie viele andere Personen beim Veranstalten deines Events beteiligt sind. Verschaffe dir einen Überblick darüber, wer jedermann ist und wie sie zu kontaktieren sind. (Möglicherweise möchten Du auch an separate Interviewfragen für die Eventmitarbeiter denken.)
5. Wie viel Zeit wird benötigt?
Wie viel Zeit ein Eventveranstalter benötigt, um einen Event zu veranstalten, hängt ganz allein von der Größe und der Art des Events ab sowie von der Anzahl der anderen Events, an denen gleichzeitig gearbeitet wird.
6. Wie fällt die Wahl zum Eventort aus?
Ein Eventort ist häufig der größte Kostenfaktor in einem Eventbudget. Daher ist es wichtig, dass der Eventveranstalter ihn sorgfältig auswählt. Stelle diese Frage, um die Liebe zum Detail darin zu beurteilen.
7. Bestehen gute Anbieterkontakte?
Wähle einen Eventveranstalter aus, der gute Beziehungen zu Anbietern unterhält, die das Equipment, Dekoration, Transport, Catering und Unterhaltung anbieten können. Auf diese Weise wirst Du wahrscheinlich ein gutes Geschäft machen können.
8. Wie wird Eventbudget verwaltet?
Geld ist immer ein Thema beim Veranstalten eines Events, weil es leicht möglich ist, die Kontrolle über das Budget zu verlieren. Frage daher, wie der Eventveranstalter das Budget verwaltet und zu hohe Ausgaben vermeidet.
9. Wie wird die Timeline verwaltet?
Zeit ist ähnlich wie Geld ein besonders entscheidender Faktor beim Veranstalten eines Events. Es ist eine wichtige Frage, die zu stellen ist, da ein Eventveranstalter möglicherweise mehrere Events gleichzeitig durchführen muss – was eine große Herausforderung darstellt.
10. Mit welcher Technologie sind Sie vertraut?
Es gibt eine ganze Reihe von Event-Management-Tools, mit denen Eventveranstalter ihre Zeit, ihr Geld, ihr Marketing und das Ticketing verwalten können. Finde heraus, welche davon dein Kandidat kennt.
11. Wie lässt sich die Eventsicherheit verwalten?
Gesundheit und Sicherheit sind eine große Sache, wenn es um Events geht, ebenso wie die verschiedenen Versicherungspolicen, die abzuschließen sind. Frage den Eventveranstalter, wie er eine Risikobewertungen durchführt.
12. Wie lauten die Stornierungs- und Rückerstattungsbedingungen?
Wie bei jedem anderen Dienstleister sollte stets daran gedacht werden, was passiert, wenn Du eine Stornierung oder Rückerstattung wünscht. Stelle sicher, dass dies in dem von dir unterzeichneten Vertrag klar festgelegt ist, damit keine bösen Überraschungen erlebt werden.
13. Verfügen Sie über eine offizielle Zertifizierung?
Während Zertifizierungen nicht besonders wichtig sind, kann es dennoch beruhigend sein, wenn ein Eventveranstalter davon einige hat. Frage nach deren offiziellen Ausbildung und ob sie Teil eines Branchenverbandes sind.
14. Wie lässt sich der Eventerfolg messen?
Schließlich ist es wichtig, dass Du dich auf die Metriken des Erfolgs einigst. Frage zudem, welche Daten sie betrachten und wie sie das Feedback früherer Kunden aufgenommen haben, um darin ihre eigene Leistung zu verbessern.
Tools zur Auswertung der Antworten eines Eventveranstalters
Es gibt nicht sonderlich viele Tools, die darin spezifisch sind, wenn es darum geht, deren Antworten zu bewerten. Es gibt jedoch viele nützliche Tools, mit denen die Antworten auf Vorstellungsgespräche ausgewertet werden können.
Hier sind einige davon, die sich nach einem Interview optimieren lassen:
- Die Manager Foundation hat ein umfassendes und anpassbares Bewertungsformular für Vorstellungsgespräche bereitgestellt.
- Die Personalabteilung der Regierung von Vermont verfügt über ein schnelles und einfaches Bewertungsformular, das ebenfalls verwendet werden kann.
- MaRS bietet eine Anleitung zum Entwerfen von Interviewfragen, damit die Antworten später leicht bewertet werden können.
Frage daher einfach drauf los
Es gibt viele relevante Fragen, die einem Eventveranstalter zu stellen sind, bevor dieser gebucht wird. Wenn Du nämlich gleich zu Beginn fragst, ersparst du dir später viele Kopfschmerzen und Missverständnisse.
Hast Du in der Vergangenheit einen Eventveranstalter engagiert? Teilen doch deine Erfahrungen mit der Community mit, indem Du uns im folgenden Abschnitt einen Kommentar hinterlässt.