Der Tag deiner Wohltätigkeitsveranstaltung ist endlich da. Aber weißt du überhaupt, wie man eine Wohltätigkeitsveranstaltung organisiert?
Wenn nicht, dann wird dir dieser Guide erklären, wie du…
- Dein Team informierst
- Den Veranstaltungsort vorbereitest
- Dich um die Logistik kümmerst
- Das Equipment und die Bühne vorbereitest
- Deine Gäste begrüßt
- Von deinem Event berichtest
- Zusammenräumst du nachbesprichst
Zeit, ein paar Spenden zu sammeln, also los geht’s.
1. Informiere dein Team
Dein Freiwilligenteam ist das Rückgrat deiner Wohltätigkeitsveranstaltung. Es ist wichtig, dass ihr etwas Zeit darin investiert, euch auf eure gemeinsamen Ziele zu konzentrieren, um Teamgeist aufzubauen.
Es ist sehr wichtig, dass sich alle verstehen, bevor alles losgeht. Halte eine Teambesprechung ab und besprich, was genau jeder tut.
Hier sind ein paar Dinge, die bei dem Meeting besprochen werden sollten:
- Wie Gäste zu begrüßen und registrieren sind
- Social-Media-Aktivitäten (z. B. Livestreams)
- Der Tagesablauf
- Was in einem Notfall zu tun ist
Du solltest das Eventprogramm für dein Team und dich selbst ausdrucken. Auf diese Weise weiß jeder genau, wann die Türen geöffnet, die Lautsprecher eingeschaltet und die Speisen serviert werden.
Tipp: Du kannst mithilfe einer dieser gratis Vorlagen kinderleicht ein Programm erstellen.
2. Bereite den Veranstaltungsort vor
Es ist eine gute Idee, den Austragungsort am Tag vor dem Event vorzubereiten. Manchmal ist das aber nicht möglich, weil der Veranstaltungsort beispielsweise für ein anderes Event genutzt wird.
Du solltest den Veranstaltungsort dekorieren, damit er auch zu dem Thema passt. Stell sicher, dass jeder weiß, für welchen Zweck du Spenden sammelst.
Wenn du Branding-Materialien hast, nutze sie so oft du kannst. Wenn dir zusätzliches Material von Sponsoren und Spendern bereitgestellt wird, nutze auch das.
Möglicherweise musst du die Sitzplatzordnung ändern, damit sie zum Format deines Events passt. Wenn du eine Präsentation abhältst oder eine Live-Band auftritt, musst du die Sitzgelegenheiten entsprechend ändern.
Wenn es dein Budget zulässt, lass einen Event-Dekorateur das erledigen. Versuche, einen Dekorateur zu finden, der sich auf Wohltätigkeitsevents spezialisiert — dadurch bekommst du einen besseren Deal.
Tipp: Nutze dieses Verzeichnis an Eventorganisatoren und -planern, um einen Dekorateur zu finden.
3. Kümmere dich um die Logistik und bleib mit Zulieferern in Kontakt
Besprich alles mit jeglichen Drittparteien, die an deinem Event beteiligt sind. Stell sicher, dass alle Redner, Entertainer, Caterer und Dekorateure pünktlich sind.
Es ist schlau, die Wettervorhersage zu überprüfen, wenn dein Event im Freien stattfindet. Das Wetter kann sich schnell ändern, also stell sicher, dass du und alle anderen entsprechend vorbereitet sind.
Bedenke dabei auch mögliche Verzögerungen, die durch den Verkehr verursacht werden. Nutze dafür Google Traffic. So kannst du dann dafür sorgen, dass jeder etwas früher aufbricht, damit alle pünktlich sind.
Du musst auch Parkgelegenheiten und Zugang zum Veranstaltungsort überprüfen. Weise einigen Teammitgliedern an, den Lieferanten bei ihrer Ankunft entgegenzukommen.
4 Bereite das Equipment vor
Wenn bei deinem Event Redner oder Live-Entertainment auftreten, solltest du die Bühne vorbereiten. Sorge dafür, dass sie erhöht ist und mit dem richtigen Event-Branding ausgestattet ist.
Technisches Equipment solltest du testen, damit es während dem Event zu keinen Pannen kommt. Versuche, eine vollständige technische Probe durchzuführen, bevor deine Gäste kommen.
Equipment, das getestet werden sollte:
- Mikrofone
- Sound-System
- Beleuchtung
- Projektoren
- Computer
Es ist auch immer eine gute Idee, ein paar Ersatzkabeln parat zu haben.
Tipp: Erfahre hier, wie du einen Soundcheck durchführst und die Bühnenbeleuchtung vorbereitest.
5. Begrüße deine Gäste
Nicht alle deine Gäste werden zur gleichen Zeit eintreffen. Deshalb ist es smart, den Einlass 30 bis 60 Minuten vor dem Event zu planen, damit genügend Buffer für Spätkommer bleibt.
Es wird Gäste kommen, die überpünktlich kommen. Du solltest dafür sorgen, dass es etwas für sie zu tun gibt, während sie auf das eigentliche Event warten.
Du kannst ihnen Willkommensdrinks anbieten und eine kurze Willkommensrede vorbereiten. Du könntest dich auch bei allen fürs Kommen bedanken und etwas über die Wohltätigkeitsorganisation erzählen, die du unterstützt.
Wenn deine Wohltätigkeitsveranstaltung etwas formeller ist, bitte deine Gäste, sich zu registrieren. Das ist auch eine gute Gelegenheit, Kontaktdaten zu sammeln, mit denen du deine zukünftigen Events bewerben kannst.
Tipp: Hier eine Liste an Willkommensdrinks, die du servieren kannst, wenn du deine Gäste begrüßt.
6. Mach Fotos und Videos
Fotos und Videos vom Event sind eine wahre Goldmine, wenn es darum geht, Spender zu gewinnen.
Versuche, einen Foto- oder Videografen für deine Wohltätigkeitsveranstaltung zu organisieren. Wie bei der Event-Dekoration kann es sich auszahlen, einen Fotografen zu finden, der bereits auf Wohltätigkeitsveranstaltungen spezialisiert ist.
Wenn es nicht möglich ist, einen professionellen Fotografen anzuheuern, frag jemanden aus deinem Team. Amateuraufnahmen sind besser als gar keine Aufnahmen.
Wenn du auf Social Media aktiv bist (warum solltest du es nicht sein?), kannst du das Event auch livestreamen. Beachte nur, dass einige Plattformen ein Zeitlimit von 1–4 Stunden haben.
Tipp: Sieh dir diese Tipps für erfolgreiche Event-Videos an und hol das meiste aus deinem Material heraus.
7. Rege zum Teilen auf Social Media an
Social Media sollte ein wesentlicher Bestandteil deiner Branding-Anstrengungen sein. Inkludiere hier Links zu relevanten Social-Media-Account — wo auch immer die Organisation oder dein Event erwähnt wird.
Es muss nicht einer deiner persönlichen Accounts sein. Wenn du dich auf die Wohltätigkeitsorganisation konzentrieren möchtest, für die du Spenden sammelst, bitte sie um Erlaubnis, ihre Profile bewerben zu dürfen.
Es wird ihnen helfen, Bewusstsein zu schaffen, was bedeutet, dass sich mehr Menschen für dein Event interessieren werden, was sie wiederum unterstützt.
Kreiere eine Selfie Zone, in denen Gäste Schnappschüsse von sich machen können. Du solltest sie auch ermutigen, deinen Event-Hashtag zu verwenden, wenn sie online von deinem Event posten.
Es ist unglaublich effektiv, wenn du Teilnehmer dazu bringen kannst, für dich dein Event auf Social Media zu bewerben. Es ist, also ob du ein extra digitales Street Team hättest.
8. Zusammenräumen
Sobald das Event vorbei ist, ist es Zeit, aufzuräumen. Ein Teil der Vorbereitungen für dein Event sollte ein Reinigungsplan sein, damit auch jeder rechtzeitig nach Hause kommt.
Finde Abfallbehälter und -plätze in deiner Nähe, an denen du Papier, Kunststoff und Glas recyceln kannst. Finde heraus, ob es gute Möglichkeiten gibt, Lebensmittelreste zu entsorgen.
Tipp: Verwende diese Checkliste für die Reinigung nach Großevents.
9. Bitte vor Ort um Feedback.
Bedanke dich bei deinen Gästen für ihr Kommen, bei deinen Sponsoren und Spendern für ihre Unterstützung und bei deinem Team für ihre Arbeit. Dein Team wird etwas Anerkennung für ihre harte Arbeit zu schätzen wissen.
Warum schlägst du nicht zwei Fliegen mit einer Klappe?
Nutze die Gelegenheit, alle zu fragen, was sie von dem Event halten. Es muss kein formales oder detailliertes Feedback sein, sondern nur ein paar Eindrücke.
Dadurch geschehen zwei Dinge. Erstens bekommst du einen allgemeinen Einblick, wie dein Event gelaufen ist. Zweitens wird es alle mental darauf vorbereiten, etwas detaillierteres Feedback zu hinterlassen, wenn du ihnen diesbezüglich nach dem Event ein E-Mail schickst.
Tipp: Nutze diese Liste an Fragen, um zu erfahren, welche Fragen Gästen du stellen kannst.
Du hast es geschafft!
Gratulation an dich, denn du hast soeben erfolgreich eine Wohltätigkeitsveranstaltung organisiert. Hoffentlich hast du jede Menge Spenden gesammelt und Bewusstsein sein für eine gute Sache geschaffen.
Wenn du diesen Guide befolgt hast, dann weißt du schon, was als Nächstes zu tun ist. Du hast jede Menge visuellen Content vom Event, den du nutzen kannst, um weiter online Bewusstsein zu schaffen.
Gib dir selbst einen Klaps auf die Schulter…und bereite dich auf das Follow-up vor!