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Private Partys

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Guide zur Veranstaltung von Privatevents (in 9 Schritten)

Du hast dein privates Event erfolgreich geplant und nun ist der Tag gekommen. Obwohl es zweifellos amüsant sein wird, gibt es noch viele Dinge, über die man als Gastgeber nachdenken muss.

Lies weiter, um herauszufinden, wie du…

  • Für einen ordnungsgemäßen Zugang zum Veranstaltungsort und die richtige Beschilderung sorgst
  • Tische und Sitzgelegenheiten anordnest
  • Mit Musik und Beleuchtung für die richtige Stimmung sorgst
  • Redner oder Entertainer unterbringst
  • Das technische Equipment testest
  • Das Event richtig startest
  • Ein paar Erinnerungen kreierst und sie online teilst

Wenn du all das tust, wird dein Event zu einem unvergesslichen Erlebnis für deine Gäste.

1. Vergewissere dich, dass der Veranstaltungsort ordnungsgemäß zugänglich ist

Da du ein privates Event veranstaltest, besteht die Möglichkeit, dass deine Räumlichkeiten weniger zugänglich sind als der anderer Veranstaltungsorte.

Daher ist es eine gute Idee, als Erstes den Zugang zum Veranstaltungsort zu überprüfen. Wenn einer deiner Gäste besondere Bedürfnisse hat, stell sicher, dass er Zugang zum Eingang, zu den Toiletten und zu den Räumlichkeiten selbst hat.

Auch bei ausreichendem Zugang ist es nicht immer einfach, sich in einem neuen Gebäude zurechtzufinden. Hilf deinen Gästen, indem du Hinweisschilder anbringst.

Hier sind ein paar Bereiche, auf du hinweisen könntest:

  • Eingang
  • Hauptveranstaltungsraum
  • Notausgänge
  • Toiletten
  • Garderobe
  • Raucherbereich

Du solltest das Management des Veranstaltungsortes natürlich um Erlaubnis bitten, Schilder aufhängen zu dürfen.

Tipp: Hier findest du einige Anregungen für die Event-Beschilderung.

2. Ordne Tische und Sitzgelegenheiten an

Du hast möglicherweise mehrere Möglichkeiten, wenn es um Tische und Sitzgelegenheiten bei deinem Privatevent geht. Manche Events, wie beispielsweise ein Geschäftstreffen, erfordern spezielle Tischlayouts und Sitzordnungen.

Beachte bei der Anordnung der Tische und Sitzplätze immer das Veranstaltungsformat und den Komfort der Gäste. Wir sehen uns diesbezüglich im Folgenden einige Aspekte an.

Tischlayout

Tische gibt es normalerweise in drei Formen: quadratisch, rechteckig und rund. Mit der letzten Form ist es oft am schwierigsten zu arbeiten, aber sie sieht gut aus.

Im Folgenden findest du ein paar Möglichkeiten, wie du das Tabellenlayout konfigurieren könntest:

Erkundige dich immer beim Veranstaltungsort, ob du die Tische an dein Veranstaltungsformat anpassen kannst.

Guide zur Veranstaltung von Privatevents: Wähle das für dein Privatevent am besten geeignete Tischlayout.
Wähle das für dein Privatevent am besten geeignete Tischlayout.

Tischdekorationen

Je nach Anlass deines privaten Events sollten die Tische möglicherweise dekoriert sein. Es mag für ein geschäftliches Event überflüssig sein, ist aber für eine Hochzeit oder eine Geburtstagsparty von wesentlicher Bedeutung.

Die häufigste Art der Tischdekoration sind Blumen. Aber auch hier gibt es eine Reihe von Möglichkeiten. Frage den Veranstaltungsort, ob sie runde Displays oder lange, niedrige Displays anbieten.

Tischplan

Entscheide im Voraus, ob du einen Tischplan wünschst oder nicht. Es kann nützlich sein, einen zu haben, wenn es bestimmte Personen gibt, die du miteinander in Verbindung bringen willst.

Tischpläne können eine großartige Möglichkeit sein, um zwei Geschäftsleute miteinander bekanntzumachen. Sie können auch für Familientreffen geeignet sein… solange du nicht versuchst, Mitglieder, die sich nicht mögen, nebeneinander zu setzen.

Sitzplätze (und Sitzdekoration)

Warum Essstühle so unbequem sind, bleibt für immer ein Rätsel. Vielleicht hat es etwas mit der einzigartigen Vision der Designer von Essstühlen zu tun.

Es lohnt sich jedoch darüber nachzudenken, wie lange deine Gäste auf ihren Plätzen sitzen werden. Wenn es sich bei deinem Event um eine längere Veranstaltung handelt, solltest du dich erkundigen, ob am Veranstaltungsort bequemere Sitzgelegenheiten zur Verfügung stehen.

3. Sorge mit Musik und Beleuchtung für die richtige Stimmung

Licht und Audio können viel zur Atmosphäre beitragen. Da dein Event privat ist, wirst du den Rest des Veranstaltungsortes nicht stören, wenn du sie änderst.

Die Frage ist, ob der Veranstaltungsort über das Equipment verfügt, um das zu tun. Frage nach, ob es dimmbare Lichter gibt und die Möglichkeit besteht, Hintergrundmusik abzuspielen.

Tipp: Spotify bietet einige großartige Playlists für jeden Anlass.

4. Bringe Entertainer oder Redner unter

Wenn du für dein Event Performer, Redner oder Musiker gebucht hast, sorge dafür, dass diese gut betreut werden.

Wenn sie früher ankommen, biete ihnen ein paar Erfrischungen an. Möglicherweise benötigen sie auch einen separaten Raum, um ihr Equipment auszupacken, sich umzuziehen oder vorzubereiten.

5. Überprüfe das technische Equipment

Wenn du bei deinem Event technisches Equipment benutzt, solltest du es testen, bevor deine Gäste erscheinen. Du möchtest nicht, dass eine Rede von einem nicht funktionierenden Mikrofon unterbrochen wird.

Folgendes solltest du testen:

  • Mikrofone
  • Die Soundanlage
  • Den Projektor
  • Spotlights
  • IT-Systeme

Tipp:Es ist auch praktisch, einen Backup-Plan für alle technischen Pannen zu haben, die auftreten können.

6. Bereite Begrüßungsgetränke und Canapés vor

Die Gäste sind gleich da, aber es gibt noch eine Sache, die du vorbereiten musst, bevor sie ankommen. Stell sicher, dass Begrüßungsgetränke und kleine Häppchen bereitstehen.

Guide zur Veranstaltung von Privatevents: Stell sicher, dass Erfrischungen bereitstehen, wenn deine Gäste erscheinen.
Stell sicher, dass Erfrischungen bereitstehen, wenn deine Gäste erscheinen.

Wenn du eine Privatevent für Geschäftsleute veranstaltest, musst du möglicherweise auch einige Marketingmaterialien vorbereiten. Stell sicher, dass alle Schilder und Banner von Sponsoren gut sichtbar sind.

7. Begrüße die Gäste

Sie sind hier! Zeit, der beste Gastgeber zu sein, den die Welt je gesehen hat. Das ist dein Moment!

Als privater Veranstalter und Gastgeber musst du in erster Linie sicherstellen, dass sich alle amüsieren. Das bedeutet, Gäste einander vorzustellen und Konversationen anzuregen.

Wenn die Gäste ankommen, ist es auch ein guter Moment für dich, die Agenda des Events zu besprechen. Auch wenn es nur eine Dinnerparty ist, kannst du die Gäste darauf vorbereiten, was sie erwartet.

8. Mach Fotos und rege zum Teilen an

Zeig Bilder oder es ist nie passiert. Es ist immer eine gute Idee, Fotos oder Videos von deinem Event zu machen. Nicht zuletzt dienen sie als großartige Erinnerung an eine gute Zeit.

Für dich als Veranstalter haben sie einen sekundären Zweck. Es gibt keine bessere Form des Marketings als Bilder und Videos von einer erfolgreichen Veranstaltung.

Wenn die Veranstaltung formell ist, ist es praktisch, einen professionellen Fotografen zu beauftragen, der die Arbeit für dich erledigt. Auf diese Weise kannst du dich auf deinen Job als Gastgeber konzentrieren, was oft mehr als genug ist.

Zu guter Letzt solltest du deine Gäste ermutigen, eigene Fotos zu machen und diese auf ihren Social-Media-Profilen zu teilen. So werden deine Gäste zu deinen Event Advocates.

9. Stell sicher, dass alle sicher nach Hause kommen

Sobald die Feierlichkeiten vorbei sind, ist es Zeit, sich von allen zu verabschieden. Sorge dafür, dass alle Gäste sicher nach Hause kommen, und hilf ihnen, bei Bedarf ein Taxi zu bestellen.

Denk daran, sich bei allen für ihr Kommen zu bedanken, und bitte um Feedback zu deinem Event. Das wird bei der Organisation zukünftiger Privatevents von großem Wert sein.

Der Tag ist vorüber!

Deine Gäste sollten sehr zufrieden nach Hause gehen… und du vermutlich sehr erschöpft.

Klopf dir auf den Rücken für deine gute Arbeit. Jetzt gibt es nur noch eine Sache, die du tun musst, bevor du dich entspannst.

Lies hier weiter, um zu erfahren, was du nach einem Privatevent tun solltest.

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Stärke deine Beziehungen: Was du nach einem Privatevent tun solltest

Puh! Du hast dir den Allerwertesten abgerackert, um das Privatevent so gut wie nur möglich zu machen. Jetzt ist es Zeit, dass du dich zurücklehnst und…

Nö, eine Sache gibt es da noch. Eigentlich sind es sieben Dinge, die noch tun musst.

Lies weiter, um herauszufinden,…

    • Warum du dich bei jedem für ihre Kommen bedanken solltest
    • Wie du erfährst, ob dein Event ein Erfolg war
    • Welche Fragen du deinen Teilnehmern stellen solltest
    • Wie du Meetings für die Nachbereitung arrangierst
    • Wonach du in deinem Budget suchen solltest
    • Wie du das meiste aus den Erinnerungen von deinem Event machst
    • Wie du dich für das nächste private Event vorbereitest

Es ist der letzte Schritt der Reise. Setzen wir also einen Fuß vor den anderen.

1. Bedanke dich bei deinen Gästen fürs Kommen

Du solltest dich immer bei deinen Gästen für ihr Kommen bedanken. Private Events sind eher kleiner als öffentliche, was es einem vereinfacht, sich bei allen persönlich zu bedanken.

Schreibe deinen Gästen individuelle Nachrichten und kommentiere bestimmte Episoden des Events. Vielleicht hattest du ja eine gute Unterhaltung mit jemanden oder du hast Pläne für ein Treffen gemacht.

Wenn bei deinem Event VIP-Gäste wie Influencer dabei waren, ist es gut, wenn du dich bei ihnen persönlich bedankst. Vielleicht haben sie ja Interesse, an deinem nächsten Event teilzunehmen und es zu promoten.

Hat jemand dein Event gesponsert? Dann solltest du ihnen deine Dankbarkeit zeigen und ein paar Statistiken zu dem Event mit ihnen teilen.

Wenn dir ein Team bei der Organisation des Events geholfen hat, dann sorge dafür, dass es weiß, was für einen Unterschied ihre Arbeit gemacht hat.

Zu guter Letzt solltest du dich bei dem Veranstaltungsort bedanken, an dem dein Event stattgefunden hat. Wenn sie für Privatsphäre für dein Event gesorgt haben, hinterlasse ihnen positives Feedback.

2. Überprüfe, ob du deine Ziele für das Event erreicht hast

Wenn dein Privatevent eine Geburtstagsfeier, eine Hochzeit oder ein Firmenjubiläum war, dann war das Ziel vermutlich, dass jeder Spaß hatte.

Wenn dein aber Event eher geschäftlich war, dann solltest du überprüfen, ob du mit dem Event erreicht hast, was du erreichen wolltest.

War es beispielsweise das Schmieden bestimmter neuer Connections in deiner Branche? Hast du die Fusion deines Unternehmens mit einem anderen besprochen?

Manche dieser Ziele sind nicht vom Event allein abhängig, aber du kannst evaluieren, ob dir dein Privatevent mit dem Erreichen dieser Ziele geholfen hat oder nicht.

Waren sie vom Veranstaltungsort, Essen oder Service beeindruckt? War es ein guter Ort für ein Meeting? Oder gibt es etwas, das du nächstes Mal besser machen könntest?

Tipp: Lies hier mehr darüber, wie du nach einem Networking-Event richtig nachbereitest.

3. Sammle Feedback darüber, wie du dich geschlagen hast

Feedback ist wesentlich, wenn es darum geht, noch besser zu machen, was du tust. Selbst wenn deine private Veranstaltung eine informelle war, kann es nicht schaden, die Meinungen deiner Gäste zu sammeln.

Wenn du ein Familientreffen organisiert hast, frage jeden, was sie davon gehalten haben. Vielleicht haben sie ja ein paar nützliche Vorschläge oder wollen dir beim nächsten Treffen helfen.

Wenn dein Privatevent rein geschäftlich war, solltest du Teilnehmer dennoch um Feedback bitten. Dadurch wirkst du professioneller und dankbarer für ihre Meinung.

Bei größeren privaten Events kann ein quantitatives Umfragetool erforderlich werden. Sieh dir Seiten wie Google Forms oder Survey Planet an, um benutzerdefinierte Feedback-Fragebögen zu erstellen.

Tipp: Sieh dir unseren Guide zur Evaluierung von Events an.

4. Stärke deine Beziehungen

Hoffentlich hattest du Spaß an deinem Event und hast Kontakte geknüpft oder gepflegt. Vielleicht hast du ein paar neue Freunde gefunden und würdest sie nach dem Event gerne wiedersehen.

LinkedIn ist ein großartiger Ort für Geschäftsleute, um nach einem Networking-Event miteinander in Verbindung zu treten. Füge sie zu deinen Kontakten hinzu und schreibe ihnen eine Nachricht.

Was du nach einem Privatevent tun solltest: Triff dich mit neuen und alten Bekannten auf einen Kaffee.
Triff dich mit neuen und alten Bekannten auf einen Kaffee.

Facebook ist die beste Plattform, um Familienmitglieder zu kontaktieren, von denen du schon lange nichts mehr gehört hast. Schreibe ihnen eine Nachricht und besprich künftige Hochzeiten, Geburtstage oder Familientreffen.

Twitter und Instagram sind gute Plattformen, um mit Influencern, Redner oder prominenten Gästen in Kontakt zu bleiben, die vielleicht ebenfalls auf deinem Privatevent zu sehen waren.

Social Media ist gut, aber persönliche Treffen sind besser. Versuche, deine Beziehungen zu stärken, indem du informelle Treffen arrangierst.

5. Rote Zahlen, schwarze Zahlen

Nach dem Event solltest du dein Bankkonto überprüfen, um zu sehen, ob Panik angebracht ist oder nicht. Hast du das Budget überschritten? Oder hast du noch ein paar Pfennige für das nächste Event übrig?

Wenn du eine Ticketing-Software genutzt hast, kannst du dir ganz einfach anschauen, wie viele Tickets du verkauft hast (oder wie viele Menschen auf deine Einladung reagiert haben, wenn das Event kostenlos war).

Sobald du das Feedback all deiner Gäste vor dir hast, ist es auch einfacher zu beurteilen, ob es sich gelohnt hat, all das Geld für den Veranstaltungsort, das Essen, die Getränke und die Unterhaltung auszugeben.

Könntest du mehr aus deinem Budget für dein nächstes privates Event holen? Vielleicht wäre es besser, Getränke bezahlen zu lassen als eine kostenlose Bar anzubieten. Oder vielleicht solltest du ein paar Unternehmen ansprechen und versuchen, Sponsoring zu sichern?

Wenn du Sponsoring für dein Event bekommen hast, solltest du die Ergebnisse mit ihnen teilen. Sie sind möglicherweise daran interessiert, weitere Events zu sponsern, wenn dieses ein Erfolg war.

6. Bereite Menschen auf das nächste Privatevent vor

Mal angenommen, dass das Event ein Erfolg war, solltest du jeden darauf vorbereiten, dass es ein weiteres Mal stattfinden wird…und besser wird als zuvor.

Eine der Möglichkeiten, wie du Menschen dazu bringen kannst, an deinem nächsten Event teilzunehmen, ist, ihnen Rabatte fürs nächste Mal zu bieten.

Eine andere ist, sie zu einem Influencer zu machen. Private Events sind von Haus aus exklusiv. Wenn du einen deiner früheren Gäste einen Freund mitnehmen lässt, verleiht ihnen das VIP-Status.

Beide Ansätze eigenen sich gut dafür, deine Gäste zu deinen Event Advocates zu machen. Sie sind besonders nützlich für private Events, da hier deine Promotion etwas eingeschränkter ist.

7. Kreiere Social-Media-Content mit Highlights

Wenn du mit deinen Gästen tolle Erinnerungen gemacht hast, dann hast du sie hoffentlich mit einigen Bildern und Videos verewigt.

Abhängig von deiner Herangehensweise, wie du dein privates Event promotest, kannst du diese auf deinen Social-Media-Kanälen teilen. Du kannst sie auch individuell an Gäste weiterleiten.

Was du nach einem Privatevent tun solltest: Versende Event-Highlights an deine privaten Gruppenchats.
Versende Event-Highlights an deine privaten Gruppenchats.

Wenn du viel Videomaterial und viele Bilder hast, sorge dafür, dass du dir alle ansiehst, bevor du alles auf einmal hochlädst oder verschickst.

Erstelle ein Highlight-Video deines Events mit nur den besten oder denkwürdigsten Momenten des Tages. Auf diese Weise rückst du das Privatevent ins beste Licht.

Unterm Strich

Ein privates Event zu organisieren ist oft eine belehrende Erfahrung, selbst für erprobte Eventplaner.

Hoffentlich bist du nach deinem Event etwas weiser.

Wenn du das Ticketing deines nächsten Events vereinfachen willst, ziehe ein Ticketing-System in Erwägung. Du kannst dein Event privat und kostenlos machen, wenn du nicht vorhast, Tickets zu verkaufen.

Danke fürs Lesen und viel Glück bei deinem nächsten Event!

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Wie du ein Privatevent planst: 11 Dinge, an die du denken solltest

Du hast dich entschieden, eine private Veranstaltung zu organisieren, aber du bist nicht ganz sicher, wie du das machst. Alles cool, das ist schließlich der Grund, warum du hier bist.

Lies weiter und erfahre,…

  • Wie du den Zweck des Events festlegst
  • Wie du den richtigen Veranstaltungsort findest
  • Wie du ein realistisches Budget festlegst
  • Wie du für das richtige Level an Privatsphäre sorgst
  • Wie du die Speisekarte zusammenstellst
  • Wie du Entertainer und Redner findest

Bist du bereit, die Antworten auf deine Fragen zu bekommen?

1. Was für ein Event ist es?

Deine Eventplanung sollte damit beginnen, dir selbst diese Frage zu stellen. Ein Networking-Dinner für eine Firma hat andere Anforderungen als ein Zusammentreffen unter Familien.

Erwäge folgendes:

  • Wer nimmt an dem Event teil?
  • Ist es geschäftlich oder privat?
  • Wird es Entertainment geben?
  • Wirst du technisches Equipment brauchen?
  • Welche Speisen und Getränke soll es geben?

Die Planung deines Events wird um einiges einfacher, sobald du einmal weißt, was dessen Zweck ist.

2. Wo wird das Event stattfinden?

Sobald du das Ziel und das Thema deines Events etabliert hast, wird es Zeit, sich um den Austragungsort zu kümmern. Wird dein Privatevent in der Stadt oder am Land stattfinden? Drinnen oder draußen?

Hier sind einige Dinge, die du bedenken solltest, wenn du dir einen Veranstaltungsort aussuchst:

  • Passt er zum Thema des Events?
  • Wünschen sich die Gäste einen Szenenwechsel?
  • Wie erreichbar ist er für die Gäste?
  • Ist dort komplette Privatsphäre gegeben?
  • Wie viel wird er dich kosten?

Tipp: DesignMyNight hat eine nützliche Liste an privaten Räumlichkeiten, die du für dein Event buchen kannst.

3. Wann wird das Event stattfinden?

Vermutlich hast du schon eine ungefähre Vorstellung, wann dein Event stattfinden soll. Es muss dir jedoch der Veranstaltungsort an diesem Tag zur Verfügung stehen. Vergiss das also nicht, wenn du eine Timeline erstellst.

Denke dabei auch an die Jahreszeit. Wenn du eine Weihnachtsparty planst, musst du den Veranstaltungsort weit im Voraus buchen, damit es auch nicht zu Enttäuschungen kommt.

Tipp: Mach dich über Feiertage und andere festliche Jahreszeiten schlau.

4. Was ist dein Budget?

Budgets können aus vielen verschiedenen Gründen knifflig sein. Du weißt etwa nie genau, wie viele Gäste tatsächlich erscheinen werden — und es ist hart, ein Budget festzulegen, wenn man keine konkreten Zahlen hat.

Versuche aber, so gut zu schätzen wie du nur kannst, und schreibe eine Liste an Best- und Worst-Case-Szenarios. Du solltest auch herausfinden, wer alles bezahlt. Werden die Kosten von einer Firma oder von Privatpersonen getragen?

Tipp: Wie du ein Eventbudget vorbereitest und verwaltest, erfährst du in diesem Guide.

5. Den gesamten Veranstaltungsort mieten oder Mindestbestellwert?

Eine Sache, die du bedenken solltest, wenn du einen Veranstaltungsort wählst und ein Budget planst, ist, ob du gleich den ganzen Veranstaltungsort mieten oder eine nur Mindestmenge an Speisen und Getränken konsumieren willst.

Einen Veranstaltungsort zu buchen bedeutet, dass du einen Pauschalpreis für die Räumlichkeiten, Speisen und Getränke bezahlst. Eine Mindestbestellmenge zu konsumieren bedeutet, dass die Räumlichkeiten gratis sind, solange deine Gäste eine bestimmte Menge Geld für Speisen und Getränke ausgeben.

Manche Orte bieten dir einen geringen Mietpreis für den Veranstaltungsort. Jedoch kommen hier die Kosten für Speisen und Getränke zuzüglich hinzu.

Du solltest dabei folgendes erwägen:

  • Wie viele Gäste werden teilnehmen?
  • Was ist dein Budget?
  • Bist du in der Lage, einen Deal zu verhandeln?

Tipp: Lies hier, wie du mit Veranstaltungsorten verhandelst, um sicherzugehen, dass du den besten Deal bekommst.

6. Wie privat soll das Event sein?

Wie viel Privatsphäre du bei deinem Event brauchst, ist ebenfalls etwas, das du bedenken musst. Es hängt vom Zweck deines Events (siehe #1) und von den Gästen ab, die daran teilnehmen werden.

Wenn du ein Firmenmeeting organisierst, bei dem sensible Informationen besprochen werden, oder du einen prominenten VIP-Gast eingeladen hast, wirst du so viel Privatsphäre brauchen wie nur möglich.

Wie du ein Privatevent organisierst: Wie privat soll das Event sein?
Wie privat soll das Event sein?

Denke über diese Aspekte nach:

  • Sind die Räumlichkeiten, die du nutzt, vom Rest des Veranstaltungsortes getrennt?
  • Sind sie schalldicht, um sensitive Gespräche geheim zu halten?
  • Hat der Veranstaltungsort einen diskreten Eingang?
  • Gibt es einen separaten Zugang zu den Toiletten für deine Gäste?

Du solltest diese Fragen mit dem Veranstaltungsort besprechen, den du für dein privates Event mieten möchtest.

7. Wer sorgt für das Essen?

Wer sorgt für das Essen für dein Event? Das hängt von deinem Deal mit dem Veranstaltungsort ab. Wenn du nur die Räumlichkeiten und sonst nichts gemietet hast, brauchst du Catering von einer externen Firma.

Catering kann teuer werden. Versuche also, herauszufinden, ob es nicht billiger ist, das Essen direkt vom Veranstaltungsort zu bekommen.

Tipp: Sieh dir hier einige der besten Catering-Unternehmen Großbritanniens an und finde die beste Lösung für dein Event.

8. Wie wird das Essen serviert?

Speisen und Getränke sind immer wichtig, wenn es um Events geht. Auf der einen Hand geht es um den Geschmack und die Atmosphäre, auf der anderen um die Machbarkeit.

Braucht dein Event…

  • Drinks und Canapés?
  • Ein Buffet?
  • Ein Drei-Gänge-Menü?

Deine Wahl wird davon abhängen, wie formell das Event werden soll und ob der Veranstaltungsort deinem Servierstil entspricht.

Wie du ein Privatevent planst: Überlege dir, was du servieren wirst...und wie.
Überlege dir, was du servieren wirst…und wie.

9. Was soll auf der Speisekarte stehen?

Sobald du die praktischste Art und Weise festgelegt hast, wie du das Essen servieren wirst, solltest du dir überlegen, was überhaupt serviert werden soll.

Du solltest du dir überlegen, was deine Gäste mögen und was nicht — es sei denn, du entscheidest dich für ein großes Buffet. Es wird auch Ernährungsbedürfnisse und -einschränkungen zu berücksichtigen geben.

Ernährungsbedürfnisse und -einschränkungen

Manche deiner Gäste haben möglicherweise Ernährungsbedürfnisse aus einer Reihe an Gründen. Die Speisekarte sollte mindestens eine Option enthalten, die für alle Teilnehmer des Events geeignet ist.

Hier sind einige Dinge, die du bei der Erstellung deiner Speisekarte bedenken solltest:

  • Halal- und Koscher-Ernährungsweisen
  • Vegane und vegetarische Ernährungsweisen
  • Lebensmittelallergien (Erdnüsse, Gluten und so weiter)

Es ist eine gute Idee, Gäste zu bitten, besondere Anforderungen bekanntzugeben, wenn sie auf deine Einladung antworten. Besprich das auch im Voraus mit dem Veranstaltungsort und dem Catering-Unternehmen.

Kuchen und Torten

Wenn du eine Hochzeit oder eine Geburtstagsfeier organisierst, brauchst du möglicherweise eine Torte oder einen Kuchen. Frage deinen Veranstaltungsort, ob sie dir da was bieten können. Ansonsten musst du eine Bäckerei finden.

Getränke

Die meisten Veranstaltungsorte verdienen den Großteil ihres Umsatzes mit Getränken, also solltest du auch das bedenken, wenn du dein privates Event planst. Wird es eine unlimitierte Bar geben, eine gemeinsame Rechnung oder sollen Gäste ihre Getränke selbst bezahlen?

10. Wird es Entertainment geben?

Eine Hochzeit oder Geburtstagsparty braucht etwas Unterhaltung wie etwa eine Band. Auch ein Firmenevent braucht vielleicht einen Comedian oder einen Vortragenden.

Tipp: Sieh dir dieses Verzeichnis für Entertainmentagenturen an, um nach der idealen Unterhaltung für dein privates Event zu suchen.

11. Brauchst du technisches Equipment?

Wenn auf deinem Privatevent ein Entertainer oder Redner auftritt, wirst du das passende Equipment brauchen.

Finde heraus, ob der Veranstaltungsort verfügt über:

  • Mikrofone
  • Ein Soundsystem
  • Beleuchtung
  • Eine Bühne
  • IT-Equipment
  • Einen Projektor

Tipp: Wenn der Veranstaltungsort das passende Equipment nicht hat, musst du eine AV-Firma kontaktieren, um es zu mieten.

Fühlst du dich besser vorbereitet?

Du solltest jetzt eine bessere Vorstellung davon haben, was getan werden muss, um ein tolles Privatevent zu veranstalten. Was jetzt nur noch getan werden muss, ist, den Plan auch durchzuführen.

Hier auf unserem Blog erfährst du genau das!

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Wie man geheime Events organisiert (+welche Tools man dabei benutzt)

Warum auf Erden würdest du ein geheimes Event veranstalten? Ist es nicht der Sinn einer Veranstaltung, Menschen zusammenzubringen?

Ja und nein.

Wir leben in einer entmystifizierten Welt, in der alles mit jedem auf sozialen Netzwerken geteilt wird. TMI (too much information; also „zu viele Infos“) ist Teil unseres Alltags. Wir brauchen also mehr „Unbekanntes“.

Es ist etwas Magisches, unbekanntes Terrain zu erkunden und nicht zu wissen, was einen erwartet. Wir haben zuvor schon darüber geschrieben, wie exklusive Events Menschen besonders fühlen lassen.

Knappheit kann beim Verkauf von Tickets wahre Wunder bewirken.

Aber was könnte denn noch exklusiver sein als ein geheimes Event, von dem nur wenige Menschen wissen?

Geheime Events sind mehr als nur eine großartige Möglichkeit, Hype aufzubauen. Es gibt viele Gründe, warum du ein Event für eine ausgewählte Gruppe von Personen veranstaltest.

Vielleicht ist es ja besonders vulgär (Eyes Wide Shut? Nein?) oder einfach eine Versammlung für deinen unmittelbaren Bekanntenkreis.

Wir alle haben von Events gehört, die auf Social Media viral gingen und dann von ganzen Nachbarschaften überlaufen wurden.

Lass uns also über geheime Events sprechen. In diesem Artikel geht es um folgendes:

  • Warum du ein geheimes Event veranstalten solltest
  • Welchen Teil du davon geheim halten solltest
  • Welche Details geleakt werden sollten und wann
  • Wie die Kommunikation dabei funktioniert
  • Wie du den richtigen Veranstaltungsort findest
  • Wie deine Gäste den Veranstaltungsort finden und betreten
  • Wie du Influencer dazu bringst, dir bei der Promotion zu helfen
  • Wie du Tickets für dein geheimes Event verkaufst
  • Was du nach dem Event tun solltest

Wie du siehst, steckt hier ein bisschen mehr dahinter, als niemanden davon zu erzählen.

Legen wir los!

1. Warum solltest du ein geheimes Event organisieren?

Hast du dich schon einmal gefragt, wie Eisdielen während der Wintermonate im Geschäft bleiben?

Sie verkaufen heiße Schokolade.

Das durchschnittliche Unternehmen erlebt saisonale Höhen und Tiefen. Der Schlüssel zur Minimierung der Tiefen liegt darin, deinen Ansatz an die Organisation von Events neu zu überdenken.

Geheime Events helfen dir, während saisonalen Tiefen die Dinge interessant zu halten und Relevanz beizubehalten. Es wird auch ein wenig Geheimnisvolles und Exklusives in deinen Veranstaltungsort oder Unternehmen bringen.

Eine Frau, die ein Geheimnis erzählt
Lege fest, was das Geheimnis ist…und hinterlassen dann Hinweise.

2. Was ist das Geheimnis?

Das geheimnisvolle Element deines Events ist etwas, worüber du lange nachdenken solltest. Teile davon sollten ein Mysterium bleiben.

Aber du willst auch, dass Menschen genug darüber wissen, sodass du ihr Interesse weckst. Du willst, dass sie darüber zu reden beginnen und so etwas Hype aufbauen.

Secret Session ist eine Singer-Songwriter-Gruppe in London, die monatliche Live-Events veranstaltet. Nur Mitglieder der Gruppe haben Zugriff auf die Tickets und wissen, wo die Veranstaltungsorte sind. Niemand weiß, wer performen wird–aber das Event ist immer ein Erfolg.

Dans Le Noir ist ein Restaurant, in dem Gäste im Dunkeln essen und von blindem Personal bedient werden. Abgesehen von einigen allgemeinen Auswahlmöglichkeiten wissen die Gäste nicht genau, was ihnen serviert wird.

Secret Sessions und Dans Le Noir sind perfekt Beispiele für geheime Events. Überlege dir, was dein Geheimnis ist, um das Interesse deiner Gäste zu wecken.

3. Hinterlasse eine Krümelspur an Details

Ein Teil deiner Marketingkampagne könnte sein, langsam immer mehr Details über dein Event zu leaken.

Beginne mit einem allgemeinen Standort und dem Motto. Definiere dann diese Informationen im Laufe der Zeit immer genauer.

Erstelle eine Timeline, in der du festlegst, wann was gelüftet wird und sieh dabei zu, wie sich die Faszination online entfaltet. Das bringt die Menschen dazu, dem nächsten Puzzleteil entgegenzusehen.

4. Finde den richtigen Veranstaltungsort

Der Veranstaltungsort für dein geheimes Event muss kein Geheimnis sein.

Die obengenannten Secret Session werden in einer bekannten Location abgehalten (die wir hier nicht nennen werden) und Dans Le Noir ist eine internationale Restaurantkette.

Und doch fügt es ein zusätzliches Element des Mysteriums hinzu, wenn du dich für einen der geheimen Underground-Locations in der Stadt entscheidest.

Deine Priorität sollte dennoch darin liegen, einen Veranstaltungsort zu finden, der dem Thema deines Events entspricht. Am allerwichtigsten: Sorge dafür, dass die Mitarbeiter des Veranstaltungsortes keine Geheimnisse von sich geben!

Telefone an einer Wand
Eine dieser Nummern gibt dir Details des Veranstaltungsortes…mit den anderen zwei bestellst du nur Pizza mit Anchovis.

5. Mach Insiderwissen zu einer Eintrittsvoraussetzung

Du kennst dieses Konzept, wenn du schon mal bei einem der vielen Speakeasies in großen Städten warst.

Als Erstes musst du von dem Ort von jemanden hören, der davon weiß. Dann musst du eine dunkle Hintergasse entlang gehen, dich in einem Mülleimer verstecken und warten, bis der Mülleimer eingesammelt wird.

Es könnte auch einfacher sein: Nimm das richtige Buch aus einem Regal in einem Pub und enthülle die geheime Tür, die dich zum geheimen Raum führt.

Das einzige Limit hier ist deine Kreativität. Gib deinen Gästen eine kleine Challenge. Sie werden sie schätzen.

6. Überdenke die Kommunikation

Nachdem dein Event geheim ist, musst du smart sein, wenn es um die Kommunikation geht. Du kannst auf Social Media und in deiner Mailingliste Hinweise hinterlassen

Aber du brauchst einen separaten Kommunikationskanal für diejenigen, die sich tatsächlich für das Event anmelden.

Hier gibt es mehrere Optionen:

  • SMS
  • Eine WhatsApp-Gruppe
  • Eine Hotline
  • Eine separate Mailingliste
  • Physische Tickets
  • Eine geschlossene Facebook-Gruppe
  • Per Post
  • Eine eigene App

Du wirst nicht verhindern können, dass jemand geheime Informationen weitergibt. Aber es ist in ihrem eigenen Interesse, das Event geheim zu halten, damit später ihre Freunde neidisch auf sie sind.

7. Arbeite mit Influencern (und Journalisten)

Wenn du Zugang du relevanten Social-Media-Influencern hast, versuche, sie für die Promotion zu rekrutieren.

Sie sollen neben deinem eigenen Marketing Hinweise für ihre Follower hinterlassen. Das ist ein riesiges Asset für deine Kampagne, da sie die Rolle des „vertrauenswürdigen Beraters“ für ihre Fans einnehmen.

Auf die gleiche Art und Weise kannst du Journalisten und Blogger engagieren, das Gleiche mit ihrer Leserschaft zu tun. Sorge nur dafür, dass niemand Informationen weitergibt, die du nicht schon selbst auf deinen eigenen Kanälen enthüllt hast.

8. Wie verkaufst du Tickets für ein geheimes Event?

Manche Ticketverkaufssysteme geben dir die Möglichkeit, ein privates (oder geheimes) Event zu erstellen.

Das heißt, dass dein Event nicht auf der Frontpage gezeigt wird…oder als Suchergebnis aufscheint.

Mit Billetto kannst genau das tun. Du kannst auch bestimme Tickets hinter Zugriffscodes verstecken.

Billetto private Events
Finde eine Ticketverkaufsplattform wie Billetto, die den Ticketverkauf von geheimen Events erleichtert.

Warum machst du den Zugangscode nicht zu einem Teil deiner Werbestrategie?

9. Nach dem Event

Du willst, dass die Gäste nach dem Event darüber reden, genau wie bei anderen, nicht-geheimen Veranstaltungen.

Deine Gäste werden jedem davon erzählen wollen, was das große Geheimnis war, also ist jetzt die Zeit, kreativ zu werden. Wenn du ein ähnliches Event in der Zukunft veranstalten willst, brauchst du ein neues Geheimnis.

Es könnten andere Performer sein, ein anderer Veranstaltungsort oder ein komplett neues Konzept. Wichtig ist, dass selbst Gäste des vorangegangenen Events nicht wissen, was sie erwarten sollen.

Kurz zusammengefasst…

Geheime Events zu veranstalten hat mehrere Vorteile. Es hilft dir, saisonale Tiefen zu überbrücken und gibt dem Nachtleben das dringend gebrauchte gewisse Extra.

Hier sind die Dinge, die du bei deinem geheimen Event tun solltest:

  • Finde heraus, was das Geheimnis sein soll
  • Lege fest, welche Details du wann leakst
  • Überlege dir, wie du mit Teilnehmern kommunizierst
  • Finde den richtigen Veranstaltungsort, der deinem Motto entspricht
  • Mach das Betreten des Veranstaltungsortes zu einem Teil des Mysteriums
  • Nutze Influencer und Journalisten, um Hinweise zu hinterlassen
  • Finde eine Ticketverkaufsplattform wie Billetto, die den Ticketverkauf von geheimen Events erleichtert
  • Erhalte das Interesse auch nach dem Event

Jeder liebt Geheimnisse, also hast du genügend Gründe, dir das zu Nutzen zu machen. Viel Glück!