Wurdest Du damit beauftragt, eine Hochzeit, einen Geburtstag oder ein Familientreffen zu veranstalten? Oder möchtest Du eine schöne Feier für die Arbeitskollegen entwerfen?
Dann bist Du hier genau richtig. Dies ist unser ultimativer Leitfaden für ein erfolgreiches Privatevent. Obwohl es klein und privat sein mag, gibt es dennoch viele Dinge zu beachten, damit es reibungslos funktioniert.
Dieser Guide enthält:
- Wie das Essen, die Unterhaltung und den Eventort zu entwerfen ist (und wie man dabei die Privatsphäre gewährleistet).
- Wo und wie das Privatevent promotet werden kann, auch wenn es klein ist.
- Was am Tag des Events als Veranstalter zu tun ist.
- Die verschiedenen Möglichkeiten, ein Follow-up durchzuführen, nachdem die Party dann vorbei ist.
1. Ein Privatevent zu entwerfen
Der erste Schritt zum Entwerfen eines Privatevents besteht darin, das eigentliche Thema, den Zweck und die Zielgruppe zu berücksichtigen. Sobald dies ermittelt wurde, kann damit begonnen werden, ein realistisches Budget und einen realistischen Zeitplan zu erstellen.
Hier sind einige der wichtigsten Fragen, die beim Entwerfen eines Privatevents berücksichtigt werden sollte:
Der Ort des Events
Passt der Eventort überhaupt zum Thema?
Die Privatsphäre
Bietet der Eventort das gewünschte Maß an Privatsphäre?
Das Menü
Was ist auf der Speisekarte und wie wird es serviert?
Das Entertainment
Planst Du selbst zu sprechen oder wird die Aufgabe an einen Entertainer übergeben?
Das Budget und der Zeitplan
Mit wie viel Geld und Zeit muss gerechnet werden?
Da Privatevents so vielfältig sind, sollten sie stets nach dem Konzept des Events entworfen werden.
Was jetzt zu tun ist
Unser ausführlicher Leitfaden geht auf jede dieser Fragen ein und hilft dabei, einen soliden Entwurf für ein Privatevent zu erstellen.
Lese weiter: So entwirfst Du ein Privatevent: 11 Dinge, die Du beachten solltest.
2. Das Privatevent zu promoten
Der Promotionaspekt des Privatevents konzentriert sich oft auf die Exklusivität eines Events. Ob Hochzeit oder Promi-Dinner, die Leute werden es zu schätzen wissen, dass es nicht jedermanns Sache ist.
Hier sind einige der vielen Möglichkeiten, wie Du dennoch für ein Privatevent promoten kannst:
Die Zeitvorgabe
Berücksichtige dabei den Zeitpunkt des Events und promote bereits weit im Voraus.
Die Zielgruppe
Konzentriere dich auf jene Marketingkanäle, die von deinem Publikum genutzt werden.
Die Befürworter
Nutze frühere Teilnehmer, um für das bevorstehende Event zu promoten.
Die Exklusivität
Betone die Exklusivität eines Events, um darin das Interesse zu wecken.
Die Influencer
Lade Influencer direkt zum Event ein und verwende dabei deren Namen, um für das Event zu promoten.
Die Wettbewerbe
Richte einen Wettbewerb für Tickets ein, damit die Teilnehmer am Event teilnehmen.
Das Ticketing
Verwende eine Ticketing-Plattform um dort aktiv Tickets zu verkaufen oder Dateninformationen zu erhalten.
Nicht alle diese Methoden gelten für dein Event. Lade keinen Social-Media-Influencer zu einer Hochzeit oder ein Familientreffen ein… es sei denn, Du kennst sie.
Was jetzt zu tun ist
Unabhängig davon, welche Art von Privatevent Du veranstaltest, so findest du in unserem ausführlichen Leitfaden genügend Anregungen darüber, wie du es promoten kannst.
Lese weiter: 12 Möglichkeiten, um ein Privatevent zu promoten.
3. Das Veranstalten eines Privatevents
Als Veranstalter eines Privatevents liegt das Erlebnis der Gäste allein in deinen Händen. Wenn Du also einen Geburtstag oder eine Hochzeit veranstaltest, dann ist es umso wichtiger, dass Du vorbereitet bist.
Plane möglichst viele dieser Dinge im Voraus, um den Stress am Tag so gering wie möglich zu halten:
Der Zugang
Stelle sicher, dass der Zugang zum Eventort und die Anweisungen zu den wichtigsten Bereichen ordnungsgemäß sind.
Die Sitzordnung
Ordne die Tische und Sitzgelegenheiten so aus, dass jeder weiß, wo er sich aufhalten kann.
Die Atmosphäre
Stelle die Stimmung mit Musik und Beleuchtung so ein, um eine schöne Atmosphäre zu verschaffen.
Das Entertainment
Platziere die Entertainer oder Redner und gebe ihnen Platz zum Entspannen sowie das Vorbereiten.
Das technische Equipment
Überprüfe alle technischen Geräte wie Mikrofon, Soundsysteme, Projektoren, Scheinwerfer und IT-Systeme.
Die Getränke und Häppchen
Bereite bei der Ankunft der Gäste Begrüßungsgetränke und Häppchen zu.
Das Social Media
Nehme Bilder und Videos auf und rege zum Teilen in den sozialen Medien an.
Solltest Du am Tag vor dem Event keine Zeit haben, all diese Punkte vorzubereiten, dann führe dies noch vor der Ankunft der Gäste aus.
Was jetzt zu tun ist
Solltest Du nun der Meinung sein, dass dies eine Menge zu bewerkstelligen ist, dann mache dir bitte keine Sorgen. Denn wir haben einen detaillierten Leitfaden zusammengestellt, der dir durch die einzelnen Schritte zum Veranstalten eines Privatevents führt.
Lese hier weiter: Leitfaden zum Veranstalten eines Privatevents (in 9 Schritten).
4. Das Follow-up eines Privatevents
Wie ein Follow-up eines Privatevents durchzuführen ist, hängt weitgehend von der Art des Events ab. Für ein Familientreffen kannst Du dich auf Facebook erneut verbinden. Bei Geschäftstreffen kann dies durch LinkedIn geschehen. Hier sind einige der wichtigsten Aufgaben, die in der Follow-up-Phase eines Privatevents zu erledigen sind:
Allen ein Dankeschön senden
Ein Dankeschön für das Kommen, dem Event-Team und an den Eventort nicht vergessen. Du solltest dich auch bei den Sponsoren, Anbietern und Influencern bedanken, die dir geholfen haben.
Die Ziele überprüfen
Überprüfe, ob die Ziele des Events erreicht wurden. War es veranstaltet worden, um einen Kunden zu treffen? Oder vielleicht nur, um Spaß mit der Familie sowie Freunden zu haben?
Das Feedback
Hole dir das Feedback von allen, um daraus zukünftige Events verbessern zu können.
Sich online verbinden
Du solltest die Verbindungen, die hergestellt wurden zudem stärken, indem du dich online mit ihnen verbindest.
Das Budget
Berechne die Einnahmen und Ausgaben, um festzustellen zu können, ob schwarze oder rote Zahlen geschrieben wurden. Verwende dazu eine Ticketing-Plattform (sofern Du einen hast).
Promote bereits den nächsten Event
Bereite die Gäste auf das nächste Privatevent vor, das veranstaltet wird. Du kannst sie zu Befürworter machen, indem du ihnen einige Anreize wie einen Rabatt anbietest.
Die Highlights setzen
Sammeln alle Fotos und Videos des Events und teile sie mit den Gästen, damit die Momente, die gemeinsam erlebt wurden, noch einmal erlebt werden können.
Verwende dein bestes Urteilsvermögen, wenn Du ein Follow-up durchführst. Das Teilen von Selfies des Events mit Geschäftskunden ist möglicherweise nicht besonders dafür geeignet. Oder vielleicht ist es genau das, was sie von dir sehen möchten!
Was jetzt zu tun ist
Wir haben jede dieser Ideen in unserem Leitfaden erläutert, wie Du deine Verbindungen nach dem Event stärken kannst. Lese die Anleitung, indem Du auf den unten stehenden Link klickst.
Lese weiter: Stärke deine Verbindungen: Wie Du nach einem Privatevent ein Follow-up durchführst.
Und fertig
Das war eine Momentaufnahme von allem, was Du wissen musst, wenn Du ein Privatevent veranstaltest. Hoffentlich profitierst Du von deinem neuen Wissen, wenn es um den eigenen Event geht.
Die wichtigsten Punkte
Hier sind einige der wichtigsten Tipps, die Du berücksichtigen solltest, wenn du mit dem Entwurf beginnst:
- Überlege dir, wie viel Privatsphäre der Eventort bietet, bevor Du ihn buchen tust.
- Konzentriere dich auf die Exklusivität, wenn Du potenzielle Gäste für ein Event promotest.
- Stelle zuvor sicher, dass der Zugang zum Veranstaltungsort ausreichend ist und sorge für eine angenehme Atmosphäre.
- Stärke die Verbindungen, indem Du dich nach dem Event an den Teilnehmern wendest.
Fühlst Du dich jetzt weniger gestresst, um dein Privatevent zu veranstalten? Hinterlasse uns dazu unten deine Gedanken in den Kommentaren zurück!
