Du hast die Planungs– und Promotionphase deines Food- oder Drink-Events hinter dich gebracht. Du hast die Tickets verkauft. Jetzt ist der Tag da und du musst das Event veranstalten.
Das Leben eines Gastgebers oder einer Gastgeberin ist nicht einfach.
Du musst sicherstellen, dass alles reibungslos und pünktlich abläuft. Aber noch wichtiger ist, dass du sicherstellst, dass jeder Spaß hat.
Wir haben 24 tolle Tipps zusammengestellt, wie du ein Event für Speisen und Getränke veranstaltest, an die man sich erinnern wird. Befolge sie, um die richtige Atmosphäre zu schaffen und für Gesprächsstoff zu sorgen.
1. Decke den Tisch
Der Tisch ist deine Leinwand. Du bist der Kulinarik-Künstler. Stelle sicher, dass die Tische so gedeckt sind, dass sie zu dem, was du servierst, passen. Decke sie zu Beginn deines Tages, damit diese Aufgabe gleich abgehakt ist.
2. Arrangiere die Sitzplatzordnung
Plätze kannst optional kannst du optional zuweisen und es kann manchmal dabei hilfreich sein, die Gespräche etwas anzukurbeln. Spiele den Matchmaker und versuche, Menschen zusammenzubringen, die etwas gemeinsam haben.
3. Organisiere Sitzplätze und Tische nach dem Alphabet
Wenn du Sitzplätze zuweist, versuche, Namenskarten zu vermeiden. Ein Großevent kann sehr unübersichtlich sein. Mach es deinen Gästen leicht, indem du Tische und Sitzplätze dem Alphabet nach anordnest.
4. Dreh die Musik auf
Musik eignet sich nicht nur, um für die richtige Stimmung zu sorgen. Sie kann auch nützlich sein, um betretene Stille während den Mahlzeiten zu vermeiden. Nutze Spotify, um eine Playlist zu finden, die zum Motto des Dinners passt.
5. Sorge für Transport und Unterkunft
Wenn sich der Veranstaltungsort an einem weit entfernten oder schwer zugänglichen Ort befindet, dann tu deinen Gästen einen Gefallen und suche für sie nach Transport und Unterkunft. Stell die Telefonnummer von lokalen Taxidiensten und Hotels zur Verfügung.
6. Lebensmittelsicherheit
Halte dich an Lebensmittelsicherheitsstandards. Faustregel: Lass kalte Speisen im Kühlschrank, bis du sie servierst. Lege Snacks in kleinen Mengen nach, damit sie nicht verderben.
7. Sorge dafür, dass sich jeder besonders fühlt
Alle deine Gäste sind VIPs bei deinem Event und genau so solltest du sie auch behandeln. Begrüße zu Beginn des Events jeden Gast persönlich und versuche, scheuen Gästen andere vorzustellen.
8. Lege einen guten Start hin
Sobald die Gäste eingetroffen sind, ist es Zeit, die Festlichkeiten zu beginnen. Du solltest einen Willkommens-Drink und ein paar Snacks anbieten, damit Gäste ihren Appetit anregen können.
9. Horsd’œuvre
Die Horsd’œuvre, die du servierst, wenn deine Gäste eintreffen, sollten klein, aber köstlich sein. Käse- und Crudité-Platten sind immer eine gute Wahl. Verteile sie gleichmäßig im Raum.
10. Kündige das Menü an
Jetzt ist auch ein guter Zeitpunkt, deinen Gästen anzukündigen, womit sie verwöhnt werden. Du kannst hier zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen. Erstens sorgst du für Hype rund ums Essen. Zweitens kommst du Ernährungsbedürfnissen, die manche Gäste haben könnten, zuvor.
11. Sorge für eine gleichmäßige Weintemperatur
Es ist wichtig, dass der Wein die richtige Temperatur hat. Faustregel: Rotwein sollte zwischen 12 und 18 Grad, Weißwein zwischen 8 und 12 Grad haben. Vergiss nicht, den Rotwein 30 bis 60 Minuten vor dem Servieren zu dekantieren.
12. Der richtige Wein zur richtigen Speise
Überlege dir, welcher Wein zu welcher Speise passt, die du servierst. Auch wenn dein Event eine Weinverkostung ist, solltest du Käse und Trauben anbieten, die zu den Drinks passen.
13. Brich das Eis
Du solltest versuchen, das Eis kurz nach dem Beginn des Events zu brechen, es sei denn, deine Gäste kennen sich bereits. Stelle deine Gäste untereinander vor oder bereite ein lustiges Spiel vor, das diese Aufgabe für dich erledigt.
14. Lass die Gäste mithelfen
Scheue nicht davor zurück, deine Gäste mithelfen zu lassen, wenn sie es dir anbieten. Es mag vielleicht auf Anhieb unprofessionell erscheinen, aber es kann auch etwas peinlich werden, wenn du stoisch darauf bestehst, alles selbst zu machen.
15. Entschuldige dich nicht
Du solltest dich für das Essen nicht entschuldigen. Es sei denn, etwas geht furchtbar schief. Die Gäste werden es nicht schätzen, wenn jedes Gericht mit einem Disclaimer serviert wird.
16. Serviere das Essen schnell
Du musst dafür sorgen, dass jeder sein Essen innerhalb eines kleinen Zeitfensters bekommt. So muss niemand auf sein Essen warten, während alle anderen bereits speisen…oder warten, während ihr Essen kalt wird.
17. Ändere die Sitzplatzordnung
Optional kannst du die Sitzplatzordnung während des Events ändern. Das kann eine nützliche Art und Weise sein, deine Gäste dazu aufzufordern, andere Menschen kennenzulernen, anstatt den ganzen Abend neben denselben Personen zu sitzen.
18. Halte die Konversation sauber
Als Gastgeber ist es deine Verantwortung, dafür zu sorgen, dass sich jeder amüsiert. Wenn ein heikles Thema erwähnt wird (Brexit, vielleicht?), dann versuche, das Thema zu wechseln, bevor jemand beginnt, sich unwohl zu fühlen.
19. Achte auf Körpersprache
Eine etwas subtilere Art und Weise, dafür zu sorgen, dass sich jeder amüsiert, ist, auf die Körpersprache deiner Gäste zu achten. Wenn deine Gäste beginnen, gelangweilt dreinzuschauen, ist es vielleicht Zeit, das Dessert servieren zu lassen.
20. Schließe mit dem Dessert ab
Mit etwas Dessert abzuschließen ist ein netter Touch. Es muss nichts Superaußergewöhnliches sein, aber etwas Süßes ist immer gut. Serviere es mit Kaffee oder Tee. Versuche, koffeinfreien Kaffee anzubieten.
21. Vergiss nicht, dich zu entspannen
Auch wenn du als Gastgeber viel Verantwortungen trägst, ist es wichtig, dass du dich entspannst. Dadurch hast du selbst mehr Spaß. Darüber hinaus ist es nicht gerade gut, einen Gastgeber zu haben, der ständig gestresst und nervös ist.
22. Bedanke dich bei deinen Gästen für ihr Kommen
Wenn sich der Abend langsam dem Ende neigt, ist es wichtig, dass du dich jetzt bei deinen Gästen für ihr zahlreiches Erscheinen bedankst. Dadurch fühlen sie sich geschätzt und es erhöht die Chancen, dass sie an deinem nächsten Event teilnehmen.
23. Bitte um Feedback
Auch wenn ein Follow-up nach dem Event super wichtig ist, ist es auch wesentlich, Gäste während des Events zu befragen. Bitte sie um Feedback und finde heraus, was du bei deinen nächsten Events besser machen kannst.
24. Begleite deine Gäste zur Tür
Erinnerst du dich an die Telefonnummern von Taxidiensten und Hotels, die wir vorhin erwähnt haben? Die könnten jetzt praktisch sein. In jedem Fall solltest du Leute zur Tür begleiten und dich ordentlich von ihnen verabschieden.
Das war’s!
Jetzt weißt du, wie man ein Food-und-Drink-Event abhält.
Hoffentlich ist es dir gelungen, ein großartiges Event zu organisieren und unangenehme Themen und peinliche Situationen zu vermeiden.
Wenn du Tipps hast, die nicht in dieser Liste sind, teile sie mit uns unten in den Kommentaren!