Was nach einer Show zu tun ist: 6 Dinge, die du tun musst

Und die Show ist vorbei! Du hast es geschafft! Du bist erschöpft. Jetzt ist es endlich Zeit, dass du dich entspannst.

Oder?

Du hast bestimmt unsere Artikel darüber gelesen, wie du eine Show planst, wie du sie promotest und was am Tag des Events zu tun ist. Was kann man denn sonst noch tun, fragst du dich?

Viel. Und es ist wichtig.

Es ist Zeit, dass du erfährst, was nach einer Show zu tun ist.

1. Bedank dich bei allen

Das Erste, das du tust, sobald die Show vorbei ist, ist, dass du dich bei allen, die involviert waren, bedankst. Ohne den Gästen und dem Team gäbe es keine Show, also musst du ihnen mitteilen, dass du ihre Arbeit und Teilnahme schätzt.

Bei den Gästen

Hoffentlich gab es bei deiner Show ein großes Publikum. So groß, dass es ein ganzes Jahr dauern würde, um bei jedem einzeln Danke zu sagen.

Es stehen dir mehrere Möglichkeiten offen, dich bei allen Teilnehmern zu bedanken. Du kannst ihnen ein Dankes-E-Mail schicken oder eine Nachricht auf Social Media posten.

Am besten ist es, wenn du beides tust. Schreibe eine allgemeine Nachricht auf deinen Social-Media-Profilen und verschicke dann ein E-Mail, das etwas mehr Information enthält.

Du solltest Links zu Fotos und Videos vom Event in deinem E-Mail zu Verfügung stellen, sowie eine Umfrage (mehr dazu gleich).

Du dankst du ihnen nicht nur, sondern erinnerst sie auch daran, wie großartig das Event war. Und du sammelst wertvolles Feedback.

Bei den Rednern und Entertainern

Du solltest dich auch bei jenen bedanken, wegen denen deine Gäste gekommen sind. Ohne sie gäbe es nur einen leeren Veranstaltungsort, in dem sich die Gäste für ein paar Stunden schweigend anstarren.

Da es nicht so viele Entertainer geben wird wie Teilnehmer, solltest du ihnen eine persönliche Dankes-Nachricht schicken.

Ermutige sie, einige der Highlights der Show in ihren Social-Media-Profilen zu teilen. Das ist gutes Marketing für dich als Eventplaner und sie als Performer.

Beim Veranstaltungsort und bei den Lieferanten

Auch das Management des Veranstaltungsortes, die Mitarbeiter und alle Lieferanten werden einen großen Beitrag zum Erfolg der Messe geleistet haben.

Schicke ihnen eine persönliche Nachricht, sodass sie wissen, wie gut ihre Arbeit war. Sie werden sie schätzen und sie kann zu längerfristigen Festigung von Partnerschaften beitragen.

Bei den Sponsoren und Spendern

Wenn du es geschafft hast, Sponsoring von Unternehmen zu sichern, dann solltest du dich auch bei ihnen bedanken. Das Gleiche gilt auch für Spender, wenn es sich beim Event um eine Wohltätigkeitsveranstaltung gehandelt hat.

Sponsoren und Spender sind möglicherweise an den Daten, die du gesammelt hast, interessiert. Scheue nicht davor zurück, die Teilnehmerzahlen und Social-Media-Daten mit ihnen zu teilen.

Bei deinem Event-Team

Zu guter Letzt solltest du dich bei deinem Event-Team bedanken. Eventplanung ist hektisch und nur mit einem guten Team schaffst du es auch, ein Event durchzuziehen.

Warum lädst du sie nicht zum Essen oder auf ein paar Drinks ein, wenn du einen Profit gemacht hast? Zeige ihnen etwas Liebe und feiere den Erfolg der Show als Team.

Tipp: Sieh dir diese E-Mail-Vorlagen als Inspiration an und schicke die besten Dankes-Nachrichten!

2. Bitte um Feedback

Deine Show war sicherlich super, aber nichts und niemand ist perfekt. Das ist gut, denn das bedeutet, dass es Raum für Verbesserungen und Neues gibt.

Bitte jeden, der involviert war, um Feedback. Das kannst du praktischerweise gleich dann machen, wenn du ihnen deine Dankes-Nachrichten schickst.

Du kannst die Leute bitten, deine Show auf einer Skala von eins bis fünf zu bewerten, aber das sagt dir nicht viel. Es ist besser, spezifische Fragen zu stellen, wenn du dich wirklich verbessern willst.

Hier sind ein paar Feedback-Fragen, die du stellen kannst:

• Was hat dir an der Show am besten gefallen?
• Was hat dir an der Show am wenigsten gefallen?
• Würdest du an einem ähnlichen Event in der Zukunft teilnehmen?
• Würdest du zur nächsten Show einen Freund mitnehmen?

Tipp: Kombiniere ein Bewertungssystem mit spezifischen Fragen. Nutze eine Webseite wie SurveyMonkey, um schnell einen Feedback-Fragebogen zu erstellen.

3. Analysiere die Daten

Jetzt, da du Feedback eingesammelt hast, ist es an der Zeit, dass du dir die Daten genauer ansiehst. Du solltest auch eine Reihe an anderen Datensätzen haben.

Hier sind einige der Statistiken, die du dir ansehen solltest:

• Ticketverkauf
• Social-Media-Interaktionen
• Feedback der Teilnehmer
• Erwähnungen in Medien
• Das Budget (mehr dazu später)

Tipp: Lies unseren Guide, wie du Events evaluierst, um ein besseres Verständnis darüber zu bekommen, worauf du dabei achten musst.

4. Sortiere dein Show-Budget

Die Show ist vorbei. Zeit für etwas Buchhaltung. Du musst deine Einnahmen und Ausgaben berechnen — und jeden, der beteiligt war, bezahlen.

Wir haben ein paar Finanz-Tipps für dich:

• Errechne, wie viel du mit dem Verkauf von Tickets (und Speisen, Getränken und Merchandise) verdient hast.
• Bezahle die Entertainer, die Miete für den Veranstaltungsort, das Technikteam, dein Event-Team und jegliche Zulieferer.
• Vergleiche die endgültigen Zahlen mit deinem ursprünglichen Show-Budget.
• Teile diese Infos mit Sponsoren oder Spendern, die die Show unterstützt haben.

Jetzt weißt du, wofür dein Geld ausgegeben wurde, und du weißt, was du das nächste Mal tun musst. Vielleicht hast du ja etwas zu viel fürs Essen und zu wenig fürs Marketing ausgegeben.

5. Halte eine Nachbesprechung ab

Du hast dich bei allen bedankt, um Feedback gebeten, Daten analysiert und dich um die Buchhaltung gekümmert. Es ist Zeit, die Show als Ganzes mit deinem Team zu besprechen.

Halte eine Nachbesprechung ab. Präsentiere das Feedback, das du erhalten hast, und bitte dein Team um zusätzlichen Input.

Der Sinn des Meetings ist, herauszufinden, was gut funktioniert hat und was nicht. Dann müsst ihr praktische Lösungen erarbeiten, um bei der nächsten Show alles besser zu machen.

Jetzt ist auch ein guter Zeitpunkt, die ursprünglichen Ziele für die Show zu bewerten, die ihr gesetzt habt. Findet heraus, ob sie realistisch waren oder nicht. Das macht die Planung für deine nächste Show einfacher und konkreter.

Tipp: Hier findest du exzellente Vorschläge für eine effektive Event-Nachbesprechung.

6. Organisiere deine Marketingmaterialien

Wenn du unseren Blog verfolgst, weißt du, dass du jetzt eine Menge an Marketingmaterial hast. Wenn du beispielsweise deine Show gestreamt hast, hast du jetzt mehr als eine Stunde an Videomaterial, das du nutzen kannst.

Du solltest auch jede Menge Fotos von den Fotografen, die du angeheuert hast, haben. Dieses Material ist pures Gold, wenn es darum geht, deine nächste Show zu promoten.

Nutze das rohe Material, um ein Highlight-Video der Show zu erstellen. Kreiere auch separate kurze Videos, Memes, GIFs, Blooper-Videos und alles andere, das du auf Social Media posten kannst.

Das Ziel hier ist, einen Hype um deine Show zu generieren, sodass Menschen an deinem nächsten Event teilnehmen wollen.

Zur Zusammenfassung

Auch wenn die Lichter ausgegangen sind und deine Gäste am Heimweg sind, heißt das noch lange nicht, dass die Show für dich zu Ende ist. Als Showplaner dauert deine Performance 365 Tage lang.

Die dinge, die nach der Show zu tun sind, sind dazu da, um…

• Annerkennung zu zeigen
• Feedback zu sammeln
• langfristige Partnerschaften aufzubauen
• Hype für dein nächstes Event zu generieren

Hoffentlich wird deine nächste Show noch legendärer als diese!