Wie du das beste Buchungsportal für Events wählst: 6 Schlüsselaspekte

Du möchtest aufregende Events veranstalten? Du befindest dich in der richtigen Ära!

Das Internet hat die Eventplanung auf unterschiedliche Arten grundlegend geändert. Mit einem Klick können Event-Teilnehmer viel über anstehende Spektakel lernen.

Man kann durchaus sagen, dass sich die Dinge weiterentwickelt haben, seit Herolde die Kunde auf geschäftigen Straßen ausgerufen haben. Wir persönlich vermissen die alten Methoden nicht.

Jedoch bedeutet digital nicht automatisch einfacher. Wie wählen Eventorganisatoren die richtige Webseite, die ihren Anforderungen entsprechen? Nicht alle Event-Buchungsportale sind gleich. Jede gute Seite hat eine Reihe an Funktionen, die an bestimmte Eventorganisatoren gerichtet ist.

Um die richtige Buchungswebseite für deine anstehenden Events zu finden, solltest du wissen, wonach du Ausschau halten solltest. Wir erkunden 6 wesentliche Aspekte von Event-Buchungsportalen, damit du das passendste findest.

1. Funktionen für Ticketkäufer

Du musst zuerst an diejenigen denken, die deine Tickets kaufen. Welche Funktionen bietet die Event-Buchungswebseite ihnen? Wie einfach ist es, Events zu finden und sich für sie zu registrieren? Denke dabei über folgende Dinge nach.

Webseiten-Publikum

Wer ist dein Publikum? Sagen wir mal, du organisierst musikalische Events wie Konzerte. In diesem Fall brauchst du ein Buchungsportal, das vor allem in der Musikszene bekannt ist.

Oder vielleicht organisierst du diverse Events. Wenn das der Fall ist, ist eine Webseite, die sich auf ein Gebiet spezialisiert, nicht ideal. Suche nach etwas Allgemeineren.

Event-Empfehlungen

Manche Seiten stellen Event-Empfehlungen für den gewagteren Event-Besucher zur Verfügung. („Die Seite hat gesagt, es sei eine gute Idee, als los geht’s…“) Diese könnten Nutzer ansprechen, die gerne Neues ausprobieren. Oder Leute, die einen kleinen Schubs in die richtige Richtung brauchen.

Organisierst du ein Event für eine bekannte Band? Dann willst du sicher, dass dein Konzert auf der Startseite erscheint. Seiten wie Billetto benutzen fortgeschrittene KI, um bestimmte Events an ihre Besucher zu promoten. Diese Empfehlungen sind auf die individuellen Interessen unterschiedlicher Nutzer zugeschnitten.

Ein Event-Buchungsportal sollte versuchen, Kunden an die richtigen Events zu leiten. So bekommst du Wiederholungsgeschäft. Es ist eine Win-Win-Situation für Ticketkäufer, Eventorganisatoren und die Buchungswebseiten selbst.

Die Suchfunktion

Event-Buchungswebseiten sollten einfach zu bedienen sein. Deshalb ist eine simple und nützliche Suchfunktion essenziell. Ticketkäufer sollten in der Lage sein, schnell und einfach das zu finden, wonach sie suchen.

Durch eine bessere Suchfunktion verbessern sich die Chancen, dass relevante Käufer dein Event entdecken. Und das verbessert die Chancen, dass dein Event ausverkauft wird!

Wenn du also eine Seite mit guten Suchfunktionen findest, merke sie dir.

Social Media

Events sind soziale Erlebnisse. Deine Event-Teilnehmer wollen ihre Abenteuer oft mit anderen teilen. Die beste Art und Weise für Ticketkäufer, das zu tun ist — Überraschung! — Social Media.

Ein Event-Buchungsportal sollte eine Funktion haben, mit der man neue Einkäufe teilen kann. Idealerweise sollten Event-Besucher in der Lage sein, die Kunde auf den von ihnen bevorzugten sozialen Plattformen zu verbreiten. Das verbessert nicht nur ihre Benutzererfahrung, sondern ist auch gratis Werbung für dein Event!

Wir lieben den Geruch von gratis Werbung am Morgen. Tust du das nicht auch?

Zahlungsoptionen

Ein negativer Aspekt von Online-Handel ist digitaler Diebstahl. Gerissene Event-Teilnehmer nehmen sich vor unbekannten Drittanbietern in Acht. Diese hinterhältigen Kriminellen versuchen oft, an die Bankinformationen von Käufern zu gelangen.

Ein gutes Buchungsportal bietet die Option, verlässliche und vertrauenswürdige Drittanbieter wie PayPal zu nutzen. Es sollte auch große Kreditkartenanbieter mittels verschlüsselter Payment Gateways akzeptieren. Etablierte und größere Event-Buchungsportale kommen vielleicht damit davon, nur In-Site-Käufe entgegenzunehmen. Aber wir empfehlen, kein Risiko einzugehen.

Rabatte und Angebote

Versuche doch mal, jemanden zu finden, der Vergünstigungen nicht ausstehen kann. Wir warten währenddessen.

Ein Buchungsportal für Events sollte es dir ermöglichen, mühelos ermäßigte Tickets und Promotionen anzubieten. Möchtest du Frühbucher mit einem „Early Bird“-Rabatt belohnen? Oder Besuchern, die mindestens zwei Freunde mitbringen, einen kostenlosen Drink anbieten? Finde eine Webseite, auf der du das mit nur wenigen Klicks einrichten kannst.

2. Event-Funktionen

Ein gutes Event-Buchungsportal ermöglicht es dir, Tickets zu verkaufen. Ein großartiges hilft dir zudem bei anderen Schritten in der Planung eines Events.

Tools für die Eventplanung

Verkauft eine Event-Buchungswebseite ein Ticket für dich uns sagt „Bis später“? Oder bietet es dir Tools, die dich bei der Planung unterstützen?

Klar, eine Buchungswebseite, die dir nur das Allernötigste anbietet, könnte für dich mehr als genug sein. Wenn du aber mehr brauchst, halte Ausschau nach Seiten, die dir Planungstools anbieten.

Seiten wie Whova bieten Softwareprogramme, die dabei helfen, Namensschilder zu kreieren oder Teilnehmerzahlen zu dokumentieren.

Projektmanagementtools

Verkaufe ein paar Tickets und ernte den Profit. Simpel, oder? Nicht wirklich.

Ein erfahrener Eventorganisator weiß, dass sein Job viel, viel Arbeit ist. Es gibt jede Menge zu bedenken, also brauchst du eine Webseite, die dir etwas Arbeit abnimmt.

Eventbrite ist eine Option für Organisatoren, die viel unterwegs sind. Damit können sie Event von einem Smartphone aus managen und mitverfolgen.

Andere Webseiten — wie Tame — ermöglichen es dir, mit deinem Team zusammenzuarbeiten und fast alle Aspekte eines Events zu managen.

Social Tables ist räumlichen Aufgaben gewidmet: Verwaltung von Sitzordnungen, Konfiguration der Raumaufteilung und so weiter.

Tools für den Tag des Events

Nicht alle Tickets werden online gekauft. Manche Menschen kaufen sie immer noch vor Ort. Es gibt Webseiten für die Eventbuchung, die Tools zur Unterstützung bei der Abendkasse anbieten.

Und wenn du Leute einchecken musst? Klar, du könntest eine Gästeliste ausdrucken und Namen mit einem Kugelschreiber durchstreichen. Viele Seiten bieten jedoch Apps an, die dein Smartphone in einen Ticketscanner verwandeln. Du hältst es an das Ticket eines Gastes und voilà, schon ist er eingecheckt.

3. Promotion-Tools

Selbst eine perfekt geplante Veranstaltung ist nichts wert, wenn niemand auftaucht. Du musst dein Event bewerben und Tickets verkaufen. Buchungsportale für Events können dir dabei oft Arbeit abnehmen.

Unterstützung bei der Exposure

Sieh dich nach Seiten um, die dein Event anzeigen oder sogar aktiv bewerben. Manche tun das anhand gezielter Empfehlungen (siehe #1). Andere promoten Events durch ihre eigenen Social-Media-Kanäle.

Werbung

Event-Buchungsportale wie WeGotTickets ermöglichen es Organisatoren, für Werbung zu zahlen. Wenn du ein bisschen mehr für bezahlte Werbung bezahlen kannst, verkaufst du dadurch schlussendlich vielleicht mehr Tickets. Schließlich muss ein Kunde von deinem Event erfahren, bevor er es erst anklicken kann.

Vorgestellte Events

Manche Seiten haben eine „Vorgestellt“- oder „Featured“-Funktion, die Besucher über Events, die sehnlich erwartet werden, informieren. Wenn du eine solche mit großer Spannung erwartete Veranstaltung organisierst, dann ist eine Seite mit einer solchen „Vorgestellt“-Funktion ein Muss.

Wenn dein Event jedoch etwas kleiner ist, könnte so eine Funktion ein Nachteil sein. Wenn du niedrige Teilnehmerzahlen erwartest, wird dein Event vermutlich nicht auf Webseiten vorgestellt. Du willst schließlich nicht, dass andere Trend-Events von deinem ablenken.

4. Preisgestaltung

Event-Buchungsportale verlangen unterschiedliche Gebühren und bezahlen dich in unterschiedlichen Intervallen. Du musst für dich entscheiden, welche Konfiguration für dich am besten ist.

Pro-Ticket-Gebühren oder Pauschalgebühren

Die meisten Seiten verlangen wahrscheinlich einen Anteil deines Ticketumsatzes. Normalerweise gibt es eine Pro-Ticket-Gebühr. Manchmal gibt es pro Event eine Pauschale.

TicketTailor ist eine Event-Buchungswebseite, die Organisatoren eine monatliche Gebühr in Rechnung stellt. Als Alternative verlangt Billetto eine Gebühr pro verkauftes Ticket. Du kannst dir außerdem aussuchen, ob diese Gebühr von deinen Teilnehmern bezahlt werden soll.

Am Ende kommt es darauf an, was für dich am besten funktioniert. Sorge dafür, dass du über das jeweilige Gebührensystem Bescheid weißt, bevor du dich für ein Buchungsportal für dein Event entscheidest.

Auszahlung

Mit dem Zahltag von jemanden ist nicht zu spaßen! Wenn du dir Event-Buchungsportale ansiehst, nimm dir Zeit, um dir die Auszahlungszyklen anzusehen.

Werden Organisatoren bezahlt, sobald Tickets verkauft werden? Wird wöchentlich oder monatlich ausbezahlt? Einige Websites bezahlen einfach einen Pauschalbetrag aus, sobald das Event abgeschlossen ist. Noch einmal: Der Organisator kann das am besten beurteilen. Wenn du das nicht überprüft hast, sind deine Einnahmen möglicherweise nicht so bald verfügbar, wie du es dir erhofft hast. Finde es nicht zu spät heraus.

Unterschätze niemals, wie hilfreich etwas Nachforschung sein kann.

Tipp: Sieh dir diesen Überblick über Event-Listing-Seiten und ihre Preisgestaltung an.

5. Daten und Analyse

Buchungsportale können dir unterschiedliche Einblicke in deine Ticketverkäufe bieten.

Wer kauft deine Tickets?

Buchungsportale verfolgen oft die Aktivitäten der Website. Das liefert Organisatoren wertvolle Daten. Wenn du weißt, wer deine Tickets kauft, kannst du dein Marketing besser gestalten. Es hilft auch zu wissen, welche deiner Marketingkanäle die meisten Verkäufe einbringen.

Beim Marketing geht es vor allem darum, die richtigen demografischen Gruppen anzusprechen. Stelle sicher, dass das Buchungsportal, das du wählst, dich mit den richtigen Daten unterstützt.

Zugriff auf die Daten

Welchen Zugriff auf die Daten hast du? Kannst du Zahlen in Echtzeit einsehen, während sie sich verändern? Oder kannst du sie nur dann einsehen, sobald dein Event vorbei ist?

Die Daten in Echtzeit sehen zu können ist ideal. Auf diese Weise kannst du fortlaufend Änderungen in deiner Marketingstrategie vornehmen. Natürlich sind auch Statistiken, die erst nach deinem Event offengelegt werden, sehr wertvoll.

Was bietet eine Webseite, wenn es um Datenorganisation geht? Kannst du die Daten sortieren? Kannst du sie filtern? Klar, du kannst die Daten immer exportieren und dich selbst durch sie arbeiten. Aber Veteranen des Eventmanagements wissen, dass Zeit Geld ist.

Je mehr Zeit du sparen kannst, desto besser.

Tipp: Nimm nicht uns beim Wort: Lies hier mehr über „Big Data“ und Events.

6. Ruf und Vertrauen

Wenn du dir deine Optionen ansiehst, vergiss nicht auf den Ruf. Das Level an Vertrauen, das ein Kunde einer Seite schenkt, ist wesentlich. Und knifflig zu messen. Schlussendlich gibt es keinen Schwellenwert und keine Parameter für Vertrauen. Die Website des Vertrauens eines Eventteilnehmers kann von einem anderen völlig abgelehnt werden.

Dennoch gibt es einige Faktoren, an denen du dich orientieren kannst, um die Verlässlichkeit einer Seite zu eruieren. Wie alt ist das Event-Buchungsportal? Neue Webseiten sehen für Kunden weniger vertrauenswürdiger aus.

Wie sieht es mit Rezensionen aus? Wir sind eine soziale Spezies. Leser werden Rezensionen ernst nehmen. Als Organisator brauchst du etwas mit fünf Sternen.

Tipp: Diese Rangliste von Buchungssoftware für Events von Capterra ist ein guter Ausgangspunkt.

Die Wahl liegt bei dir.

Du hast jetzt ein gutes Verständnis darüber, wonach du in einem Buchungsportal für Events Ausschau halten musst. Nutze diese Informationen bei deiner Suche. Wir sind sicher, dass du die perfekte Wahl für dein nächstes Event treffen wirst.