Wenn du das hier liest, hast du erfolgreich einige Freiwillige für dein Event rekrutiert!
Jetzt ist es Zeit zu erfahren, wie du deine Event-Freiwilligen schulst und managst.
In diesem Guide erfährst du,…
- Wie du Freiwillige an Bord holst und trainierst
- Wie du mit ihnen klar und effizient kommunizierst
- Wie du Gruppen einteilst und Teamleiter ernennst
- Wie du auf der richtigen Seite des Gesetzes bleibst
- Wie du Backup-Pläne für Notfälle festlegst
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1. Hole Event-Freiwillige an Bord
Egal, ob du erfahrene Freiwillige oder komplette Neulinge rekrutiert hast, du solltest sie alle auf richtige Art und Weise mit an Bord bringen.
Teil dieses Prozesses ist,…
- Sich für ihr ehrenamtliches Engagement zu bedanken
- Hintergrundinformationen zu dir (und deiner Organisation) bereitzustellen
- Die Ziele des Event zu beschreiben
- Zu erläutern, wie ihre Rolle zu den Zielen des Events beiträgt
- Das Kommunikationsverfahren zu erklären
- Deine Erwartungen zu vermitteln
Ein guter Einstiegsprozess wird die Freiwilligen dazu begeistern, an deinem Event mitzuhelfen. Mache einen guten Eindruck auf sie und sie werden im Gegenzug versuchen, dich zu beeindrucken.
Tipp: Hier findest du einige praktische Tipps zum An-Bord-Holen von Freiwilligen.
2. Erstelle ein Orientierungsprogramm
Sobald du die Freiwilligen begrüßt hast, sollten du ein Programm zur Orientierung erstellen, das sie auf das bevorstehende Event vorbereitet.
Dinge, die du in das Programm inkludieren solltest, sind:
- Verhaltenskodex
- Was sie am Tag des Events erwarten wird
- Welche Outfits zu tragen sind
- Wo man sich mit dem Team trifft
- Wann man sich bei seinem Manager melden soll
- Wie man Arbeitsstunden erfasst
- An wen man sich wenden kann, wenn es ein Problem gibt
- Wie ihre Ausgaben rückerstattet werden können
Du kannst dieses Programm persönlich durchführen oder es online zum Lesen zur Verfügung stellen, wenn es sich um eine große Anzahl an freiwilligen Helfern handelt.
Tipp:Lies hier mehr über die Erstellung eines großartigen Orientierungsprogrammes für freiwillige Eventhelfer.
3. Wie du deine Event-Freiwilligen schulst
Die Einschulung ist eine wichtige Sache, wenn es um das Managen deiner Event-Freiwilligen geht. Ihre Leistung hängt stark von der Qualität des Trainings ab, das du ihnen bietest.
Halte ein persönliches oder ein Online-Meeting ab, in dem du alle wichtigen Details besprichst. Ermutige deine Freiwillige, so viele Fragen wie möglich zu stellen, um Verwirrung vorzubeugen.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist, dass sich die Freiwillige untereinander kennenlernen. Dadurch werden sie am Veranstaltungstag effizienter zusammenarbeiten.
Eine umfassende Schulung enthält:
- Den Veranstaltungsablauf
- Zugeordnete Aufgaben (und deren Fristen)
- Die richtige Verwendung der von dir bereitgestellten Tools
- Notfallpläne für den Fall, dass etwas schiefgeht
- Wie man mit Teilnehmern, Standbetreibern, Performern und Sponsoren kommuniziert
- Wie man zum Veranstaltungsort kommt (einschließlich Parken)
- Wo man zu Mittag essen kann
- Wann und wie oft Pausen eingelegt werden
Tipp:Erfahre hier, wie du Freiwillige für Events richtig trainierst.
4. Wie du deine Event-Freiwilligen einsetzt
Während des Screenings, Interviews, Onboardings oder der Schulung solltest du herausfinden, welche Freiwilligen für welche Aufgaben besonders gut geeignet sind.
Einige deiner Freiwilligen sind möglicherweise introvertiert und arbeiten akribisch. Andere können sehr kontaktfreudig, aber unorganisiert sein. Fokussiere dich auf die Stärken der einzelnen Freiwilligen, damit sie ihre zugewiesenen Aufgaben gut ausführen können.
Wenn du nicht sicher bist, wo du bestimmte Freiwillige einsetzen sollen, gib ihnen zunächst eine kleine Aufgabe. Dann kannst du überprüfen, wie gut sie diese gemacht haben, und ob sie damit weitermachen sollen oder nicht.
5. Ernenne Teamleiter
Du solltest Teamleiter oder -manager ernennen, unabhängig davon, ob du mit einem kleinen Team von zehn Freiwilligen oder mit hunderten von Freiwilligen zusammenarbeitest.
Du wirst wahrscheinlich während des Tags des Events viel zu tun haben, daher ist es eine gute Idee, den Freiwilligen einen weiteren Ansprechpartner zur Verfügung zu stellen, falls du zu beschäftigt bist, um ihnen zu helfen.
Sobald du deine Event-Freiwillige in Gruppen eingeteilt hast (z. B. Marketing, Service, Reinigung usw.), könntest du aus jeder Gruppe einen Teamleiter ernennen.
Tipp: Du solltest eine separate Jobbeschreibung für den Teamleiter erstellen. Sieh dir dieses Beispiel eines Musikfestivals an, um eine Vorstellung davon zu bekommen, wie das aussehen sollte.
6. Erstelle ein Berichterstattungssystem
Wenn du ein größeres Event organisierst, z. B. eine Konferenz oder ein Festival, solltest du es in Betracht ziehen, ein Berichterstattungssystem zu erstellen, mit dem du deine Freiwilligen verwalten kannst.
Mithilfe eines soliden Berichtssystems kannst du den Zeitplan für Freiwillige, die Teilnahme, deine Aufgabenlisten und Parameter organisieren, anhand derer du deine Freiwillige nach der Veranstaltung bewerten kannst.
Tipp:Mithilfe dieser kostenlosen Tools zur Verwaltung von Freiwilligen für Events.
7. Kommuniziere effizient
Kommunikation ist der Schlüssel in allen Teams. Du solltest auf klare und regelmäßige Kommunikation mit deinen freiwilligen Eventhelfern Wert legen.
So stellst du sicher, dass deine Helfer über die neuesten Entwicklungen auf dem Laufenden bleiben. Wenn du mit deinem Team in Kontakt bleibst, wirst du auch schnell feststellen, wenn jemand nicht mehr reagiert.
Nutze einige dieser kostenlosen Tools, um effektiv mit deinem Freiwilligenteam zu kommunizieren:
- Facebook Messenger (für kleinere Teams)
- Facebook-Gruppen ((ür größere Teams)
- WhatsApp-Gruppenchats
- Slack
- E-Mail-Listen
- Skype-Gruppenchats
- GoToMeeting
Wenn du ein großes Team mit Untergruppen leitest, solltest du diese dazu auffordern, ihre eigenen privaten Chatgruppen zu erstellen. Auf diese Weise wird der Hauptkanal nicht mit Kommentaren überflutet.
8. Recherchiere rechtliche Aspekte
Es gibt einige rechtliche Dinge, über die du dich informieren musst, wenn du ein Team von freiwilligen Eventhelfern managst.
Auch wenn Freiwillige nicht bezahlt werden, gibt es immer noch Gesetze in Bezug auf ihre Rechte, Sicherheit, Ausbildung, Versicherung, Ausgaben und Aufsicht.
Du musst wissen, wie viele Stunden sie arbeiten dürfen, wie viele Pausen sie bekommen sollten und so weiter.
Tipp:Der National Council for Voluntary Organisations (NCVO) informiert dich ausführlich über alles, was du wissen musst.
9. Stelle einen Backup-Plan bereit
Du kannst nicht alles vorhersagen, aber es ist nützlich, Backup-Pläne für potenzielle Probleme zu haben, von denen du bereits weißt.
So kann es beispielsweise vorkommen, dass sich ein Freiwilliger registriert, aber nicht erscheint. An jedem Punkt des Prozesses besteht die Gefahr von Ausfällen.
Du solltest daher Vorsichtsmaßnahmen treffen, z. B. das Geben von klaren Anweisungen, wann und wo alle erscheinen sollen, und das Engagieren zusätzlicher Freiwillige für den Fall, dass jemand nicht erscheint.
10. Bedanke dich bei deinen Freiwilligen
Sobald das Event vorbei ist, solltest du dich bei deinen Freiwilligen für ihre Hilfe bedanken. Kommuniziere den Unterschied, den sie mit ihrer Arbeit gemacht haben, und wie sehr zum Erfolg des Events beigetragen haben.
Es ist auch eine gute Gelegenheit für dich, dein freiwilliges Helferteam um Feedback zu bitten.
Eine hervorragende Möglichkeit, das zu tun, besteht darin, eine Umfrage nach dem Event an deine Freiwilligen zu senden. Das ist besonders praktisch, wenn du mit einem großen Team zu tun hast.
Tipp:Mit SurveyMonkey kannst du vorgefertigte und benutzerdefinierte Umfragen erstellen.
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Vergiss nicht aufs Follow-up
Du solltest den Kontakt zu deinen Event-Freiwilligen nicht verlieren, auch nachdem du dich bei ihnen bedankt und ihr Feedback erhalten hast.
Du brauchst sie möglicherweise für zukünftige Events. Jetzt ist ein guter Zeitpunkt, um die Beziehung fortzusetzen, die du bei dem ersten Event begonnen hast.
Wer weiß, vielleicht stellst du sie irgendwann als bezahlte Mitarbeiter für deine Organisation ein.
Viel Glück!
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