Catering und Eventplanung gehen Hand in Hand. Sehen wir uns also an, wie du für dein Event einen Caterer auswählst.
In diesem Artikel behandeln wir…
- Anfängliche Dinge, die berücksichtigt werden sollten, bevor man sich dem Catering widmet
- Wie man einen Caterer findet und den richtigen wählt
- Welche Eigenschaften ein guter Caterer hat
- Wie man einen Caterer anheuert und was von dem Event diskutiert werden muss
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Welche Art von Catering ist die richtige für dein Event?
Bevor du dich in die Recherche stürzt, solltest du dir Gedanken darüber machen, was für ein Event du veranstaltest. Das hilft dir dabei, festzulegen, nach welcher Art von Catering du suchen solltest.
Fragen, die du dir dabei stellen solltest:
- Wie formell ist dein Event?
- An was für einem Veranstaltungsort wird es veranstaltet?
- Wie sieht die Sitzplatzordnung aus?
- Wie viele Gäste werden teilnehmen?
- Welche Art von Essen werden sie erwarten?
- Gibt es irgendwelche Ernährungsbedürfnisse, die du beachten muss?
Die drei Hauptarten von Cateringservice, denen du begegnen wirst, sind:
- Rezeptionsservice: die billigste Option, die normalerweise Getränke und Fingerfood enthält, das die Gäste im Stehen essen, während sie sich unterhalten.
- Buffet: die zweitbilligste Variante, bei der sich die Gäste selbst bedienen und aus einem großen Angebot an Speisen und Getränken wählen können,
- Tischservice: die teuerste Option, bei der die Gäste an Tischen sitzen und von Cateringpersonal bedient werden.
Tipp: Lies mehr über die Vor- und Nachteile eines jeden Catering-Typen, um ein besseres Bild davon zu bekommen, was am besten zu deinem Event passt.
Wie du einen Caterer findest
Es gibt ein großes Angebot an Unternehmen, die Catering für Events anbieten. Sehen wir uns einige wesentliche Aspekte an, die man beim Catering und bei der Eventplanung bedenken sollte, um die Suche einzuschränken.
1. Die Größe
Das Cateringunternehmen sollte in der Lage sein, die Anzahl der Gäste zu bedienen, die an deinem Event teilnehmen werden. Die Größe des Cateringunternehmens sollte der Größe deines Events entsprechen.
2. Der Austragungsort
Es ist auch eine gute Idee, den Austragungsort deines Events zu bedenken. Möglicherweise ist ein örtlicher Caterer mit dem Veranstaltungsort vertraut. Zudem sind Verzögerungen durch lange Anreisezeiten unwahrscheinlicher.
3. Das Budget
Deine Suche nach einem Cateringservice wird auch durch dein Eventbudget eingeschränkt. Versuche, einen Caterer zu finden, der dir ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis bietet.
4. Einschränkungen durch den Veranstaltungsort
Viele Veranstaltungsorte haben eine Liste an Caterern, mit denen sie bevorzugt arbeiten. Einen Caterer aus dieser Liste zu wählen reduziert nicht nur das Risiko, dass Missverständnisse entstehen. Du bekommst vielleicht auch einen Rabatt.
Tipp: Nutze eine ein Catering-Verzeichnis, um Angebote von mehreren Caterern mit einer einzigen Suche zu bekommen.
Wie du dich für den richtigen Caterer entscheidest
Du hast die anfänglichen Recherchearbeiten abgeschlossen. Jetzt ist es Zeit, den richtigen Caterer für dein Event auszuwählen. Sehen wir uns einige der Eigenschaften an, die ein guter Caterer hat, damit du die richtige Wahl triffst.
1. Kommunikation
Ein guter Caterer ist leicht zu erreichen und beantwortet deine Anrufe und E-Mails schnell. Wenn es zu Beginn schon Probleme mit der Kommunikation gibt, wird das auch die spätere Zusammenarbeit erschweren.
Tipp: Lies dich etwas in den Catering-Jargon ein, um Missverständnisse zu vermeiden.
2. Organisation
Zusätzlich zu seinen Kommunikationsfähigkeiten sollte dein Caterer auch organisiert sein. Hast du ihr Angebot termingerecht erhalten? Wenn nicht, kann das ein schlechtes Zeichen sein.
3. Erfahrung und Spezialisierung
Viele Caterer spezialisieren sich auf eine bestimmte Art von Event, genau wie die meisten Eventplaner. Stell sicher, dass dein Caterer Erfahrung mit der Art deines Events hat.
4. Kundenservice
Deine Bedürfnisse und Erwartungen als Kunde sollten beim Caterer allerhöchste Priorität sein. Notiere dir, ob ein Caterer auf deine speziellen Anforderungen eingeht oder nicht.
5. Flexibilität
Du solltest überprüfen, wie flexibel der Caterer hinsichtlich der Speisekarte und des Servierens der Speisen ist. Finde heraus, ob er sein Angebot an ernährungsspezifische Anforderungen wie Lebensmittelallergien und glutenfreie Mahlzeiten anpassen kann.
Tipp: Sieh dir diese Liste verschiedener ernährungsspezifischer Anforderungen und ihre Beschreibungen an.
6. Kundenrezensionen
Online-Rezensionen und persönliche Weiterempfehlungen sprechen Bände, wenn es um die Kompetenz eines Caterers geht. Erfülle deine Sorgfaltspflicht und stelle Nachforschungen über den Caterer an, bevor du jemanden anheuerst.
Tipp: Nutze eine Webseite wie Trustpilot, um nach einem Cateringunternehmen zu suchen und Rezensionen über es zu lesen.
Wie du einen Caterer anheuerst
Zu diesem Zeitpunkt solltest du schon ein paar Caterer in die engere Auswahl genommen haben. Es gibt noch ein paar Wege, wie du den richtigen Caterer findest und ein paar Dinge, an die du denken musst, wenn du ihn anheuerst.
1. Fotos von vergangenen Events
Ein Foto kann dir viel davon erzählen, was du vom Essen erwarten kannst…es sei denn, du bist bei McDonald’s. Mal angenommen, du servierst keine Big Macs — es ist eine gute Idee, wenn du dir Bilder von vergangenen Events ansiehst.
2. Zertifikate
Überprüfe, ob der Caterer über Zertifikate verfügt, bevor du ihn anheuerst. Diese sollten mit britischen Lebensmittelstandards und jeglichen Anforderungen, die in deinem Event-Versicherungsvertrag stehen, übereinstimmen.
3. Zutaten
Du solltest vielleicht auch überprüfen, wo der Caterer die Zutaten für seine Speisen herbekommt. Sind sie regional? Sind sie bio? Wurden sie fair gehandelt?
4. Zubereitung
Sprich mit deinem Caterer darüber, wie das Essen zubereitet wird. Bei manchen Speisen ist es billiger, sie nicht vor Ort zuzubereiten; andere sollten direkt am Veranstaltungsort zubereitet werden.
5. Verkostungen
Du hast du die Bilder gesehen, aber was ist mit dem eigentlichen Geschmack? Ein guter Caterer bietet dir Verkostungen, sodass du bestimmen kannst, ob seine Speisen deinen Erwartungen entspricht, bevor du ihn anheuerst.
Tipp: Lies hier mehr darüber nach, was du von einer Catering-Verkostung erwarten kannst, sodass du vorbereitet bist.
6. Möbel und Geschirr
Nicht alle Veranstaltungsorte stellen dir Möbel und Geschirr zur Verfügung. Manche Cateringunternehmen jedoch beinhalten diese in ihrem Preis. Finde als heraus, ob das eine Option für dich ist!
Tipp: Wenn weder der Veranstaltungsort noch der Caterer Geschirr anbieten, kontaktiere einen separaten Anbieter.
7. Verfügbares Personal
Finde heraus, ob das Cateringunternehmen genügend Personal für dein Event zur Verfügung stellt. Üblicherweise benötigst für zwei Tische einen Kellner. (Weniger, wenn es ein Buffet gibt.)
Tipp: Dieser Artikel enthält eine Tabelle mit dem idealen Personal-zu-Gast-Verhältnis für die meisten Eventarten.
8. Vertragsdetails
Sorge dafür, dass alle Details abgeklärt sind, wenn du den Vertrag mit deinem Caterer verhandelst. Sind alle Liefergegenstände aufgelistet? Ist die Mehrwertsteuer inkludiert? Erwartet das Personal Trinkgeld? Hast du auch das Kleingedruckte gelesen?
Tipp: Lies dir ein paar Beispiele für Catering-Verträge durch, sodass du weißt, wonach du Ausschau halten solltest.
9. Stornierungsbedingungen
Auch wenn du nicht erwartest, dass dein Event abgesagt wird, ist es gut, auf ein Worst-Case-Szenario vorbereitet zu sein. Mach dich mit den Stornierungsbedingungen deines Caterers vertraut — nur für den Fall der Fälle.
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Viel Spaß!
Du solltest kein wählerischer Esser sein. Bei der Wahl des richtigen Cateringunternehmens hingegen solltest du durchaus wählerisch sein. Schlussendlich geht es bei dem Event nicht um dich. Es geht um die Erfahrung deiner Gäste.
Es lohnt sich also durchaus, rechtzeitig Nachforschungen anzustellen, wenn du vorhast, in der Zukunft Events zu veranstalten. Das Anheuern eines Cateringunternehmens für dieses Event kann der Beginn einer dauerhaften Geschäftsbeziehung sein.
Du solltest jetzt ein weitaus besseres Bild davon haben, wie du dich für einen Caterer für ein Event entscheidest und ihn anheuerst.
Viel Glück!
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