Wie du dich für ein Event vorbereitest (mit Vorlage)

Es kann leicht sein, sich in der Planung einer Veranstaltung zu verlieren. Es gibt eine Menge Dinge, die du dir gleichzeitig merken und im Auge behalten musst.

Deshalb ist es gut, einen Leitfaden zu haben, der dir dabei hilft, dich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Mit einem Überblick darüber, was getan werden muss, hast du immer etwas, an dem du dich orientieren kannst, wenn du mal nicht weiterweißt.

Betrachte es als eine Art Karte für die Wildnis der Eventplanung.

Wir haben eine Vorlage für die Eventplanung zusammengestellt, die du verwenden kannst, wenn du mal nicht weiterweißt. Jede Veranstaltung ist anders, daher wird diese Vorlage nicht speziell auf dein Event zugeschnitten sein.

Doch alle Events haben gemeinsame Elemente. Und diese Komponenten sind in der Regel die wichtigsten.

Befolge diese Vorlage für die Eventplanung, um sicherzustellen, dass du keine wichtigen Schritte auslässt.

Frühzeitige Vorbereitung für ein Event

Du solltest mit der Planung deines Events so früh wie möglich beginnen. Man kann nie zu viel Zeit für die Vorbereitung haben.

Große Events werden ein Jahr (oder mehr) im Voraus geplant. Kleine oder mittelgroße Events können auch von einer sechsmonatigen Vorbereitungsphase noch profitieren.

1. Entscheide dich für ein Motto

Es sei denn, du schmeißt eine Party nur der Party wegen, wird es ein Motto geben. Es kann dabei eine elegante Kostümparty oder eine politische Konferenz sein. Beginne mit dem Grund, warum du das Event überhaupt veranstaltest.

2. Definiere deine Zielgruppe

Sobald du dir darüber im Klaren bist, warum du die Veranstaltung organisierst, solltest du dein Publikum definieren. Wer ist an so einem Event interessiert? Warum würden sie daran teilnehmen? Wo halten sie sich online auf?

3. Lege ein Datum und eine Uhrzeit fest

Wähle das Datum und die Uhrzeit deines Events sorgfältig aus. Achte darauf, dass es nicht mit Feiertagen, saisonalen Feiertagen oder beliebten Urlaubszeiten kollidiert. Achte auch auf ähnliche Ereignisse, damit dein Event nicht mit ihnen konkurriert.

4. Recherchiere Veranstaltungsorte

Du kennst dein Zielpublikum und das ungefähre Datum deines Events. Jetzt ist es Zeit, einen Veranstaltungsort zu finden. Wenn dein Event draußen stattfindet, brauchst du die richtigen Genehmigungen. Wenn es ein Indoor-Event ist, brauchst du eine Auswahlliste an Veranstaltungsorten und ein paar Angebote.

5. Recherchiere Catering

Jetzt ist auch ein guter Zeitpunkt, um über die Speisekarte für die Veranstaltung nachzudenken. Ist es ein Picknick im Freien, bei dem die Leute ihr eigenes Essen mitbringen? Oder ist das Essen der zentrale Teil deiner Dinnerparty? Beginne mit der Vorauswahl einiger lokaler Catering-Unternehmen und hol dir Angebote ein, die deinem Budget entsprechen.

6. Rekrutiere ein Event-Team

Wenn du nur eine kleine Veranstaltung organisierst, kannst du dich vielleicht selbst um die Planung kümmern. Ansonsten ist es eine gute Idee, ein Team zu rekrutieren. Schreib eine Liste an Aufgaben, die du erledigt haben möchtest, und beginne dann mit dem Delegieren.

7. Lege ein Budget fest

Du solltest dich auch um die finanziellen Aspekte im Voraus kümmern. Wie viel kostet es, den Veranstaltungsort zu mieten? Was ist mit dem Catering? Bezahlst du dein Team? Dein Budget hängt auch davon ab, ob du Eintritt verlangst und versuchst, einen Profit zu machen oder nicht.

Ein paar Monate vor dem Event

Ein oder zwei Monate vor deinem Event, kannst du damit beginnen, dir bestimmte Aspekte der Eventplanung etwas genauer anzusehen.

1. Lege ein Programm fest

Es ist eine gute Idee, ein Programm zu haben, unabhängig davon, ob du eine Party oder eine Konferenz veranstaltest. Plane ein, dass Gäste 30 bis 60 Minuten spät kommen. Sorge aber für Unterhaltung für diejenigen, die pünktlich sind. Stelle einen groben Zeitplan für die gesamte Veranstaltung zusammen.

2. Entscheide dich für einen Veranstaltungsort

Du hast einige bereits recherchiert, in die engere Wahl gezogen und Angebote gesammelt. Jetzt ist es Zeit, dich für einen festzulegen. Buche einen Austragungsort und unterschreibe den Vertrag. Stelle sicher, dass du genau weißt, was in dem Preis inkludiert ist.

3. Sichere Speisen und Getränke

Wie bei der Sicherung des Veranstaltungsortes musst du dich im Vorhinein entscheiden, welche Speisen und Getränke du zur Verfügung stellen wirst. Stellst du sie selbst zur Verfügung? Heuerst du einen Caterer an? Denke daran, die Preise für die Lieferung der Speisen sowie alle zusätzlichen Dekorationen rechtzeitig zu verhandeln.

4. Heuere Equipment an

Wenn du vorhast, für Unterhaltung zu sorgen, benötigst du Equipment. Recherchiere und buche Soundsysteme, Mikrofone, Projektoren und alles andere, was du brauchst.

5. Erstelle eine Event-Seite

Erstelle eine Website für deine Veranstaltung und richte Social-Media-Profile ein. Füge auch einen Countdown-Timer hinzu, der zum Tag des Events hinunterzählt.

6. Versende Einladungen

Wenn dein Event privat ist (oder du eine Gästeliste hast), solltest du auch mit dem Versand personalisierter Einladungen beginnen.

7. Beginne mit der Event-Promotion

Jetzt ist auch die Zeit, mit der Promotion zu beginnen. Erstelle Social-Media-Anzeigen, drucke Flyer aus und beginne eine E-Mail-Kampagne.

8. Richte den Ticketverkauf ein

Wenn für dein Event Tickets notwendig sind, müssen sie irgendwo verkauft werden. Finde eine Ticketing-Plattform, die mit deiner Event-Website und deinen Social-Media-Profilen integrierbar ist.

Einige Wochen vor dem Event

Es sind nur noch einige wenige Wochen bis zu deinem Event, also musst du sicherstellen, dass alles bereit ist.

1. Bestätige Teilnehmerzahlen

Wenn du persönliche Einladungen ausgesendet hast, bestätige die Anzahl der Personen, die teilnehmen werden. Das hilft dir bei der Logistik des Events.

2. Plane die Logistik

Denke darüber nach, wo Menschen parken werden und über welchen Zugang sie den Veranstaltungsort betreten werden. Wo geben sie ihre Mäntel ab, sobald sie drinnen sind? Passt die Sitzplatzordnung zum Bühnen-Setup? Ist die Bühne überhaupt schon aufgebaut?

3. Überprüfe die Einhaltung von Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften

Abhängig vom Veranstaltungsort musst du selbst überprüfen, ob Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften eingehalten werden. Sorge dafür, dass es keine Brandrisiken oder sonstige Gefahren gibt.

4. Bestätige Catering und Equipment

Bestätige, dass Catering, AV-Equipment und alle anderen Lieferanten, mit denen du zusammenarbeitest, bereit sind.

5. Tätige Last-Minute-Einkäufe

Gibt es irgendwelche Kleinigkeiten, um die du dich bis jetzt nicht kümmern konntest? Dann stell sicher, dass du sie ein paar Wochen im Voraus besorgst.

Einige Tage vor dem Event

Die letzten paar Tage vor dem Event werden deine hektischsten sein. Hol das meiste aus ihnen heraus und führe Last-Minute-Checks durch.

1. Richte den Veranstaltungsort her

Dekoriere das Interieur und den Außenbereich des Veranstaltungsortes. Ordne die Sitzplätze und stelle eine Selfie-Wand auf, wenn du eine brauchst.

2. Teste das Equipment

Sorge dafür, dass der Sound, die Belichtung und anderes Equipment einwandfrei funktionieren. Überprüfe, ob die WiFi-Verbindung gut ist.

3. Führe einen Testdurchlauf durch

Durchlaufe alles, was in deinem Eventprogramm passieren wird. Berücksichtige dabei potenzielle Verzögerungen und plane, was zu tun ist, falls sie auftreten.

Lass die Feierlichkeiten beginnen

Das war’s! Du hast alle notwendigen Schritte, die zur Planung deines Events erforderlich sind, erfolgreich durchlaufen. Aber die Arbeit ist noch lange nicht vorbei…

Jetzt musst du das Event nur noch durchführen. Die Planungsphase erfordert viel Arbeit, aber es kann viel passieren, sobald deine Gäste ankommen.

Hoffentlich hat dir diese Vorlage für die Planung deines Events geholfen, dich für jedes Szenario vorzubereiten.

Viel Glück!