by Die richtige Eventmanagement-Software zu finden, kann bei so vielen Auswahlmöglichkeiten knifflig sein.
Aber wir haben gute Neuigkeiten: Du musst nicht stundenlang auf Google herumsuchen. Dafür haben wir diesen Guide zusammengestellt, damit du die richtige Software für deine Anforderungen findest.
Billetto ist eine Ticketverkaufsplattform, die dir dabei hilft, deine Events zu planen, zu bewerben und zu veranstalten. Erstelle eine Seite für dein Event und verkaufe deine ersten Tickets in unter 5 Minuten!
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Fragen, die du dir im Vorhinein stellen solltest
Bevor du überhaupt erst damit beginnst, dir anzusehen, was es denn so alles gibt, solltest du dir folgende Fragen stellen:
1. Was soll die Eventmanagement-Software tun?
Es ist 2019, also herrscht sicherlich kein Mangel an coolen Eventmanagement-Tools.
Eine klare Vorstellung davon, was deine Software tun soll, hilft dir, deine Auswahloptionen einzugrenzen, bevor du deine Suche beginnst.
Hier sind einige Ideen dafür:
- Ticketverkauf: Möchtest du Tickets verkaufen und Zugriff auf Verkaufsdaten und -analyse haben?
- Projektmanagement: Manche Programme bieten End-to-End-Lösungen, mit denen du alle Aspekte deines Events mit einem Tool verwalten kannst.
- Online-Registrierung: Teilnehmer können sich online registrieren, wobei ihre Informationen direkt in deiner Datenbank abgespeichert werden.
- Datenbank-Management: Brauchst du ein CRM-System, das dir einen detaillierten Überblick über deine Teilnehmer bietet und es dir ermöglicht, mit ihnen zu interagieren?
- Marketing-Tools: Erstelle Landing-Pages für die Online-Registrierung und führe E-Mail-Marketing und Social-Media-Kampagnen durch.
- Team- oder Personalmanagement: Behalte den Überblick darüber, wer was tut.
- Berichterstattung: Analysiere Dinge wie Ticketverkauf, demografische Charakteristika, Marketingstrategien und Ausgaben.
- Umfragen: Befrage Kunden, um herauszufinden, was ihnen an deinem Event gefallen hat und was nicht, damit du weißt, was du in Zukunft besser machen kannst.
- Budgetmanagement: Verwalte deine Einnahmen und Ausgaben. Erhalte einen genauen ROI.
Vielleicht solltest du eine Liste deiner Anforderungen und Wünsche erstellen: Was du wirklich brauchst (notwendige Funktionen) und was du gerne hättest. Das hilft dir dabei, Eventmanagement-Software nach deinen spezifischen Anforderungen zu priorisieren.
Wenn du dir hier noch nicht ganz sicher bist, mach dir keine Sorgen.
Während du nach verschiedenen Programmen und Angeboten suchst, wird dir immer klarer, welche unterschiedlichen Funktionen dir zur Verfügung stehen. Vielleicht findest du ja welche, von denen du noch nie gehört hast.
2. Wie viel möchtest du ausgeben?
Es gibt keine einheitliche Antwort, wenn es darum geht, welcher Preis denn der „richtige“ für ein Eventmanagement-Programm ist. Es ist eine gute Idee, zuerst festzulegen, wie viel du bereit bist auszugeben, bevor du dir ansiehst, was es im Angebot gibt.
Manche Tools für Eventmanagement haben ein Abomodell, während du manche pro Anmeldung oder Nutzer bezahlen musst. Die Preise können hier stark variieren. Die teureren Programme bieten meisten mehr Funktionen und bessere Usability.
Wenn du nach kostenloser Eventmanagement-Software suchst, gibt es auch da viel Auswahl. Sie helfen dir dabei, deine Events zu verwalten, bis du bereit bist, für ein kostenpflichtiges Modell zu bezahlen.
Tipp: Hier findest du eine genauere Übersicht über verschiedenen Zahlungsoptionen.
3. Wie viele Personen werden die Eventmanagement-Software benutzen?
Wenn du eine Einzelperson oder Teil eines kleinen Unternehmens bist, dann ergibt es nicht viel Sinn, Software zu nutzen, die für große Unternehmen gedacht ist.
Ähnlich verhält es sich, wenn deine Software Kundenregistrierungen oder Ticketing beinhaltet. Da muss sie mit der entsprechenden Anzahl von Personen umgehen können.
Tipp: Hier ist ein exzellenter Guide, der dir erklärt, welche wichtigen Fragen du dir stellen solltest, wenn du nach dem richtigen Eventmanagement-Tool suchst.
Wie du schnell die richtige Eventmanagement-Software findest
Das Internet ist wunderbar, oder?
Vergiss erstmal Google.
Rufe jetzt die „Event Management“-Seite auf SoftwareAdvice auf. Dort findest du ausführliche Listen dutzender Eventmanagement-Tools. Gern geschehen!
Für jedes Tool kannst du die folgenden Informationen abrufen, ohne weiter klicken zu müssen:
- Ein kleiner Einblick in die Software des Tools
- Eine Vorstellung, was es kosten wird (wird in Dollarzeichen angegeben)
- Die Plattformen, mit denen es kompatibel ist
- Für welche Unternehmensgröße es geeignet ist (klein, mittel, groß)
- Bewertungen mit Links zu Rezensionen
Dort kannst du eines der folgenden zwei Dinge tun:
- Du kannst dir die unterschiedlichen Auflistungen durchlesen und notieren, was dir auffällt. (Als wir diesen Artikel geschrieben haben, gab es 75 Listings, also könnte es eine Weile dauern, sich alle anzusehen.)
- Du kannst die praktischen Filter benutzen, die du am oberen Ende der Seite findest, um jene Eventmanagement-Software auszuschließen, die definitiv nicht zu dir passt. Du kannst nach Preis, Bewertungen, Größe und Branche filtern.
Natürlich ist SoftwareAdvice nicht die einzige Plattform, auf der du eine Liste mit Eventmanagement-Programmen findest. Es gibt natürlich auch andere, die du probieren kannst:
Sie alle sind eine gute Möglichkeit, nach Software zu suchen, sie zu sortieren und zu filtern.
Wie du Eventmanagement-Software evaluierst
Irgendwann hast du eine Auswahlliste mit Software, die deinen grundlegenden Anforderungen entspricht. Aber wie grenzt du deine Auswahl noch weiter ein? Das tust du, indem du dir folgende Aspekte ansiehst:
Die Funktionen, die dir geboten werden
Welche Funktionen du angeboten bekommst kann von Programm zu Programm stark variieren. Gratis Eventmanagement-Software hat wahrscheinlich limitierte Funktionen. Software, für die du einen Haufen Geld bezahlst, wird dir mehr bieten.
Du wirst deine „Brauche ich unbedingt“-Liste benötigen, damit du klar einschätzen kannst, welches Programm zu deinen Anforderungen passt und welches nicht. Brauchst du wirklich den ganzen Schnickschnack, der dir geboten wird?
Auch wenn manche Funktionen der Software wirklich cool klingen können, ist es sinnlos, Geld für Dinge auszugeben, die du nicht benutzen wirst.
Tipp: Dieser Guide erklärte dir, wie du evaluierst, welche Funktionen nützlich sein können.
Der Ruf
Du buchst doch kein Hotel, ohne dir vorher ein paar Bewertungen durchzulesen. Das gilt auch für den Kauf von Eventmanagement-Software.
Nur weil etwas auf dem Papier gut aussieht, bedeutet das noch lange nicht, dass es das wirklich ist. Finde heraus, welche Erfahrungen andere Eventplaner gemacht haben.
Die Bedienbarkeit
Es hat keinen Sinn, Geld in etwas zu investieren, wenn dir dessen Bedienung nur noch mehr Schwierigkeiten bereitet.
Deine Eventmanagement-Software sollte für jeden in deinem Team leicht verständlich sein. Die Software, die du wählst, sollte daher:
- Intuitiv sein
- Über simple Navigation verfügen
- Schnell laden (z. B. beim Wechseln von Menüs)
- Daten und Statistiken in einer leicht lesbaren Ansicht präsentieren
- … und so weiter
Das Lesen von Erfahrungen anderer Benutzer (siehe „Ruf“) gibt dir oft ein klares Bild davon, wie einfach die Bedienung wirklich ist.
Glücklicherweise gibt es viele Vergleiche, die dir das Leben erleichtern.
Tipp: Sieh dir diesen großartigen Vergleich der besten 10 Eventmanagement-Tools an.
Gibt es eine kostenlose Testversion?
Manche Unternehmen wie Cvent und EventMobi bieten dir eine gratis Testversion an, damit du einen Eindruck von ihrer Eventmanagement-Software bekommst, bevor du dich kostenpflichtig für etwas entscheiden musst.
Das ist besonders hilfreich, wenn du dich zwischen zwei Programmen entscheiden musst. Eine Testversion ist normalerweise zwischen zwei und vier Wochen gültig — hol also das meiste aus ihr heraus.
Tipp: Hier erfährst du mehr über die wesentlichen Faktoren, nach denen du Ausschau halten solltest.
Billetto ist eine Ticketverkaufsplattform, die dir dabei hilft, deine Events zu planen, zu bewerben und zu veranstalten. Erstelle eine Seite für dein Event und verkaufe deine ersten Tickets in unter 5 Minuten!
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Hast du gefunden, wonach du gesucht hast?
Hoffentlich hat dir dieser Guide bei der Suche nach der richtigen Eventmanagement-Software geholfen.
Es kann gut sein, dass du ein paar Anläufe brauchst, bis du das perfekte Programm gefunden hast. Aber sobald du es gefunden hast, wird das Organisieren von Events viel einfacher und angenehmer.
Viel Glück!
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