Wie du ein Privatevent planst: 11 Dinge, an die du denken solltest

Du hast dich entschieden, eine private Veranstaltung zu organisieren, aber du bist nicht ganz sicher, wie du das machst. Alles cool, das ist schließlich der Grund, warum du hier bist.

Lies weiter und erfahre,…

• Wie du den Zweck des Events festlegst
• Wie du den richtigen Veranstaltungsort findest
• Wie du ein realistisches Budget festlegst
• Wie du für das richtige Level an Privatsphäre sorgst
• Wie du die Speisekarte zusammenstellst
• Wie du Entertainer und Redner findest

Bist du bereit, die Antworten auf deine Fragen zu bekommen?

1. Was für ein Event ist es?

Deine Eventplanung sollte damit beginnen, dir selbst diese Frage zu stellen. Ein Networking-Dinner für eine Firma hat andere Anforderungen als ein Zusammentreffen unter Familien.

Erwäge folgendes:

• Wer nimmt an dem Event teil?
• Ist es geschäftlich oder privat?
• Wird es Entertainment geben?
• Wirst du technisches Equipment brauchen?
• Welche Speisen und Getränke soll es geben?

Die Planung deines Events wird um einiges einfacher, sobald du einmal weißt, was dessen Zweck ist.

2. Wo wird das Event stattfinden?

Sobald du das Ziel und das Thema deines Events etabliert hast, wird es Zeit, sich um den Austragungsort zu kümmern. Wird dein Privatevent in der Stadt oder am Land stattfinden? Drinnen oder draußen?

Hier sind einige Dinge, die du bedenken solltest, wenn du dir einen Veranstaltungsort aussuchst:

• Passt er zum Thema des Events?
• Wünschen sich die Gäste einen Szenenwechsel?
• Wie erreichbar ist er für die Gäste?
• Ist dort komplette Privatsphäre gegeben?
• Wie viel wird er dich kosten?

Tipp: DesignMyNight hat eine nützliche Liste an privaten Räumlichkeiten, die du für dein Event buchen kannst.

3. Wann wird das Event stattfinden?

Vermutlich hast du schon eine ungefähre Vorstellung, wann dein Event stattfinden soll. Es muss dir jedoch der Veranstaltungsort an diesem Tag zur Verfügung stehen. Vergiss das also nicht, wenn du eine Timeline erstellst.

Denke dabei auch an die Jahreszeit. Wenn du eine Weihnachtsparty planst, musst du den Veranstaltungsort weit im Voraus buchen, damit es auch nicht zu Enttäuschungen kommt.

Tipp: Mach dich über Feiertage und andere festliche Jahreszeiten schlau.

4. Was ist dein Budget?

Budgets können aus vielen verschiedenen Gründen knifflig sein. Du weißt etwa nie genau, wie viele Gäste tatsächlich erscheinen werden — und es ist hart, ein Budget festzulegen, wenn man keine konkreten Zahlen hat.

Versuche aber, so gut zu schätzen wie du nur kannst, und schreibe eine Liste an Best- und Worst-Case-Szenarios. Du solltest auch herausfinden, wer alles bezahlt. Werden die Kosten von einer Firma oder von Privatpersonen getragen?

Tipp: Wie du ein Eventbudget vorbereitest und verwaltest, erfährst du in diesem Guide.

5. Den gesamten Veranstaltungsort mieten oder Mindestbestellwert?

Eine Sache, die du bedenken solltest, wenn du einen Veranstaltungsort wählst und ein Budget planst, ist, ob du gleich den ganzen Veranstaltungsort mieten oder eine nur Mindestmenge an Speisen und Getränken konsumieren willst.

Einen Veranstaltungsort zu buchen bedeutet, dass du einen Pauschalpreis für die Räumlichkeiten, Speisen und Getränke bezahlst. Eine Mindestbestellmenge zu konsumieren bedeutet, dass die Räumlichkeiten gratis sind, solange deine Gäste eine bestimmte Menge Geld für Speisen und Getränke ausgeben.

Manche Orte bieten dir einen geringen Mietpreis für den Veranstaltungsort. Jedoch kommen hier die Kosten für Speisen und Getränke zuzüglich hinzu.

Du solltest dabei folgendes erwägen:

• Wie viele Gäste werden teilnehmen?
• Was ist dein Budget?
• Bist du in der Lage, einen Deal zu verhandeln?

Tipp: Lies hier, wie du mit Veranstaltungsorten verhandelst, um sicherzugehen, dass du den besten Deal bekommst.

6. Wie privat soll das Event sein?

Wie viel Privatsphäre du bei deinem Event brauchst, ist ebenfalls etwas, das du bedenken musst. Es hängt vom Zweck deines Events (siehe #1) und von den Gästen ab, die daran teilnehmen werden.

Wenn du ein Firmenmeeting organisierst, bei dem sensible Informationen besprochen werden, oder du einen prominenten VIP-Gast eingeladen hast, wirst du so viel Privatsphäre brauchen wie nur möglich.

Denke über diese Aspekte nach:

• Sind die Räumlichkeiten, die du nutzt, vom Rest des Veranstaltungsortes getrennt?
• Sind sie schalldicht, um sensitive Gespräche geheim zu halten?
• Hat der Veranstaltungsort einen diskreten Eingang?
• Gibt es einen separaten Zugang zu den Toiletten für deine Gäste?

Du solltest diese Fragen mit dem Veranstaltungsort besprechen, den du für dein privates Event mieten möchtest.

7. Wer sorgt für das Essen?

Wer sorgt für das Essen für dein Event? Das hängt von deinem Deal mit dem Veranstaltungsort ab. Wenn du nur die Räumlichkeiten und sonst nichts gemietet hast, brauchst du Catering von einer externen Firma.

Catering kann teuer werden. Versuche also, herauszufinden, ob es nicht billiger ist, das Essen direkt vom Veranstaltungsort zu bekommen.

Tipp: Sieh dir hier einige der besten Catering-Unternehmen Großbritanniens an und finde die beste Lösung für dein Event.

8. Wie wird das Essen serviert?

Speisen und Getränke sind immer wichtig, wenn es um Events geht. Auf der einen Hand geht es um den Geschmack und die Atmosphäre, auf der anderen um die Machbarkeit.

Braucht dein Event…

• Drinks und Canapés?
• Ein Buffet?
• Ein Drei-Gänge-Menü?

Deine Wahl wird davon abhängen, wie formell das Event werden soll und ob der Veranstaltungsort deinem Servierstil entspricht.

9. Was soll auf der Speisekarte stehen?

Sobald du die praktischste Art und Weise festgelegt hast, wie du das Essen servieren wirst, solltest du dir überlegen, was überhaupt serviert werden soll.

Du solltest du dir überlegen, was deine Gäste mögen und was nicht — es sei denn, du entscheidest dich für ein großes Buffet. Es wird auch Ernährungsbedürfnisse und -einschränkungen zu berücksichtigen geben.

Ernährungsbedürfnisse und -einschränkungen

Manche deiner Gäste haben möglicherweise Ernährungsbedürfnisse aus einer Reihe an Gründen. Die Speisekarte sollte mindestens eine Option enthalten, die für alle Teilnehmer des Events geeignet ist.

Hier sind einige Dinge, die du bei der Erstellung deiner Speisekarte bedenken solltest:

• Halal- und Koscher-Ernährungsweisen
• Vegane und vegetarische Ernährungsweisen
• Lebensmittelallergien (Erdnüsse, Gluten und so weiter)

Es ist eine gute Idee, Gäste zu bitten, besondere Anforderungen bekanntzugeben, wenn sie auf deine Einladung antworten. Besprich das auch im Voraus mit dem Veranstaltungsort und dem Catering-Unternehmen.

Kuchen und Torten

Wenn du eine Hochzeit oder eine Geburtstagsfeier organisierst, brauchst du möglicherweise eine Torte oder einen Kuchen. Frage deinen Veranstaltungsort, ob sie dir da was bieten können. Ansonsten musst du eine Bäckerei finden.

Getränke

Die meisten Veranstaltungsorte verdienen den Großteil ihres Umsatzes mit Getränken, also solltest du auch das bedenken, wenn du dein privates Event planst. Wird es eine unlimitierte Bar geben, eine gemeinsame Rechnung oder sollen Gäste ihre Getränke selbst bezahlen?

10. Wird es Entertainment geben?

Eine Hochzeit oder Geburtstagsparty braucht etwas Unterhaltung wie etwa eine Band. Auch ein Firmenevent braucht vielleicht einen Comedian oder einen Vortragenden.

Tipp: Sieh dir dieses Verzeichnis für Entertainmentagenturen an, um nach der idealen Unterhaltung für dein privates Event zu suchen.

11. Brauchst du technisches Equipment?

Wenn auf deinem Privatevent ein Entertainer oder Redner auftritt, wirst du das passende Equipment brauchen.

Finde heraus, ob der Veranstaltungsort verfügt über:

• Mikrofone
• Ein Soundsystem
• Beleuchtung
• Eine Bühne
• IT-Equipment
• Einen Projektor

Tipp: Wenn der Veranstaltungsort das passende Equipment nicht hat, musst du eine AV-Firma kontaktieren, um es zu mieten.

Fühlst du dich besser vorbereitet?

Du solltest jetzt eine bessere Vorstellung davon haben, was getan werden muss, um ein tolles Privatevent zu veranstalten. Was jetzt nur noch getan werden muss, ist, den Plan auch durchzuführen.

Hier auf unserem Blog erfährst du genau das!