Wie du Freiwillige für ein Event findest: 6 wichtige Schritte

Als Eventorganisator ist es nützlich, zu wissen, wo genau du Freiwillige für dein Event findest. Vor allem, wenn du eine Wohltätigkeitsveranstaltung organisierst.

Dieser Guide hilft dir,…

• Zu definieren, wofür du Freiwillige brauchst
• Rollen für deine freiwilligen Eventhelfer festzulegen
• Einen Anreiz für die freiwillige Hilfe zu schaffen
• Potenzielle Kandidaten zu finden
• Die richtigen Freiwilligen für dein Event zu finden

Zum Schluss wirst du genau wissen, wie du die Rollen der Freiwilligen definierst und wie du Menschen findest, die sie übernehmen.

1. Definiere deine Anforderungen

Der erste Schritt in der Rekrutierung von Freiwilligen für dein Event ist, zu definieren, warum du sie überhaupt brauchst. Während der Planungsphase solltest du dir notieren, welche Aufgaben erledigt werden sollen.

Sobald du weißt, was getan werden muss, hast du eine Idee davon, welche Skills du dafür benötigst. Damit wirst du dir leichter tun, Freiwillige mit der Erfahrung zu finden, die du brauchst.

Freiwillige Eventhelfer können dir mit vielen Dingen helfen:

• Mit der Eventplanung
• Bei der Promotion und dem Marketing
• Mit dem Check-in
• Sie können Gästen Anweisungen geben
• Beim Servieren von Speisen und Getränken
• Sie können sich um Redner und Entertainer kümmern
• Beim Aufräumen nach dem Event

Praktische Skills sind jedoch nicht alles, was du brauchst. Vielleicht braucht dein Event jemanden, der besonders positiv gestimmt oder humorvoll ist.

Du brauchst möglicherweise auch Freiwillige mit bestimmten körperlichen Eigenschaften. Wenn sie etwas Schweres tragen müssen, brauchst du jemanden, der stark ist und Ausdauer hat.

Mach eine Liste mit gewünschten Persönlichkeitseigenschaften, die deine freiwilligen Helfer haben sollten.

Tipp:Lies unsere Guides, in denen steht, wie du ein Event planst und was du am Tag des Events tun solltest, und erfahre, wie du eine Liste mit den Aufgaben und Anforderungen erstellst.

2. Halte Rücksprache mit Event-Stakeholdern

Es ist eine gute Idee, Freiwillige für dein Event zu rekrutieren, aber du solltest immer sicherstellen, dass jeder damit einverstanden ist. Besprich potenzielle Rekrutierungsstrategien mit deinem Team.

Wenn du das Event nicht alleine planst, solltest du deinen Plan mit jeglichen Stakeholdern besprechen, die an deinem Event beteiligt sind (wie etwa Sponsoren).

Tipp:Hier erfährst du, wie du mit Stakeholdern verhandelst, wenn du etwas Widerstand gegen deine Idee, freiwillige Eventhelfer zu rekrutieren, erwartest.

3. Lege Rollen für Freiwillige fest

Sobald du eine Liste an Aufgaben hast, die erledigt werden müssen, ist es wichtig, dass du Rollen für deine potenziellen freiwilligen Helfer festlegst.

Überlege dir, welche Aufgaben zusammengelegt werden können, damit du weißt, welche Helfer für welche Aufgaben verantwortlich sind. Stell dir vor, du entwirfst Abteilungen für eine Firma (was du im Wesentlichen auch tust).

Hier ist eine Liste potenzieller Event-Bereiche, um die sich Freiwillig kümmern können:

• Saubermachen
• Verkaufsstände
• Massenkontrolle
• Kundenservice
• Logistik
• Marketing
• Merchandise
• Ticketing
• Verkehr

Sobald du einmal eine Liste an Bereichen hast, die sich um bestimmte Aufgaben kümmern, kannst du diese Bereiche weiter in individuelle Rollen einteilen.

Die Marketing-Gruppe kümmert sich beispielsweise um Social Media, Flyern und Event-Listings.

Wenn du in jedem Bereich die individuellen Rollen definiert hast, kannst du für jede eine Jobbeschreibung schreiben.

Deine Jobbeschreibung sollte folgendes inkludieren:

• Aufgaben
• Deadlines
• Ziele
• Skills
• Erfahrung
• Wissen
• Körperliche Eigenschaften
• Persönlichkeitseigenschaften

Versuche, die Jobbeschreibung so detailliert wie möglich zu machen. Auf diese Weise vermeidest du Bewerber, die nicht verstehen, wonach du wirklich suchst.

Tipp:Erfahre hier, wie du eine gute Jobbeschreibung für Freiwillige schreibst.

4. Biete einen Anreiz fürs freiwillige Helfen

Freiwillige werden normalerweise nicht bezahlt, was bedeutet, dass du die einen Anreiz einfallen lassen musst, der das Helfen attraktiv macht. Du musst dir kreative Arten ausdenken, wie du Freiwillige rekrutierst.

Hier sind ein paar Anreize, die du freiwilligen Helfern bieten kannst:

• Kostenloser Eintritt
• Backstage-Tickets
• Verpflegung
• Rabatte auf Produkte oder Services
• Arbeitserfahrung
• Empfehlungsschreiben

Der Anreiz sollte aber nicht etwas sein, ohne dem man ohne weiteres leben kann. Es sollte einen Mehrwert für potenzielle Freiwillige haben.

Betrachte es als ihr Gehalt. Du würdest deinen Job auch nicht ohne Bezahlung machen, also warum sollten sie es? Dein Anreiz sollte von gleichem oder größerem Wert als die Zeit sein, die sie freiwillig auf deinem Event verbringen.

Tipp:Sieh dir diese großartigen Anreize für freiwillige Eventhelfer als Inspiration an.

5. Finde potenzielle freiwillige Eventhelfer

Du weißt, was getan werden muss, wer es tun kann und was du im Gegenzug dafür bieten wirst. So weit, so gut. Jetzt brauchst du nur noch die eigentlichen Freiwilligen für dein Event.

Nutze deine bestehenden Kanäle

Das Erste, das du tun kannst, ist, deine bestehenden Kanäle zu nutzen, um die Gelegenheit, an deinem Event freiwillig mitzuarbeiten, zu bewerben. Poste auf Social Media, versende E-Mails und kontaktiere deine Freunde und Bekannte.

Tipp:Lies hier mehr darüber, wie du deine Freiwilligen-Positionen online promotest.

Frage andere Organisationen

Eine gute Art und Weise, an Freiwillige zu kommen, ist, andere Organisationen zu kontaktieren, die mit ihnen arbeiten. Die Chancen stehen gut, dass sie ein paar Helfer haben, die sie mit dir teilen würden.

Tipp:Wohltätigkeitsorganisationen wie Cancer Research UK und British Heart Foundation arbeiten auf ihren Events mit Freiwilligen.

Durchsuche Freiwilligen-Datenbanken

Du kannst auch in bestehenden Datenbanken nach Personen suchen, die sich bereits als Freiwillige angemeldet haben. Sie suchen nach der richtigen Gelegenheit.

Tipp:Sieh dir Freiwilligen-Datenbanken wie SignUp.com an, um nach Kandidaten für dein Event zu finden.

Lass sie dich finden

Du kannst dich auch selbst auf Seiten und Foren auflisten, auf denen Freiwillige nach Arbeit suchen. Sorge nur dafür, dass dein Event es auch wert ist (siehe 4).

Tipp:Liste dein Event auf Do-it.org, um darauf aufmerksam zu machen.

6. Rekrutiere deine Eventhelfer

Sobald du eine Quelle für potenzielle Freiwillige gefunden hast, ist es Zeit, die besten herauszusuchen, sie zu interviewen und dann zu rekrutieren.

Ihre Vorqualifikation

Wenn du eine Menge Bewerbung erhalten hast, kannst du diejenigen Kandidaten, die nicht so gut zu deinem Event passen werden, mittels eines Screening-Fragebogens herausfiltern.

Nutze den Fragebogen, um sie zu ihren Skills, Interessen und ihren Gründen, warum sie freiwillig mithelfen wollen, zu befragen. Das kann auch hilfreich sein, sie in bestimmte Rollen einzuteilen, bevor du sie interviewst.

Das Bewerbungsgespräch

Wenn dein Event relativ klein ist, solltest du dir die Zeit nehmen, jeden Freiwilligen individuell zu interviewen. Eine Alternative ist, mit ihnen via Skype zu sprechen, wenn sie sich gerade nicht in der Nähe aufhalten.

Ein persönliches Interview hingegen gibt dir einen weitaus besseren Einblick in ihre Persönlichkeit. Dadurch wirst du eher wissen, ob du sie in deinem Freiwilligen-Team für dein Event haben willst oder nicht.

Rekrutiere Sie

Sobald du die besten Kandidaten in die engere Wahl gezogen hast, ist es an der Zeit, sie zu rekrutieren. Sieh dir diesen Prozess zur Rekrutierung von Freiwilligen an, der dir beim Abschluss deiner Suche hilft.

Hast du schon ein paar Freiwillige gefunden?

Hoffentlich hat dir dieser Guide bei deiner Suche nach Freiwilligen geholfen. Du solltest jetzt ein exzellentes Team haben, das dir bei deinem Event hilft.

Jetzt musst du nur noch erfahren, wie du ein Team von Freiwilligen verwaltest. Darüber berichten wir auf diesem Blog in Kürze.

Halt also die Ohren steif!