Musikevents sind gehören zu den spannendsten Events, an denen man teilnehmen kann. Es ist leicht, anzunehmen, dass alles natürlich und ohne großen Aufwand passiert. Zu wissen, wie man ein Musikevent plant, ist jedoch essentiell. Hinter der Kreativität und dem Spaß stehen jede Menge Organisation und Planung.
Wir haben eine Liste mit fünf wesentlichen Schritten zusammengestellt, die dir bei der Planung deines Musikevents helfen. Dabei haben wir spezifische Tipps und Ressourcen miteinbezogen, die dir nützlich sein könnten.
Diese Schritte sind nicht unbedingt glamourös. Aber frag jeden Musikpromoter: Alles, das Zeit spart und den Prozess beschleunigt, wird dankbar angenommen.
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1. Leg dein Budget fest
Es gibt einen Grund, warum das Budget der erste Tipp in dieser Liste ist. Das Geld, das dir zur Verfügung steht, hat einen großen Einfluss auf die meisten deiner Entscheidungen, die du treffen musst. Wenn du kein Budget festlegst, wirst du ziemlich sicher zu viel Geld ausgeben.
Du musst kein Vermögen ausgeben. Viele legendäre Gigs wurden in den Hinterzimmern von Bars mit Bands organisiert, von denen die meisten noch nie gehört haben.
Das wichtigste ist, herauszufinden, wie viel Geld du ausgeben kannst. Auf diese Weise gehst du nicht pleite. Ein erfolgreiches Event wird sogar etwas Profit machen (oder zumindest eine schwarze Null schreiben).
Das Budget wird für jeden Gig ein bisschen anders sein. Denk darüber nach, wie viele Besucher du auf deinem Event gerne hättest. Was ist ein realistischer Preis für Tickets? Dein Budget sollte niemals das überschreiten, was du planst zu verdienen. Sonst geht dir die Knete aus.
2. Finde den richtigen Veranstaltungsort
Der Veranstaltungsort ist ein wesentlicher Teil deines Gigs. Er trägt zur Atmosphäre bei. Manche besuchen Events in aufgrund des Veranstaltungsortes.
Google ist definitiv hilfreich, um Veranstaltungsorte zu finden, aber es gibt andere Methoden.
Webseiten wie Venuefinder sind hilfreiche Tools: Sie bieten dir Informationen über den Veranstaltungsort wie etwa behindertengerechte Ein- und Ausgänge und Kontaktinformationen. Es gibt auch jede Menge Nicht-Musikveranstaltungsorte. Stelle sicher, dass der Veranstaltungsort für Konzerte geeignet ist, sonst verschwendest du deine Zeit.
Eine weitere gute Methode ist es, Gig-Listings „rückzuentwickeln“. Sieh dir ähnliche Gigs in der Umgebung an. Sieh dir die Veranstaltungsorte an. Dort kannst du die relevanten Kontakte finden. Bands in Town ist eine Webseite, auf der tausende Events gefunden und nach Regionen gefiltert entdeckt werden können.
Klar, ein Veranstaltungsort braucht die notwendige Ausstattung. Aber er sollte auch etwas Atmosphäre bieten, die du vielleicht nicht für – sagen wir mal – eine Konferenz brauchst. Denke nicht nur an die Ausstattung, die Kapazität und den Standort des Veranstaltungsortes, sondern auch seinen Ruf als Austragungsort für Konzerte.
3. Verpflichte Bands und Künstler
Dieser Schritt ist synonym mit der Suche des richtigen Veranstaltungsortes. Vermutlich planst du ein Musikevent, weil du schon an bestimmte Bands und Künstler denkst. Wenn nicht, sei auf die schwierige (wenn auch lohnende) Aufgabe vorbereitet, deine Musiker zu buchen.
Die Dimension deines Musikevent muss hierbei in Betracht gezogen werden. Unbekanntere Bands spielen vermutlich gern in Pubs und Clubs. Die kleinen Gigs am Anfang einer Karriere sind sowas wie ein Ritual für jeden Musiker.
Gib kein Vermögen dafür aus, Performer zu buchen, die teuer sind, wenn du erst beginnst und in kleinen Maßstäben arbeitest.
Denke allerdings darüber nach, welche Band oder Bands Fans anlocken. Mindestens eine Band in deinem Line-up sollten einen Teil deiner Teilnehmer anlocken. Drei unbekannte Bands in einem 1000-Personen-Veranstaltungsort zu buchen kann nur in einem Desaster enden.
Bands zu finden erfordert viel Arbeit. Erst recht, wenn du noch keine Idee hast, wen du gerne auf deinem Event hättest.
Mit Google findest du Event- und Hochzeitsbands. Die sind teuer und spielen Coverversionen. Das ist vermutlich nicht, was du auf deinem Event haben möchtest.
Die beste Methode ist es, dort zu suchen, wo sich Bands aufhalten. Online und Offline.
Offline
Sieh dir Gig-Listings an und finde heraus, wo lokale Bands spielen. Örtliche Proberäume und Veranstaltungsorte sind gute Orte, um Bands zu finden. Frag deine Freunde, vor allem die, die sich für Musik-Aficionados halten.
Online
Twitter, Soundcloud und Facebook können ebenfalls hilfreiche Plattformen für die Suche nach Bands sein. Reverb Nation verfügt über eine Funktion, die dir ermöglicht, nach Regionen gefiltert zu suchen. Das kann dir das Leben retten, wenn du nach örtlichen Bands suchst. Schreibe Musikern und frag sie, wie man sie bucht und wann sie verfügbar sind.
Bands in Town ist super, um Locations zu finden, hat aber auch eine Menge Gig-Listings. Mit diesen Listen kannst du Bands für dein eigenes Event entdecken.
The Unsigned Guide ist ein detailliertes Musikverzeichnis und eine nützliche Ressource für jeden, der in der Musikbranche arbeitet. Sie haben eine Liste von über 70 Booking-Agenten und ihre Kontaktinformationen. Die Plattform ist nicht kostenlos, aber wenn du es Ernst meinst, kann sich die monatliche Gebühr von £4.99 durchaus lohnen.
Stelle sicher, dass du Bands ähnlicher Genres buchst, um deine Teilnehmer nicht zu vergraulen. Performer zu finden ist zeitintensiv, kann aber auch Spaß machen.
4. Plane Equipment und Technik
Es besteht die Chance, dass du dich mit Equipment und Soundtechnikern nicht herumschlagen musst, wenn du einen Gig planst, aber es schlau, auch hier sicher zu sein.
Auch wenn viele Veranstaltungsorte ihre eigene PA-Anlage und Techniker haben, solltest du vorher nachfragen. Überprüfe, ob du jemanden zusätzlich anheuern oder etwas dazukaufen musst.
Du solltest Musiker immer fragen, ob sie spezielles Equipment brauchen (und das sie selbst nicht mitbringen). Lege fest, wer das Equipment aufbaut und das Mischpult bedient. Hier ist Kommunikation wesentlich.
Heat on the Street haben eine Checkliste für Events zusammengestellt, die dir hilft, einen Überblick über Produktionskosten und andere Aspekte zu behalten.
5. Bedenke die Eventlogistik
Logistik ist ein breites Gebiet. Wenn du eher kreativ bist, läuft dir beim Wort allein ein kalter Schauer über den Rücken.
Manche Dinge müssen einfach immer rechtzeitig vor einem Gig diskutiert und berücksichtigt werden. Die folgende Liste verrät dir, welche logistische Aspekte du bedenken musst, damit auch bestens über die Bühne geht. Sorge dafür, dass:
- Der Veranstaltungsort an einem Datum gebucht ist, das für alle Parteien, inklusive Musiker, passt.
- Marketingkanäle wie Event-Webseiten, Einladungen und Poster eingerichtet sind.
- Eine Timeline für den Tag des Events feststeht. Das beinhaltet auch wann Performer und Mitarbeiter eintreffen sollten.
- Für Security und Mitarbeiter gesorgt ist, die sich um den Ticketverkauf kümmern. (Frage die Betreiber der Location, ob du Mitarbeiter zur Verfügung stellen musst.)
- Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinien befolgst. Der Veranstaltungsort wird dir dabei helfen können, aber du solltest Musiker, Mitarbeiter und Besucher benachrichtigen. Dieser Artikel hat super Tipps zum Thema Gesundheit und Sicherheit bei Events.
- Preisgestaltung und Ticketverkauf geklärt sind. Der Ticketverkauf wird mithilfe einer Plattform wie Billetto um einiges vereinfacht. Du kannst mehrere Ticketkategorien und eine maximale Kapazität festlegen, damit du dir keine Sorgen machen musst, dass du zu viele Tickets verkaufst.
- Du über einen Zapfenstreich und Lizenzen Bescheid weißt. Lege eine Zeit fest, wann du fertig sein musst. Erstelle eine Running Order. Performer tendieren dazu, zu lange zu spielen. Warne sie also, dass das nicht möglich ist. Sag ihnen, dass die PA-Anlage abgeschaltet werden würde.
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Meistere die Grundlagen und werde erfolgreich.
Während du Erfahrung in der Planung von Musikevents sammelst, wirst du feststellen, dass es hier einiges zu bedenken gibt. Die obengenannten Tipps sind eine großartige Starthilfe, mit deren Hilfe du die Grundlagen zu beherrschen lernst.
Während du dich dem Event näherst, musst du alles bedenken – vom Marketing bis hin zu Ridern. Halte hier auf dem Blog nach detaillierteren Posts über die Promotion und Organisation von Musikevents Ausschau.
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