Wie man ein Sportevent plant: 7 Schritte

Ein tolles Sportevent bietet einer Gemeinschaft viele Vorteile. Du kannst es zur Spendensammlung nutzen, um das Bewusstsein über etwas zu erhöhen und den Zusammenhalt innerhalb einer Gemeinschaft zu stärken.

Das Event zu planen ist der schwierige Teil. Von der Idee bis zur Post-Event-Analyse musst du die Kontrolle behalten.

Das kann eine Herausforderung sein, vor allem dann, wenn du keine Erfahrung darin hast. Oder wenn das Event mehrere Sportarten beinhaltet.

Du willst, dass es ein Megaerfolg wird? Folgendes kannst du tun.

1. Bereite einen detaillierten Plan vor

Planung ist die halbe Miete. Um gut zu planen, brauchst du Experten in deinem Team. Stelle ein Team aus verlässlichen Freiwilligen und Spezialisten zusammen.

Einige der Dinge, die du in diesem Stadium bedenken solltest, sind etwa:

• Das Ziel des Events
• Seine Durchführbarkeit
• Gesetze, die solche Events regulieren
• Die Dauer (dauert es einen Tag, einige Wochen oder länger?)
• Eine grobe Schätzung des benötigten Budgets
• Die geschätzte Teilnehmerzahl
• Potenzielle Sponsoren, sofern du welche brauchst

Tipp:Sieh dir diese „Sports Events Checklist“ von Kent Sports als Inspiration an.

2. Lege das Datum, die Uhrzeit und den Austragungsort fest

Das ist wesentlicher als die meisten realisieren. Es gibt eine Myriade an Dingen, die man bedenken muss.

Wie wird das Wetter? Sind alle Teilnehmer verfügbar? Hast du genügend Zeit, um alles vorzubereiten? Gibt es größere Sportevents in deiner Nähe, die deines in den Schatten stellen könnten?

Lass dir damit Zeit. (Schlechter Wortwitz, tut uns leid.)

Als Nächstes solltest du das Management deiner bevorzugten Austragungsorte ansprechen und nach der Verfügbarkeit fragen.

Bevor du einen Deal abschließt, ist es wichtig, dass du sichergehst, dass der Veranstaltungsort die notwendige Ausstattung für das Event hat. Stelle sicher, dass dir das Management dir erlaubt, sie zu nutzen. Du solltest keinen Austragungsort ohne Swimmingpool mieten, wenn Schwimmen eines deiner Hauptaktivitäten ist.

Finde heraus, ob sie separate Umkleidekabinen für Frauen und Männer haben. Oder ob das, was verfügbar, temporär dazu konvertierbar ist, damit du hast, was du brauchst.

Tipp:Für Ratschläge, wie du das richtige Datum festlegst, sieh dir diesen Guide an.

3. Verfeinere den ursprünglichen Plan

Zu diesem Zeitpunkt haben wir mit groben Ideen gearbeitet, die aus den ersten Meetings mit Experten und Freiwilligen hervorgingen.

Jetzt, da das Datum festgelegt und der Austragungsort gebucht ist, wird es Zeit, den Plan weiterzuentwickeln. Das beinhaltet spezifische Details wie etwa die Turniere, die abgehalten werden.

Lass uns Fußball als Beispiel verwenden. Ist es ein Turnier mit K.O.-System? Sind es komplette, 90-minütige Spiele oder sind die Regeln angepasst? Wie viele Teams soll es geben?

Mach das mit allen Sportaktivitäten, die stattfinden werden. Wenn du dich auf die Details konzentrierst, bekommst du ein klareres Bild davon, welche Ausrüstung und Services du benötigen wirst.

Um effizienter zu sein, erstelle eine Liste der benötigten Lieferanten und deren Preise. Auf diese Weise reduzierst du das Risiko, etwas zu übersehen.

4. Überzeuge die Sponsoren

Jetzt hast du einen ausführlichen Plan und ein Budget. Jetzt befindest du dich in einer guten Position, um Sponsoren anzusprechen. Erzähl ihnen vom Event, dessen Ziel, warum sie ideale Sponsoren wären und was du von ihnen benötigst.

Es gibt keinen Spielraum für Fehler. Dinge wie deine Art, zu kommunizieren, Herangehensweise, Verlässlichkeit und Pünktlichkeit zählen. Kommuniziere ihnen deutlich, was du von ihnen brauchst. Sei bereit dazu, deine Anfrage zu begründen.

Es besteht immer die Chance, dass ein potenzieller Kunde ablehnt, wodurch du andere ansprechen musst. In so einem Fall spuckst du in die Hände und machst wie gewohnt beim nächsten Sponsor weiter.

Tipp:Wie man Sponsoren für ein Event sichert, liest du in diesem detaillierten Guide.

5. Erstelle das Tagesprogramm

Es ist Zeit, ein detailliertes Tagesprogramm zu entwerfen. Die Planung wird schwierig, vor allem, wenn es mehrere Aktivitäten gibt.

Zuerst solltest du die Teilnehmer bedenken. Sportevents sind oft für Familien gedacht. Sie ziehen eine beträchtliche Anzahl an Familien mit Kindern an, manche von ihnen kommen von weit weg. Versuche, die Aktivitäten vor Sonnenuntergang zu einem Ende zu bringen.

Unterschiedliche Aktivitäten und Teilnehmer nutzen vielleicht das gleiche Equipment und dieselben Betreuer. Notiere dir solche Details. Vermeide es, sie zu der gleichen Zeit einzuplanen, um Konflikte zu vermeiden.

Idealerweise würdigst du auch die Sponsoren in deinem Programm. Einige dich mit ihnen auf die Promo-Infos, die du verwenden sollst.

Tipp:Um deine Arbeit zu erleichtern, nutze ein kostenloses Online-Tool, um dein Programm zu erstellen.

6. Organisiere Ausstattung und Betreuer

Besorge die Ausstattung, die du brauchst, im Vorhinein. Die nötige Ausrüstung kann von Event zu Event unterschiedlich sein. Im Allgemeinen brauchst du Dinge wie:

• Anzeigetafeln
• Pfeifen
• Schläger
• Netze
• Bälle
• Erste-Hilfe-Kästen
• Poster
• Pokale
• Zertifikate

Limitierte Finanzmitteln sind eine der größten Herausforderungen, mit denen Eventplaner kämpfen. Spare Geld, indem du strapazierfähige Ausrüstung mietest.

Der Veranstaltungsort selbst hat vielleicht Equipment, das du brauchst. Sprich das Management an und borge es dir aus oder miete es.

Wenn die Bewerbe professionell sein sollen, sorge für professionelle Schiedsrichter und Betreuer. Stell sicher, dass es hier zu keinen Konflikten kommt. Von ihnen sollte niemand ein Team einem anderen im Turnier vorziehen. So verhinderst du einen unfairen Wettkampf.

Bestimme den Betrag, den du ihnen zahlst, im Voraus.

Tipp:GGS International haben eine Auswahl an Sportausrüstung, die du für dein Event mieten oder kaufen kannst.

7. Überprüfe alles doppelt und dreifach

Bestätige, dass das gesamte notwendige Equipment verfügbar ist. Sorge dafür, dass es in einem guten Zustand ist. Das Gleiche gilt für Betreuer und Freiwillige.

Stell außerdem sicher, dass Personen anwesend sind, die grundlegende Erste-Hilfe-Verfahren beherrschen. Sie sollten außerdem Anzeichen von Unwohlsein wie gefährliche Atemknappheit erkennen können. Sorge für einen Rettungswagen und Sanitäter, die in Bereitschaft stehen. Verteile Listen mit Notfallrufnummern an die Teilnehmer.

Kontaktiere danach alle teilnehmenden Personen und Teams, um ihre Teilnahme zu bestätigen. Stell sicher, dass sie einen Haftungsverzicht unterschreiben. Das schützt dich rechtlich, wenn es zu Verletzungen kommt.

Wenn es bestimmte Regeln für das Event gibt, informiere sie entsprechend. Stelle ihnen darüber hinaus eine Helpline zur Verfügung, die sie anrufen können, wenn sie Fragen oder Anregungen haben.

Genieße das Sportevent, aber…

…vergiss nicht, dass du die Verantwortung hast.

Als Organisator solltest du Spaß haben wie jeder andere. Es ist okay, wenn du jemanden anfeuerst und diese unvergesslichen Schnappschüsse machst.

Vergiss aber nicht mal für eine Minute, dass du für alle verantwortlich bist. Dein echter Erfolg wird sein, dass du das Event beendest, ohne dass es dabei zu gröberen Problemen kommt. Sei während des gesamten Events erreichbar. Bleib wachsam, um etwaige Herausforderungen oder Notfälle rechtzeitig zu erkennen.

Wir bringen bald einen Guide heraus, der erklärt, wie man ein Sportevent am Tag des Events führt. Halt die Ohren steif.