5 Dinge, die Du wissen solltest, um ein Event im Freien zu organisieren

Als Veranstalter musst Du diesen Sommer unbedingt noch mindestens ein Event im Freien organisieren. Draußen gibt es viel mehr Platz, der ausgenutzt werden kann, aber mehr Platz und Teilnehmer bedeuten oft auch mehr Herausforderungen für die Planung. Hier bekommst Du 5 Tipps, die sicherstellen sollten, dass bei Deinem Event alles so läuft wie geplant - ganz egal, wie das Wetter wird.

1. Das Wetter

Die erste Frage, die Du gestellt bekommst, wenn Du ein Event im Freien organisierst, ist sicher: “Was ist wenn es regnet?”. Obwohl man das Wetter nicht mit hundertprozentiger Sicherheit vorhersagen kann, kann man sich auf das Unerwartete einstellen. Denke an einen Alternativplan: miete einen Pavilion oder ein Zelt, wo sich Deine Gäste unterstellen können, wähle einen Veranstaltungsort an dem es bereits einen überdachten Teil gibt, oder bringe Regenjacken für Deine Gäste, falls es am Tag des Events doch regnen sollte. Hast Du Dein Event bereits geplant ohne an die obigen Punkte zu denken, bitte Deine Gäste darum ihre eigenen Schirme und Jacken mitzubringen, wenn sie sich Sorgen um das Wetter machen.

2. Deine Gäste vorbereiten

Stelle sicher, dass sich Deine Gäste bei Deinem Event im Freien wohlfühlen. Informiere sie im Vorfeld darüber, wenn sie etwas mitbringen sollen: Wasser, Sonnencreme, Snacks, Schirme, Sitzmöglichkeiten, Badekleidung, ... Denke dabei an alle möglichen Dinge, die man bei Deinem Event benötigen könnte, und finde heraus, ob es in der Nähe eine Möglichkeit gibt, wo Deine Gäste all das besorgen können, was ihnen fehlt.

3. Auf Notfälle vorbereitet sein

Draußen kann viel passieren, denn Mutter Natur kann ganz schön gemein sein. Bei jedem Event sollte man unbedingt einen Kontakt für den Notfall haben, aber man sollte auch an die kleinen Dinge wie Insektenstiche, Sonnenbrand, Blutergüsse oder leichten Flüssigkeitsmangel denken. Stelle daher sicher, dass Du einen Erste-Hilfe-Koffer mit Sonnencreme, Insektenspray, Desinfektionsmittel und Wasserflaschen zur Hand hast. Deine Gäste werden Dir auf ewig dankbar sein, wenn Du besonders aufmerksam bist. Am allerwichtigsten ist aber, dass Du im Voraus sicherstellst, dass es in der Nähe eine Toilette und eine Möglichkeit zum Händewaschen gibt.

4. Lärmkontrolle

Nur weil Dein Event draußen stattfindet, bedeutet das nicht, dass man dort so laut sein kann wie man vielleicht möchte. Überprüfe deswegen welche offiziellen Regelungen es an Deinem Veranstaltungsort gibt: bis wann Dein Event dauern kann, wie laut es dabei werden darf, und ob es überhaupt laut werden darf. Nicht alle Orte sind gleich und sogar in manchen Wäldern, Wasseranlagen und Parks gibt es speziell geschützte Gebiete, in denen bestimmte Aktivitäten und unerwarteter Lärm nicht erlaubt sind.

5. Keine “Spuren” hinterlassen

Wo auch immer Du Dein Event im Freien organisierst - stelle sicher, keine “Spuren” zu hinterlassen. Auch wenn das Event in einem öffentlichen Park stattfindet und die Gäste eigenes Essen und eigene Getränke mitbringen, liegt es in der Verantwortung des Veranstalters, dafür zu sorgen, dass der Park nach dem Event wieder sauber und ordentlich hinterlassen wird. Es war immerhin Deine Idee das Event zu veranstalten, also bist auch Du dafür verantwortlich, dass danach keine Spuren hinterlassen werden.