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Checkliste für die Eventplanung

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Egal, ob Du eine Hausparty oder ein kleines Straßenfestival organisierst, eine strukturierte Planung wird Dir viel Zeit für das Wesentliche geben. Wir haben eine kleine Checkliste erstellt, welche Dir bei der Organisation helfen wird. Du kannst diese je nach Größe Deines Events anpassen. Der Kern bleibt in jedem Fall gleich: plane im Voraus und Du kannst Dir den größten Ärger ersparen.


Vor dem Event

    Datum: stelle sicher, dass keine anderen wichtigen Events an diesem Tag stattfinden


    Ort: basierend auf der Anzahl Deiner Gäste


    Gäste: kenne Dein Publikum. Dies wird Dir einige der folgenden Entscheidungen erleichtern


    Essen/Getränke: hole Angebote ein, basierend auf einer groben Schätzung Deiner Gästeanzahl


    Mitarbeiter: rekrutiere Freunde oder freiwillige Helfer


    Aufgabenverteilung: entscheide darüber, wer welche Aufgaben vor & während des Events übernimmt


    Sprecher/Performer: überprüfe ihre Verfügbarkeit am Tag Deines Events


    Sponsoren/Partner: erstelle eine Liste von potentiellen Sponsoren & kontaktiere sie


    Promotionsplan: erstelle einen Plan, verteile Aufgabenbereiche


    Ticketpreise: lege den Ticketpreis fest



Wenige Wochen vor dem Event

    Event: erstelle eine Event-Seite


    Tickets: stelle sicher, dass Deine Tickets schnell zu finden und einfach zu kaufen sind


    Promo: sende E-Mails, teile Dein Event in relevanten Gruppen, bitte Deine Mitarbeiter & Teilnehmer darum es ebenfalls zu promoten


    Medien: organisiere einen Fotografen, ermögliche es Medienvertretern sich für Dein Event zu registrieren


    Veranstaltungsort: bestätige alle technischen Details für Deinen Veranstaltungsort


    Logistik: stelle sicher, dass Gäste & Teilnehmer leicht zum Veranstaltungsort gelangen können


    Ablauf: stelle einen Plan für den Ablauf zusammen & update Deine Helfer/Teilnehmer


    Information: präsentiere Deinen Helfern den Ablauf, um sicherzustellen, dass jeder weiß, was zu tun ist



Am großen Tag

    Ort: überprüfe das W-Lan, bestätige alle technischen Details, lege das nötige Material bereit, überprüfe die Dekorationen


    Material: stelle sicher, dass Du eine Kopie des Sitzplans, der Gästelisten & der Mitarbeiterliste hast


    Mitarbeiter: tausche Dich laufend mit den Helfern aus, um zu sehen, ob alles nach Plan läuft


    Kontakt: stelle sicher, dass jeder die nötigen Kontaktdaten für den Notfall hat


    Teilnehmer: unterrichte sie über den Ablauf, gebe Kontaktinformationen für Fragen weiter


    Medien: stelle sicher, dass die Medienvertreter alle relevanten Informationen & die richtigen Tickets erhalten


    Promo: interviewe Gäste, sammle Geschichten, Fotos, Videos, Impressionen für Social Media


    Gäste: informiere die Gäste über den Ablauf & die Örtlichkeiten



Nach dem erfolgreichen Event

    Finanzen: sammle alle Rechnungen, update Dein Budget, erhalte Zahlungen


    Promo: bedanke Dich bei den Teilnehmern, teile Präsentationen & jegliches anderes Material


    Umfrage: schicke eine Umfrage heraus, um zu sehen, wie Dein Event ankam


    Analyse: überprüfe, wie viele Tickets verkauft wurden & erhalte einen Überblick für Dein nächstes Event

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Bist Du bereit es selbst auszuprobieren?