Checkliste für die Eventplanung

Egal, ob Du eine Hausparty oder ein kleines Straßenfestival organisierst, eine strukturierte Planung wird Dir viel Zeit für das Wesentliche geben. Wir haben eine kleine Checkliste erstellt, welche Dir bei der Organisation helfen wird. Du kannst diese je nach Größe Deines Events anpassen. Der Kern bleibt in jedem Fall gleich: plane im Voraus und Du kannst Dir den größten Ärger ersparen.

Vor dem Event

Datum: stelle sicher, dass keine anderen wichtigen Events an diesem Tag stattfinden




Ort: basierend auf der Anzahl Deiner Gäste




Gäste: kenne Dein Publikum. Dies wird Dir einige der folgenden Entscheidungen erleichtern




Essen/Getränke: hole Angebote ein, basierend auf einer groben Schätzung Deiner Gästeanzahl




Mitarbeiter: rekrutiere Freunde oder freiwillige Helfer




Aufgabenverteilung: entscheide darüber, wer welche Aufgaben vor & während des Events übernimmt




Sprecher/Performer: überprüfe ihre Verfügbarkeit am Tag Deines Events




Sponsoren/Partner: erstelle eine Liste von potentiellen Sponsoren & kontaktiere sie




Promotionsplan: erstelle einen Plan, verteile Aufgabenbereiche




Ticketpreise: lege den Ticketpreis fest

Wenige Wochen vor dem Event

Event: erstelle eine Event-Seite




Tickets: stelle sicher, dass Deine Tickets schnell zu finden und einfach zu kaufen sind




Promo: sende E-Mails, teile Dein Event in relevanten Gruppen, bitte Deine Mitarbeiter & Teilnehmer darum es ebenfalls zu promoten




Medien: organisiere einen Fotografen, ermögliche es Medienvertretern sich für Dein Event zu registrieren




Veranstaltungsort: bestätige alle technischen Details für Deinen Veranstaltungsort




Logistik: stelle sicher, dass Gäste & Teilnehmer leicht zum Veranstaltungsort gelangen können




Ablauf: stelle einen Plan für den Ablauf zusammen & update Deine Helfer/Teilnehmer




Information: präsentiere Deinen Helfern den Ablauf, um sicherzustellen, dass jeder weiß, was zu tun ist

Am großen Tag

Ort: überprüfe das W-Lan, bestätige alle technischen Details, lege das nötige Material bereit, überprüfe die Dekorationen




Material: stelle sicher, dass Du eine Kopie des Sitzplans, der Gästelisten & der Mitarbeiterliste hast




Mitarbeiter: tausche Dich laufend mit den Helfern aus, um zu sehen, ob alles nach Plan läuft




Kontakt: stelle sicher, dass jeder die nötigen Kontaktdaten für den Notfall hat




Teilnehmer: unterrichte sie über den Ablauf, gebe Kontaktinformationen für Fragen weiter




Medien: stelle sicher, dass die Medienvertreter alle relevanten Informationen & die richtigen Tickets erhalten




Promo: interviewe Gäste, sammle Geschichten, Fotos, Videos, Impressionen für Social Media




Gäste: informiere die Gäste über den Ablauf & die Örtlichkeiten

Nach dem erfolgreichen Event

Finanzen: sammle alle Rechnungen, update Dein Budget, erhalte Zahlungen




Promo: bedanke Dich bei den Teilnehmern, teile Präsentationen & jegliches anderes Material




Umfrage: schicke eine Umfrage heraus, um zu sehen, wie Dein Event ankam




Analyse: überprüfe, wie viele Tickets verkauft wurden & erhalte einen Überblick für Dein nächstes Event