Checkliste für die Eventplanung
Egal, ob Du eine Hausparty oder ein kleines Straßenfestival organisierst, eine strukturierte Planung wird Dir viel Zeit für das Wesentliche geben. Wir haben eine kleine Checkliste erstellt, welche Dir bei der Organisation helfen wird. Du kannst diese je nach Größe Deines Events anpassen. Der Kern bleibt in jedem Fall gleich: plane im Voraus und Du kannst Dir den größten Ärger ersparen.
Vor dem Event
Datum: stelle sicher, dass keine anderen wichtigen Events an diesem Tag stattfinden
Ort: basierend auf der Anzahl Deiner Gäste
Gäste: kenne Dein Publikum. Dies wird Dir einige der folgenden Entscheidungen erleichtern
Essen/Getränke: hole Angebote ein, basierend auf einer groben Schätzung Deiner Gästeanzahl
Mitarbeiter: rekrutiere Freunde oder freiwillige Helfer
Aufgabenverteilung: entscheide darüber, wer welche Aufgaben vor & während des Events übernimmt
Sprecher/Performer: überprüfe ihre Verfügbarkeit am Tag Deines Events
Sponsoren/Partner: erstelle eine Liste von potentiellen Sponsoren & kontaktiere sie
Promotionsplan: erstelle einen Plan, verteile Aufgabenbereiche
Ticketpreise: lege den Ticketpreis fest
Wenige Wochen vor dem Event
Event: erstelle eine Event-Seite
Tickets: stelle sicher, dass Deine Tickets schnell zu finden und einfach zu kaufen sind
Promo: sende E-Mails, teile Dein Event in relevanten Gruppen, bitte Deine Mitarbeiter & Teilnehmer darum es ebenfalls zu promoten
Medien: organisiere einen Fotografen, ermögliche es Medienvertretern sich für Dein Event zu registrieren
Veranstaltungsort: bestätige alle technischen Details für Deinen Veranstaltungsort
Logistik: stelle sicher, dass Gäste & Teilnehmer leicht zum Veranstaltungsort gelangen können
Ablauf: stelle einen Plan für den Ablauf zusammen & update Deine Helfer/Teilnehmer
Information: präsentiere Deinen Helfern den Ablauf, um sicherzustellen, dass jeder weiß, was zu tun ist
Am großen Tag
Ort: überprüfe das W-Lan, bestätige alle technischen Details, lege das nötige Material bereit, überprüfe die Dekorationen
Material: stelle sicher, dass Du eine Kopie des Sitzplans, der Gästelisten & der Mitarbeiterliste hast
Mitarbeiter: tausche Dich laufend mit den Helfern aus, um zu sehen, ob alles nach Plan läuft
Kontakt: stelle sicher, dass jeder die nötigen Kontaktdaten für den Notfall hat
Teilnehmer: unterrichte sie über den Ablauf, gebe Kontaktinformationen für Fragen weiter
Medien: stelle sicher, dass die Medienvertreter alle relevanten Informationen & die richtigen Tickets erhalten
Promo: interviewe Gäste, sammle Geschichten, Fotos, Videos, Impressionen für Social Media
Gäste: informiere die Gäste über den Ablauf & die Örtlichkeiten
Nach dem erfolgreichen Event
Finanzen: sammle alle Rechnungen, update Dein Budget, erhalte Zahlungen
Promo: bedanke Dich bei den Teilnehmern, teile Präsentationen & jegliches anderes Material
Umfrage: schicke eine Umfrage heraus, um zu sehen, wie Dein Event ankam
Analyse: überprüfe, wie viele Tickets verkauft wurden & erhalte einen Überblick für Dein nächstes Event
