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Tipps für die Eventplanung:

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Dein Event ist bereits in der Planungsphase, und damit es ein ganzer Erfolg wird, braucht es natürlich Gäste. Aber wie informiert man überhaupt seine Zielgruppe darüber, dass es DAS Event des Jahres wird?


Werbematerial für das Event vorbereiten


Dein Ziel ist es Aufmerksamkeit zu erwecken. Planung ist hierbei das A und O. Nimm Dir ein Notizbuch zur Hand, organisiere ein Meeting mit Deinen Mitarbeitern oder Helfern und verteile die Aufgaben genau. Folgendes ist zu beachten:


    Promotionskanäle: mit welchen Social Media-Kanälen kannst Du Deine Zielgruppe am Besten erreichen? Sind sie auf Facebook, Twitter, Instagram, oder können sie über traditionelle Medien erreicht werden?


    Promotionswerkzeuge: die oben genannten Kanäle können einzeln oder mit Management Tools wie HootSuite, Buffer und TweetDeck organisiert werden. Letzteres hilft Dir, einen besseren Überblick über Deine Social Media-Aktivitäten zu behalten.


    Promotionsrollen: entscheide schon früh, wer welche Rolle übernimmt. Wer ist für Deine Social Media-Kanäle, die Promo und für die Rückfragen von Teilnehmern zuständig?


    Medien organisieren: Bilder (stets in hoher Auflösung), Videos, Blog Posts, Facebook Posts - organisiere alle Medien, die Du zur Promotion vor, während und nach dem Event benötigst, bereits jetzt. So kannst Du Stress verhindern.


    Kontaktliste: E-Mail-Kontakte, verwandte Facebook-Gruppen, Twitter Communities und andere wichtige Menschen in Deiner Umgebung sind potentielle Teilnehmer. Stelle sicher, dass Du sie schon im Vorfeld auf Dein Event aufmerksam machst.


    PR-Pakete: Schreibe Pressemitteilungen und kontaktiere örtliche Journalisten, die Dir helfen könnten, Dein Event bekannt zu machen.



Vorbereitungen für das Event


Es gibt viel zu erledigen bis das eigentliche Event beginnt. Neben Social Media und Netzwerken solltest Du zudem andere Online Marketing-Kanäle in Betracht ziehen:


    Eigene Buschtrommel schlagen: Teile das Event mit Deinem Netzwerk, entweder auf Deinen eigenen Social Media-Profilen oder über persönliche Einladungen per E-Mail.


    Auf anderen Medien teilen: Bitte Deine Freunde darum, das Event auf ihre Social Media-Profilen zu teilen. Kennst Du jemanden, der immer genau weiß, wo was los ist? Frage ihn, ob auch er Dein Event verbreiten möchte. Zudem kannst Du Deine Teilnehmer sowie die auftretenden Redner oder Bands darum bitten, das Event zu teilen.


    Stars Deiner Community finden: Kennst Du jemanden mit einem großen sozialen Netzwerk und vielen Followern? Lade diese Person zu Deinem Event ein und bringe sie dazu, es zu promoten.


    Inhalte planen: Plane bereits einen Teil des Inhalts, den Du während des Events benutzen kannst. Dies gibt Dir mehr Zeit, um mehr Inhalte während des Events selbst zu sammeln.


    Erinnerungen poste: Poste Bilder, Interviews mit Teilnehmern oder Referenzen von zufriedenen Besuchern von vergangenen Events, um Leute dazu zu bewegen, diesmal teilzunehmen und so die Vorfreude auf das nächste Event zu steigern.


    Kostenlose Tickets weggeben: Schalte einen Wettbewerb auf Deinen Social Media-Kanälen und honoriere den Gewinner mit kostenlosen Tickets für das Event. Dies ist eine einfache Möglichkeit, um engagierende Posts zu erstellen und auf Dein Event aufmerksam zu machen.



Promotion während des Events


Der Tag des Events ist endlich da und selbstverständlich möchtest Du Dich den Gästen widmen und sicherstellen, dass sie zufrieden sind. Es wird immer potentielle Teilnehmer geben, die sich in letzter Minute entscheiden - denke deshalb auch am großen Tag noch daran, für genügend Promotion auf Social Media zu sorgen. Hoffentlich hast Du jemanden gefunden, der diese Aufgabe übernimmt. Falls nicht, kannst Du dennoch ein paar Aufgaben selbst regeln. Hier eine kurze Checkliste:


    Technik überprüfen: Möchtest Du, dass Leute über Dein Event sprechen? Stelle sicher, dass Deine Gäste sich ins Internet einloggen können, damit siewährend des Events Fotos und Videos posten können. Denke daran, die Informationen über das WLAN-Netzwerk als Notizen an gut sichtbaren Orten zu platzieren.


    Leute zum Reden bringen: Teile über dieselben Notizen auch Deine Social Media-Profile mit Deinen Gästen, und ermuntere sie dazu, über das Event zu sprechen. Vielleicht kannst Du eine Frage hinzufügen, um das Eis zu brechen?


    Willkommensfreude: Biete Deinen Teilnehmern ein Schmankerl (wie etwa kostenlosen Kaffee, Getränk, Armband, etc.), wenn sie online bei Deinem Event einchecken.


    Referenzen sammeln: Mache Bilder oder Videos von den Teilnehmern und Gästen, und frage sie nach einem kurzen Statement zum Event. Diese Referenzen kannst du sofort posten oder für die Promotion zukünftiger Events nutzen.


    "Aktionsreiche" Bilder posten: Erstelle Posts mit Bildern live vom Event. Kündige jeden Redner oder Künstler, der auf die Bühne kommt, mit einem kleinen Ausschnitt an, in dem Du ihn vorstellst.


    Social Media überblicken: Um eine Konversation in Gang zu bringen, solltest Du reagieren, wenn Teilnehmer über das Event posten. Antworte auf Fragen, und falls Probleme entstehen, versuche diese so schnell wie möglich zu regeln.



Promotion nach dem Event


Hurra! Dein Event war ein voller Erfolg. Egal, wie groß oder klein - es war in jedem Fall ein Erfolg, vor allem wenn es Dein erstes war. Was kannst Du jetzt tun, um das Interesse aufrecht zu halten und Deine Teilnehmer bereits für Dein nächstes Event zu motivieren? Hier ist schon mal ein Anfang:


    Präsentationen veröffentlichen: Wenn während Deines Events Präsentationen gehalten wurden, nutze SlideShare, um diese zu teilen. Nicht nur einige der Teilnehmer, sondern auch andere, unabhängige Leute könnten daran interessiert sein.


    Eindrücke posten: Videos, Blogposts, Bilder - teile sie alle. Ermögliche es den Gästen außerdem sich selbst in den Bildern oder Videos des Events zu verlinken.


    Referenzen verwenden: Nutze die Statements, die Du während des Events gesammelt hast, um das Interesse für Dein nächstes Event zu steigern.


    "Danke" sagen: Bedanke Dich bei Deinen Gästen via E-Mail oder in einem Facebook Post für ihre Teilnahme. Teile Links zu den obengenannten Dingen und frage außerdem um Feedback, um herauszufinden, wie ihnen das Event tatsächlich gefallen hat.


    Weiterhin Social Media überwachen: Teilnehmer werden noch eine gewisse Zeit nach Ende des Events darüber posten. Motiviere sie dazu, die Unterhaltung am Laufen zu halten.


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Lange Schlangen vermeiden

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