Konferenzmanagement

Konferenzen sind eine gute Art und Weise für Menschen, sich miteinander zu vernetzen. Sie sind auch ein guter Ort, um über die neuesten Entwicklungen einer Branche zu erfahren.

Es kann aber eine Herausforderung sein, sie zu organisieren und managen.

Dieser Artikel bietet dir einen Crashkurs zum Thema Konferenzmanagement. So kannst du dich optimal auf deine Konferenz vorbereiten.

Wir erklären dir, wie du…

• Das Thema deiner Konferenz festlegst
• Du deinen Fokus auf dein Zielpublikum legst
• Eine Timeline erstellst
• Ein Budget festlegst
• Ein Team zusammenstellst
• Vortragende engagierst
• Sponsoren sicherst
• Einen Veranstaltungsort findest
• Für Networkingmöglichkeiten sorgst
• Technisches Equipment mietest
• Einen Caterer findest
• Unterkünfte organisierst
• Marketingmaterial kreierst
• Social Media nutzt
• Das richtige Konferenzmanagementsystem findest

Auf die Plätze. Fertig. Los!

1. Warum organisiert du eine Konferenz?

Konferenzen sind auf ein spezifisches Interessensgebiet der Teilnehmer ausgerichtet. Es muss also einen roten Faden, der sich durch alle Aspekte deiner Konferenz zieht. Das betrifft die Vortragenden, Sponsoren und die Teilnehmer selbst.

Das könnte sein:

• „Die Zukunft von Social Media“
• „Wie ein Unternehmen in einem Bear Market wachsen kann“
• „Politischer Aktivismus im Jahr 2019“

Lege ein Thema für die Konferenz fest, um dein Management darauf zu fokussieren. Lies hier mehr darüber, wie du dich für ein Thema entscheidest.

2. Für wen ist die Konferenz?

Die wichtigsten Menschen auf deiner Konferenz sind die Teilnehmer. Alles, was du tust, sollte davon geleitet werden, was sie zur Teilnahme animiert.

Denke über folgendes nach:

• Welche Themengebiete sind ihnen wichtig?
• Welche Vortragenden und Performer würden ihnen gefallen?
• Zu welchem Veranstaltungsort können sie kommen?
• Welches Essen und welche Getränke würde ihnen gefallen?
• Mit wem wollen sie sich vernetzen?

Lies hier mehr darüber, warum dein Zielpublikum wichtig ist.

3. Erstelle eine Timeline

Lege ein provisorisches Datum fest, an dem deine Konferenz stattfinden könnte. Du wirst es wahrscheinlich ändern müssen, sobald du beginnst, mit Betreibern von Veranstaltungsorten und Vortragenden zu verhandeln.

Indem du ein Datum festlegst, erstellst du eine Timeline, in der wiederum festgelegt ist, was wann erledigt werden muss.

Nutze diese Timeline-Vorlage als Inspiration.

4. Lege ein Budget fest

Das Budget entscheidet das Ausmaß deines Events. Wie deine Timeline sollte dein Budget zu Beginn provisorisch sein.

Du kannst es später revidieren, sobald du zu Sponsoren sprichst und damit beginnst, Delegierte zu rekrutieren.

Nutze diese Vorlage für ein Konferenzbudget, um loszulegen.

5. Stelle ein Team zusammen

Das Management einer Konferenz ist ein Großteil der Arbeit, also brauchst du ein Team hinter dir.

Dieses Team sollte bestehen aus:

• Verkaufspersonal, um Sponsoren, Aussteller und Delegierte an Bord zu holen.
• Marketingpersonal, um Medien zu kontaktieren, Social-Media-Profile zu verwalten und Teilnehmern zu mailen.
• Logistikpersonal, um den Veranstaltungsort, das Catering und die Raumaufteilung zu organisieren.
• Produzenten, um mit Sprechern zu kommunizieren und eine Agenda zusammenzustellen.
• Techniker, um Sounds-, Belichtungs- und andere Systeme zu organisieren.
• Administratoren, um dir mit der Planung, der Budgetierung und dem Management zu helfen.

Lies hier mehr darüber, wie man das individuelle Sub-Team strukturiert.

6. Rekrutiere Vortragende

Erstelle eine Wunschliste an Vortragenden und mach dann ein Angebot.

Denke über diese Aspekte nach:

• Wie wird der Vortragende davon profitieren, deine Konferenz an seiner oder ihrer Glaubwürdigkeit teilhaben zu lassen?
• Haben sie ein Buch oder eine Innovation, die sie bewerben möchten?
• Ist das Zielpublikum deiner Konferenz auch ihr Zielpublikum?

Zu guter Letzt könnten die Redner eine gewisse finanzielle Entschädigung für ihre Zeit verlangen. Deshalb ist es eine gute Idee, die Vortragenden in deinem Budget mit einzuberechnen.

Erfahre hier mehr über die Gebühren von Vortragenden.

7. Sichere Sponsoren

Sponsoren sind ein großartiges Asset für deine Konferenz, da sie dir Glaubwürdigkeit geben. Noch wichtiger: Sie helfen dir bei der Finanzierung deines Events.

Dein Verkaufspersonal sollte nach Unternehmen Ausschau halten, die Interesse haben könnten, an deine Konferenzteilnehmer zu verkaufen. Bereite Sponsoring-Pakete vor, die du ihnen verkaufen kannst.

Finde Inspiration in diesen Sponsoring-Paketen für Konferenzen.

8. Finde einen Veranstaltungsort

Der Veranstaltungsort sollte attraktiv sein. Vor allem aber sollte er den Zweck erfüllen. Wenn du auf die Jagd nach einem Veranstaltungsort bist, stelle dir folgende Fragen:

• Ist der Standort für alle erreichbar?
• Gibt es Unterkünfte und Restaurants in der Nähe?
• Ist er am Tag der Konferenz verfügbar?
• Ist der Veranstaltungsort groß genug für die Anzahl an Teilnehmern, die du erwartest?
• Kannst du dir den Veranstaltungsort leisten?
• Stellt er Personal, technisches Equipment oder Catering zur Verfügung?

Finde Inspiration in dieser umfangreichen Liste an britischen Städten mit Veranstaltungsorten für Konferenzen.

9. Schaffe Networkingmöglichkeiten

Konferenzen sind eine gute Möglichkeit für Teilnehmern, um von Vortragenden zu lernen. Sie möchten sich aber auch untereinander vernetzen. Ein lauter Konferenzsaal ist aber nicht gerade der beste Ort, um das zu tun.

Du solltest Meetingräume zur Verfügung stellen, damit sich Konferenzteilnehmer miteinander unterhalten können. Alternativ kannst du auch ein Speed-Networking-Event auf deiner Konferenz organisieren.

10. Miete technisches Equipment

Wenn der Veranstaltungsort kein technisches Equipment zur Verfügung stellt, musst du einen Anbieter finden, der dir welches leiht. Sorge dafür, das für Folgendes gesorgt ist:

• Video: Projektoren und Bildschirme für Videos und PowerPoint-Präsentationen
• Audio: Mikrofone, Verstärker, Monitore und Mischpulte für deine Sprecher
• Beleuchtung: Spotlights, Stimmungslicht und allgemeine Beleuchtung fürs Filmen
• Übertragung: Kameras und WiFi, um deine Konferenz zu filmen, streamen oder auszustrahlen.

Beginne mit einem Blick in die 20 führenden Anbieter von AV-Equipment in Großbritannien.

11. Finde einen Caterer

Speisen und Getränke werden möglicherweise nicht vom Veranstaltungsort zur Verfügung gestellt, daher ist es wichtig, das Catering zu organisieren. Denke daran, bei der Erstellung der Speisekarte Ernährungseinschränkungen zu berücksichtigen.

Wirf einen Blick in die besten 8 Konferenz-Catering-Unternehmen für etwas Inspiration.

12. Stell sicher, dass Teilnehmer eine Unterkunft haben

Viele Konferenzen dauern einige Tage, also musst du dafür sorgen, dass deine Teilnehmer eine Unterkunft haben.

Webseiten wie HireSpace stellen dir Listen mit Konferenzzentren zur Verfügung, die Unterkünfte in der Nähe haben.

13. Finde eine Druckerei, um Marketingmaterial zu erstellen

Deine Konferenz benötigt Banner, Poster, Flyer und anderes Marketingmaterial. Am wichtigsten ist, dass deine Teilnehmer eine Agenda für die Konferenz haben.

Sieh dir diese Pinterest-Seite an, um ein paar Ideen für Marketingmaterial für deine Konferenz zu bekommen.

14. Nutze Social Media

LinkedIn ist dein Freund, wenn es um Konferenzen geht. Das bedeutet aber nicht, dass du andere Plattformen vernachlässigen solltest.

Hier sind einige Ideen, wie du mit Social Media deine Konferenz boosten kannst:

• Erstelle eigene Accounts für deine Konferenz auf allen Plattformen wie Facebook
• Lade ein Promo-Video auf YouTube
• Kreiere Hashtags auf Instagram und Twitter
• Schreibe Blogeinträge auf LinkedIn
• Lade Bilder auf Pinterest und Instagram hoch
• Tweete über die Konferenz in Echtzeit und verlinke Sprecher und Sponsoren
• Verteile überall auf dem Veranstaltungsort die Namen deiner Social-Media-Accounts und Hashtags

Social Media ist ein kostenloses Promo-Tool, ohne dem du nicht leben kannst. Du solltest auch kostenpflichtige Social-Media-Promos als Teil deines Marketings in Betracht ziehen.

15. Arbeite mit einem Konferenzmanagementsystem

Du brauchst ein Konferenzmanagementsystem, denn es wird dir helfen, Zeit zu sparen. Es hilft dir auch dabei, Tickets und Registrierungen zu verwalten.

Du solltest ein System, das dir ermöglicht…

• …Teilnehmer zu registrieren und Ticket zu verkaufen
• …den Veranstaltungsort mit Echtzeit-Daten zu verwalten
• …Daten über die Teilnehmer zur Analyse einzusammeln
• …es mit Social Media zu integrieren
• …auf alles mit einer App zuzugreifen
• …Teilnehmer vor Ort einzuchecken

Es hilft auch, wenn es einfach einzurichten und kostenlos ist. Sieh dir das Konferenzmanagementsystem von Billetto an.

Vergiss auf die Nachbereitung

Jetzt kennst du die Grundlagen von Konferenzmanagement. (Wenn du mehr erfahren möchtest, lies unseren Artikel darüber, wie man eine Konferenz organisiert.) Mit der richtigen Planung und gutem Management wird deine Konferenz ein Erfolg. Aber unterm Strich solltest du auch danach den Kontakt bestehen lassen.

Hol dir so viel Feedback von Vortragenden, Sponsoren, deinem Team und Teilnehmern ein, wie du kannst. Das ist von großem Wert für die Planung deiner nächsten Konferenz. Verschicke ein Dankes-E-Mail, um ihnen zu sagen, dass du ihre Anwesenheit und Unterstützung schätzt.

Viel Glück bei deiner Konferenz!