So führst Du ein Probelauf durch (+ Checkliste)

Du bekommst nur ein Versuch, verpasse daher nicht deine Chance, denn diese Gelegenheit kommt nur einmal im Leben, Yo…

– Eminem, „Lose Yourself“

Als ein Live-Performer versteht Eminem nur zu Gut den wahren Wert eines Probelaufs. Denn nichts ist peinlicher, als sich vor einer aufgeregten (und wertenden) Menge zu verschlucken.

Als ein Eventbeschaffer, solltest Du den Probelauf genauso schätzen wie Eminem selbst. Obwohl die Berufe unterschiedlich sind, ist das Ergebnis eines verpfuschten Events doch dasselbe: Die Leute werden boo sagen müssen. Und mit Sachen werfen.

Schauen wir uns also den Probelauf eines Events doch mal an, warum sie eigentlich wichtig sind und wie man sie ausführt.

Hier erfährst du alles über…

• Was ist ein Probelauf
• Warum sollte ein Event-Probelauf durchgeführt werden
• So führst Du einen erfolgreichen Probelauf durch
• Die verschiedenen Arten eines Probelaufs
• Für welche Events ein Probelauf am besten geeignet ist
• Eine Checkliste für ein Event-Probelauf

Die Wahrheit ist, dass nicht nur eine Chance besteht, um erfolgreich ein Event zu veranstalten. Zumindest nicht, wenn richtig geprobt wird.

Was ist ein Probelauf für Events?

Diejenigen, die mit der Welt des Theaters vertraut sind, werden sicherlich den Begriff „Generalprobe“ kennen. Hier durchlaufen die Schauspieler das gesamte Stück, als ob tatsächlich ein Publikum anwesend wäre.

Während einer Generalprobe sind nämlich keine Pausen, Kommentare oder Änderungen zulässig. Es ist eine großartige Übung darin, was genau am Event-Tag passieren wird und wie jeder mit Fehlern umgehen kann, die gemacht werden.

Ein Probelauf für ein Event sollte daher einer Generalprobe ähneln. Auf diese Weise kannst Du überprüfen, ob du und deine Mitarbeiter auf das bevorstehende Event vorbereitet seid, wenn dann die echten Gäste eintreffen.

Stelle es dir einfach wie eine Feuerwehrübung vor. Denn es soll keinen zusätzlichen Stress verursachen, sondern ihn vielmehr reduzieren, da jeder bereits genau weiß, was zu tun ist.

Warum solltest Du also für dein Event einen Probelauf machen?

Vor einiger Zeit steckte Barack Obamas Limousine mit dem Spitznamen „The Beast“ auf einer Straßen-Bodenschwelle fest. (Oder auch nicht, je nachdem, wer gefragt wird.) Für die meisten Menschen schien es ein komisches Szenario zu sein – und in den Augen seiner Kritiker nahezu erbärmlich.

Stelle dir doch mal das sicherste Auto der Welt vor, das von einer winzigen und harmlosen Bodenschwelle überrascht wurde. Dieses Szenario unterstreicht, wie wichtig ein Probelauf für den Erfolg eines Events sein kann.

So führst Du einen erfolgreichen Eventprobelauf durch

Decke jeden Aspekt des Events ab, um darin sicherzustellen, dass Du und dein Team so reagieren, wie es vorgesehen ist. Obamas Team hatte wahrscheinlich mehrere gründliche Probeläufe durchgeführt.

Dies war jedoch vor dem schicksalhaften Besuch in Irland. Denn an diesem Tag, haben sie etwas ausgelassen und das Ergebnis ist nun überall im Internet zu sehen.

Bei Probeläufen werden nämlich die winzigen Risse in der Panzerung aufgedeckt, die während eines Entwurfsprozesses möglicherweise nicht sichtbar waren. Sie tauchen dann erst auf, wenn mit der eigentlichen Ausführung begonnen wird.

Um zu wissen, wie Du einen erfolgreichen Eventprobelauf durchführen kannst, ist es zuvor wichtig, die verschiedenen Arten eines Event-Probelaufs zu kennen und zu wissen, für welchen Event sie am besten geeignet sind.

Die verschiedenen Arten des Probelaufs

Die Art eines Probelaufs, den Du für deine Veranstaltung durchführen kannst, hängt weitgehend von der Art des Events ab, welche Du beschaffst. Als Faustregel gibt es jedoch zwei Arten eines Probelaufs.

Der technische Probelauf

Hier werden sämtliche technische Geräte überprüft, die während des Events eingesetzt werden. Dazu gehören Sound, Beleuchtung, Spezialeffekte und Automatisierung.

Im Theater machen die Designer beispielsweise einen speziellen Probelauf, um sehen zu können, wie sich das Licht auf die Farbe der Requisiten und Kostüme auswirkt, damit sie darauf die erforderlichen Änderungen vornehmen können.

Die Technik-Crew hat auch die Möglichkeit, sich mit dem Ablauf des Events vertraut zu machen und Probleme wie Bildausschnitt, Helligkeit, Position und Blickwinkel zu beheben.

Logistischer Probelauf

Bei einem logistischen Probelauf hat dein Team die Möglichkeit, alle Bewegungen eines Events zu üben.

Dazu gehören die Vorbereitung des Menüs, das Einstellen der Tischordnungen und des Dekors, das Mischen der Cocktails, das Aufstellen von Schildern und das Durcharbeiten der Eventpläne.

Diese Art des Probelaufs sollte so nah wie möglich am realen Event erfolgen, damit niemand vergisst, was nun zu tun ist, bevor es passieren muss.

Eventarten, bei denen ein Probelauf am relevantesten sind

Alle Arten von Events können von einem Probelauf profitieren, obwohl einige mit größerer Wahrscheinlichkeit einen mehr benötigen als andere. Sehen wir uns dazu die vier Arten von Events an, die den größten Nutzen aus einem Probelauf ziehen können.

Live-Demonstrationen

Events wie eine Live-Produktdemonstration durch ein Unternehmen sollte das Publikum mit Vorfreude und Aufregung für das neue Produkt oder die neue Dienstleistung begeistern.

Nichts ist peinlicher als der Versuch darin, ein neues Produkt zu präsentieren, nur damit es an dem zu verkaufenden Publikum scheitert. Benehme dich hier unten nicht wie Apple:

Theateraufführungen

Wie bereits erwähnt, sind Theater im Probelauf sowie deren Generalproben sehr versiert. Das liegt daran, dass es die Ungläubigkeit des Publikums aufhebt, wenn es schief gehen sollte.

Auch das Stück, das dabei schief geht, welches akribisch um das Konzept geplant ist, dass alles auseinanderfällt. (Meistens treffen also keine Requisiten die Schauspieler auf den Kopf.)

Musik Konzerte

Wie bei Theateraufführungen geht das Publikum zum Musikkonzert mit der Erwartung darin, dass jeder genau weiß, was er da tut – insbesondere die Musiker.

Wenn der Leadsänger nun seine Zeilen vergisst, der Schlagzeuger keine Zeit mehr hat und der Gitarrist sein Solo durcheinanderbringt, bedeutet dies „negative Kritik“ in allen Enden.

https://www.youtube.com/watch?v=FKGYLC3a-Tk

Präsentationen

Während einer Präsentation kann vieles schief gehen. Keiner ist vielleicht so unglücklich wie der Vorfall selbst, in dem ein Schullehrer versehentlich ein Video mit „Vögeln und Bienen“ auf einem Projektor vor einer Schulklasse abgespielt hat.

Sei also nicht wie er. Vor allem dann nicht, wenn es sich bei der Präsentation um etwas Ernstes handelt, bei dem Du möchtest, dass die Leute zum Kunden werden oder eine Spende bringen.

Eine Checkliste für ein Event-Probelauf

Jetzt, da Du mit einem Probelauf vertraut bist und nun besser Bescheid weiß, wie wichtig sie sind und wie man sie anwendet, ist es weiter an der Zeit, sich mit dem praktischen Know-how des Probelaufs für ein Event vertraut zu machen.

Hier ist eine Liste der Dinge, die Du vor dem Event im Rahmen deines Probelaufs tun kannst:

• Schalte die Lichter ein und stelle sicher, dass deren Kegel an der richtigen Stelle fallen.
• Teste die Mikrofone aus und achte auf Rückmeldungen.
• Ordne die Tische und Sitzgelegenheiten ein.
• Stelle sicher, dass jeder sehen kann, was genau los ist, egal wo er sitzt.
• Stelle das Dekor des Eventortes auf.
• Lese alle Dokumente, Folien und Dateien durch.
• Überprüfe die WiFi-Geschwindigkeit.
• Führe die Show mit allen Schauspielern und Requisiten durch.

Tipp: In diesem Artikel findest Du weitere Informationen zu diesen Elementen sowie eine Checkliste für den Probelauf eines Events.

Überlasse es bitte nicht dem Zufall

Aufgrund des Gefühls, auf Bargeld, Zeit oder beides festgelegt zu sein, verzichten nämlich einige Eventbeschaffer möglicherweise auf einen Probelauf vor dem Hauptevent.

Das kann in Sekundenbruchteilen zu einer kostspieligen Angelegenheit werden. Du riskierst dabei negative Bewertungen in den sozialen Medien, demoralisierst dein Team und setzt Sponsoren und Spender aus.

Nehme daher eine Probelaufevent in dein Budget mit auf. Es könnte dir dabei Geld sparen.