by Du entwirfst ein Event schon seit einiger Zeit und kannst nun endlich das Licht am Ende des Tunnels sehen. Jetzt ist ein guter Zeitpunkt, um über das Versenden einer Einladung an den Gästen nachzudenken.
In diesem Leitfaden erfährst du, warum Einladungen zu Events wichtig sind, wie sie zu schreiben und wann zu versenden sind.
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1. Was ist eine Eventeinladung?
Die Antwort mag zwar offensichtlich erscheinen, doch bieten Einladungen an Events mehr als du denkst. Doch was als Einladung für ein ungezwungenes Event gilt, wird nicht für ein formelles Event geeignet sein.
Was ist also angemessen?
Sollst du dir also einen Füllfederhalter schnappen und eine personalisierte Einladung auf einen handgefertigten Brief schreiben? Oder reicht es aus, lediglich Leute auf Facebook zu markieren?
Die Einladung sollte das Thema des Events widerspiegeln. Denn es sollte mehr als nur die Menschen über die praktischen Details informieren. Es sollte Teil des Events selbst sein, indem es im Voraus für Aufregung sorgt.
Unabhängig davon, ob du dich für eine Einladung per Post oder eine schnelle elektronische Nachricht entscheidest, muss diese dem allgemeinen Thema des Events entsprechen.
2. Die verschiedenen Arten von Eventeinladungen
Das Format der Eventeinladung ist deshalb wichtig, da es sich auf die Antwortraten der Empfänger sowie auf deren Eindruck vom Event auswirken kann. Schauen wir uns die drei Arten der Eventeinladungen an.
1. Handschriftlich
Schriftliche Einladungen werden traditionell für sehr exklusive Events wie Hochzeiten, Galas und ein formelles Abendessen ausgestellt.
Sie erfordern Zeit, Geld und Mühe seitens des Eventplaners. Dies macht sie für große Versammlungen mit Hunderten oder Tausenden von Teilnehmern unpraktisch.
Aufgrund der Exklusivität und des Aufwands, die mit schriftlichen Einladungen verbunden sind, ist es wahrscheinlicher, dass die Empfänger eine Antwort erhalten. Ein doppelter Umschlag mit einer Adresse verbessert die Antwortraten noch weiter.
Tipp: Lese diesen Leitfaden, um handschriftliche Eventeinladungen zu meistern.
2. Gedruckt
Schriftliche Einladungen sehen zwar gut aus, aber gedruckte Eventeinladungen bieten mehr Optionen an. Sofern du dich mit einem guten Grafikdesigner zusammenschließt oder eine Online-Vorlage verwendest, dann kannst du darin wirklich kreativ werden.
Gedruckte Einladungen sind billiger zu produzieren als schriftliche, aber immer noch teurer als elektronische Einladungen. Sie sind auch weniger exklusiv als schriftliche Einladungen, aber mehr als digitale.
Um gedruckte Einladungen exklusiv erscheinen zu lassen (und die Empfänger zu den Rückantworten aufzufordern), kannst du beim Versenden der Eventeinladungen einen doppelten Umschlag mit deinem Namen hinzufügen.
Tipp: Finde einen kommerziellen Drucker, der deine Eventeinladung drucken und gerecht werden kann.
3. Digital
Digitale Eventeinladungen, in welcher Form auch immer, sind bei weitem die billigste und schnellste Option. Denn du kannst eine E-Mail erstellen und diese per Knopfdruck an alle Teilnehmer gleichzeitig senden.
Noch schneller kannst du ein Facebook-Event erstellen und Personen über die Plattform einladen. Du kannst zudem digitale Einladungen mit Eventgrafiken versehen, um sie aufwändiger zu gestalten.
Elektronische Einladungen sind weniger formell, weniger exklusiv und daher weniger einprägsam und dringend. Doch du kannst regelmäßig Erinnerungen senden sowie Antworten und Engagement einfach nachverfolgen.
Tipp: Inspiration hierzu, findest du in Beispielen für Eventeinladungs-E-Mails und Social Media-Eventeinladungen.
3. Welche Details in der Eventeinladung aufzunehmen sind
Eine Eventeinladung muss alle relevanten Fragen der Teilnehmer beantworten. Dazu gehören das Was, Warum, Wer, Wann und Wo eines Events.
Die meisten Eventeinladungen enthalten die folgenden Details:
- Name der eingeladenen Person
- Titel und Beschreibung des Events
- Name der Gastgeber und Organisatoren
- Uhrzeit und Datum des Stattfindens
- Lage und Wegbeschreibung
- Kleiderordnung
- Rückantwort-Frist
Je nachdem, welche Art von Event zu planen ist, möchtest du möglicherweise auch Informationen zu den Parkplätzen, Kindern und Anhang, Restaurants und speziellen Ernährungsbedürfnissen hinzufügen.
4. Wie eine Eventeinladung zu formulieren ist
Die Wahl der Sprache sollte die Formalität eines Events widerspiegeln. Schreibe hierzu formell für formelle Events und verwende gelegentliche Formulierungen für gelegentliche Events.
Formelle Eventeinladungen verwenden in der Regel eine Sprache wie „Sie sind herzlich eingeladen zu…“ und „Wir bitten um das Vergnügen Ihres Unternehmens…“.
Hier sind einige Event-Typen, die normalerweise eine formale Formulierung erfordern:
- Akademische Seminare
- Jubiläumsfeiern
- Preisverleihungen
- Geschäftsessen
- Konferenzen
- Offizielle Zeremonien
- Öffentliche Besichtigungen
- Ruhestandsfeiern
- Messen
- Hochzeiten
Es gibt natürlich Ausnahmen von der Regel. Ein Geschäftsessen kann ungezwungen sein und eine Preisverleihung kann ein Augenzwinkern sein. Stelle einfach sicher, dass die Sprache zum Thema passt.
Bei gelegentlichen Eventeinladungen wird eine einfachere Sprache verwendet, z.B. „Mach nächsten Monat mit… „ und „Verpassen Sie das nicht…“.
Hier einige Beispiele für Events, bei denen eine gelegentliche Formulierung normalerweise angemessen ist:
- Informelle Abendessen
- Feiertagsfeiern
- Kleine Zusammenkünfte
- Überraschungspartys
- Arbeitsgruppen
Tipp: Sehe dir diese Formulierungsbeispiele für Eventeinladungen an, um auch deine eigene schreiben zu können.
5. Solltest du stets Eventeinladungen verschicken?
Nicht für jedes Event ist eine Einladung erforderlich. Es lohnt sich daher zu überlegen, ob du überhaupt Zeit damit verbringen solltest. Viele unserer Leser organisieren beispielsweise Kurse, für die normalerweise keine Einladung erforderlich ist.
Dann gibt es öffentliche Events wie Paraden und Gemeindemessen, die für jedermann zugänglich sind und einfach die praktischen Details auf Plakaten in der Stadt und online zu bewerben sind.
Hier sind einige Beispiele für Events, die in Bezug auf Eventeinladungen nicht viel erfordern:
- Lässige Partys
- Kurse
- Comedy-Shows
- Community Events
- Konzerte
- Schnitzeljagd
- Sport-Events
- Teambildungs-Aktivitäten
- Wellness-Events
- Workshops
6. Wann ist denn der beste Zeitpunkt, um Eventeinladungen zu versenden?
Es gibt keine festen Regeln für den Versand der offiziellen Einladungen, dennoch gibt es einige Dinge zu beachten, wenn du dies tust.
Je weiter Personen im Voraus zu einem Event eingeladen sind, desto unwahrscheinlicher ist es, dass sie beschäftigt sind. Es ist jedoch auch wahrscheinlicher, dass sie es vergessen, wenn sich das Event dann nähert.
Umgekehrt wird ein Event auch umso frischer, je näher sich ein Datum nähert. Es ist aber auch wahrscheinlicher, dass bereits Pläne für diesen Tag gemacht wurden.
Hier sind einige Faktoren, welche den Zeitpunkt einer Eventeinladung beeinflussen:
- Datum – Einladungen früher senden, wenn ein Event während einer geschäftigen Zeit stattfindet, z.B. während einer Ferienzeit.
- Ort – Gebe den Menschen Zeit, ihre Flüge und Unterkünfte zu buchen, wenn ein Event im Ausland geplant ist.
- Größe – Kündige große Events wie Konferenzen und Festivals weit im Voraus an, damit die Leute ihre Zeitpläne klar halten können.
- Tickets – Ticketevents mit Frühbucheroptionen oder einem begrenzten Angebot, sollten frühzeitig angekündigt werden, damit die Teilnehmer auch ein Ticket sichern können.
7. Ideen für Eventeinladungen zur Inspiration
Wenn du gerne sehen möchtest, wie andere Eventplaner ihre Eventeinladungen zusammengestellt haben, dann hast du Glück. Denn wir haben einige erstaunliche und inspirierende Ideen ausgegraben, die du verwenden kannst.
Schaue dir diese Einladungsideen für Events an:
8. Vorlagen für Eventeinladungen
Sofern du dich bereit fühlst, selbst Eventeinladungen zu erstellen, dann fürchte dich nicht. Du muss dafür kein Grafikdesigner sein. Denn du kannst einfach eine der vielen kostenlosen Vorlagen online herunterladen.
Hier sind einige kostenlose Vorlagen für Eventeinladungen, welche du verwenden kannst:
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