Eventmanagement ist keine neue Disziplin.
Tatsächlich ist es so alt wie die Pyramiden von Gizeh. Hast du gewusst, dass Kleopatra die erste bekannte Eventplanerin war? Ihre extravaganten Events wären ohne jede Menge Hilfskräfte nicht möglich gewesen. (In ihrem Fall waren das Diener und Sklaven.) Und sie haben es irgendwie ohne der modernen Technologien geschafft, die uns zur Verfügung steht.
Firmenevents zu planen erfordert viel harte Arbeit. Lass dir nichts anderes einreden. Unabhängig davon, ob du ein neues Produkt launchst, eine Konferenz oder eine Kundenveranstaltung organisierst — es wird viel Anstrengung erfordern, alle Aspekte pünktlich und budgetgerecht zusammenzuführen.
Genau deshalb ist es total nutzlos, nur lauter dubiose Halbwahrheiten über die Eventplanung zu hören. Diese sind nicht nur falsch, sondern können auch deinen Fortschritt und in weiterer Folge den Erfolg deines Events behindern.
Hier sind 6 solcher „Fakten“ und wie du so vermeiden kannst.
1. Es braucht nur eine Person, um ein Event zu organisieren
Es ist sehr unwahrscheinlich, dass eine einzige Person die zahlreichen verschiedenen Elemente handhaben kann, die in der Planung eines Firmenevents involviert sind. Je größer, länger und komplexer das Event, desto mehr Hilfe wirst du benötigen, um alles am Tag der Veranstaltung perfekt zusammenzuführen.
Klar, ein Eventmanager kann die Anstrengungen aller Beteiligten koordinieren und die wichtigen Entscheidungen treffen. Aber du brauchst Spezialisten, die dir helfen — entweder im eigenen Team oder extern — um mit den einzelnen Aspekten umgehen zu können wie etwa:
- Einen Veranstaltungsort finden
- Gruppencatering organisieren
- Entertainment buchen
- Das Programm verfassen
- Branding
- Die Logistik
- …und viel mehr.
2. Firmenevents sind formelle Angelegenheiten
Büros haben den Ruf, bedrückende Arbeitsplätze zu sein. Also kein Wunder, dass dieser Ruf auch für Firmenevents gilt, selbst wenn sie woanders stattfinden.
In den letzten Jahrzehnten waren großangelegte, formelle Konferenzen die Norm. Das ist aber nicht der Fall im 21. Jahrhundert.
Auch wenn du dein Event professionell machen willst, heißt das noch lange nicht, dass es nicht zwanglos und locker sein kann. Vielleicht sogar etwas skurril und — Schock! Horror! — amüsant. Wie wäre es mit einem üppig dekorierten Partyzelt statt ein stinknormaler Hoteltagungsraum?
3. Es ist nicht nötig, das Event mit militärischer Präzision zu planen
Schon wieder falsch.
Ein klarer und präziser Zeitplan ist genau das, was du brauchst. Viele Eventorganisatoren versuchen, ihr Event zu gestalten, ohne sich zu sehr um das Timing von Sitzungen oder Pausen zu sorgen. Das unvermeidliche Ergebnis dessen ist Chaos, bei dem die Delegierten nicht wissen, wo sie zu einem bestimmten Zeitpunkt sein sollen, während die Redner unsicher sind, wie viel Zeit ihnen noch zur Verfügung steht.
Ein viel professionellerer Ansatz ist die Erstellung eines strengen Zeitplans für die einzelnen Programmpunkte, einschließlich Mittagspause, Pausen und Abendveranstaltungen.
4. Der Veranstaltungsort ist nicht so wichtig
Das ist vielleicht der größte Mythos, den es gibt.
Tatsächlich ist das genaue Gegenteil der Fall. Den richtigen Veranstaltungsort zu haben kann der Schlüssel zu einem erfolgreichen und denkwürdigen Firmenevent sein.
Es beginnt mit dem Standort:
- Kann ihn jeder mühelos erreichen?
- Gibt es dort schnelles und verlässliches WiFi?
- Vermittelt die Atmosphäre die richtige Stimmung?
Der Veranstaltungsort ist die Basis für alles, was dort passieren wird. Und dennoch muss sie all deine Bedürfnisse abdecken. Ob du einen luxuriösen Nachtclub, einen privaten Garten oder einen historischen Palast wählst — knausere nicht bei der Recherche und sorge so dafür, dass deine Delegierten und Gäste beeindruckt sind.
5. Du brauchst keinen Plan B
Sich auf nichts anderes als den originalen Plan zu verlassen, ist gefährlich. Kennst du Murphys Gesetz? „Alles, was schiefgehen kann, wird auch schiefgehen.“
Auch wenn du natürlich sicherstellen solltest, dass jeder Punkt auf deiner Event-Liste doppelt und dreifach überprüft wird, gibt es keine Garantie.
Selbst die am geschicktesten geplanten Events können schiefgehen und zwar genau dann, wenn man es am wenigsten erwartet: Es gab einen Sturm und nun gibt es keinen Strom. Dein Keynote-Redner springt kurzfristig ab, weil er eine Kehlkopfentzündung hat. Das Marketingmaterial wird nicht rechtzeitig fertig.
Was auch immer es ist, du brauchst ein Backup für den Notfall.
6. Nach dem Event gibt es nichts mehr zu tun
Es wäre schön, wenn man sich nach einem langen Tag voller Konferenzen und Events einfach zurücklehnen kann.
Aber weit gefehlt: Du bist mit deiner Arbeit noch nicht fertig.
Nachdem du dein Event beendet und mit dem Veranstaltungsort abgerechnet hast, gibt es jede Menge Post-Event-Aufgaben, die in den Tagen oder Wochen nach der Veranstaltung erledigt werden müssen. Von Feedback-Fragebogen bis hin zu anderen Performance-Messungen. Von Follow-up-E-Mails bis hin zu Berichterstattungen.
Es gibt viel Arbeit, die getan werden muss, um sicherzustellen, dass dein Event seine Ziele erreicht hat.
Autorin: Dakota Murphey schreibt Content für eine Handvoll von Event-Webseiten wie Billetto.