Die Checkliste für Eventplanung für den geschäftigen Eventplaner

Es ist wichtig, eine Checkliste für die Eventplanung zu haben, wenn du ein Event organisierst. Es gibt viel, das du im Kopf behalten musst, und willst dich nicht in den Details verlieren.

Deshalb ist es am besten, zunächst eine Art Makro-Vision zu erstellen, wie das Event generell aussehen soll. Sobald die feststeht, kannst du dich den Details widmen.

Die zwei Hauptfragen, die du dir stellen solltest, sind:

1. Was willst du von dem Event?
2. Welche Ressourcen stehen dir zur Verfügung?

Wenn du diese beiden Fragen beantwortet hast, musst du nur noch die Lücken füllen. Und es gibt viele Lücken zu füllen.

Wir haben diese sehr kurze, aber informative Checkliste für die Eventplanung erstellt, damit du dich auf das Makro und dann das Mikro konzentrieren kannst. Sie ist breit und allgemein gestaltet, um auf eine Großzahl an Veranstaltungen anwendbar zu sein.

Wir haben sie in sechs Phasen der Eventplanung unterteilt:

• 6-12 Monate vor dem Event
• 3-6 Monate vor dem Event
• 1-3 Monate vor dem Event
• 1-2 Wochen vor dem Event
• Kurz vor und am Tag des Events
• Unmittelbar nach dem Event

Du kannst sie ruhig ausdrucken und mitnehmen — sodass du alle Kästchen ankreuzen kannst!

6-12 Monate vor dem Event

In der ersten Phase der Veranstaltungsplanung musst du deine Ziele festlegen und Nachforschungen anstellen.

• Bestimme deine Erfolgsmetriken
  • Verkaufte Tickets
  • Die Höhe der gesammelten Spenden
  • Dein Gewinn
  • Wie viel Bewusstsein geschaffen wurde

• Wähle eine Uhrzeit und ein Datum, die nicht mit Feiertagen kollidieren

• Erstelle einen Zeitplan für die Vorbereitung des Events

• Wähle einen Veranstaltungsort aus und sammle Angebote für die Anmietung
  • Stell sicher, dass genügend Platz für deine Gäste vorhanden ist

• Erstelle ein Budget mit den ungefähren Kosten für:
  • Die Miete des Veranstaltungsortes
  • Die Miete des Equipments
  • Die Gage von Entertainern oder Rednern
  • Das Marketingmaterial
  • Sonstige Ausgaben

• Rekrutiere ein Event-Team, das dir bei der Arbeit hilft
  • Planung und Logistik
  • Technische Aspekte
  • Marketing und Social Media

• Suche nach potenziellen Entertainern oder Rednern
  • Verwende deine Zielgruppe, um die am besten geeignete Wahl zu treffen
  • Entscheide dich, ob du alleine oder mit einer Buchungsagentur arbeiten möchtest

• Suche nach potenziellen Sponsoren und erstelle eine engere Auswahlliste
  • Finde Unternehmen, die in deiner Nische arbeiten
  • Finde heraus, wer Events gesponsert hat, die deinem ähnlich sind

• Erstelle eine Veranstaltungsseite oder Website
  • Stell sicher, dass sie das Thema des Events widerspiegelt
  • Optimiere die Website-Infrastruktur, damit die Seite mit dem Verkehr zurechtkommt
  • Verwende ein Design, das für mobile Endgeräte optimiert ist

• Erstelle Social-Media-Accounts
  • Facebook
  • Instagram
  • Twitter
  • YouTube
  • LinkedIn
  • Pinterest

3-6 Monate vor dem Event

In der zweiten Phase nehmen die Dinge mehr und mehr Gestalt an. Bestätige alles und beginne mit der Promotion.

• Organisiere das Ticketing für dein Event
  • Finde eine Ticketing-Plattform
  • Lege den Preis pro Ticket fest
  • Biete Frühbucherrabatte an
  • Schätze die Besucherzahlen ein
  • Überarbeite dein Budget entsprechend

• Erledige Vorbereitungsarbeiten am Veranstaltungsort
  • Finde heraus, ob du Lizenzen oder Genehmigungen benötigst
  • Schließe eine Haftpflichtversicherung ab, falls erforderlich
  • Finde heraus, ob der Veranstaltungsort Catering oder technische Ausrüstung anbietet und ob sie in der Miete inkludiert sind
  • Stell sicher, dass genügend Parkplätze und Sitzgelegenheiten vorhanden sind
  • Überprüfe die Einhaltung von Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften

• Buche Redner oder Entertainment
  • Unterschreibe einen detaillierten Vertrag
  • Einige dich mit Rednern und Entertainern auf Ablauf und Inhalt der Live-Performance oder Keynote-Präsentation
  • Lade ihr Foto und Biografie auf deine Event-Website
  • Arrangiere Anreise und Unterkunft

• Sichere Event-Sponsoring
  • Verschicke Event-Kits
  • Hol dir eine mündliche oder schriftliche Zusage

• Beginne mit deiner Event-Marketingkampagne
  • Veröffentliche Promotion-Content in sozialen Medien
    • Bilder
    • Videos
    • Blogposts
    • Podcasts
  • Erstelle eine Pressemappe, die du an Medienunternehmen senden kannst
    • Hintergrund des Events
    • Zeit und Ort
    • Prominente Gäste, Entertainer oder Referenten
  • Sende Einladungen an deine Gästeliste
  • Liste deine Veranstaltung in allen relevanten Eventkalendern auf
  • Bestelle Marketingmaterialien in einem Printshop
    • Eventprogramm
    • Poster und Banner
    • Flyers und Sticker

1-3 Monate vor dem Event

In der dritten Phase geht es hauptsächlich darum, die Teilnahme von Gästen, Rednern und Sponsoren zu bestätigen. Es ist auch der Teil, in dem du das Marketing des Events intensivierst.

• Erinnere interessierte Gäste, ihre Teilnahme zu bestätigen

• Besprich und bestätige die Planung mit den Referenten oder den Entertainern
  • Geh deine vertraglichen Verpflichtungen durch
  • Überprüfe ihre Anreise und Unterkunft

• Bestätigen die Sponsoring-Vereinbarungen für das Event
  • Überprüfe, ob deine Sponsoren noch an Bord sind
  • Verkaufe ihnen weitere potenzielle Sponsoringpakete

• Intensiviere dein Event-Marketing
  • Poste Countdowns in sozialen Medien und versende sie per E-Mail
  • Kündige das Ende der Frühbucherrabatte an
  • Sende eine Pressemitteilung an Medien wie Blogs und Zeitungen

1-2 Wochen vor dem Event

Die letzten Wochen vor dem Event sind dazu da, um sicherzustellen, dass jeder und alles vorbereitet ist.

• Überprüfe das Veranstaltungsprogramm
  • Überarbeite alle Aspekte, die geändert werden müssen
  • Denke an Backup-Pläne für den Fall, dass es in letzter Minute zu Störungen kommt

• Bestätige den Eventplan mit allen Beteiligten:
  • Eventteam
  • Teilnehmer
  • Redner und Entertainer
  • Sponsoren
  • Management des Veranstaltungsorts
  • Catering
  • Equipment-Zulieferer

• Bestätige die endgültige Anzahl der Teilnehmer

• Finalisiere die Sitzordnung

• Stelle sicher, dass sich jemand an der Tür befindet, um Anmeldungen abzuwickeln

• Engagiere einen Videografen, der während dem Event die besonderen Momente festhält

Kurz vor und am Tag des Events

Der große Tag ist fast hier und du musst sicherstellen, dass nichts dem Zufall überlassen wird.

• Teste das gesamte technische Equipment

• Überprüfe Wetter- und Verkehrsprognosen

• Vergewissere dich noch einmal, dass Speisen und Getränke pünktlich geliefert werden

• Stelle sicher, dass der Veranstaltungsort dekoriert ist und alle Schilder angebracht sind

• Mach Kopien von wichtigen Dokumente
  • Eventplan
  • Sitzordnung
  • Gästeliste
  • Medienliste

Unmittelbar nach dem Event

• Reinige den Veranstaltungsort oder organisiere ein Reinigungsteam

• Verarbeite das Videomaterial, das du während des Events gesammelt hast, in ein Promo-Video

• Setzen dein Event-Marketing fort
  • Veröffentliche Fotos und Videos vom Event auf deiner Website und auf Social Media
  • Wende dich an Medien, die anwesend waren, und bitten sie um Zitate
  • Sorge dafür, dass alle wissen, was für ein Erfolg das Event war

• Überprüfe deine Finanzen
  • Überprüfe, wie viele Tickets du verkauft hast
  • Bewahre alle Belege für die Spesenabrechnung auf
  • Aktualisiere das Budget für dein Event

• Halte auch nach deinem Event den Kontakt zu allen aufrecht, die involviert waren, und danke ihnen für ihre Teilnahme
  • Eventteam
  • Sponsoren
  • Medienleute
  • Redner und Entertainer
  • Gäste

• Sende Gästen Umfragen, um Feedback zu erhalten, was du beim nächsten Mal besser machen kannst

Haben wir etwas vergessen?

Jedes Event ist einzigartig, du kannst deine Checkliste für die Eventplanung also entsprechend anpassen.

Wenn du denkst, dass wir etwas Wichtiges vergessen haben, teile es uns bitte in den Kommentaren mit.

Viel Glück und denke daran, die Checkliste für die Eventplanung zu verwenden!