Wie du eine Show in 9 einfachen Schritten planst

Live-Performances sehen oft so kinderleicht aus, dass es leicht ist, zu vergessen, wie viel Arbeit in sie gesteckt werden muss.

Es ist oft nicht mehr als ein Musiker, Redner oder Comedian auf der Bühne, aber hinter ihnen steht eine ganze Maschine.

In diesem Artikel lernst du, wie du diese Maschine ölst, damit bei der Show auch nichts schiefläuft. Denn bei einer schlechten Show hat niemand Spaß.

Außer bei The Play That Goes Wrong.

Wir erklären dir,…

• Die Pros und Contras einer Buchungsagentur
• Welche Regeln du im Vorhinein festlegen solltest
• Wie du ein Budget festlegst
• Wen du in deinem Team haben solltest
• Wie du Verzögerungen berücksichtigst
• Wie du den richtigen Veranstaltungsort findest (und wie du ihn vorbereitest)
• Wie du Sound und Beleuchtung checkst

Lass die Show beginnen!

1. Buchungsagentur vs. direkt arbeiten

Du solltest festlegen, welchen Weg du einschlagen möchtest, um einen Performer zu buchen. Du hast dabei zwei Optionen: Du buchst sie mittels einer Buchungsagentur oder direkt.

Beide Optionen haben ihre Vor- und Nachteile, die wir dir jetzt erklären.

Die Vorteile einer Buchungsagentur

Eine Buchungsagentur ist besonders dann hilfreich, wenn du nicht genau weißt, wonach du suchst.

Buchungsagenturen…

• Können dir helfen, den richtigen Performer für dein Event zu finden
• Können im Fall einer Absage Ersatz finden
• Haben ein Marketingteam, das bei der Promotion hilft
• Kennen die richtigen Prozeduren und haben die entsprechenden Verträge

In anderen Worten: Eine Buchungsagentur ist professioneller (meistens).

Die Nachteile einer Buchungsagentur

Bei einer Buchungsagentur sind mehr Menschen involviert, was bedeutet, dass die Kosten höher sind.

Buchungsagenturen…

• Verlangen zusätzlich zur Gage des Performers ihre eigenen Gebühren
• Können einen Ersatzperformer mit nur wenig Vorlauf engagieren
• Fungieren als Vermittler, was die Kommunikation verzögern kann

Zu viele Köche verderben oft den Brei, wie man so gern sagt.

Tipp: The Unsigned Guide ist eines der umfangreichsten Verzeichnisse für unsignierte Performer in Großbritannien.

Die Vorteile, direkt zu arbeiten

Wenn Buchungsagenturen etwas zu bürokratisch für dich sind, kannst mit Performern auch direkt arbeiten.

Wenn du direkt arbeitest…

• Bekommst du genau den Performer, den du willst
• Könntest du Geld sparen, da es keine Vermittler gibt
• Kannst du vor der Show klar mit dem Performer kommunizieren

In anderen Worten: Du ersparst dir den Ärger, dich mit „Account-Managern“ herumzuschlagen.

Die Nachteile, direkt zu arbeiten

Es gibt aber auch Nachteile, wenn du einen Performer nicht anhand einer Agentur buchst.

Wenn du direkt arbeitest…

• Hast du möglicherweise keinen Ersatz, wenn dein Performer absagt
• Bist du für alle vertraglichen Belange verantwortlich

In anderen Worten: Direkt zu arbeiten ist riskanter. Aber es kann sich auszahlen, wenn du deine Hausaufgaben erledigst.

2. Hol das Regelbuch raus (oder schreib eines)

Es ist gut, Regeln festzulegen, egal ob du mit einer Agentur arbeitest oder alleine.

Einige der Regeln, die du mit dem Performer oder der Agentur vereinbaren solltest, sind…

• Wie viele Vorgruppen oder -performer du brauchst (wenn überhaupt)
• Wie lange die Performance dauert (inklusive Vorgruppe)
• Jegliche Beschränkung in der Umgangssprache oder Themen, die nicht erwähnt werden sollten
• Die Bezahlung (Pauschalgebühr oder Prozentsatz)
• Allgemeine Haftschutzversicherung

Es ist immer besser, auf Nummer sicher zu gehen, wenn es um die Regeln geht. Auf diese Weise wissen alle, was sie vor der Show erwarten können.

Beachte:Lade diesen Schummelzettel herunter, der dir zeigt, was du mit dem Performer diskutieren solltest, wenn du ihn buchst.

3. Plane dein Budget

Erstelle dein Budget niemals einfach nur so „schätzomativ“. Und benutze nicht das Wort „schätzomativ“, denn es ist kein echtes Wort.

Versuche, so spezifisch (und realistisch) wie möglich zu sein, wenn du das Budget für deine Show planst. Nutze ähnliche Shows, um deine Einschätzungen abzuleiten.

Du solltest Performer, Veranstaltungsorte, Caterer und alle, die du für dein Event benötigst, anrufen oder ihnen mailen. Versuche, so viele spezifische Angebote einzuholen, wie möglich.

Vergleiche dann die Preise und plane dein Budget entsprechend. Und rechne auch unerwartete Ausgaben mit ein. Die werden auftreten.

Es ist auch eine gute Idee, sich ein Ticketingsystem anzuschaffen, das Berichterstattung in Echtzeit anbietet (mehr dazu später). Auf diese Weise kannst du dein Budget anpassen, während du Tickets verkaufst.

4. Stelle ein solides Team zusammen

Es sind viele tatkräftige Hände notwendig, um sicherzustellen, dass eine Live-Show reibungslos über die Bühne geht. Und mehrere Köpfe sind besser als nur einer, unabhängig davon, wie großartig deiner ist.

Du brauchst jemanden, der…

• Medien kontaktiert
• Die Events auf Social Media promotet
• Sich um den Vorverkauf der Tickets kümmert
• Sich um die technischen Aspekte kümmert
• Am Tag des Events an der Tür des Veranstaltungsortes sitzt

Auf diesen Punkt kannst du zurückkehren, wenn dein Programm für die Show ausgereift ist (siehe #5).

5. Berücksichtige potenzielle Verzögerungen

Wie beim Budget solltest du das Unerwartete erwarten, wenn es um die Zeiteinteilung geht. Viele Einflussfaktoren liegen nicht in deiner Hand.

Der Performer könnte auf seinem Weg zur Location im Stau feststecken. Das Gleiche könnte auch dem Caterer oder anderen Personen passieren, die du unbedingt brauchst.

Der eine Faktor, der in deiner Hand liegt, ist Vorbereitung. Erstelle einen Plan B, sodass sich deine Gäste nicht langweilen, während sie darauf warten, bis etwas passiert.

6. Wähle den richtigen Veranstaltungsort

Der Veranstaltungsort sollte zu der Art der Performance, die du planst, passen. Aber es kann auch zu deinen Gunsten sein, ein wenig unkonventionell zu sein, wenn es zum Thema passt.

Du solltest sicherstellen, dass der Veranstaltungsort…

• Erreichbar und in der Nähe von öffentlichen Verkehrsmitteln ist
• Auf die Anzahl deiner Gäste ausgelegt ist
• Deinem Event etwas Glaubwürdigkeit schenkt
• Die Ausstattung hat, die du für die Show brauchst
• Deinem Budget entspricht

Aber das ist nicht alles. Du musst den Veranstaltungsort und die Bühne auch für die Performer vorbereiten.

Tipp:The Gig Guide hat eine gute Liste an Veranstaltungsorten für Live-Performances in Großbritannien

7. Bereite den Veranstaltungsort vor

Die Position des Publikums kann einen großen Einfluss darauf haben, wie gut die Show über die Bühne geht.

Bei einem Rockkonzert wird man sich kaum unterhalten können. Eine Comedy-Nacht erfordert möglicherweise etwas Interaktion mit dem Publikum.

Zwei übliche Sitzplatzanordnungen für Shows sind Kabarett (mit Tischen) und Theater (in Reihen). Ersteres ist nützlich, wenn du nicht planst, die Show auszuverkaufen, denn dann sieht es etwas voller aus.

Ein schmutziger Trick, um Gäste dazu zu bringen, sich näher zur Bühne hinzusetzen, ist, Tische in den hinteren Reihen als reserviert zu markieren. Du kannst das „Reserviert“-Schild entfernen, sobald sich die vorderen Reihen gefüllt haben.

Zu guter Letzt solltest du dafür sorgen, dass Gäste genügend Platz haben, sich zu bewegen. Das bedeutet: Keine langen Sitzreihen ohne Mittelgang.

Die Bühne steht im Mittelpunkt, also sollte sie höher als die Sitzplätze sein. Die einzige Ausnahme hier sollte ein Amphitheater sein.

Wenn der Veranstaltungsort, den du ausgesucht hast, keine Bühne hat, solltest du versuchen, selbst eine zu organisieren. Eine temporäre Bühne zu mieten kostet nicht viel und es dauert weniger als zehn Minuten, sie aufzubauen.

8. Organisiere Bühnenbeleuchtung

Die Beleuchtung lenkt die Aufmerksamkeit auf den Performer, genau wie die Bühne. Es gibt natürlich Ausnahmen, wie etwa ein schwach beleuchteter Jazz-Abend.

Gehen wir aber davon aus, dass der Performer der zentrale Mittelpunkt des Abends ist und mehr als nur ein Hintergrundgeräusch. Du brauchst Spotlights, die auf die Bühne gerichtet sind.

Kommuniziere mit dem Personal des Veranstaltungsortes oder deinem Technikerteam, um sicherzustellen, dass die Bühne gut beleuchtet ist. Es sollte keine Stellen auf der Bühne geben, in denen der Performer nicht zu sehen ist, wenn er oder sie sich herumbewegt.

Du solltest auch die Hauptbeleuchtung verdunkeln kurz bevor die Performance beginnt. Das zeigt dem Publikum, dass die Show gleich beginnt.

Tipp:The Stage hat eine gute Übersicht von Anbietern von Bühnenbeleuchtung in Großbritannien.

9. Sorge für guten Sound

Der Sound ist während der Performance genauso wichtig wie die Beleuchtung. Wenn der Veranstaltungsort kein hauseigenes Soundsystem hat, musst du eines im Voraus organisieren.

Die Auswahl an Mikros hängt von der Performance ab. Musiker bevorzugen kabellose Mikrofone mit einem Galgenständer. Comedians mögen kabelgebundene Mikros mit einem geraden Ständer. Schauspieler oder Redner tragen Mikros oft, damit sie sich herumbewegen können.

Das Soundsystem sollte jeweils einen Lautsprecher an beiden Seiten der Bühne und Monitore, die auf den Performer gerichtet sind, enthalten. Lautsprecher hinter dem Publikum sind optional, können bei größeren Shows aber notwendig werden.

Sorge dafür, dass du für alles Ersatz hast. Mikrofone und Kabel können zu den schlechtesten Zeitpunkten versagen.

Tipp:The Stage hat ein gutes Verzeichnis an Anbietern von Soundsystem für Bühnen in Großbritannien.

Bist du bereit, ein paar Tickets für deine Show zu verkaufen?

Du hast einen Performer und einen Veranstaltungsort. Die Sitzplätze sind alle ordentlich aufgestellt. Beleuchtung und Sound sind vorbereitet.

Jetzt ist es Zeit, diese Sitzplätze zu füllen.

Liste deine Show auf einer Webseite für Event-Listings wie Billetto und promote sie, sodass alle davon erfahren!

Viel Glück!